初めて従業員を雇うときの手続き完全ガイド｜提出先・期限つきチェックリスト

初めて従業員を雇うときは、雇用契約を結ぶだけでは終わりません。労災保険、雇用保険、社会保険、税務関係の準備など、会社側で行う手続きが発生します。

特に注意したいのは、提出先と期限がそろっていないことです。労働基準監督署に出すもの、ハローワークに出すもの、年金事務所に出すものがあり、期限も「5日以内」「10日以内」「翌月10日まで」などに分かれます。

手続きが遅れると、社会保険の資格情報の反映が遅れたり、保険料をさかのぼって納付することになったりする場合があります。一方で、提出先と期限を先に押さえておけば、初めてでも手続きの順番は整理しやすくなります。

この記事では、初めて従業員を雇う会社向けに、必要な手続きを提出先・期限つきで整理します。会社設立後に初めて人を採用する経営者や、1人目のバックオフィス担当者が、何から進めればよいか確認できる内容です。

まず全体像：手続きチェックリスト（提出先・期限つき）

初めて従業員を雇うときの手続きは、大きく「雇用契約・帳簿」「労働保険」「社会保険」「税務」の4種類に分かれます。

まずは、どの手続きが必要になるのかを一覧で確認しましょう。初回だけ必要なもの、従業員を雇うたびに必要なもの、会社の状況によって必要になるものが混ざっているため、「対象」もあわせて整理しています。

※労災保険と雇用保険をあわせて「労働保険」と呼びます。

※初めて労働者を雇い入れた日が、通常は労働保険の保険関係成立日になります。

※すでに代表者のみで社会保険の新規適用手続きが済んでいる法人では、従業員を雇う際にあらためて新規適用届を出す必要はありません。その場合は、従業員分の被保険者資格取得届を提出します。

以下、実際に進める順番に沿って解説します。

STEP1：雇用契約と法定三帳簿の準備

役所への届出を始める前に、まずは雇用条件と社内管理の土台を整えます。ここで決めた労働時間や賃金は、後の雇用保険・社会保険の加入判定にも関わります。

労働条件通知書・雇用契約書を作成する

従業員を雇うときは、賃金、労働時間、休日、契約期間、就業場所、業務内容などの労働条件を明示する必要があります。これは労働条件通知書として交付します。

実務上は、労働条件通知書に加えて、会社と従業員が合意した内容を残すために雇用契約書を作成することが一般的です。

特に初めて従業員を雇う場合は、次の項目をあいまいにしないことが重要です。

• 所定労働時間
• 所定労働日数
• 賃金額
• 残業の有無
• 契約期間
• 試用期間
• 就業場所
• 業務内容
• 休日・休暇
• 退職に関する事項

ここで決めた所定労働時間や所定労働日数は、雇用保険や社会保険の加入対象になるかどうかの判断にも使います。

法定三帳簿を整備する

従業員を雇ったら、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿を整備します。この3つは「法定三帳簿」と呼ばれ、労働基準法上、作成・保管が必要です。

「いつまでに作る」という形で期限が明示されているわけではありませんが、従業員を雇い入れた時点で記載すべき情報が発生します。最初の従業員から、勤怠・給与・人事情報を記録できる状態にしておきましょう。

STEP2：労働保険（労災保険・雇用保険）の手続き

従業員を1人でも雇うと、原則として労働保険の手続きが必要になります。労働保険は、労災保険と雇用保険をあわせたものです。

初めて従業員を雇う場合は、先に労働基準監督署で労災保険関係の手続きを行い、その後にハローワークで雇用保険の手続きを行う流れになります。

労災保険：保険関係成立届を提出する

労災保険は、仕事中や通勤中のけが・病気に備える保険です。従業員ごとに加入するのではなく、事業所単位で保険関係を成立させます。

従業員を1人でも雇えば、雇用形態にかかわらず、原則として労災保険の対象になります。正社員だけでなく、パート・アルバイトでも対象です。

初めて従業員を雇った場合は、保険関係が成立した日の翌日から10日以内に「保険関係成立届」を労働基準監督署へ提出します。

労働保険 概算保険料申告書を提出・納付する

労働保険料は、その年度に従業員へ支払う見込みの賃金総額をもとに、概算で申告・納付します。

初めて労働保険の対象になった場合は、「労働保険 概算保険料申告書」を作成し、保険関係が成立した日の翌日から50日以内に提出・納付します。保険関係成立届と同時に提出することもできます。

