労務と総務の違いとは？ 1人総務の限界「50人の壁」を突破するアウトソーシング活用法

「従業員が増えてきて、いよいよ総務担当者がパンクし始めている」
「給与計算から備品発注まで『あの人』しか分からないことが多すぎる」
「採用や組織文化づくりに集中したいのに日々の給与計算や書類業務で時間が取れない」

多くの経営者や人事責任者は、従業員数が50名、100名と拡大していくなかで、これらのような悩みに直面します。

今は担当者が1人でバックオフィス全般を担ってくれているが、徐々に限界を迎え、目に見えて疲弊していっている。

そんな姿を横目に見ながらも、会社をさらに成長させるには、優秀な人材の採用や従業員に長く働いてもらうための組織文化づくりといった「攻めの人事」に注力しなければなりません。

しかし、毎月の給与計算や入退社の手続きやその確認に時間を奪われ、これらに割く時間が全くないというのが現実ではないでしょうか？

その状況を打破する第一歩は、これまで1人がすべてを担当することで曖昧になっていた労務と総務の違いを明確にし、適切な細分化を行うことです。

本記事では、曖昧になりがちな労務と総務の業務内容や求められる資質の違いを解説したうえで、実は、新たに雇用するだけではない、体制構築の選択肢を提示します。

労務や総務といったバックオフィスの土台を固めることで、採用や組織づくりといった事業成長の推進に注力できる環境を整えることができます。

ぜひ、自社の現状と照らしながら、最適な経営判断にお役立てください。

労務と総務の違いとは？ 業務内容と適性のある人物像を徹底解説

まず、労務と総務の違いを表であらわすと次のようになります。

創業して間もない頃や従業員数20〜30名程度であれば、労務や総務といったバックオフィス業務を1人の担当者がすべて担っているという状況は珍しくありません。

人数が少ないうちは、担当者1人でもカバーでき、仮に問題社員を指導・退職させるといった労務トラブルが発生しても経営者や人事責任者が対処できてしまうことも多いでしょう。

しかし、従業員数が増加するにつれて、正社員や契約社員、アルバイトなど雇用形態が多様化し、従業員の背景や家庭事情にも違いが出てくるため、処理する問題の質・量ともに増え、解決にも「専門性」が求められます。

ここで、あなたの会社で働く総務担当者を思い出してみてください。

社内で起こる備品管理や従業員の入退社手続き、給与計算まで1人でこなす彼・彼女の業務は従業員数が増えることで、どう変わるのでしょうか？

次では総務担当者の業務を労務と総務に分解して違いを見ていきたいと思います。

労務の業務内容

労務は従業員が入社から退職まで安心・安全に働く環境を整える仕事です。

いわば会社における「守りの要」であり、人に関する法律・ルールに向き合いながら、以下のようなミスが許されない業務を正確かつ期日通りに行います。

給与計算

基本給や各種手当、残業代を計算し、社会保険料や所得税、住民税を正確に控除することで従業員へ振り込む給与額を算出します。労務において最も重要な業務です。

社会保険・労働保険の手続き

入社・退職時の健康保険や厚生年金、雇用保険の加入・喪失手続き、扶養家族の追加・削除、傷病手当金や出産手当金、育児休業給付金といった従業員への保険給付手続き、労働保険の年度更新や社会保険料を決定する算定基礎届・月額変更届の提出などを行います。

勤怠管理

従業員の出退勤を管理・把握し、給与の算出根拠となる労働時間の集計や36協定の超過がないか、年次有給休暇を5日以上取得できているかといった法的義務の確認を行います。また、これらの記録から長時間労働や未払い残業の発生を未然に防止するフローを整えるのも労務の重要な業務です。

安全衛生管理

従業員が心身ともに健康に働けるよう職場環境の維持・向上に取り組みます。労働安全衛生法に定められた雇入れ時・定期健康診断やストレスチェック、衛生委員会（建設業や製造業では安全衛生委員会）の運営なども行います。

