在庫管理とは？目的・方法・効率化の進め方をわかりやすく解説

在庫管理とは、商品や原材料が「どこに」「いくつ」あるのかを把握し、必要な量を必要なタイミングで用意できる状態に保つ業務です。置き場所や数量が曖昧なままでは、たった1点の在庫差異を探すために何時間も費やし、部署全員で休日出社することにもなりかねません。

ここでは在庫管理の目的から具体的な方法、効率化の進め方までを順番に解説します。在庫管理が難しいと感じている方や、他社の改善パターンを参考に自社のやり方を見直したい方は参考にしてみてください。

在庫管理とは？目的と方法を知る前に押さえたい基本

在庫管理を見直すとき、いきなりツール選びから入ると失敗しがちです。まずは何を管理の対象にするのか、現場が管理しやすい状態は何か、棚卸や倉庫管理とどう違うのかを押さえておきましょう。

在庫管理の考え方は「必要なものを必要なだけ持つ」

在庫管理は、倉庫にある品物を数える作業だけではありません。仕入れや生産の計画、保管場所の割り当て、出庫、棚卸までを含んだ一連の業務が対象になります。

在庫管理の考え方として広く知られているのが、必要なものを、必要なだけ、必要なときに用意できる環境です。多く持ちすぎれば保管費と廃棄のリスクが膨らみ、少なすぎれば売る機会を逃してしまいます。

在庫管理の対象は業種で変わります。小売業なら販売用の商品、製造業なら原材料・仕掛品・半製品・完成品、飲食業なら食材や消耗品が中心です。販売はしないものの社内で消費する梱包材や事務用品も、金額がまとまっていれば管理対象に加えましょう。

また、在庫管理は現場だけの仕事ではありません。購買部門は発注量を決め、営業部門は出荷予定を伝え、経理部門は金額として決算に反映させます。複数の部門がひとつの数字を共有する業務であるため、部門をまたいだルールづくりが必要です。

在庫管理の4原則とは「見える化」の基準

在庫管理の4原則とは、現場が保つべき状態を4つにまとめた考え方です。改善に着手するときの基本指針として使えます。

1. 在庫の置き場所がすぐわかる
2. 在庫の数量がすぐわかる
3. 先入れ先出しができる
4. 発注や処分に動く目安がわかる

このうち1つでも崩れると、探す時間が増え、古い在庫が棚の奥に残り、欠品と過剰在庫が同時に起こります。自社の現場がどこでつまずいているかを確かめてから、在庫管理の方法を検討しましょう。

たとえば「探すのに時間がかかる」なら1つ目と2つ目、「古い在庫が廃棄になる」なら3つ目、「欠品と過剰在庫を繰り返す」なら4つ目に改善ポイントがあります。

在庫管理と棚卸・倉庫管理の違い

在庫管理と混同されやすい言葉が、棚卸と倉庫管理です。棚卸は、決算や月次で実際の在庫数を数え、帳簿と突き合わせる作業です。在庫管理の一部であって、同じ意味ではありません。

倉庫管理は、保管スペースの使い方や入出庫作業、人員配置など、倉庫そのものを運営する管理業務です。在庫管理は品物の数量と金額に、倉庫管理は場所と作業に注目していると考えると区別しやすくなります。

経理の立場から見ると、棚卸の結果が売上原価と利益に直結するため、在庫管理の精度がそのまま決算の精度になります。

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在庫管理の目的｜利益と資金の両方を守る

在庫管理の目的は、現場の作業を楽にすることだけではありません。欠品と過剰在庫のどちらに寄っても、利益と資金は削られていきます。ここでは経営と経理の両面から、押さえておきたい4つの目的を確認します。

欠品を防いで販売機会の損失をなくす

在庫管理の目的の1つが欠品の防止です。注文を受けたのに商品がない状態が続けば、売上を落とすだけでなく、取引先からの信用も失われます。製造業であれば、部品が1点足りないために生産ライン全体が止まることさえあります。

どの品目が、いつ、どれだけ必要になるかを予測し、仕入先のリードタイムを見込んで発注する体制が、機会損失を防ぐ守りになります。あわせて、突発的な需要増に備える安全在庫の量も決めておきましょう。

