人事と労務のそれぞれの業務内容を比較。社労士との役割の違い

今回は、社内の人事労務担当者と社労士の業務の違いにフォーカスをあて解説してまいります。

人事労務担当者の業務

大企業であれば人事担当者と労務担当者の業務は明確に区切られており、相互に連携しながら業務を進めていくこととなります。しかし、中小企業となると大企業と比べて多くの人を採用できず、人事業務も行いながら労務業務も行うことも珍しくありませんが、人事担当者の業務と労務担当者の業務を分けて確認していきましょう。

人事担当者業務

・採用

・社員研修

・人事評価制度

・賃金制度

・人事異動

大きく分けると上記の内容となります。従業員として採用される前の段階から業務は始まり、採用後も教育する機会をセッティングすることなどが挙げられます。

労務担当者業務

・勤怠管理

・給与計算

・安全衛生

・福利厚生

・社会保険手続き

・労働保険手続き

・交通費精算

・労務トラブル対応

・就業規則

大きく分けると上記の内容となります。人事担当者から従業員となった者の情報を引き継ぎ、給与計算や、諸手続きを行い、また、労務トラブルの対応に当たることがあります。

しかし、近年の労務トラブルは複雑化しており、一定以上の専門的知識と経験が必要となります。そして、労務トラブルを未然に防ぐための就業規則の改定についても労務トラブル対応と同様に一定以上の専門的知識と経験が必要となります。以上のことから、労務トラブル対応および就業規則の改定は社労士に委託するという選択を取る企業が増えています。

社会保険や労働保険関係の手続きについては、旧来社労士に委託する企業が多かったものの優れた電子申請ソフトの開発などを経て社内の担当者でも一定数以上をこなすことで申請できるようになりました。そこで、手続きについては社労士ではなく労務担当者で行う企業も増えてきています。

また、社会保険ならびに労働保険関係の手続きにおける留意点として書式の変更があった場合の対応です。現在は押印欄が不要となるなど、簡易化の方向に進んでいることから問題にはなりにくいと考えますが、押印欄の変更ではなく、そもそもの書式が変更になった場合、その情報を適宜キャッチアップしていく必要があります。

また、電子申請の場合、郵送や対面での申請と異なり進捗度が把握しづらいとの意見があり、労務担当者としても不安な面が否めません。よって、電子申請導入後は軌道に乗るまでの間、確認体勢に時間をかけていくことが重要と考えます。しかし、電子申請の場合、旧来発生していた郵送にかかる切手や封筒代、対面手続きにおける交通費などの費用が発生しなくなり、原則として入力に要する時間のみとなりました。この点は人員の適正活用の面からもメリットと言えるでしょう。

労務トラブル対応

前述した労務トラブル対応について人事労務担当者と社労士の違いについて確認しましょう。コロナ関連での判例は当分の間、蓄積を待たなければなりませんが、それ以外のトラブルについては類似の判例があります。社労士の強みとしては判例への精通が挙げられます。自社と全く同じ背景でのトラブルとなると、むしろ珍しいと言わざるを得ませんが、多くの判例の中から参考になる判例が多くあります。その中から最も実態に近い判例を抽出し、トラブル解決のための糸口にする技術は社労士の強みです。

しかし、そこまでの対応に至らない労務トラブルも多く存在します。その場合は、社内の人事労務担当者が過去の取り扱いや行政機関への確認を経て、解決となり得る案を複数提示し、解決させることもあります。人事労務担当者として留意しなければならない点として、過去の取り扱いを参考にする場合、既に法律が改正されており、同様の対応が違法となってしまう可能性があるということです。これは過去の引き継ぎ書のみを参考にして対応する場合に起こってしまいます。よって、対応する手法は現行の法律を下回っていないかの確認は極めて重要です。

