総勘定元帳とは？書き方や読み方、重要性、実務上の取り扱いを解説

総勘定元帳とは？

総勘定元帳とは、会社法によって作成が義務付けられている会計帳簿の一つで、勘定科目ごとにすべての取引が記録されている帳簿です。会計帳簿には「主要簿」と「補助簿」があり、総勘定元帳は、主要簿にあたります。

主要簿は、発生した取引のすべてを記録する帳簿です。日付順に記録する「仕訳帳（仕訳日記帳）」（以下、すべて仕訳帳）、勘定科目ごとに記録する「総勘定元帳」の二種類があります。複式簿記においてはどちらも必ず作成しなければいけません。

補助簿は、主要簿を保管する役割を担う帳簿です。補助簿は、会社法によって作成が義務付けられてはいませんが、会社の経営状況をより正確に把握することができるので、会社経営には欠かせない帳簿になります。

主要簿（すべての取引を記録する帳簿）	補助簿（主要簿を補完するための帳簿）
・仕訳帳（仕訳日記帳） ・総勘定元帳	・現金出納帳 ・預金出納帳 ・固定資産台帳 ・売掛金元帳 ・買掛金元帳 ・経費帳　など

仕訳帳と総勘定元帳との関係

総勘定元帳は、同じ主要簿である仕訳帳と密接な関係にあります。仕訳帳は、日付順に取引を記録した帳簿です。総勘定元帳は、仕訳帳から各勘定科目ごとに書き写して作成します。これを「転記」といいます。

【例：仕訳日記帳の普通預金を、総勘定元帳の普通預金に転記したケース】

総勘定元帳は、勘定科目一覧にあるすべての勘定科目ごとにページを設けて記入します。それぞれのページを見れば、その勘定科目の増減と残高がわかるようになっています。

総勘定元帳の項目7種類

総勘定元帳の形式には、「標準式」と「残高式」がありますが、「標準式」には残高欄がありません。実務では、いつでも残高を確認することができる「残高式」が主流です。

残高式は、以下の項目から成り立っています。

① 日付欄

② 摘要

③ 仕丁

④ 借方

⑤ 貸方

⑥ 借または貸

⑦ 残高

①日付欄

取引の日時を記入します。

②摘要欄

仕訳の相手勘定科目を記入します。相手勘定科目が2つ以上あるときは「諸口」と記入します。

③仕丁欄

リンクする仕訳帳のページ数を記入します。

④借方欄

借方に発生した金額を記入します。

⑤貸方欄

貸方に発生した金額を記入します。

⑥借または貸

残高が借方残のときは借、貸方残のときは貸と記入します。

⑦残高

残高を記入します。

総勘定元帳はなぜ必要？

法律で定められている

総勘定元帳は法人税法にて、会社が備えるべき帳簿書類であると明確に規定されています。

法人税法施行規則の第54条
「青色申告法人は、すべての取引を借方および貸方に仕訳する帳簿（次条において「仕訳帳」と言う）、すべての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿（次条において「総勘定元帳」という。）そのほか必要な帳簿を備え、別表二十一に定めるところにより、取引に関する事項を記載しなければならない。」

便宜的に作成しているのではなく、法律できちんと作成が義務付けられています。

仕訳帳よりも個別取引を把握しやすい

事業を経営するうえで、財務状況を確認する必要は常に発生します。例えば、「会社の財務状態を把握するために、現時点での現預金や借入金の残高を確認したい。」といった場合です。情報が早急に必要になるケースは多々あります。

このような場合、仕訳帳は日付順に記録されているだけですので、勘定科目ごとの個別の残高情報を取り出すには時間がかかります。総勘定元帳であれば、「現預金」「借入金」という対象科目の帳簿を確認することで、すぐに残高情報が取り出せます。

また、「仮払金や預り金など、一次的に使用する勘定科目の取引は、個別に把握しておきたい。」など、早急な対応が必要ではないものの後日かならず精算処理が発生する取引は、忘れずに管理しておく必要があります。そういった場合も、総勘定元帳には、「仮払金」「預り金」のページにて残高状況を把握できるため、忘れることがなく、管理がしやすくなります。

外部への提出が必要になる

総勘定元帳は、基本的には社内で利用する資料ですが、税務調査が入ったときに提示を求められたり、銀行融資の際に提出を求められるケースがあります。

税務調査が入ったとき

税務調査では総勘定元帳の提出が求められ、過去3年間ほどの帳簿をチェックされます。チェックされるポイントは、以下の2つです。

・総勘定元帳記載事項の整合性
・総勘定元帳記載事項の網羅性

このような観点から、調査官は総勘定元帳を次々に調べます。そういう意味でも日頃から帳簿はきちんと管理しておく必要があります。

銀行融資の際に提出を求められる

銀行融資の際、総勘定元帳が求められることがあります。決算書だけでは、内容が不明なため、詳細な内容を確認するために総勘定元帳を求められます。

例えば、「長期未払金」「短期借入金」などがある場合です。これらは、仮に融資を行った後、事業資金ではなく返金等に充てられるのでは、という融資後の資金使途に疑いをかけられている可能性があります。また、「貸付金」や「立替金」「前払費用」「繰延資産」などを求められた場合は、資産の換金性について確認しようとしているケースが考えられます。このように特定の科目について総勘定元帳を要求される可能性が高いです。