例えば「営業部門のモチベーション向上のため歩合給を導入する」と決まったときは、以下のように業務を遂行します。

1. 現在の残業代とは別に「歩合給の額 ÷ 該当期間の総労働時間 × 0.25」を計算する必要があることを調査
2. 現在の給与計算システムへ反映し、かつ支給漏れがないよう営業部門の担当者に対象従業員の営業成績および歩合を毎月Slackのリマインダーで通知
3. 給与の支給日は変えられないため、これらをミスなく期日までに実施

総務の業務内容

総務は会社が組織としてスムーズに活動するためのインフラを整備する仕事です。

物や施設、組織運営に向き合い、社内外を問わず様々な関わりを持ってサポートする「潤滑油」のような役割を求められます。

備品管理

従業員が使用するパソコンや文房具、デスク、名刺、コピー用紙、制服など業務に必要な物品の発注・在庫管理を行います。従業員が増え、事業が多様化していくことで緊急の発注や規定のルート以外での調達が求められる場合もあります。

施設・車両管理

オフィスの賃貸借契約やレイアウト、空調や照明のメンテナンス、施設管理者・清掃業者とのやり取り、社用車の管理や保険手続きなどを行います。防災施設の管理や避難訓練の実施など消防法で定められた義務を果たすのも総務の役割です。

慶弔対応

従業員や取引先の冠婚葬祭に伴う祝電・弔電やお花の手配、慶弔金の支払い手続きを行います。特にお葬式関連は緊急の対応を求められ、かつ対象者を労わる繊細な心遣いも必要です。

社内イベント運営

キックオフミーティングや表彰式、社員旅行、忘年会・新年会の手配、社内報の作成を行います。従業員同士の交流を促進することで、従業員のエンゲージメントを高めることに貢献する仕事です。

例えば「オフィス拡大のため全社で引っ越しをする」となったときは、以下のように業務を遂行します。

1. 「よりスムーズに引っ越し作業を終えて物件の空室期間を減らすことで価格交渉ができるのではないか」など自ら進んで事業貢献を考える
2. 他の社内イベントや備品発注の業務も行いながら、物件の契約や引っ越しの手はずを同時並行で整える
3. 不動産屋さんやオーナーへ価格交渉を臆せず、かつトラブルにならないよう行う

適材適所で見極める。労務・総務それぞれに求められる「資質」の違い

業務内容が異なれば、担当者に求められる「資質」も変わります。

今いる総務担当者も、実は不向きなことを求められて大きなストレスを抱えているかもしれません。

今後、会社をより成長させるためにも、業務内容だけでなく労務と総務に求められる資質について理解することも重要です。

労務に求められる資質

労務には以下のような資質が求められます。

知識欲がある

労働基準法や労働契約法、社会保険法、所得税法など労務に関わる法律は毎年のように改正されます。これらの法改正や新制度へ「自社にどう影響するか、どう対応すべきか」という視点で常にアンテナを張り、知識を身につけることに貪欲になれることが求められます。

仕組みづくりが得意

法改正や社内ルールの変更によって今まで行っていた給与計算や社会保険・労働保険の手続きのフローを変えなければならない場面が多々あります。これらを実務に落とし込み、誰がやってもミスの起きない効率的な運用フローへと作り上げることが得意であることは労務担当者として重要な資質です。

忍耐力がある

労務にとって最も重要な業務である給与計算は、1円のミスも許されず、期日を確実に守らなければなりません。従業員の生活と会社の社会的信用を背負うプレッシャーのなか、毎月のルーティン業務をコツコツと積み上げることができる忍耐力は不可欠な要素です。

労務では、より業務を正確かつ効率良くするためシステムを導入することがあります。

しかし、例えば勤怠管理システムなど全従業員に関わるシステムの場合、

「今まではボタン押すだけで良かったのに面倒くさい」
「前の方が良かった。元に戻せ」
「コストセンターのくせに自分たちばかり楽しやがって」

といった反発の声も甘んじて受け入れなければなりません。

「給与が当たり前に振り込まれる」という状態は、上記のような資質を持った人が積み上げた研鑽と「ミスれない、休めない、褒められない」というプレッシャーに耐えた結果に他なりませんが、それを理解してくれる人は少ないです。