＞＞よくある労務トラブルを解説！有給休暇・残業・退職・パワハラ

育児関連対応

2019年に統計開始後初めて出生数が90万人を下回り、大きく報道で取り上げられています。そこで、政府主導で育児休業に関する情報発信が活況となっています。日本の育児休業制度はOECDの中でも評価は高いものの、特に男性の活用が低調となっています。多くの企業でも育児休業等は女性の方が活用することが多いのが現状と考えます。妊娠から産前産後休業、育児休業を経て、職場復帰、そして復帰後の仕事と育児の両立となると相当の期間となります。そこで、育児に関連する対応は社労士ではなく社内の人事労務担当者で行うという企業も一定数あります。

特に妊婦となった場合、母体保護の観点から労働基準法等の労働関係法令では多くの規制があります。例えば労働基準法第65条第3項では、「使用者は妊娠中の女性が請求した場合においては他の軽易な業務に転換させなければならない。」と規定されています。しかし、この条文は使用者に対して新たに軽易な業務を創設して与える義務まで課しているわけではありません。他の軽易な業務についてはむしろ社労士より、社内の人事労務担当者の方が精通している部分であり、適切な対応が可能と言えるでしょう。

また、労働基準法第66条には妊産婦の就業制限として、以下の定めがあります。

• 使用者は妊産婦が請求した場合には、1ヶ月単位の変形労働時間制、1年単位の変形労働時間制、1週間単位の変形労働時間制の規定に関わらず法定労働時間を超えて働かせてはならない。
•  使用者は妊産婦が請求した場合には、非常災害により臨時の必要がある場合及び公務のため臨時の必要がある場合ならびに36協定の規定に関わらず時間外労働をさせてはならず、また、休日に労働させてはならない。
•  使用者は妊産婦が請求した場合においては、深夜業をさせてはならない。

以上のように、これまで適正に変形労働時間制の導入や時間外労働、休日労働、深夜労働を命じていたとしても、妊産婦から請求があった場合には命じることができなくなります。この点も社内の各部門の人員を調整して業務にあたるなどの調整は社外の社労士よりも社内の人事労務担当者の方がより適正な案を導き出すことが可能と考えます。

 そして、労働基準法第67条には育児時間の規定があります。生後満1年に達しない生児を育てる女性は休憩時間の他、1日2回少なくとも30分、その生児を育てるための時間を請求することができるとされており、使用者は当該時間中その女性を使用してはなりません。

尚、育児時間を有給とするか無給とするかは労使間で決定して問題ありません。実務上も無給であることが多い育児休業（育児休業給付金として一定の給付はあり）を予定より早く復帰するケースもあり、人事労務担当者として予め社内での体制を整えておくべき部分です。 

＞＞妊娠中や出産、育児時の女性に対する労務管理についてを解説！

有給休暇管理

2019年4月1日以降は年10日以上年次有給休暇が付与される従業員に対しては年5日の時期指定が義務付けられています。5日の内訳としては必ずしも使用者側から指定した5日である必要はなく、従業員が自ら時季指定した暦日単位の年次有給休暇や、計画的付与として与えた年次有給休暇も5日に含めることができます。この法改正で注意しなければならないのが年次有給休暇の取得日数が5日に満たない場合は30万円以下の罰金対象ということです。

また、年次有給休暇管理簿として有給休暇の発生基準日、労働者の取得総日数、実際に有給休暇を取得した日を管理する必要があります。特に中途採用を行っている企業の場合は、有給休暇の発生日も異なることから全従業員を画一的に管理してしまうと、気づいたときには法を下回る取り扱いとなっていたというリスクも想定できます。よって、この点は社内の労務担当者が不足日数者をチェックし、所属長にその旨を伝達し、然るべき日までに消化できるよう業務の調整を行うなどの対応となります。

また、有給休暇管理簿は紙の作成が必須ではなく、電子機器を用いて作成することでも問題ありません。

なお、有給休暇の取得日数については、同じ社内であるにも関わらず、従業員間や部署によっても大きく変わることがあります。あまりにも取得日数に差がある場合、既に従業員間で不満が生まれており、最悪の場合離職に繋がる場合もあることもあります。よって、労務担当者が状況を察知し、所属長を通じて改善するなどの対応策が考えられます。