過剰在庫を減らして保管コストを抑える

欠品を恐れて多めに抱えると、今度は過剰在庫の負担が発生します。倉庫の賃料、保険料、棚や什器の費用、在庫を動かす人件費は、在庫量に比例して増えていく費用です。さらに、売れ残った商品は値引き販売や廃棄につながり、粗利を直接減少させます。

管理コストの削減も、在庫管理の目的の1つです。保管スペースに余裕が生まれれば、作業動線も短くなり、ピッキングの時間まで短縮できます。

キャッシュフローを改善する

在庫は、現金を品物に変えて保有している状態です。仕入代金は先に支払い、回収は販売後になるため、在庫が積み上がるほど手元資金は減少します。黒字にもかかわらず資金が回らない会社の多くが、在庫と売掛金の増加による資金滞留の課題を抱えています。

銀行へ提出する決算書でも、在庫回転率の推移は決まって目を通される項目です。

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決算数値の精度を高める

経理の視点で欠かせないのが、決算数値の精度です。期末在庫の金額は、あらかじめ税務署へ届け出た評価方法に基づいて算出します。届出をしていない場合は法定評価方法である最終仕入原価法によることになるため、自社がどの方法を採っているかは一度確認しておきましょう。期末在庫の金額は売上原価の計算に反映されるため、利益額と納税額を左右します。

帳簿在庫と実地棚卸の差が大きいと、原因の調査に時間を取られ、監査や税務調査でも説明を求められます。

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在庫管理の方法は3種類｜手書き・エクセル・システムを比較

在庫管理の方法は、大きく手書き・エクセル・システムの3つに分かれます。どれが優れているかではなく、品目数と関わる人数に合うかどうかで決まります。

それぞれの向き不向きと、自作を検討する場合の注意点まで順に解説します。

手書きの在庫管理表と棚カードによるアナログ管理

手書きは導入費用がかからず、すぐに運用できます。棚に在庫管理の棚カードを下げ、入出庫のたびに数量を書き込む運用は、今でも導入している現場があります。品目数が少なく、扱う人が数人であればシステムで管理しなくても十分対応可能です。

ただし、手書きの管理表を読みやすい状態で保ち続けるのは簡単ではありません。書き漏れや記述が不鮮明、転記ミスが起こりやすいなど、修正を入れるたびに電卓をたたく手間もかかります。拠点が複数あると、本社が全体の在庫を知るまでに数日かかることも珍しくありません。

在庫管理表をエクセルで作る方法とテンプレートの活用

手書きよりも、計算ミス防止につながりやすいのがエクセル管理です。エクセルによる在庫管理表の作り方は、品目コード・品名・保管場所・入庫数・出庫数・在庫数を列に並べ、在庫数をSUM関数で自動計算する方法が一般的です。品目マスタを別シートに置き、VLOOKUP関数やXLOOKUP関数で品名を呼び出せば、入力の手間とミスを削減できます。

ゼロから作るのが難しければ、在庫管理表テンプレートの無料配布を利用する手もあります。シンプルなテンプレートがネット上に無料で公開されており、自社の項目に列を合わせれば、その日から使えます。気をつけたいのは、管理表の列を増やしすぎない点です。使われない項目が並ぶと入力が続きません。

一方で、エクセルは複数人の同時編集に弱く、ファイルが分裂しがちです。行数が数万件を超えると動作も重くなり、担当者しか触れないマクロが残る例も見られます。マクロを組んだ担当者が退職してブラックボックス化し、最終的に数千点の在庫データを手入力で更新・照合せざるを得なくなった現場もあります。エクセルで在庫管理する場合は、誰でもメンテナンスできるかどうかも考慮しておく必要があります。

在庫管理アプリやシステムで管理する方法

在庫管理システムやアプリは、入出庫のデータを機器で読み取り、その場で在庫数を更新する仕組みです。バーコードやQRコード、電波で非接触に情報を読み取るRFIDタグから読み込んだ数値をそのまま記録するため、転記ミスが起こりません。スマートフォンを読み取り端末として使えるアプリも増え、初期費用を抑えた導入がしやすくなりました。

