【チェックリスト付き】従業員が退職する際に会社側がすべき手続き一覧｜時系列順で解説

会社側が行う退職手続きの要点

従業員が退職する際、会社側は主に以下の対応を行います。

• 退職日を確定し、退職届・退職願を受領する
• 有給休暇の残日数と引継ぎ状況を確認する
• 最終給与の社会保険料・雇用保険料の控除を確認する
• 社会保険・雇用保険の資格喪失手続きを行う
• 住民税の処理方法（一括徴収・普通徴収・転職先引継ぎ）を確認する
• 離職票・源泉徴収票・退職金の源泉徴収票などを期限内に発行する

退職手続き 全体スケジュール早見表

STEP1｜退職申出〜退職日の確定（退職1か月前〜）

退職の意思確認と退職届の受領

従業員から退職の申し出を受けたら、まず退職の意思が明確かどうかを確認します。退職の方法には大きく「辞職（労働者からの一方的な告知）」と「合意解約（双方の合意による終了）」があります。実務上どちらに当たるか曖昧なケースも多いため、所属長を通じて面談を行い、意思を確認します。その後、退職届または退職願を提出してもらいます。

就業規則の確認ポイント：
退職届の提出期限は労働基準法では定められていません。多くの企業では民法627条1項の規定を準用し「2週間前まで」としていますが、有給休暇の消化や後任への引継ぎを考えると1か月前を基準に就業規則で定めておくことを推奨します。

退職日の確定

退職日が決まらないと、その後の給与計算・社会保険・住民税の手続きがすべて進められません。退職届や合意書などの文書で退職日を明確に残しておくことが重要です。

実務上のポイント
退職手続きでは、退職日がすべての起点になります。退職日が曖昧なまま進めると、有給消化・最終給与・社会保険料・住民税の処理にずれが生じます。口頭確認だけでなく、退職届や合意書などで日付を明確に残しておきましょう。

STEP2｜退職日までに行う対応

有給休暇の残日数確認

退職日が確定したら、有給休暇の残日数と消化スケジュールを確認します。退職日が確定している場合、退職日以降に有給休暇の取得時季を変更することはできません。そのため、退職日までに残有給を消化したいという申請があった場合、会社側は原則として取得を認める必要があります（労働基準法第39条）。

消化できない日数について「買い取り」を行うかどうかは、就業規則に基づいて確認してください。

秘密保持書面の確認

在職中に知り得た情報は、退職後も社外へ漏えいしてはなりません。実務上は、退職時に秘密保持誓約書への署名を求めることが一般的です。何が「秘密情報」にあたるかを就業規則や誓約書で明示しておくことで、退職後のトラブルを防ぎます。

競業避止義務についても、就業規則に定めがある場合は退職時に確認します。ただし、過度に広範な競業避止義務は憲法22条（職業選択の自由）との関係で無効とされるケースもあるため、職位・代償措置（手当等）の有無を考慮した運用が求められます。

業務引継ぎの確認

労務担当者は、業務引継ぎが適切に行われているかを確認します。労務担当者自身が退職するケースや、引継ぎの具体的な進め方については以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事： 【社労士が解説】労務担当者が突然退職した時の引継ぎ方法とは

STEP3｜退職月の給与計算

社会保険料の控除月を確認する

ここは「保険料が発生する月」と「給与から控除する月」を分けて考えることがポイントです。この2つを混同すると、控除漏れや二重控除が起こります。

① 保険料が発生する月

社会保険料は、退職日の翌日（資格喪失日）が属する月の前月分まで発生します。

• 月末退職（例：3月31日退職）…資格喪失日は4月1日。退職月（3月）分まで保険料が発生します
• 月中退職（例：3月20日退職）…資格喪失日は3月21日。退職月（3月）分の保険料は発生しません

② 最終給与から控除する月数

実際に何か月分を控除するかは、自社が当月徴収か翌月徴収かによって変わります。

「月中退職なら前月分だけ控除する」と機械的に処理すると、当月徴収の会社では二重控除になります。退職日が確定した時点で、自社の徴収方法とあわせて控除月数を確認してください（健康保険法第167条・厚生年金保険法第84条）。

