人事労務担当者のための会社規模・従業員数別の労務管理方法

1人～5人の企業

労働保険設立および労働保険概算保険料申告

労働保険の適用事業所となった場合に届出することが求められます。

尚、労働保険とは、労災保険と雇用保険を指し、労災保険は原則として1人でも労働者を雇用する場合は加入しなければなりません。

そして、雇用保険は31日以上雇用見込み、かつ、週20時間以上雇用する労働者の場合は加入が義務付けられます。労災保険はいわゆる業務災害や通勤災害が生じた場合に国が事業主に代わって補償を行う公的な保険です。雇用保険については労働者が失業した場合に求職活動中の生活保障をするための保険や失業に限らず、在職中にスキルアップのための教育訓練や育児休業・介護休業に入った場合の給付等も整備されています。

そのために、まずは「概算」で保険料を申告し、翌年に「確定」保険料を計算し、過不足分を精算するという考え方です。

雇用保険 適用事業所設置

労災保険には被保険者という考え方がありませんが、雇用保険には被保険者という考え方があります。

これは労働者であれば日雇いであっても対象となる労災保険に対して、雇用保険は週の労働時間など必要な条件があり、労働者であっても該当しないことがあります。よって、一人でも該当する場合は雇用保険適用事業所の設置を行わなければなりません。

健康保険・厚生年金保険 新規適用事業所届

法人の場合は人数や業種に関わらず、健康保険や厚生年金などの社会保険に加入が義務付けられています。

また、法人でない場合は適用業種（例えば通信業）の場合、常時5人以上の従業員を雇用する場合は、強制適用となり、5人未満の場合は任意適用となります。尚、業種の上で任意適用業種（例えば飲食店）の場合は人数によらず任意適用となります。

人事労務担当者としては、採用等により人数に変動があった場合は雇用保険、社会保険は適用の漏れがないよう注意しなければなりません。

36協定

時間外労働を行わせる予定がある場合は、所轄労働基準監督署に届け出ておかなければなりません。

時間外労働は原則としてさせることはできませんが、合理的な内容の就業規則に根拠規定を定め、所轄労働基準監督署へ届け出、および労働者への周知をし、かつ、36協定を届け出ることで免罰効果（時間外労働や休日労働をさせても法違反に問われない）を享受できます。

尚、36協定を締結するにあたっても就業規則（後述）の変更時と同用に、労働者の過半数を代表する者への意見聴取などは省略することはできません。

労働条件通知書

労働者を雇用し、労務の提供を受領する場合、雇用契約書の締結が必要です。また、締結するだけでなく、双方で合意したことを確認する意味でも双方で契約書を保管することが必要です。

2019年4月1日からは電子にて取り交わしが可能となりましたが、労働者が書面で出力できなければなりません。

また、労働条件通知書には労働基準法第15条により明記しなければならない事項が定められています。そして、雇用する労働者がパートタイマー等である場合はパートタイム・有期雇用労働法により労働基準法第15条よりも更に広い範囲で明示しなければなりません。 

身元保証契約書

2020年4月1日の民法改正により再び重要性がクローズアップされています。これは、労働者を採用するにあたって、会社に著しい損害を与えた場合にその被害額を弁償させる場合に取り交わしておく書面です。労働者と連絡がつかなくなった場合に身元保証人として取り決めた人物（例えば父）がその被害額を弁償する際に事前に取り交わしておく必要があります。

2020年4月1日の民法改正により、身元保証書が効力を発揮するのは「限度額」を定めている場合に限られます。ゆえに限度額の定めのない身元保証契約書は2020年4月1日以降効力を発揮しないこととなり、万が一の際に企業にとって大きな損害を被る可能性があるということです。

尚、身元保証契約については期間を定めなかった場合は3年間、期間を定めても5年間が限度であり、その後更新をするのかなど、企業として決めておくべき項目があります。

法定三帳簿

適正な労務管理の観点からも法定三帳簿の整備は切っても切り離せません。

また、様々な助成金を受給する際にも法定三帳簿は必要となります。具体的には人事台帳、賃金台帳、出勤簿となります。

住民税特別徴収

原則として労働者を雇用する場合は住民税の特別徴収（給与からの天引き）をしなければなりません。住民税は前年の所得に対して6月から翌年の5月にかけて支払います。また、年の中途で採用があった場合も前職場から引き継ぎ要請があります（切り替わる月によっては一括徴収している場合もあり） 。

