障がい者グループホーム29施設の勤怠管理をアウトソーシングし、月初業務をほぼゼロに

この記事のポイント

• 29施設・250名規模の勤怠管理をまるごと外部化
• 既存ツール（KING OF TIME等）をそのまま活用し、運用を変えずに導入
• 夜勤・変形労働など福祉業界特有の勤怠管理と給与計算に対応
• 外部窓口化により、現場との確認・督促がスムーズに
• 月初の業務負荷をほぼゼロに削減し、現場管理者を本来業務へ

導入前の課題

施設が増えるほど、勤怠管理の複雑さは増していく

福祉・介護業界の多拠点展開において、バックオフィスのボトルネックになりやすいのが「勤怠管理」です。特に障がい者グループホームのような施設では、

• 夜勤・変形労働・割増賃金など、労基法上の判断が難しいケースが常態化
• 施設ごとに担当者が異なり、シフト表の回収・確認が属人化しやすい
• 施設が増えるたびに、事務負荷が比例以上に膨らむ

といった課題が積み重なり、本社バックオフィスの月初業務が限界に達するケースが少なくありません。

打刻・シフトスケジュールの確認負荷

「打刻を現場で確認してから本社に上げてくる仕組みになっているが、現場で本当に確認されているのかが見えない」という状態が続いており、さらに勤務スケジュールパターンが現場ごとに自由に作成された結果、確認作業の工程数が膨大になっていました。

月初への業務集中

シフト締め・勤怠確認・給与計算が月初に集中する構造により、担当者が月初に身動きが取れない状態になっていました。当時の体制は「正社員2名＋パート1名」という少数精鋭で、250名近い規模を内製で対応していました。

福祉業界ならではの勤怠管理の難しさ

障がい者グループホームでは、コロナやインフルエンザなどで大量欠員が出た際、1人のスタッフが連続して長時間勤務せざるを得ないケースが発生します。管理部として是正に動きながらも、現場としては「人がいないから仕方ない」という状況のなか、夜勤割増の扱いや打刻の付け方について、担当者と施設間で個別に対応・調整していました。

スタッフ数が100名を超えたあたりから「内製では難しい」と判断し、外部委託の検討を始めました。

Remoba労務を選んだ理由

「会社によっては、自社のシステムに全部切り替えないと対応できないというところが多かったんです。リモバさんは今のうちのやり方をあまり変えないで引き受けていただけるというところが、完全な決め手でした。」

複数のBPO事業者を比較検討した中で、最大の決め手となったのは「現状のオペレーションをそのまま引き受けてくれること」です。

委託先の切り替え自体が大きな負荷になる中で、現在利用しているKING OF TIME・Google Chat・Google Driveをそのまま活用できる点、

また、ツール面だけでなく、「まず現状を引き受けた上で、より良い運用を提案してくれる」という進め方も、選定の後押しになりました。

導入後の効果

1. 月初業務がほぼゼロに

「内製していた時の担当者として言うと、大幅削減というか、ほぼ全部お願いしているので今は業務負荷が全くないです。数値にするとほぼ100%に近いくらい、やってないですね。」

Remoba導入後、業務負荷がほぼなくなり、負荷軽減という点では大きなインパクトがありました。

2. 現場との心理的摩擦が解消

内製時には社内の人間が確認・督促を行うため、施設長との間に心理的な摩擦が生じていました。外部のRemobaが窓口になることで、施設長が率直にやりとりしやすくなり、確認・督促がスムーズに進むようになりました。

3. 専門家視点からの改善提案

「専門家の方から見ると、こうした方がいいよという意見が聞けるのはとってもメリットだなと思っています。」

単なる作業代行ではなく、専門家視点からの改善提案もご評価いただいています。

Remobaの工夫・こだわり — 29施設の勤怠管理を「仕組みとして回す」ために

Remobaでは、単なる作業代行ではなく、施設の勤怠管理が「仕組みとして回る状態」を前提として運用設計を行いました。その中核となっているのが、月次サイクルに基づく3つの取り組みです。