このように「総勘定元帳」は事業を経営していく上で、欠かせない重要な書類です。

総勘定元帳の書き方・実務上の取り扱い

簿記の流れは、仕訳に始まり、仕訳帳から総勘定元帳への転記、試算表の作成、決算書の作成という流れで進んでいきます。

総勘定元帳への転記を行うことで、次の工程である試算表の作成が容易になり、貸借対照表や損益計算書も能率的に行えるようになります。

現在は会計ソフトにより、仕訳を登録すれば簿記の知識がなくても総勘定元帳は自動で作れます。しかし、重要なのは作成された総勘定元帳をどう利用するかです。そのためにも、簿記の基礎知識が無くては、総勘定元帳を使いこなすことできません。総勘定元帳をうまく活用するためにも、きちんと会計ルール学んで知識を深めていきましょう。

都度発生・仕訳帳から総勘定元帳への転記

取引が発生したら、その都度仕訳帳に記録されます。次に、その仕訳を総勘定元帳に転記します。

【取引例：4/1に商品50万円を掛けで仕入れた。】

仕訳帳は以下になります。

　　　

総勘定元帳への転記は以下になります。

仕訳帳で借方に記入された勘定科目は、総勘定元帳の借方欄に記入し、貸方に記入された勘定科目は、総勘定元帳の貸方欄に記入します。難しく考えず、仕訳帳の記入をそのまま総勘定元帳の勘定に書き移すと覚えておきましょう。

相手勘定科目が複数ある場合

相手勘定が複数ある場合は、「諸口」を使って記入します。

【取引例：4/1に商品50万円を、掛け20万円と支払手形30万円で仕入れた。】

仕訳帳は以下になります。

総勘定元帳への転記は以下になります。

仕入勘定の相手科目は、「買掛金」と「支払手形」と複数あるため、②摘要には「諸口」と記入します。

記入する順番

同日に複数の同一勘定科目の取引が発生した場合、総勘定元帳に転記していく順番は特に定められていませんが、記入する順番によっては勘定残高がマイナスになる可能性もあります。

【例：4/3小口現金が不足しそうだったので、普通預金から5万円引き出し、3万円分の経費を購入した。】

この場合、以下のように減少側からかいてしまうと、残高がマイナスになります。

※残高がマイナスになっているので、借または貸欄が「貸」になります。

このように残高が通常生じる側とは反対側に生じるような場合もありますので、同一日付で同一勘定取引が複数ある場合は、最初に増加額から記入した方が良いでしょう。

月1回・試算表で帳簿の整合性チェック

総勘定元帳は、月初から月末までの1カ月間で区切り、定期的に記入ミスがないかチェックします。具体的には、1カ月間の借方と貸方の合計を出す作業です。このことを「帳簿を締め切る」といいます。記帳に問題がなければ、借方と貸方の総合計金額が一致します。帳簿づけのチェックは、試算表で行います。

試算表とは、総勘定元帳のすべての勘定科目について、それぞれに集計して表にまとめたものです。試算表には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3種類があります。

①合計試算表

総勘定元帳の各勘定科目ごとに借方合計額と貸方合計額を集めた表です。

【例：勘定科目「普通預金」の借方合計額と貸方合計額をそれぞれ計算し、合計試算表の「普通預金」の欄に、それぞれ記入します。】

合計試算表の借方欄の総合計と貸方欄の総合計とは一致します。

②残高試算表

総勘定元帳の各勘定口座の残高を集めた表です。

残高試算表の借方欄の総合計と貸方欄の総合計とは一致します。

残高試算表は、勘定科目の表示順が、上から資産勘定→負債勘定→純資産勘定→収益勘定→費用勘定の順番で表示されます。資産勘定と費用勘定は借方科目のため、残高が借方側に発生し、負債勘定と純資産勘定と収益勘定は貸方科目のため、残高は貸方側に発生するのが一般的です。

また、収益勘定と費用勘定からは会社の経営状況が、資産勘定、負債勘定、純資産勘定からは、会社の財政状態を知ることができます。

③合計残高試算表

①の合計試算表と②の残高試算表を合体させた表です。この表から合計試算表、残高試算表の情報がどちらもわかるため、とても便利な表です。

合計残高試算表の借方欄の総合計と貸方欄の総合計とは一致します。

合計残高試算表が完成した後は、精算表の作成に移り、最終的な損益計算書、貸借対照表ができあがります。

試算表は、貸借一致の原則により、必ず借方合計額と貸方合計額が一致します。現在は、会計ソフトにより自動作成されます。総勘定元帳の作成の前工程の仕訳登録の際に貸借が一致しなければエラーが表示されるため、試算表作成時に貸借の一致を確認することは実務上はありません。

総勘定元帳の保存期間

総勘定元帳の保存期間は、原則7年間になります。国税庁の引用を見てみましょう。

法人は、帳簿(注)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類（注）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。

(注1) 「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度又は青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は９年間）となります。

参考）国税庁HP

まとめ

以上、総勘定元帳について、その重要性と、実務上の取り扱いについて解説しました。

一般的な会計ソフトを導入していれば、簿記の知識がなくても仕訳を登録すれば、総勘定元帳は自動で作れます。しかし、簿記の基礎知識を知っていて使うのと、知らないで使うのとでは、作業効率に大きな差が生じるでしょう。会計ルール学んで知識を深め総勘定元帳をうまく活用していきましょう。