販売管理や生産管理システムと連携させれば、受注と同時に在庫数がリアルタイムで確認できます。会計ソフトへ棚卸金額を連携できれば、経理側の集計作業も短くなります。

在庫管理システムを自作するときの注意点

在庫管理システムの自作を検討する会社も少なくありません。エクセルVBAやAccess、ノーコードツールを使えば、自社の運用に合わせた画面を用意でき、費用も抑えられます。

注意点は、作った担当者しか中身を理解できないことです。異動や退職で保守が止まれば、業務そのものが止まります。自作を選ぶなら、仕様を文書に残し、複数人が触れる状態を保つことがポイントです。将来の乗り換えに備えて、データをCSVで書き出せる形にしておくと安心です。

在庫管理の方法を選ぶときの目安

3つの方法のどれを選ぶかは、品目数・拠点数・関わる人数の3つで判断できます。品目が数十点で拠点も1か所なら手書きで足りますが、品目が数百点を超え、複数人が同時に在庫を触るようになると、エクセルでも限界が見えてきます。拠点が2か所以上あり、リアルタイムの在庫確認が必要となる段階になれば、システムやアプリの導入を検討しましょう。

導入判断に迷ったら、在庫を探す時間と差異調査に使っている時間を月あたりで計算してみてください。その時間に時給を掛けた金額が、システムの導入・運用費を上回っているなら、投資の説明はしやすくなります。

在庫管理の効率化とは？着手前に決めておきたいこと

効率化に着手する前に、何をもって「良くなった」と判断するかを決めておく必要があります。ここが曖昧なままツールを入れても、負担が形を変えて残るだけになってしまいます。

在庫管理の効率化とはどういうことか

在庫管理の効率化とは、作業時間の短縮だけを指す言葉ではありません。同じ人数と時間で、在庫情報の正確さと鮮度を高め、欠品と過剰在庫を同時に減らしていく取り組みを指します。棚卸に3日かかっていたのが1日で終わる、在庫差異が3%から0.5%に下がる、といった変化が効率化の成果です。

在庫管理がきついと感じる原因を切り分ける

在庫管理がきついと感じる背景には、品目が多すぎる、置き場所が決まっていない、入出庫の記録が後回しになる、担当者が1人に偏っている、といった状態があります。1点の差異を探して全員で休日出社するような事態も、多くはこれらが重なった結果です。原因を切り分けないまま新しいツールを入れても、負担は減りません。

まずは1週間、在庫に関わる作業を書き出し、どこに時間がかかっているかを把握しましょう。探す時間が長いならロケーション管理、差異調査が長いなら記録の方法に手を入れる、と打ち手が定まります。

効率を測る指標は在庫回転率と在庫日数

改善の効果は数字で確かめます。代表的なのが在庫回転率で、金額で見る場合は「売上原価÷平均在庫金額」、現場で数量を追う場合は「総出庫数÷平均在庫数」で求めます。どちらも数値が高いほど在庫が短期間で入れ替わっている状態を示し、経理は金額ベース、現場は数量ベースで確認する使い分けが一般的です。在庫日数は「平均在庫金額÷1日あたりの売上原価」で計算し、手元の在庫が何日分にあたるかを示します。

あわせて棚卸差異率と欠品率を確認することで、在庫データの正確性と安定供給の状況を把握できます。改善前の数値を記録していないと、効果が比較できません。着手前に現状の数値を控えておくことをおすすめします。

在庫管理を効率化する具体的な方法

現場で実行しやすい在庫管理の改善策を紹介します。まずは費用をかけずにできる施策から始め、効果を確認しながら段階的に取り組みましょう。すべてを一度に実施するのではなく、自社の課題に合うものを選ぶことが効率化に求められるポイントです。

在庫管理の見える化から着手する

見える化とは、誰が見ても在庫の数量や置き場所、増減がわかる状態にすることです。担当者の記憶や勘に頼っている限り、その人が休んだ日に業務が止まります。

見える化を進めるうえで、まず取り組むべきなのが品目コードの統一です。現場・購買・経理で呼び名が違うと、数字を突き合わせられません。コード体系をそろえてから、表やシステムへ進みましょう。