雇用保険：適用事業所設置届を提出する

労災保険の手続き後、ハローワークで雇用保険の手続きを行います。

まず、会社として雇用保険の適用事業所になるために「雇用保険適用事業所設置届」を提出します。期限は、設置日の翌日から10日以内です。

雇用保険：従業員ごとに資格取得届を提出する

雇用保険の加入対象になる従業員を雇った場合は、従業員ごとに「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。

期限は、雇用した月の翌月10日までです。

雇用保険の主な加入対象は、次の要件を満たす従業員です。

• 週の所定労働時間が20時間以上
• 31日以上継続して雇用される見込みがある

雇用形態は問いません。パート・アルバイトでも、要件を満たせば雇用保険の加入対象になります。

STEP3：社会保険（健康保険・厚生年金保険）の手続き

社会保険とは、健康保険と厚生年金保険を指します。

法人の場合、代表者1人だけの会社であっても、原則として社会保険の強制適用事業所になります。そのため、すでに代表者だけで社会保険に加入している法人では、初めて従業員を雇うタイミングで新規適用届を出すのではなく、従業員分の被保険者資格取得届を提出することになります。

一方、まだ会社として社会保険の新規適用手続きが済んでいない場合は、新規適用届も必要です。

新規適用届を提出する

会社として初めて社会保険に加入する場合は、「新規適用届」を年金事務所へ提出します。期限は、適用事業所に該当してから5日以内です。

法人の場合は、添付書類として履歴事項全部証明書などが必要になります。履歴事項全部証明書は、原則として提出日から90日以内に発行されたものを用意します。

すでに社会保険の適用事業所になっている法人では、この手続きは不要です。

被保険者資格取得届を提出する

従業員が社会保険の加入対象になる場合は、従業員ごとに「被保険者資格取得届」を提出します。提出期限は、資格取得の事実が発生した日から5日以内です。通常は入社日が起点になります。

この5日以内という期限は、初めての雇用手続きの中でも特に短いため、入社前から準備しておくと安心です。

手続きには、基礎年金番号またはマイナンバーなどの情報が必要になります。

社会保険の加入対象者

正社員は、原則として社会保険の加入対象です。

パート・アルバイトなどの短時間労働者については、まず所定労働時間・所定労働日数が正社員の4分の3以上かどうかで判断します。4分の3以上であれば、原則として社会保険の加入対象になります。

4分の3に満たない場合でも、一定規模以上の企業では、次のような要件を満たすと社会保険の加入対象になります。

• 週の所定労働時間が20時間以上
• 所定内賃金が月額8.8万円以上
• 2か月を超える雇用見込みがある
• 学生ではない
• 勤務先が一定規模以上の適用事業所である

短時間労働者の社会保険の適用範囲は、今後さらに広がる予定です。パート・アルバイトを雇う場合は、入社時点の最新要件を確認しましょう。

【2026年以降】社会保険の適用拡大に注意

2025年の年金制度改正により、短時間労働者の社会保険の適用範囲は段階的に拡大されます。

いわゆる「106万円の壁」にあたる賃金要件は、最低賃金の状況を踏まえ、法律の公布から3年以内に撤廃される予定です。また、企業規模要件も2027年10月以降、段階的に縮小され、最終的には撤廃される予定です。

そのため、今後は「パートだから社会保険に入らない」「アルバイトだから対象外」と単純に判断しにくくなります。短時間勤務の従業員を雇う場合は、雇用時点の最新情報を確認してください。

健康保険証の新規発行終了にも注意

2024年12月2日以降、従来の健康保険証は新たに発行されない取り扱いになっています。現在は、マイナ保険証による資格確認が基本です。

マイナ保険証を利用できない従業員には、資格確認書が交付される場合があります。

社会保険の資格取得手続きが遅れると、資格情報の反映や資格確認書の交付に時間がかかることがあります。入社直後に医療機関を受診する予定がある従業員がいる場合は、特に早めに手続きを進めておくと安心です。