1. シフト表回収の標準化と受領管理

なぜこの運用か： 毎月決まった順序で回るようにすることで、施設ごとの対応漏れや確認遅れを防止します。

毎月末（27〜29日頃）の平日に、施設担当者一覧をもとに各施設へシフト表提出依頼メールを一斉配信します。提出期限は翌月1日と明示し、施設ごとに担当者を紐づけた管理体制を取ることで、各施設の回収状況をRemobaが一元把握できる仕組みを構築しています。

シフト表を受領したら速やかに確認返信を行い、不明点があれば施設担当者へ個別にエスカレーションする体制を整えています。「受け取りました」という一言の返信も、現場との信頼関係を築く大切なコミュニケーション。人が関わるやりとりだからこそ丁寧に——Remobaが大事にしている姿勢です。

2. KING OF TIME連携による勤怠エラーの自動検出

なぜこの運用か： 本社担当者が個別に追いかけなくても、Remobaが施設ごとの進捗とエラーを管理。給与計算前に修正できる体制をつくります。

KING OF TIME（KOT）から勤怠データをCSV出力し、Remobaが独自に設計した「勤怠エラーチェックシート」へ転記することで、主な勤怠チェック項目を自動抽出します。

主な勤怠チェック項目：

• 打刻がない（出勤・退勤の記録なし）
• 遅刻・早退
• 出勤がスケジュールより早い／退勤がスケジュールより遅い（15分単位で時給が発生するため、給与差異に直結）
• 有休取得日にスケジュールが未登録
• 出勤先が所属施設と異なる（複数施設を跨ぐスタッフの誤登録検出）
• 夜勤専用の勤務パターン以外で登録されている

特に夜勤チェックは自動抽出だけでは補足しきれないケース（夜勤の文言なしで夜→朝をまたいでいるシフト）があるため、「スケジュールと打刻の比較用」シートでフィルタリングを行い、目視確認も組み合わせています。エラーが確認された場合は、スクリーンショットを添えて施設担当者に個別通知します。

3. シフトフォーマットの標準化と運用改善提案

なぜこの運用か： 夜勤・変形労働でミスが出やすい箇所を重点的にチェックし、給与計算前に修正できる状態をつくります。

導入当初、施設ごとにシフト表のフォーマットが異なり、勤務パターンが自由に作成されていたことが、チェック工数を増大させる根本原因でした。Remobaでは現状の業務フローを変えずに引き受けた上で、並行して運用改善の提案を進めています。

具体的には、各施設が手入力で作成していたシフト表を、統一フォーマットのGoogleスプレッドシートに移行するプロジェクトを進行中です。夜勤シフトを選択すると時間が自動入力される仕組みや、KOTへのスケジュール一括インポート機能を組み込むことで、「現場が入力すればRemobaがそのままKOTに流し込める」状態を目指しています。

また、現場担当者が無意識に行っていた「補足メモの記入」など、実は不要だった作業を整理することで、現場スタッフの手間を削減する設計を心がけています。

「やらなくてもいい作業は、そもそもできない仕組みにする」

この考え方が、標準化の根底にあります。

今後の展望

「拠点が増えると、1〜2拠点だけの時とやり方を大きく変える必要があると実体験で感じています。増やす増やさないはあるとしても、最初から増えた時のことを想定して設計した方がいい。」

スターホーム株式会社では今後、就労支援・訪問看護ステーションなど障害福祉領域での事業拡大を進めていく計画です。Remobaではその成長にあわせ、多拠点設計を見据えた労務体制の支援を行っていきます。

この事例が参考になる企業

• 多拠点・多施設を運営している
• 夜勤や変形労働を含む勤怠管理がある
• 既存ツールを活かしたまま運用改善したい
• 月初に勤怠確認業務が集中している

まとめ

スターホーム株式会社では、29施設・250名規模の勤怠管理をRemobaとともに外部化。既存ツールをそのまま活用しながら、月初の業務負荷をほぼゼロに削減し、現場管理者が本来業務に集中できる体制を実現しました。

拠点が増えるほど複雑化する勤怠管理にお悩みの企業様は、ぜひ解決策としてご検討ください。

Remoba労務