こういった状況を乗り越える資質に加え、実務経験まで持った人材は貴重だと言えます。

総務に求められる資質

総務には以下のような資質を持っている人が向いています。

サポート精神がある

総務には、会社の事業推進に必要な新たなイベントや「パソコンの調子が悪い」「新しい備品がほしい」といった従業員の困りごとが日々やってきます。これらに対し、自ら進んでサポートすることに喜びを見出せるかは総務として重要な資質となります。

マルチタスクが得意

社内イベントの企画・推進といった長期的なものから備品管理といった日々のルーティン業務、突発的な来客対応など時間軸が異なる業務を同時並行で進める必要があります。これらに優先順位をつけながら対応するマルチタスク能力が総務には必須です。

胆力がある

総務担当者は、会社の上層部や現場の一般社員、さらには社外の業者・来客まで様々な人と接します。あらゆる立場や利害関係の異なる人々と臆することなく接し、円滑に物事を進める胆力のある方は総務に向いています。

例えば、総務が従業員のモチベーション向上と社内交流活性化のため、MVPや売上、費用削減に貢献した人を称える表彰式・懇親会のプログラムに「会社の歴史や社内の人に関する〇×クイズ」を企画・実行したとします。

ただでさえ忙しいなか「どうしたら楽しんでもらえるか」を考えたにも関わらず、後日アンケートを取ってみたら、

「明らかに蛇足だった」
「あんなゲームをやるくらいなら普通に同僚と飲みたかった」
「帰る時間が遅くなるのでやめてほしい」

といった声がちらほらと。

普通であれば、やる気を失っても仕方がない場面ですが、これらの声を前向きに改善へと活かし、時にはネガティブな声を発した従業員へヒアリングしにいく胆力を持った人が総務には必要です。

ぜひ「今の担当者なら、どちらに向いてるだろう」という視点で労務・総務の資質について考えてみてください。

50人の壁とは？従業員50名超で発生する法的義務と対応策

労務と総務の違いについて理解したところで、なぜ今まで卒なくこなしてくれていた総務担当者が目に見えて疲弊していっているのでしょうか？

そこには、成長企業にとって避けては通れない「50人の壁」というジレンマが原因の一端にあります。

従業員数が50名を超えることで、以下のような法的義務が一斉に発生し、そのすべてが総務担当者へのしかかることになるのです。

産業医の選任

従業員の心身の健康を守るため、産業医資格を持つ医師を選任し、労働基準監督署へ報告する義務です。新たに産業医と提携し、労働安全衛生法などの義務を果たすため継続的なコミュニケーションをとることが担当者に求められます。

衛生管理者の選任

職場環境の安全衛生を保つため、衛生管理者資格を持つ従業員を選任し、労働基準監督署へ報告する義務です。衛生管理者となる従業員には、資格取得のみならず、週1回以上の職場巡視義務が課せられます。また、建設業や製造業など一部業種には安全衛生管理者の選任も併せて義務となります。
関連記事：職場の安全衛生とは？衛生管理者や産業医の選任、健康診断を解説

衛生委員会の設置・運営

会社・従業員の代表者で労働災害防止や従業員の健康保持について調査・審議する委員会を設置し、月1回以上開催する義務です。衛生委員会の議事録は3年間の保存が義務付けられているため、担当者はその記録・保存を行う必要があります。また、建設業や製造業など一部業種には安全委員会の設置・運営も併せて義務として課せられます（安全衛生委員会として一度にまとめることは可能です）。

ストレスチェックの実施

1年に1回、全従業員に対してストレスチェックを実施する義務です。実施した結果を集計・分析して職場環境の改善に繋げる、高ストレス者として判定された従業員へ産業医面談を実施することも求められます。なお、今後50人未満の事業所についても義務化が予定されています。
関連記事：ストレスチェックの義務化とは？50人未満にも適用されたのはいつから？

障害者雇用および報告書の提出

法律で定められた率以上の障害者を雇用する義務および毎年6月1日時点の障害者雇用の状況をハローワークへ報告する義務です。障害者雇用数が一定の水準を下回ってしまうと、行政から雇用計画の策定および計画実施の命令を受けることとなります。

