アルバイト・派遣から、チームに業務を任せる体制へ。ギャプライズ様のRemoba活用事例

株式会社ギャプライズ様は、Webサイトの改善（CRO）やABテストを軸に、各種ツールの提供とサイト運用支援を手がけるIT企業です。

多くのクライアントに対し、改善提案から運用支援までを一貫して提供する一方、その一件ごとにツール管理・請求処理・資料作成といった周辺業務も発生します。

導入前のお困りごと

ギャプライズ様の強みは、クライアントのサイト改善を成果へつなげる提案力と分析力にあります。一方で、支援するクライアントとツールが増えるほど、その中核を担うCXO部門のメンバーに、本来のコア業務とは別の周辺業務が積み上がっていきました。

請求処理や各種ツールへの入力、資料作成などの業務については、アルバイトや派遣スタッフへの依頼も含めて対応していました。

しかし、特定の担当者に業務を任せる形では、休みが発生した際に代わりの対応が必要になったり、退職時には新しい担当者への引き継ぎが発生したりします。その際、CXO部門のメンバーが業務を引き取ったり、新しい担当者への説明やフォローを行ったりする必要がありました。

また、月末の請求処理や週次のデータ更新、契約の解約・新規に伴う複数ツールへの反映など、一定のタイミングで継続して発生する業務も多くあります。担当者が変わるたびに手順を共有し直す必要があり、継続的に運用するうえで負担になっていました。

そこで、特定の個人に業務を任せるのではなく、業務そのものをチームに任せられる体制として、Remobaを導入いただきました。

Remobaの対応内容

Remobaは、ギャプライズ様の周辺業務を幅広く引き受け、次の4領域で運用しています。

経理・請求まわり

月末に集中する請求書の紐づけや、発注書・納品書の発行を対応しています。件数の増減や調査を伴うケースも含め、毎月継続して発生する処理をRemoba側で進めています。

ABテストツールの運用サポート

契約の解約・新規開始に合わせ、VWO・AB Tasty・Optimizelyのユーザーリストを更新しています。各ツールのUU消費量（消化率）の集計入力、特定クライアント向けのデータ週次更新、新規契約先へのフォローアップやベーシックサポート案内までを担っています。

加えて、各ツールの製品アップデート情報を週次で整理し、先方チャンネルへ共有しています。契約情報の変更が発生した際に、必要なツールや管理情報へ反映する一連の業務を継続して担当しています。

営業・提案支援

SpeedKitの提案資料作成やデータ入力、ABテスト関連資料の作成・更新、海外ツールに関わる翻訳やスライドのレイアウト調整、アポイント情報の集約など、提案活動に付随する業務を支援しています。

情報管理・プロジェクト運営

新規案件のドメインリスト更新、隔週のプロジェクト管理、定例の連絡・確認対応など、案件を進めるために必要な情報整備を継続的に行っています。

品質を支える運用の仕組み

Remobaでは、業務を特定の担当者だけが把握する状態にしないため、実際の運用を進めながら手順をマニュアル化しています。

ギャプライズ様の案件では、Notion上に案件ページ・業務マニュアル・棚卸表・ミス指摘のまとめを一元化しています。新しい業務を依頼いただいた際には、実際に対応しながら不明点を確認し、次回以降も同じ手順で進められるように内容を残していきます。

また、稼働は工数表で時間単位に記録し、どの業務にどれだけ時間がかかっているかを確認できるようにしています。Slackでは先方チャンネルと連携し、契約変更や新しい依頼が発生した際に、その内容を確認しながら対応しています。

こうしたマニュアルや管理情報をもとに、複数名のメンバーで業務を担当しています。

そのため、特定の担当者が休みの場合でも、チーム内で内容を確認しながら業務を引き継ぐことができます。

導入の成果

Remobaの導入により、ギャプライズ様は請求・ツール運用・提案支援にわたる周辺業務をまとめてRemobaへ移管しました。

アルバイトや派遣スタッフなど、特定の個人に業務を任せる形ではなく、マニュアルをもとにRemobaのチームで対応する形に変わっています。

そのため、担当者の休みや退職が発生するたびに、ギャプライズ様側で代わりの担当者を探したり、一から業務を引き継いだりする必要がない体制になっています。

また、月末の請求処理や週次のデータ更新など、継続して発生する業務もRemoba側で対応しています。

CXO部門のメンバーが周辺業務を自ら処理したり、担当者の欠員時にフォローへ入ったりする場面を減らし、改善提案や分析などの業務に時間を使いやすい体制を整えています。

今後の展望

現在も、ギャプライズ様から新たに発生する業務について相談を受けながら、対応範囲を調整しています。

既存業務については、実際の運用に合わせてマニュアルを更新しながら継続して対応します。新しい業務についても、手順や確認事項を整理したうえで順次引き継ぎ、CXO部門の周辺で発生する業務をチームで支援していきます。

まとめ

ギャプライズ様では、請求処理やツール運用、資料作成などの周辺業務をアルバイトや派遣スタッフに任せるなかで、休みや退職のたびにCXO部門でフォローや引き継ぎが発生することが課題となっていました。

Remoba導入後は、こうした業務を特定の個人ではなくチームで引き受け、手順をマニュアル化しながら継続して対応しています。

現在は、経理・請求まわり、ABテストツールの運用、営業・提案支援、情報管理・プロジェクト運営まで対応範囲が広がっています。

「人を一人採用して業務を任せる」のではなく、「必要な業務をチームに任せる」ことで、休みや退職の影響を受けにくい運用体制をつくっている事例です。