なお、雇用保険料は社会保険料と扱いが異なります。 社会保険料は資格喪失後に支払う給与からは控除しませんが、雇用保険料は賃金を支払うたびに発生するため、退職後の翌月以降に支払う給与からも控除が必要です。

雇用保険料の注意点
退職月の翌月以降に残業代等の給与が発生した場合、社会保険料（健康保険・厚生年金）はすでに資格喪失済みのため控除不要です。一方、雇用保険料は翌月以降に給与が発生した場合も控除が必要です。この2つを混同しないよう注意してください。

賞与の支給可否確認

賞与は法律で支給が義務付けられているものではなく、就業規則や賞与規程の定めに従って判断します。「賞与支給日の前○か月以内に退職した場合は不支給」などの規定がある場合は、退職日との関係を必ず確認することが大事です。まずは社内規程で支給対象・支給日在籍要件・不支給要件を確認するのが基本です。

関連記事：給与計算の手順をわかりやすく解説。計算の注意点やよくあるミスとは？

STEP4｜社会保険・雇用保険・住民税の手続き

社会保険の資格喪失手続き

事業主は、退職等の事実発生から5日以内に、健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を日本年金機構へ提出します（健康保険法第48条）。

喪失後の健康保険については、退職者自身が以下のいずれかを選択します。

• 任意継続被保険者制度への加入（退職日翌日から20日以内に申請）
• 国民健康保険への加入
• 家族の被扶養者になる

また、資格確認書は原則退職日までに回収します。ただし、退職日の受診を考慮して退職日以降の郵送の場合などもあります。

提出先は加入している健康保険によって異なります。

資格確認書等の回収

従来の健康保険証は2024年12月2日に新規発行が終了しているため、回収するのは「資格確認書」等です。原則として退職日までに回収しますが、退職日当日の受診を考慮して後日郵送とする運用もあります。

なお「資格喪失届に添付する」という案内は協会けんぽ管掌事業所向けの取扱いです。健康保険組合に加入している場合は返納先が組合になるため、加入先の案内を確認してください（5日以内という期限は共通です）。

雇用保険の資格喪失手続き

雇用保険の被保険者が退職した場合、会社は雇用保険被保険者資格喪失届を、被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内にハローワークへ提出します（雇用保険法第7条）。

離職票の交付を希望する退職者や、退職日時点で59歳以上の退職者がいる場合は、離職証明書もあわせて作成します。離職証明書が離職票の発行に必要な書類となります。

住民税の切り替え

住民税は前年の所得にもとづき、6月から翌年5月までの期間で特別徴収されます。そのため、退職日がどの時期かによって会社側の対応が変わります。

1月1日〜4月30日の退職は、本人の希望を問わず会社が一括徴収を行う義務があります（地方税法第321条の5第2項）。ここは選択制ではないため注意してください。

いずれの区分でも、「給与所得者異動届出書」を異動があった月の翌月10日までに市区町村へ提出します。一括徴収した住民税の納付期限も同じ日です。

なお、6月〜12月退職の取扱いや必要書類の運用には自治体差があります。判断に迷う場合は、退職者が1月1日時点で住んでいた市区町村にご確認ください。

6月〜12月退職で次の勤務先へ引き継ぐ場合は、「○月分まで徴収済み・○月分から引継ぎをお願いしたい」と月数を明示して伝えてください。曖昧に伝えると転職先で二重徴収や未徴収が発生します。

実務上のポイント
退職手続きでミスが起きやすいのは、給与計算・社会保険・雇用保険・住民税を別々に管理しているケースです。退職日・最終給与支給日・有給消化日数・離職票の要否を一覧で管理しておくと、手続き漏れを防ぎやすくなります。

STEP5｜退職後に発行・回収する書類

退職時の発行・手続き・回収書類 一覧

給与の源泉徴収票（退職後1か月以内）

その年の1月1日から退職時までの給与にもとづく源泉徴収票を、退職後1か月以内に交付します（所得税法第226条）。退職者の確定申告や転職先の年末調整に必要な書類です。