＞＞有給休暇を解説！義務化で変わったこと、アルバイトへの付与日数

人事異動

人事担当者の業務として人事異動があります。この点も社外の社労士よりも内部に精通している人事担当者が担うべき業務です。人事異動を行う目的としては社内の人員適正配置（退職者の補填）や属人化を防ぐために若手従業員の異動を行うなど、企業の人事戦略によって様々な考え方があります。

また、昇進が伴う人事異動の場合は附随的に人件費が上がることも多いでしょう。特に中途採用よりも新卒一括採用後、年齢や勤続年数によって横並びで人事を管理している企業の場合は昇進に伴う人事異動のタイミングでは人件費の問題は避けて通れません。よって、経営層との連携は必須となります。 

＞＞人事異動の目的と理由は？労務管理を適切に行うために

社員研修

人事担当者が企画立案し行う場合、どの層をメインに実施するのかを決定する必要があります。例えば管理職を対象としたマネジメント研修やハラスメント研修、あるいは新入社員の入社後1年を経過したタイミングでの振り返り研修などがあります。中でもハラスメント研修などは法的な専門的知識が必要となり、このような研修は社労士に依頼し、その他の新入社員の入社後1年を経過したタイミングでの振り返り研修は社内講師に依頼することが多いと考えます。

社員研修は繁忙期に差し掛かる前に行うことで高い参加率が見込めることから、開催時期の決定も重要な部分です。

採用

採用に関してはどのような人材を採用したいのかの意思決定が先決です。これはどのような仕事を任せたいのかなど企業によってニーズは様々でしょう。特に退職にかかる欠員補充の場合は早急な手立てが必要であることには間違いありませんが、採用に関しては慎重に対応すべきと考えます。万が一ミスマッチとなった場合は労使共に残念な結果となるからです。

人事担当者の業務となる採用については求人票の作成に始まり、入社前の手続き等が主たる業務です。求人票の作成については、求職者の申し込みの誘引となることから、入社後の労働条件と乖離した内容の記載は認められません。しかし、経済情勢の変化などの事情により求人票に記載した内容と採用後の労働条件が異なってしまう場合は、面接時に伝えることで、採用後のトラブル予防にはなり得ると考えます。

また、企業には過去の判例に照らしても採用の自由は認められるものの、面接においてどのような質問をしても良いということはありません。厚生労働省から就職差別に繋がる可能性のある質問が周知されており、人事担当者と面接官で情報共有しておくべきです。

＞＞採用・求人における注意点を判例を用いて丁寧に解説！

退職

採用があれば退職もあります。まずは退職日の決定が必要となりますが、業務の引継ぎや有給消化などでトラブルに発展する事例も少なくありません。退職については口頭でも成立しますが、双方の認識を確認する意味でも退職届などの紙を使うことが一般的です。

また、退職日が確定した場合、当該部署は欠員が出ることから、新たに採用をしない場合には人事異動を含めた人員調整が行われます。よって、人事担当者としては迅速な対応が求められます。引継ぎ業務の棚卸や有給消化などは退職者が所属する管理職が調整することとなりますが、その外側の部分（会社内の人員の配置調整）は人事担当者の業務となります。

＞＞従業員の退職時に労務担当者がするべきこととは？

最後に

社労士には労働法に関連した法的な相談を依頼し、それ以外の社内のコアな部分（例えば人事担当者であれば人事異動や採用活動・労務担当者であれば手続き関係）は人事労務担当者が行うこととなります。特にAI導入以後は手続きの電子化は更に促進され、業務のスリム化が進んでくると考えます。

そうなると人事労務担当者は今以上にAIでは代替し難い部分（例えば社員研修やトラブルを未然に防ぐ制度設計）に注力できると考えます。

Remoba労務