STEP4：税務の手続き（所得税・住民税）

従業員に給与を支払う会社には、所得税や住民税を給与から控除し、会社が納付する役割があります。

労働保険や社会保険のように「加入手続き」という形ではありませんが、給与計算を始める前に必要な書類を回収し、納付方法を確認しておく必要があります。

所得税：源泉徴収の準備をする

会社が従業員に給与を支払う場合、毎月の給与から所得税を天引きし、会社が税務署へ納付します。これを源泉徴収といいます。

正しい税額で源泉徴収するため、入社時に従業員から「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらいます。この書類は、原則として会社で回収・保管します。

あわせて、給与計算に必要な次の情報も回収しておきます。

• 氏名・住所・生年月日
• マイナンバー
• 扶養親族の情報
• 給与振込口座
• 前職の源泉徴収票
• 通勤手当の情報

中途入社の場合は、年末調整に必要になるため、前職の源泉徴収票も忘れずに回収しましょう。

給与支払事務所等の開設届出書を確認する

会社として初めて給与を支払う場合、税務署へ「給与支払事務所等の開設届出書」を提出する必要があります。期限は、給与支払事務所等を開設した日から1か月以内です。

ただし、法人設立時にすでに提出している場合は、あらためて提出する必要はありません。

初めて従業員を雇うタイミングでは、会社設立時の税務届出が済んでいるかも確認しておきましょう。

住民税：特別徴収の手続きを確認する

住民税は、会社が給与から天引きして、従業員の居住する市区町村へ納める「特別徴収」が原則です。

前職で住民税を特別徴収されていた従業員が、転職後も特別徴収を継続する場合は、前職から「給与所得者異動届出書」を発行してもらい、市区町村へ提出します。

一方、新卒者や、前年に所得がなかった従業員は、入社時点で住民税が発生していないことがあります。住民税は前年の所得に対して翌年6月から課税されるためです。

住民税の手続きは自治体によって様式や運用が異なる場合があるため、従業員の居住する市区町村の案内を確認しましょう。

関連記事：給与計算の手順をわかりやすく解説！計算の注意点やよくあるミスとは？

手続きが遅れるとどうなる？

各手続きには期限があります。数日程度の遅れで直ちに大きな問題にならない場合もありますが、放置してよいわけではありません。

手続きが遅れても、加入義務そのものがなくなるわけではないためです。後から本来の加入日までさかのぼって手続きすることになり、その期間分の保険料をまとめて納付するケースがあります。

特に注意したいのは、次のようなリスクです。

保険料をさかのぼって納付することがある

労働保険や社会保険は、手続きが遅れたからといって、その期間の保険料が免除されるわけではありません。

本来加入すべき日までさかのぼって手続きすることになれば、その期間分の保険料をまとめて納付する必要があります。従業員数が増えてから発覚すると、会社の資金繰りに影響することもあります。

従業員の資格情報の反映が遅れる

社会保険の資格取得手続きが遅れると、従業員の資格情報の反映や資格確認書の交付に時間がかかることがあります。

入社直後に従業員やその家族が医療機関を受診する場合、資格確認に手間がかかることがあり、従業員に不安を与えてしまう可能性があります。

行政から確認や指導を受けることがある

手続きの遅れが長期化すると、遅延理由の確認を求められたり、行政指導の対象になったりすることがあります。

初めての雇用では慣れていない部分もありますが、期限内に対応できるよう、入社日が決まった時点で必要書類を確認しておくことが重要です。

業務委託と雇用の違いに注意

スタートアップや小規模企業では、創業初期に業務委託契約で人に手伝ってもらうケースも多くあります。

ただし、契約書の名目が「業務委託」でも、実態として会社の指揮命令のもとで働いている場合は、雇用と判断されることがあります。

たとえば、次のような働き方になっている場合は注意が必要です。

• 会社が勤務時間や勤務場所を細かく指定している
• 業務の進め方について具体的な指揮命令をしている
• 本人に代わって別の人が業務を行うことができない
• 報酬が成果物ではなく労働時間に応じて支払われている
• 会社の従業員とほぼ同じ働き方をしている

雇用と判断される場合、労働保険・社会保険・雇用保険の対象になる可能性があります。契約形態は、契約書のタイトルだけではなく、実際の働き方で判断される点を押さえておきましょう。

手続きに不安がある場合の選択肢

初めての雇用手続きは、提出先が複数に分かれ、期限も短いため、入社日が迫っていると対応が慌ただしくなります。

特に、社会保険の資格取得届は事実発生から5日以内、労働保険の保険関係成立届は10日以内です。採用が決まってから書類を集め始めると、期限に余裕がないケースもあります。