離職票

離職票を交付するのはハローワークで、会社が発行する書類ではありません。 会社は資格喪失届・離職証明書を提出し、交付された離職票を退職者へ渡します。

「離職票は退職後1か月以内」と説明されることがありますが、離職票に1か月以内という法定期限はありません（1か月以内は給与の源泉徴収票の期限です）。会社が管理すべきは資格喪失届・離職証明書の提出期限です。

　いずれかに該当する場合は退職時に年末調整を行います。

特に③は誤解が多い箇所です。12月25日に給与の支払を受けた後、12月28日に退職した従業員も年末調整の対象になります。「12月31日時点で在籍しているか」ではなく「12月に支給期の到来する給与を支払った後に退職したか」で判断してください。

④の金額は税制改正で変動します。令和7年分以降は123万円ですが、令和6年分までは103万円でした。手続きの際は上記の国税庁ページで最新の金額をご確認ください。

上記のいずれにも該当しない年途中退職者については、退職者本人が翌年に確定申告を行います。会社側は源泉徴収票を交付するところまでが対応範囲です。

（国税庁「No.2665 年末調整の対象となる人」）。

退職証明書（請求があった場合）

退職者から請求があった場合に遅滞なく交付します（労働基準法第22条）。記載できるのは退職者が請求した事項のみで、請求されていない事項は記載してはならないとされています。解雇の場合はその理由も記載します。

STEP6｜退職金の処理（支給がある場合）

支給可否と計算

退職金は法律で支給が義務付けられているものではなく、就業規則や退職金規程の定めに従います。まず就業規則を確認し、支給対象・計算方法・支給時期を確認してください。

退職金（税務上は「退職所得」）には所得税・住民税が課されますが、社会保険料・雇用保険料は課されません。

「退職所得の受給に関する申告書」の確認

退職金の源泉徴収額は、この申告書を提出しているかどうかで大きく変わります。

退職者への負担を避けるため、申告書の提出を退職前に案内するか含めルールを定めておくことが良いです。

住民税の特別徴収と納入申告書・納付手続き（市区町村）

退職金を支給した場合、特別徴収対象者については退職金から住民税を控除し退職所得に関する納入申告を行い、特別徴収した住民税を支給翌月の10日までに市区町村へ納付します。住民税は原則として前年所得に対して課税（賦課期日である翌年の1月1日の住所がある市区町村で課税）されますが、退職所得に関しては退職所得が発生した年に課税される（退職した年の1月1日に住んでいた住所地の区市町村で課税される）点に注意してください。退職金の源泉徴収票も退職後1か月以内に交付する義務があります（給与の源泉徴収票とは別に発行が必要）。

源泉徴収した所得税の納付（税務署）

退職金から源泉徴収した所得税は、支給した翌月10日までに税務署へ納付する必要があります。納期の特例の承認を受けている会社は、退職金の源泉徴収税も特例の納期が適用されます。つまり、半年に１回（７月１０日と１月２０日）が納期となります。

法定調書の提出（税務署）

退職金の源泉徴収票は、退職者本人への交付だけでなく、翌年1月31日までに税務署へ法定調書として提出する義務があります。給与の源泉徴収票の法定調書とは別に提出が必要な点に注意してください。

