労務と人事の違い｜労務担当者の役割と求められる能力とは

人事と労務とは何が違うのか？

人事労務、人事、労務、多様な呼び方がされていますが、明確にその職務内容が区別されているわけではありません。そもそも企業規模によっては明確に担当者を分けられるほど潤沢な人員を確保できていない場合もあり、全ての業務を同じ部門で行っていることも珍しくありません。 

便宜上、人事と労務を区分するとすれば、人事は個人に対しての業務（採用退職など）であり、労務は会社全体の業務（後述する給与計算など）と言えます。

労務部門が担当する役割

給与計算（勤怠管理）

給与計算と勤怠管理は非常に親和性が高く、勤怠管理なしに給与計算は成り立たないと言っても過言ではありません。勤怠管理の一例として、ある労働者の出勤簿を確認すると休みがあったものの、それが有給休暇なのか欠勤なのかを特定することが挙げられます。一見、簡単な作業にも見受けられますが、一定以上の従業員数となるとその作業量は膨大です。また、以下の給与計算支給、控除にも共通して言えることですが、給与計算は100％正しいが前提となるために、正確性と高い集中力が要求されます。

また、勤怠管理は多くの場合、各々の労働者の所属する管理職の確認が必要となることが多いのも特徴です。例えば残業申請があったものの、所属長への残業事前申告制を採用していた場合で、かつ、翌日に行うことで足りる業務をあえて定時を過ぎてから行い残業申請している場合を想定しましょう。当然、画一的に残業と認めてしまうと膨大な人件費となってしまう可能性も否定できません。所属長から明示的な指示がなかったものの、黙示の指示があった場合や、当然時間外労働をしなければ終わることが困難な業務量であった場合は、事後申請であったとしても全て否決することは逆に困難と言わざるを得ません。しかし、そのような状況に当てはまっておらず、かつその頻度が他の労働者に比べて著しく多いような場合は確認をすべきでしょう。

給与計算（支給）

給与計算は大きく分けて、支給と控除に分かれます。支給とは労働者目線ではもらう方で、控除とは、給与から引かれるものと整理しましょう。

基本的には（作業の前後はあるものの）前述の勤怠管理を反映する作業があります。また、引っ越した場合の通勤手当の変更と住宅手当が整備されている場合は附随的に同手当額変更の精査、扶養手当が整備されている場合も新たに扶養親族が増えた場合の同手当支給が挙げられます。すなわち、職場内だけでの変化にアンテナをはっていては不足支給が生じてしまうリスクがあります。

その他に仕事に密着した手当（例えば特殊勤務手当）の支給可否についても確認しなければなりません。一例としてその月に一日も勤務がなければ支給しないという給与規定を設けているのであれば、確認を怠ってしまうとその後も過払いが生じてしまうこととなります。

そして、勤怠管理から反映させる重要な手当として時間外労働および休日労働分の手当です。これらは労働基準法第37条に規定がおかれています。

給与計算（控除）

給与計算は支給とは逆に控除（給与天引き）も重要な業務です。控除を失念してしまうと、後で労働者から現金を持参してもらうなど、無用な業務が発生してしまうことから、適正に進めていく必要があります。法的に課せられるものとして、所属税や社会保険料、雇用保険料が挙げられます。一つずつ確認していきましょう。

所得税は扶養親族などに応じて控除額が異なります。毎月の所得税はあくまで概算で算出しており「年末調整」で最終的にその年の所得税の過不足額を計算します。また、年の途中で新たに父母等を扶養した場合も税額は異なるために、支給同様に職場内以外での動きにもアンテナをはっておく必要があります。これは前述のような動きがあった場合には手続きが必要という社内風土を早期に醸成しておく必要もあるということです。言うまでもなく、労働者が増えれば増えるほど、人事総務部門のみの力で適正な事務を行い続けることは不可能に近いということです。

また、扶養に関しては税法上の扶養と社会保険上の扶養では考え方が異なります。税法上の扶養に関しては収入が103万円以下であるのに対し社会保険上の扶養は130万円未満であり、異なった設定となっています。

他に、育児介護休業法23条では所定労働時間短縮措置等として、3歳に満たない子を養育する労働者に関する所定労働時間の短縮措置が義務として課せられます。3歳未満の子を養育中で、かつ育児休業中でない場合は労働者の申し出に基づき（所定労働時間が6時間以下の労働者を除き）所定労働時間を短縮することが求められます。そして、ノーワークノーペイの原則により労働していない時間の賃金は支払う必要がありません。この点は給与計算上、チェックが漏れないよう注意が必要です。

規定整備

労務の重要な仕事として規定整備があります。これは、法改正に対応することはもちろんのこと、形骸化している規定の精査、現在のトレンドとして最高裁判例で示された非正規社員への手当の整備も重要な部分となります。就業規則（又は給与規定など）は会社の最低基準であることから、引継ぎの不備などにより下回る対応をしている場合は問題です。

また、規定の変更を行う場合にもプラス改定であれば問題になることは少ないでしょうが、マイナス改定となると「不利益変更」にもなり得ることから専門家の意見を聴くなどは重要な視点です。当然、提訴され、不利益変更と評価された場合、損害額の負担も発生し得ることから、慎重に進めたい部分です。

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労務と人事が連携する仕事

次に労務担当者が人事担当者と連携する必要がある部分について確認します。

採用

採用については、人事は実際に労働者からの労務提供開始前の段階（例えば新卒4月1日一括採用前の求人の段階）から業務は始まっていますが、労務担当者は労働者の労務提供開始後に業務が始まるのが一般的です。

