総務にAIを活用する方法｜できる業務・人が担う業務・導入手順を解説

総務は、社内問い合わせへの対応、文書作成、備品や設備の管理、来客対応など、幅広い業務を少人数で回しています。生成AIでこうした負担を減らせないか、と考える担当者も増えています。ただし、総務の仕事はAIだけで完結するものばかりではありません。

この記事では、総務のどの業務にAIを使えて、どこは人が担う必要があるのかを、具体的な業務に沿って整理します。AIそのものの解説ではなく、総務の実務をどう楽にするかに絞って説明します。

総務でAIを活用できる主な業務

総務業務のすべてをAI化するのではなく、まずは「調べる・まとめる・書く・整理する」といった一部の工程からAIを活用するのが現実的です。

総務の担当範囲は会社によって異なりますが、共通して文書作成や情報整理といったデスクワークが多く、この部分にAIの支援が向いています。物理的な作業や判断が必要な業務は、人が担います。

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社内問い合わせの回答作成を支援する

社内制度や申請方法など、答えが決まっている問い合わせは、AIで回答案の作成を支援できます。

「経費申請の方法」「有給の申請」「備品を使うときのルール」といった問い合わせは、総務に繰り返し寄せられます。ただし、生成AIに質問すれば社内規程を参照して回答できるわけではありません。FAQやマニュアル、社内規程などをAIが参照できる仕組みを構築・設定している場合に、検索や回答案の作成を支援できます。

自社の規程やFAQなどを参照させていなければ、自社ルールに沿った回答になるとは限りません。最終的な回答は、必要に応じて担当者による最終確認が必要です。

社内文書・メール・案内文の下書きを作る

社内通知や案内メールなどの定型文書は、AIに下書きを作らせ、人が仕上げる使い方ができます。

社内通知、イベントの案内メール、周知文、定型的な返信メールなど、総務は文章を書く機会が多い仕事です。要点を伝えれば、AIがたたき台となる文面を作成するため、ゼロから書く負担を減らせます。

ただし、AIが作った文面をそのまま社内へ配信する運用は避けたほうがよいでしょう。日付、対象者、制度の内容、社内の事実関係などを確認したうえで配信することが大切です。

会議内容の文字起こし・議事録作成を支援する

会議の記録は、音声の文字起こしと、議事録のたたき台作成でAIを活用できます。

ここで使われる技術は一つではありません。音声を文字に変換する部分は音声認識機能、文字起こしをもとに要約や議事録のたたき台を作る部分には生成AIなどが使われる場合があります。録音からすべてを生成AIだけで処理すると一般化はできません。

また、決定事項、担当者、締切、発言者などが正しく記録されているかは、人による確認が欠かせません。文字起こしには、聞き取りの誤りが含まれる場合もあります。

マニュアル・手順書の作成を支援する

業務手順書やFAQ、引き継ぎ資料などのたたき台づくりも、AIで支援できます。

既存の資料や、担当者が整理した情報をもとに、業務手順、FAQ、引き継ぎ資料、チェックリストなどのたたき台を作れます。体裁を整える作業を任せれば、担当者は中身の確認に時間を使えます。

ただし、AIが社内の暗黙知を自動的に把握するわけではありません。手順の前提や例外、担当者の頭の中にある判断基準などは、人が情報として与える、あるいは出力を確認して補う工程が必要です。

データ整理・集計・資料作成を支援する

アンケート結果の整理や資料構成のたたき台づくりなど、データを扱う作業もAIで支援できます。

社内アンケートの回答整理、長い文章や表の要約、集計結果を説明する文章の作成、資料構成のたたき台、データ分類の補助などに使えます。文章化や整理の下ごしらえにAIを活用することで、担当者の手間も減らせるでしょう。

一方で、対応できるファイル形式やデータ量、計算の精度は、利用するツールによって異なります。AIならExcel業務をすべて自動化できるわけではありません。数値の正確さが求められる集計は、人による確認が欠かせません。