退職手続き チェックリスト

以下の一覧を印刷して、退職者が出た際の対応確認にご活用ください。退職日を入力すると各期限が自動計算されるExcel版は、記事末尾から無料でダウンロードできます。

▼ 退職申出〜退職日確定

▢ 退職の意思を確認し、退職届（または退職願）を受領した

▢ 退職日を書面（退職届・合意書等）で確認した

▢ 秘密保持誓約書への署名を取得した

▢ 競業避止義務の確認が必要な場合、書面を取得した

▼ 退職日まで

▢ 有給休暇の残日数・消化スケジュールを確認した

▢ 業務引継ぎの実施を確認した

▢ 離職票の要否を確認した（59歳以上は希望を問わず交付義務あり）

▢ 貸与物（PC・社員証・入館証等）の返却スケジュールを確認した

▼ 退職月の給与計算

▢ 当月徴収／翌月徴収を確認し、社会保険料の控除月数を決定した

▢ 雇用保険料の控除漏れがないか確認した（退職後の給与からも控除が必要）

▢ 賞与の支給可否を就業規則・賞与規程で確認した

▼ 社会保険・雇用保険・住民税（期限付き）

▢ 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届を提出した（退職日＋5日）

▢ 雇用保険被保険者資格喪失届・離職証明書を提出した（退職日の翌々日から起算して10日以内）

▢ 資格確認書等を回収し、加入する健康保険に応じて返納・添付した

▢ 住民税の徴収区分を確定し、給与所得者異動届出書を提出した（異動月の翌月10日）

▢ 一括徴収した税額を納入した（徴収した月の翌月10日）

▼ 退職後の書類発行

▢ 給与の源泉徴収票を交付した（退職後1か月以内）

▢ ハローワークから交付された離職票を本人へ渡した

▢ 退職証明書の交付請求があった場合、対応した

▢ 年末調整の対象に該当するか確認し、該当する場合は実施した

▼ 退職金を支給した場合（該当者のみ）

▢ 「退職所得の受給に関する申告書」の提出有無を確認した

▢ 所得税・住民税を源泉徴収・控除し、翌月10日までに納付した

▢ 退職所得の源泉徴収票を本人へ交付した（退職後1か月以内）

▢ 退職所得の源泉徴収票を税務署へ提出した（2026年1月以後の支払分は全受給者）

▢ 死亡退職の場合、退職手当金等受給者別支払調書を提出した（支払った月の翌月15日）

よくある質問

Q. 退職時に「離職票は不要」と言っていた退職者から、後になって請求されました。発行しなければなりませんか？

A. はい、発行義務は消滅しません。退職時に希望しないと言われた場合でも、後日請求があれば対応が必要です。退職時に希望の有無を記録しておき、「後日請求があった場合の対応フロー」をあらかじめ決めておくと安心です。

Q. 退職者が「有給をすべて消化してから辞める」と言っています。業務に支障が出る場合はどうすればいいですか？

A. 退職日が確定している場合、退職日以降に有給の取得時期を変更することはできません。そのため、退職前の有給消化申請に対して会社側は原則として取得を認める必要があります。引継ぎを考慮した退職予告期間を就業規則で明確に定めておくことが、根本的な対策となります。

Q. 住民税の「一括徴収」と「普通徴収への切り替え」、どちらを勧めるべきですか？

A. 会社側の事務処理の観点では、一括徴収のほうが確実です。1〜5月退職の場合は一括徴収が原則です。6〜12月退職の場合は退職者の希望を確認した上で対応してください。次の職場が決まっている場合は、引継ぎを選択してもらうとスムーズです。

Q. 月末退職と月中退職では何が変わりますか

A. 社会保険料が発生する月数が変わります。月末退職は資格喪失日が翌月1日になるため退職月分まで発生し、月中退職は退職月分が発生しません。ただし最終給与から控除する月数は、自社が当月徴収か翌月徴収かによって変わります。

チェックリストを無料ダウンロード

退職日を入力すると、社会保険・雇用保険・住民税・各種書類の期限が自動計算されるExcelチェックリストです。月末／月中退職の社会保険料の控除月数、退職月に応じた住民税の徴収区分、離職票の交付義務、年末調整の対象判定も自動で表示されます。

まとめ

従業員の退職手続きは対応範囲が広く、退職日が近づいてから動き始めると漏れが生じやすくなります。退職申出の時点でスケジュールを確認し、本記事のチェックリストを活用しながら計画的に進めることが重要です。

特に期限が設けられている社会保険の資格喪失届（5日以内）・雇用保険の資格喪失届（10日以内）・各種源泉徴収票の交付（退職後1か月以内）は、後回しにすると法令違反となりますので注意してください。

なお、労務担当者自身が退職するケースや、引継ぎが不十分なまま退職者が出た場合の対応については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事： 【社労士が解説】労務担当者が突然退職した時の引継ぎ方法とは

退職手続きの対応に不安がある場合や、労務業務を効率化したい場合は、Remoba労務へのご相談もご検討ください。