ここで連携が漏れてしまうと新卒者の給与が未払いとなる事故が生じます。よって、採用に係る人事部門との連携は極めて重要です。

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退職

退職については、書類上の手続きは人事担当者の範囲となるのが一般的です。

例えば退職日のすり合わせや退職届の受理などが挙げられます。労務担当者の担当は退職が確定した労働者を確認し、当該退職者の給与処理を行う必要があります。実務上で最も重要な処理として、退職者にかかる社会保険料の控除です。法律上厚生年金保険法、健康保険法に根拠規定が置かれています。社会保険料は通常前月分の保険料を徴収しており、退職月の社会保険料は時系列上では退職月の翌月に控除することとなります。しかし、給与の支給が当月予定払いの場合、翌月に給与が全く支給されないという場合も想定されます。よって、法律上、退職月に2か月分控除できるとの建て付けとなっています。

この処理を失念してしまうとどのような不利益が発生するのでしょうか？それは、社会保険料はそれぞれの企業に請求があがってきます。よって、企業の持ち出しまたは、退職者から現金での振り込み（その際に生じる振込手数料はどちらが負担するのかという問題も生じ得る）を依頼するなどの余計な業務が発生します。

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異動

端的には勤務場所が変わることですが、当該情報も人事担当者から情報を取得しなければなりません。給与計算に影響がある場合として特定の部署に特殊勤務手当が支給される場合は時に注意しなければなりません。これは、割増賃金の単価を算出する際にも当該手当を含めて算出しなければなりません。

 参考までに割増賃金で除くことが出来る手当は以下の通りです。

・家族手当
・通勤手当
・別居手当
・子女教育手当
・住居手当
・臨時に支払われる賃金
・1ヶ月を超える期間ごとに支払われる手当

また、2020年4月1日以後に支払い期が到来する賃金については、改正労働基準法により、時効が3年に延長されたことから、単なる連携不足では片付けられない問題となり得ます。

人事評価

人事担当者の範囲である人事評価の結果、昇給する場合などは労務担当者として給与額の変更業務が発生します。

前述の異動に伴う特殊勤務手当および割増賃金同様に労働基準法上の賃金であることから、時効3年の対象となります。よって、人事担当者と連携を密に取り、労務担当者としての職務を全うする必要があります。

福利厚生

労務担当の重要な仕事として福利厚生があります。これは、法定内福利と法定外福利に分かれますが、法定内福利とは前述した社会保険料が該当します。その他に労災保険料、雇用保険料が挙げられます。雇用保険料は雇用保険の被保険者になる場合は（2020年4月1日以後は）年齢を問わず、労働者の給与および賞与から雇用保険料を控除します。しかし、労災保険料は労働者を保護するための保険ですが、保険料の負担は全額事業主です。

また、労災保険料は3年に1度見直しが行われます。しかし、雇用保険料は毎年改正が行われます（双方の保険料共に結果的に改正なしとなる場合もあり）。よって、保険料率の確認は必須事項となります。

そして、社会保険料と異なる点は保険料控除の考え方です。これは、雇用保険料は支給があれば控除をするという考え方です。例えば社会保険料は退職月に前月分と当月分の2ヶ月分控除をしますが、雇用保険料はこのような「2か月分控除」という考え方はありません。逆に社会保険料は退職月の翌月に残業代などが支給された場合であっても保険料の控除はありません。逆に雇用保険料は「支給があれば控除する」という考え方です。

また、社会保険料は年齢による注意点があります。これは、40歳に到達すると介護保険料を控除する必要があります。そして介護保険料は64歳までとなり、その後は年金から控除されることとなります。よって、労働者が40歳到達および65歳到達のタイミングは労務担当者にとって重要な意味を持ちます。

次に法定外福利費です。これは、法律で義務付けられていない会社独維持で実施する福利厚生です。例えば冠婚葬祭時のお祝い金、弔慰金の積立制度などです。

労働安全衛生

労務担当者の職務として労働安全衛生があります。これは、昨今、時代の流れとともに増えてきたメンタル不全や、労働環境の整備が挙げられます。労働安全衛生法にて平成27年12月1日に施行されたストレスチェックは職種を問わず常時50人以上の企業では実施義務が課せられます。労働者へは受診義務は課せられていませんが、企業としては受診するよう勧奨することができます。

また、労働者から面談の申し出があった場合の対応とその後の就業上の措置を講じる必要があります。

ストレスチェックは未実施に伴う罰則は課せられませんが、報告を怠ったことに対する罰則が設けられています。尚、罰則は50万円以下の罰金となっていますが、それ以外にも安全配慮義務違反による損害賠償請求など大きなリスクに発展する場合があることから、注意が必要です。

労務担当者に求められるスキル

正確な事務作業能力

特に給与計算業務は正確性が極めて重要です。特に金銭での誤りは信頼関係に疑問符が付く典型例です。この点でも外部のアウトソーシングを活用することで社内での負担を軽減することが可能です。 

集中力

これは、常に集中しておかなければならないということではありません。集中すべきタイミングで高い集中力を発揮することが重要です。長時間の集中は逆に平均的な集中力が低下してしまうために、生産性が下がることがあります。

誠実性と経験値

労務担当者にとって負荷のかかる業務は給与計算です。給与計算で最も重要な点は確認作業とイレギュラーに気付ける眼力です。後者は経験値が大きな比重を占めると言わざるを得ません。

しかし、確認作業は短縮しがちなものであっても、変更がないことの確認をすべきです。また、経験値が蓄積されると確認方法にも磨きがかかり、より短時間で密度の濃い確認作業が可能となります。

最後に

労務担当者のやりがいとして、退職者が減った場合が挙げられます。営業職などと異なり、華やかさがあるとは言えませんが、会社が存続する以上、なくてはならない部門です。だからこそ、効率化を求めていくことがミスを発生させない意味でも極めて重要です。