総務業務のどこをAIに任せ、どこを人に残すか

総務では「AIか人か」の二択ではなく、AIによる下ごしらえ・支援と、人による確認・判断を組み合わせることが重要です。同じ業務でも、AIに任せられる工程と、人が担う工程は分かれます。次の表は、代表的な総務業務ごとに、AI活用の考え方と人が担う部分を整理したものです。

表からも多くの総務業務は「AIが下ごしらえや支援を担い、人が確認・判断・現場作業を担う」という形に分かれます。業務そのものをAI向き・人向きと業務単位で二分できるものは、それほど多くありません。

特に、確認・承認・判断・責任は人が担うという前提です。AIは下書きや情報整理までを任せ、最終的にどう使うかは人が決めます。こうした線引きを社内で共有しておくと、AIの出力をそのまま使ってしまうリスクを抑えやすくなります。

AIだけでは効率化しにくい総務業務

総務には、現場作業・判断・調整が必要で、AIだけでは完結しない業務が多くあります。AIが直接支援しやすいのは、主にデスクワークの一部です。ここでは、AIだけでは対応しにくい代表的な業務を整理します。

オフィスでの物理的な作業

郵便物の仕分けや備品補充など、体を動かす作業はAIでは代われません。

郵便物・宅配便の受け取りと仕分け、備品の補充、来客対応、会議室の準備、設備の現地確認、オフィス管理などは、人が現場で動く必要があります。AIは、備品の在庫リストを整理したり、受け取り記録を一覧にしたりといった情報面の支援はできますが、物理的な作業そのものは担えません。

判断や社内調整が必要な業務

制度設計や部署間の調整、トラブル対応など、判断を伴う業務は人が担います。

社内制度の設計、例外対応、部署間の調整、トラブル対応、重要な契約・規程に関する判断、社内イベントの意思決定などは、人が状況を踏まえて決める業務です。AIに案を出させることはできますが、案を出すことと、組織として決定することは別です。AIが示した選択肢は、検討のたたき台として扱います。

個人情報・機密情報を扱う業務

従業員情報や契約情報など、機密性の高い情報の扱いは、人がルールを定める必要があります。

総務では、従業員情報、契約情報、社内文書、経営情報などを扱う場面があります。こうした情報を外部のAIサービスへ入力してよいかどうかは、各社の規程、契約、利用する製品のデータ取り扱い条件によって異なります。安易に入力せず、どの情報を入力してよいかを人が決め、利用ルールを定めておく必要があります。

総務にAIを導入する手順

総務へのAI導入は、業務の棚卸しから始め、範囲を絞って段階的に進めます。AI導入ありきで業務を選ぶと、かえって手間が増えることもあります。現状を整理したうえで、任せる工程を絞ることが大切です。

総務業務を棚卸しする

まず、時間がかかっている業務や繰り返している作業を洗い出します。

何に時間がかかっているか、同じ作業を繰り返していないか、文書作成が多いか、情報検索に時間がかかっているか、人の判断が必要か、現地作業が必要か、などが整理のポイントです。ここで、AIが支援できそうな工程と、人が担う工程を見分けます。

AIに任せる工程を絞る

最初から総務全体を対象にせず、影響範囲の限定された工程から始めます。

文書の下書き、要約、情報整理、FAQの回答案、マニュアルのたたき台など、人が確認しやすく、誤りが生じた場合の影響を限定しやすい業務です。いきなり全業務へ広げると、確認の負担が増えて手が回らなくなります。

利用ルールを決める

入力してよい情報と、人による確認が必要な業務を、あらかじめ決めておきます。

少なくとも、入力してよい情報、入力してはいけない情報、人による確認が必要な業務、使用できるAIサービス、出力結果の確認方法を明確にしておくことが必要です。特に個人情報や機密情報の扱いは、運用を始める前に線引きしておきます。

小さく試して確認する

試験運用で、作業時間や確認の手間がどう変わるかを見ます。

対象を絞って試し、作業時間、修正の発生、担当者の使いやすさ、人による確認工数などを確認します。AI導入が必ず工数削減につながるとは限りません。AIの出力を確認するのに時間がかかり、効果が小さい業務もあります。効果を見ながら、続ける工程と見送る工程を選ぶことがポイントです。