手続き漏れや期限超過を避けたい場合は、次のような選択肢があります。

社労士にスポットで依頼する

社会保険・労働保険の手続き代行は、社会保険労務士の専門領域です。

初めて従業員を雇うタイミングだけ、スポットで社労士に依頼することもできます。最初の手続きを専門家に任せ、その後の勤怠管理や給与計算は自社で行うという方法もあります。

労務アウトソーシングにまとめて委託する

入社手続きだけでなく、勤怠管理、給与計算、社会保険料の控除、住民税の特別徴収、入退社時の手続きまで継続的に発生する場合は、労務アウトソーシングを活用する方法もあります。

特に、これから継続的に人を採用していく会社では、最初の1人の段階で「誰が労務を回すのか」を決めておくことが重要です。

労務は、従業員が増えてから急に整えようとすると、勤怠ルール、給与計算、入退社手続き、社会保険料の管理が後追いになりやすい領域です。初回の手続きだけでなく、その後の運用まで見据えて体制を作ると、増員時の負担を抑えやすくなります。

関連記事：労務アウトソーシングとは

関連記事：スタートアップの労務はいつから・何をやる？）

よくある質問（FAQ）

Q. アルバイトを1人雇うだけでも手続きは必要ですか？

必要です。

労災保険は、従業員が1人でもいれば、雇用形態を問わず原則として対象になります。

雇用保険は、週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上継続して雇用される見込みがある場合に加入対象になります。

社会保険は、労働時間や労働日数、勤務先の規模などによって加入判定します。アルバイトでも、要件を満たせば加入手続きが必要です。

Q. 手続きの期限で最も短いものはどれですか？

社会保険の被保険者資格取得届です。提出期限は、資格取得の事実が発生した日から5日以内です。通常は入社日が起点になります。

入社後に慌てないよう、基礎年金番号またはマイナンバー、扶養情報、住所、給与条件などは入社前から確認しておくと安心です。

Q. 役員だけの会社から初めて従業員を雇います。何が新しく必要になりますか？

法人は、代表者1人だけでも原則として社会保険の適用事業所になります。

すでに代表者のみで社会保険に加入している場合、従業員を雇う際に必要になるのは、主に従業員分の被保険者資格取得届です。

一方、従業員を初めて雇うことで、労働保険の手続きが新たに発生します。代表的なものは、労災保険の保険関係成立届、労働保険の概算保険料申告書、雇用保険適用事業所設置届、雇用保険被保険者資格取得届です。

Q. 業務委託なら、労働保険や社会保険の手続きは不要ですか？

業務委託であれば、通常は労働保険や雇用保険の加入手続きは不要です。

ただし、契約書の名目が業務委託でも、実態として会社の指揮命令を受けて働いている場合は、雇用と判断されることがあります。勤務時間・勤務場所の指定、業務の進め方への指示、報酬の決まり方など、実際の働き方をもとに判断されます。

判断に迷う場合は、契約前に専門家へ確認しておくと安心です。

Q. 自分で手続きするのと社労士に頼むのは、どちらがよいですか？

提出先と期限を把握できれば、事業主自身で対応することも可能です。

ただし、初めての手続きでは、書類の記入方法や加入判定で迷うことがあります。記入ミスや期限超過が従業員の給付・資格確認に影響するリスクを避けたい場合は、社労士へのスポット依頼や労務アウトソーシングの活用が選択肢になります。

まとめ

初めて従業員を雇うときの手続きは、次の流れで進めます。

1. 雇用契約・法定三帳簿を整える
2. 労働基準監督署で労災保険・労働保険料の手続きを行う
3. ハローワークで雇用保険の手続きを行う
4. 年金事務所で社会保険の手続きを行う
5. 所得税・住民税の給与関係書類を整える

提出先が分かれ、期限も最短で5日以内と短いため、入社日が決まったら早めに必要書類を確認しておくことが重要です。

また、初めての雇用手続きは、入社時だけで終わるものではありません。入社後も、勤怠管理、給与計算、社会保険料の控除、住民税の特別徴収、入退社時の手続きなどが継続して発生します。

Remoba労務では、入退社手続き・勤怠管理・給与計算などの労務業務を、業務フローの整理から実務運用までチーム体制で支援しています。

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