これら5つの義務をまとめると、次の通りです。

これらに対応するには、労務に対する知識や実務経験が必要不可欠で、決して総務担当者が片手間で処理できるようなものではありません。

そして、これらの義務を怠ると、労働基準監督署やハローワークから是正勧告や命令を受ける可能性があり、場合によっては刑事罰を科される、社名公表によって社会的信用を失うといったことに繋がります。

しかし、逆に言えば、この「50人の壁」を適切に乗り越え、コンプライアンスを遵守した組織運営体制を構築できれば、自社にとって大きな強みとなります。

企業として果たすべき義務を果たし、従業員が安心して働ける環境を作ることで離職防止に繋がり、事業推進に集中することができます。

そして、経営者や人事責任者は、さらなる成長に向けて採用や組織文化づくりといった本来やるべき組織運営の核となる仕事に全力で取り組むことができるようになるのです。

ただし、これらの義務に対応するための体制をどう構築するかが、次の課題となります。

新しく雇うだけが道じゃない。「アウトソーシング」という選択肢

ここまでで「労務と総務の違い」と「50人の壁」について解説してきました。

一括りにされがちな労務と総務には大きな違いがあること、そして1人の担当者が今の業務をこなしつつ、新たに労務の知識を身につけ、正確かつ効率的な運用フローを構築するには負荷が高すぎることがご理解いただけたかと思います。

そこで総務担当者のパンクや業務属人化を防ぐべく「新たに労務担当者を雇わなければ」と考えるでしょう。

しかし、採用には想像以上のコストとリスクが潜んでいます。

当人の給与や社会保険料の会社負担分はもちろん、求人媒体への掲載費や人材紹介エージェントへの支払い、面接や入社後の教育にかかる時間、育成担当者の人件費など目に見えないコストも莫大です。

また、せっかくお金と時間をかけて採用しても、当人のスキル不足や社風に合わないことによって短期離職となった場合、すべてが無駄になって1からやり直しとなります。

労務や総務のようなバックオフィス部門は、営業部門のように直接的な売上や利益を生まない部署だからこそ、いかに無駄を省いて効率化し、固定費を最適化できるかが経営の鍵です。

そこで、ぜひ検討したい選択肢が「アウトソーシング」です。

給与計算や社会保険手続きといった労務の専門的・定型的な業務を外部のプロへ任せることで、確実かつ高品質なものにすることができます。

また、一般的に従業員数が数百名規模になるまでは、アウトソーシングを活用する方が、専任の担当者を採用するよりもトータルの費用を抑えられる傾向にあります。
関連記事：アウトソーシングのメリット・デメリットを多角的に比較！

例えば、労務担当者を年収500万円で雇った場合、以下のように見えるコストだけでも750万円に上ります。

• 給与・賞与：500万円
• 社会保険料の会社負担分：100万円（年収の20%程度を想定）
• 求人媒体・人材紹介エージェント利用料：150万円（年収の30〜35%が相場）

一方でアウトソーシングの場合、従業員数50名程の会社で、給与計算や社会保険・労働保険手続きなど全般を任せたとしても年間120〜240万円程が相場です。

効率的な経営を行っていくうえで、きっと有効な武器となってくれるでしょう。

失敗しないための「アウトソーシング先」の選び方

アウトソーシングを成功させるにはアウトソーシング先の選び方が重要です。アウトソーシング先を選ぶ際は、以下3つの観点で比較することをおすすめします。

費用

ただ「安いから」という理由で選ぶのは危険です。「基本料金は安いけど自社に合わせてオプションをつけると高額」といったケースもあるため、自社がどこまで任せたいのかを明確にしたうえで、サービス内容や専門性を複数社で比較して費用対効果を見極めましょう。

サポート体制

給与計算や社会保険手続き、年末調整など労務業務を全般的に依頼したいのか、それとも給与計算だけ、手続きだけなど一部の業務に絞って依頼したいのかによってアウトソーシング先も変わります。また、チャットによる対応は可能か、専任の窓口があるか等も主にやり取りする自社の担当者のストレスをなくすうえで重要なポイントです。

専門性

社労士事務所・アウトソーシング会社いずれを選ぶ場合でも、社労士が関与している体制かどうかが重要な判断軸です。法改正情報のアナウンスや就業規則の見直し、専門性の高いアドバイスまで対応できるかを確認しておきましょう。