見える化をアナログ手法で進める

見える化のアナログ的手法の代表が、棚に置き場所を示す表示を貼るやり方と、発注点に赤いテープを引くやり方です。テープの位置まで在庫が減ったら発注、と決めておけば、数えなくても発注のタイミングがわかります。

同じ品目を2つの箱に分け、片方が空になったら発注するダブルビン方式も使えます。ねじやラベルのような小物の部品管理の改善に向いています。棚カードに入出庫を記録するやり方も、記入ルールを決めれば精度を維持できます。

システム導入の前に「棚の置き場所表示」と「赤テープでの発注点表示」を徹底するだけで、探す時間が減り、残業時間の削減につながった現場もあります。費用をかける前に、まずは身近な表示の見直しから始めるのが確実です。

エクセルやアプリで見える化を進める

アナログでの見える化が定着したら、次はエクセルへ広げます。日次で在庫数をシートに入力し、グラフで推移を示すだけでも、増減の様子が把握できます。共有フォルダではなくクラウド上で管理し、複数人が同時に開ける状態にすればファイルの分裂を防止でき、常に最新の状態を維持できます。

さらに進めるなら、在庫管理アプリの導入です。スマートフォンでバーコードを読むだけで在庫数が更新され、現場と経理が同じ画面を見られます。手書きからエクセル、エクセルからアプリへと段階を踏んだ企業ほど、無理なく運用を続けられています。

ロケーション管理と先入れ先出しを徹底する

ロケーション管理には、品目ごとに置き場所を決める固定ロケーションと、空いている場所に保管して記録で管理するフリーロケーションの2方式があります。

品目数と入出庫の頻度、記録の仕組みが整っているかを踏まえて選びましょう。品目が固定的なら固定ロケーションから始め、保管スペースが逼迫してからフリーロケーションを検討する順番が現実的です。

先入れ先出しは、古い在庫から出庫する方法です。棚の手前から補充すると新しい在庫が先に出てしまうため、奥から補充して手前から取る動線に変えます。賞味期限のある食品や、劣化する部材に適しています。

ABC分析で管理の濃淡をつける

すべての品目を同じ手間で管理すると、人手が足りなくなります。ABC分析は、金額や出荷頻度の大きい順にA・B・Cへ分け、管理の濃さを変える手法です。売上の大部分を占めるAランク品は日次で数量を確認し、Cランク品はダブルビン方式に任せる、といった振り分けができます。

管理の濃淡がつけば、限られた人数でも重い品目に時間を割けます。分類は年1回や決算後などに見直し、売れ行きの変化を反映させましょう。

発注方式を決めて属人化を防ぐ

発注方式には、在庫が一定量まで減ったら決まった量を注文する定量発注方式と、決まった日に必要量を注文する定期発注方式があります。

方式と発注点を文書に残せば、担当者が代わっても発注量に差が生まれることはありません。属人化の解消は、在庫管理の効率化で効果が出やすい取り組みです。

棚卸の頻度とやり方を見直す

年1回の期末棚卸だけに頼っていると、差異が見つかったときに原因究明に時間がかかります。半年前の記録まで遡る調査には時間を要するだけでなく、結局「原因不明」で処理される例も出てきます。増減の多い品目だけでも月次で数える循環棚卸に切り替えれば、ズレを小さいうちに見つけられます。

棚卸のやり方にも見直しの余地があります。リスト方式は、事前に品目一覧を印刷して数を書き込む進め方で、品目が固定されている現場に適しています。タグ方式は現物に棚札を付けて集計する進め方で、品目が入れ替わる現場に適しています。

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在庫管理の改善に共通する3つのパターン

他社の取り組みは、自社の進め方を決めるうえで参考になります。ここでは公開されている改善事例に共通する動きを3つ取り上げます。規模や業種が違っても、着手の順番と定着した理由には似た点が見られます。

手書きの在庫管理表をエクセルに切り替える

手書きで運用していた管理表を、同じ項目のままエクセルに移し、関数で在庫数を自動計算する形に変えるパターンです。集計作業が数時間から数分に縮み、転記ミスも減ります。