労働保険の年度更新

労働保険の成立等を済ませると翌年の6月1日から労働保険の年度更新があります。労働者を1人でも雇用している場合は該当します。冒頭に記載した概算保険料はあくまで「概算」であり、この時に「確定」保険料として正しい額を計算し、清算することとなります。また、同時に翌年分の「概算」保険料を計算し、納付することも求められます。

算定基礎届

社会保険料の適正な納付をすべく、毎年4月から７月までの給与を計算（通勤手当を６カ月分前払いしている場合は１カ月あたりに換算する）し、毎年７月10日までに年金事務所等に報告します。その後9月分から変更後の社会保険料が適用されることとなります。

有給休暇5日取得管理

2019年より年10日以上年次有給休暇を付与される労働者に対して1年以内の間に年5日の年次有給休暇を付与させなければならず、かつ「年次有給休暇管理簿」を整備し、年次有給休暇を与えた期間（基準日から1年間）とその後3年間の保存が必要となります。通常、フルタイムの労働者の場合、6か月継続勤務で出勤率が8割以上の場合は最低年10日の年次有給休暇が付与されることから1人でも労働者を雇用している場合は多くの事業所で当該管理が必要となります。

また、5日については、労働者が時期を指定して請求した日、会社として時季指定した日、計画的付与として与えた日も含まれます。当然、人数が増えるごとに管理が煩雑になっていくことから、データベース化して管理していくことが望ましいでしょう。

10人以上の企業

就業規則

常時雇用する労働者が10人以上となると就業規則の整備が必要となります。就業規則を作成するにあたっては明記しなければならない項目があり、順を追って確認しましょう。まずは、絶対的必要記載事項と言い、必ず明記しなければならない項目となります。

・退職に関する事項

・始業および終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、労働者を2組以上に分けて交代に就業させる場合は終業時転換に関する事項

・賃金に関する事項

上記の項目が全く明記されていない就業規則は珍しいと言えますが、就業規則を「変更」する場合も実態と合致した内容を明記しなければなりません

また、相対的必要記載事項という内容もあり、定める場合は明記するという理解です。内容は以下の通りです。

・退職手当

・臨時の賃金

・労働者に食費や作業用品などを負担させる場合はその内容

・安全および衛生に関する事項

・職業訓練に関する事項

・災害補償等

・表彰および制裁

・事業場の労働者の全てに適用される定め

そして、最後に任意記載事項という内容があります。その名の通り、任意に記載する内容となります。内容としては経営理念などが想定されます。

45.5人以上の企業

障害者・高年齢者雇用状況報告書

毎年6月1日現在において高齢者と障害者の雇用に関する状況を厚生労働大臣に報告することが法律で明記されています。

まず、常用労働者が31人以上の事業所には毎年6月15日頃に報告書が発送されてきます。この報告書をもとに高齢者と障害者の雇用状況を把握することとなりますが、障害者については常用労働者数が45.5人以上の企業は業種を問わず報告対象企業となることから、担当者は自社の障害者の雇用状況を把握しておくことが求められます。

原則として採用の段階で障害の有無については把握していることが多いでしょう。しかし、障害の程度が変更した場合や、採用後に新たに障害を負うケースもあり得ます。

尚、高年齢者については企業の定年や継続雇用制度の状況を報告することとなり、その時点での就業規則をもとに報告することとなります。よって、人事担当者と労務担当者で連携し、必要な情報を準備しておかなければ報告書の作成ができません。

50人以上の企業

健康診断結果

常時使用する労働者数が50人以上の場合、所轄労働基準監督署へ健康診断を実施したことの報告をしなければなりません。

尚、根拠法令は昭和47年に労働基準法から分離独立した「労働安全衛生法」となります。そして、健康診断を受けた労働者に対して、異常の有無に関わらず結果を開示しなければなりません。

よくある質問で異常がある場合のみでよいかとの声もありますが、今回はたまたま異常なしとの判定であっても異常と判断されるラインの近くに達している場合はその後の生活習慣の取り組みによっては改善される可能性もあるでしょう。よって、異常の有無に関わらず、開示しなければなりません。 