運用しながら見直す

使う範囲やルール、参照する資料は、運用しながら見直します。

実際に使ってみると、想定と違う工程で役立ったり、逆に手間が増えたりします。使う範囲やルール、参照させる資料を定期的に見直しましょう。AIのモデルやサービスの機能が変わることもあるため、導入時の設定をそのまま使い続ける前提にはしません。

総務でAIを使う際の注意点

AIを使うときは、出力の確認、情報の扱い、他ツールとの使い分けに注意が必要です。便利な一方で、任せきりにすると別の問題が起きます。押さえておきたい注意点を3つに分けて説明します。

AIの出力をそのまま採用しない

生成AIの出力には誤りが含まれることがあるため、重要な内容は根拠確認が必要です。

生成AIの回答には、事実と異なる内容、存在しない規程や制度、誤った日付、不正確な要約などが含まれることがあります。特に社内制度、契約、法令、料金、個人情報などに関わる内容は、根拠を人が確認してから使います。もっともらしく書かれていても、正しいとは限りません。

個人情報・機密情報の取り扱いを確認する

利用するAIサービスのデータの扱いを、現在の公式情報で確認します。

入力データの利用目的、学習への利用の有無、保存期間、管理方法、契約プランごとの差、管理者設定など事前に確認が必要です。「法人向けAIなら安全」「入力情報は学習されない」と、製品を特定せずに一般化はできません。導入するサービスの公式情報で、そのつど確認します。

AIと他のITツールを使い分ける

ルールが決まっている処理は、AIより他のツールが向く場合があります。

AIが常に最適とは限りません。ルールが完全に決まっている処理なら、ワークフロー、RPA、通常の業務システム、自動通知などのほうが安定して動く場合があります。たとえば「備品が一定数を下回ったら通知する」「申請内容に応じて承認ルートを変える」といった仕組みは、必ずしもAIではありません。何でもAI化するのではなく、業務に合う手段を選びます。

AI導入後も総務の実務は人に残る

AIは総務の一部工程を支援できますが、導入後も人が担う業務は残ります。物理的な作業、確認、判断、調整などは、引き続き人の役割です。AIで文書作成やデータ整理を効率化しても、総務全体の人手不足がそれだけで解消するとは限りません。

総務の定型業務そのものを外部に切り出す方法もあります。社内でAIを使いつつ、人が担う実務の一部を外部へ任せる組み合わせも選択肢になります。

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Remobaアシスタントという選択肢

AIで総務業務の一部を効率化しても、人が担う実務は残ります。社内だけで対応しきれない場合は、外部へ任せられる業務を切り出す方法があります。その選択肢の一つが、人によるリモートアシスタントサービスのRemobaアシスタントです。

RemobaアシスタントはAIサービスではなく、オンラインのアシスタントチームが業務を代行するサービスです。公式ページでは、スケジュール調整やメール対応、議事録の文字起こし、資料作成、マニュアル作成、データ入力・整理、備品の購入依頼などの業務例が紹介されています。普段使っているSlack、メール、Chatwork、Teamsなどのツールでやり取りできます。

社内でAIを使って下書きや情報整理を効率化しつつ、人が担う定型業務を外部に任せたい場合に、こうしたアシスタントサービスを組み合わせられます。

まとめ

• 総務では「調べる・まとめる・書く・整理する」など、一部の工程からAIを活用するのが現実的です。
• 社内問い合わせの回答案、文書の下書き、議事録や資料のたたき台づくりなどにAIを使えます。
• AIか人かの二択ではなく、AIの下ごしらえ・支援と、人の確認・判断を組み合わせます。
• 郵便物の仕分けや来客対応など、現場作業や判断が必要な業務はAIだけでは完結しません。
• 導入は業務の棚卸しから始め、範囲を絞って試し、利用ルールを決めてから広げます。
• AI導入後も人が担う実務は残るため、外部への切り出しも選択肢になります。