いきなりシステムを入れず、既存の帳票をそのままデジタルに移した点が定着の理由です。現場が慣れた様式を残せば、教育の手間がほとんどかかりません。

部品管理の改善から棚卸時間を短縮する

製造業では、部品管理の改善から着手する例が目立ちます。数千点の部品にコードを振り、棚にロケーション表示を付け、バーコードで入出庫を記録する流れです。棚卸に休日を2日使っていた会社が、大幅に短縮できたという報告も見られます。

生産管理の分野でも、在庫情報が正確になったことで生産計画の精度が上がり、納期回答が早まった例があります。在庫管理の改善は、現場だけでなく営業活動にも波及していきます。

ABC分析と発注点の見直しで在庫を削減する

在庫削減では、ABC分析と発注点の見直しを組み合わせる進め方がよく採られます。滞留在庫を洗い出して処分し、Aランク品の発注間隔を短くして安全在庫を減らす流れです。

処分（廃棄など）は一時的に損失を計上して損益を悪化させますが、保管費と管理工数が減り、翌期以降の負担が軽くなります。なお、税務上は廃棄損を計上する際に、廃棄の事実を客観的に示す記録（廃棄証明書や写真、立会記録など）を残しておく必要があります。証拠が残っていないと、税務調査で損金算入が認められないおそれがあります。処分の判断が遅れるほど売却価格は下がるため、滞留期間の基準を決めておきましょう。

在庫管理の効率化で失敗しないための注意点

せっかく始めた取り組みが半年で元に戻ってしまう会社も少なくありません。原因の多くは、運用を決めるときの見落としにあります。定着させるために気をつけたい3点を紹介します。

現場の作業が増える変更は定着しない

効率化を進めるとき、管理する側の都合で入力項目を増やしてしまう例があります。現場の作業が増えれば、記録は後回しになり、数字の精度はかえって落ちます。新しい運用を始めるときは、何をやめるかもセットで決めましょう。

経理・購買・現場で数字の定義をそろえる

同じ「在庫」でも、現場は現物の数、購買は発注残を含めた数、経理は金額で捉えている場合があります。定義がずれたままでは、会議のたびに数字の突き合わせで時間が消えていきます。品目コード、単位、計上のタイミングを共通のルールとして文書に残しましょう。

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効果は数値と現場の声の両方で確かめる

在庫回転率や棚卸差異率の変化を追いながら、現場の負担がどう変わったかも聞き取ってください。数値だけが良くなり、現場に無理が残っている状態は長続きしません。四半期ごとに振り返り、続ける取り組みと戻す取り組みを選び直す運用が向いています。

在庫管理の目的と方法についてよくある質問

実務でよくある3つの質問を紹介します。自社の規模や体制に置き換えながら参考にしてみてください。

Q.在庫管理表は手書きとエクセルのどちらがよいですか

品目数と関わる人数で決まります。品目が数十点で担当者が1人なら、手書きの管理表のほうが早く済みます。複数人が同じ在庫を触る、月次で集計して経理へ渡す、といった運用が始まったらエクセルへ移行しましょう。手書きの様式をそのままエクセルの列に置き換えると、現場の抵抗が少なくて済みます。

Q.在庫管理表テンプレートは無料のもので足りますか

小規模な現場であれば、無料のテンプレートで十分です。ネット上にはシンプルなテンプレートが数多く公開されており、品目コードと在庫数の管理だけなら不足はありません。ロット管理や賞味期限管理まで必要になった段階で、有料のテンプレートやシステムを検討しましょう。

Q.在庫管理システムの導入で失敗しないためには

導入前に、解決したい課題を1つか2つに絞ってください。欠品を減らしたいのか、棚卸にかかる時間を短くしたいのかで、選ぶ製品が変わります。あわせて、品目コードの統一とロケーション表示を先に済ませておきましょう。

まとめ｜在庫管理は目的を決めてから方法を選ぶ

在庫管理とは、必要な在庫を必要なだけ持つための業務であり、その目的は欠品の防止、コストの削減、キャッシュフローの改善、決算数値の精度向上にあります。方法は手書き、エクセル、システムの3種類で、品目数と拠点数、扱う人数に応じて選びます。

効率化を進めるなら、在庫管理の4原則に照らして現状の弱点を確かめ、見える化から着手する方法が取り組みやすくなります。他社の事例をそのまま真似るのではなく、自社の目的に照らして取り入れる範囲を決めましょう。