ストレスチェック

常時使用する労働者数が50人以上の場合、健康診断と同様に所轄労働基準監督署へストレスチェックの実施結果を届け出なければなりません。根拠法令は健康診断と同様に労働安全衛生法となります。

ストレスチェックは労働者としては受ける義務はありませんが、使用者として実施するよう勧奨することは可能です。

また、労働者がストレスチェックを受けた後に産業医の面談を希望した場合、産業医との面談を実施しなければなりません。当然プライバシーには最大限配慮し、情報を扱うことのできる担当者は必要最低限とすべきです。

そして、ストレスチェック、産業医の面談をとおして、得られた人事情報は、人事権を掌握する者に対して労働者の同意なく開示してはなりません。これは、既に精神的に負荷を負っている場合、解雇などの不利益な取り扱いを行使されることを抑止する意味があります。反対に現在の部署よりも負荷の弱い部署へ人事異動するなどの対応を検討するのであればむしろ情報を開示すべきですが、必ずしも全事業所で浪々者にとって前向きな運用をするのかこの時点では判断がつきません。よって、このような建付けとなっています。

以上のようにストレスチェックで得た情報は企業内であっても情報漏洩することは許されず、必要最低限の担当者で慎重な管理が求められます。

衛生委員会の設置

労働安全衛生法では業種に関わらず常時50人以上の労働者を雇用する場合は衛生委員会を設置するよう求めています。尚、委員会の審議事項は以下の項目です。 

・労働者の健康障害を防止するための対策

・労働者の健康の保持増進を図るための対策

・労働災害の原因及び再発防止対策を図るための対策

・長時間労働による労働者の健康障害の防止を図るための対策

尚、議長以外の委員の半数については労働組合がない場合、労働者の過半数を代表する者の推薦に基づき指名しなければならず、本委員会は毎月1回以上開催しなければなりません。

尚、委員会で話し合われた内容は議事録として3年間保管が義務付けられます。

101人以上の企業

次世代育成支援対策推進法による一般事業主行動計画

101人以上の労働者を雇う企業は、次世代育成支援対策推進法による一般事業主行動計画の策定および届出の義務が発生します（100人以下の企業は努力義務）。次世代育成支援対策推進法とは次代の生まれ、育成される環境を整え、仕事と子育ての両立を目的に働きやすい環境整備を構築していくことを目的に2025年3月31日まで設けられた時限立法です。

尚、同法では「くるみん認定」として、同認定を受けると採用力の強化や公共調達において有利になるなどのメリットがあります。

301人以上の企業

女性活躍推進法による一般事業主行動計画（2022年4月1日に101人以上に法改正）

301人以上の労働者を雇う企業は、女性活躍推進法による一般事業主行動計画の策定および届出の義務が発生します。慢性的な労働力不足により女性の活躍は日本の労働市場の活性化において必須の条件です。そこで、女性が活躍しやすい環境整備の構築として2026年3月31日までの時限立法となります。

尚、同法では「えるぼし認定」として、同認定を受けるとくるみん認定と同様に採用力の強化や公共調達において有利になるなどのメリットがあります。

501人以上の企業

社会保険加入（段階的に拡大）

社会保険の適用拡大により、今後段階的に社会保険に加入させなければならない範囲が広くなります。よって、以下に該当する場合は社会保険への加入が必要となります。

企業規模要件

501人以上の企業→51人以上の企業まで段階的に適用していきます（2022年10月から101人以上、2024年10月から51人以上）

労働時間要件

週20時間以上

賃金要件

月額88,000円以上

勤務期間要件

1年以上の雇用見込み（2ヶ月を超えて勤務の場合は適用）

学生除外要件

学生でないこと

雇用従業員数別の労務整備

Remoba労務

最後に

労働法の世界では会社規模に応じて義務を課すことが多く、事業拡大をした場合などは、旧来まで努力義務であったタスクが義務となる点には十分注意が必要となります。

特に罰則が科される内容についてはレピュテーションリスクが顕在化するなど、人事労務担当者として回避すべき部分です。尚、今後も法改正が予定されており、アウトソーシングの活用などを通して法改正のキャッチアップをし、先手の労務管理をしていくことが肝要です。