関連記事：【2025最新版】人事労務アウトソーシングおすすめ11選比較

【注意喚起】独占業務について
社会保険や労働保険の手続きの代行は、社労士の独占業務として法律で定められています。自社の従業員でない無資格者に代行を依頼した場合は違法となるため、アウトソーシング会社へ手続き業務を委託する場合は、社労士と提携しているかを必ず確認してください。

バックオフィス体制を整えた先にある「攻めの人事」

労務と総務の違いを明確にし、アウトソーシングなどを活用しながらバックオフィスの土台を整えることは、単なる業務の手放しやコスト削減ではありません。

バックオフィス体制を整えることで以下のような未来が実現します。

「攻めの人事」への転換

経営者や人事責任者が毎月の給与計算の締め切りや手続き業務の進捗まで事細かに気にしていては、本来やるべき業務に集中できません。バックオフィスという「守り」を固めることではじめて、優秀な人材の採用、従業員の働きに報いる評価制度の構築、企業理念を浸透させる組織文化の醸成といった「攻め」の施策に取り組むことが可能となります。

属人化リスクからの解放

1人総務の状態を放置することで「あの人がいないと給与が払えない」といった属人化リスクを常に抱えることになります。業務フローが可視化され「何があっても給与が支払える」という体制を構築することで、担当者の急な休職や退職にも慌てず対応でき、事業継続性を盤石にすることができます。
関連記事：【社労士が解説】労務担当者が突然退職した時の引継ぎ方法とは

きめ細やかなサポートによる従業員のモチベーション向上

今の担当者が総務やコアな人事業務に集中することで、従業員からの要望への即レスや社内環境の改善ができるようになり、よりきめ細やかな従業員サポートが実現します。払われるべき給与が正しく期日通りに支払われ、結婚や出産といった家庭環境の変化に伴う手続きも担当者に言えば対応してもらえるといった「当たり前」を作ることではじめて、従業員が脇目も振らず売上や利益を伸ばす意欲を持つことに繋がります。会社との強固な信頼関係を築いた結果、現場のモチベーション維持・向上や離職防止という未来が待っています。

特に組織文化づくりは、売上や利益を上げやすい方向へ会社を誘導することができます。

しかし、単に企業理念を作って公表するだけではハリボテになってしまうため、まずは従業員が当たり前に理念を理解している状態を作る必要があります。

例えば、企業理念が書かれたお菓子やTシャツを作って配る、定期的に企業理念について語り合うワークショップを開くといった印象に残りやすい施策を打ち出すと良いでしょう。

これらを企画・推進するのは、昔から会社を支えてくれている総務担当者です。

また、企業理念に合致する人を採用し、企業理念に沿った行動をした従業員を評価し、給与や賞与、表彰という形で還元する。

守りを固めることで攻めが生まれ、その攻めがさらなる企業成長をもたらす好循環を作る仕組みが出来上がります。

まとめ

本記事では、50〜100名規模の成長企業が直面する課題を軸に、労務と総務の違いやアウトソーシングの活用による体制構築について解説しました。

労務は人に関わる法律・ルールをもとに給与計算などの仕組みを構築し、総務は物や施設、組織運営を通して従業員をサポート・様々な関係者との調整を図ります。

これらは、従業員数が50名、100名と増えていくことで業務の量・幅も大きく広がり、到底1人の担当者だけで遂行できるものではなくなります。

バックオフィスが悲鳴を上げている状態は、会社として順調に成長している証拠ではあるものの、それを放置すれば経営者や人事責任者をも巻き込んだ労務トラブルの多発や従業員のモチベーション低下、大量離職にも繋がります。

「今の担当者が限界かもしれない」

少しでもそう感じたら、まずは自社の業務を労務と総務に細分化し、時には外部のプロへアウトソーシングすることで体制構築を図ってみてください。

経営者や人事責任者が、採用や組織文化づくりといった「攻めの人事」に注力することで、より効果の高い組織運営を可能にし、あなたの会社がさらなるステップアップするための推進力となってくれるはずです。