急成長するショート動画運用代行を支える、日次レポートの体制づくり

この事例のポイント

• 作業を切り出して渡すのではなく、複数の案件担当者からの依頼をマネージャーが直接受け、案件ごとに整理する
• 急速にクライアントが増えるなかでも、TikTok・YouTubeなど媒体別／クライアント別にカスタマイズしたレポートを毎日作成・更新
• 整理しきれていない依頼や、その都度変わる要望もそのまま任せられる
• 聞き取った要件はマニュアルと管理表に残すため、担当が交代しても同じ手順で更新が続く
• クライアント数が増えても、毎日のレポートを締め切りどおりに更新できる

導入前の課題

毎日締め切りがあり、媒体・ブランドごとに作業が分かれていた

広告レポートの更新には毎日締め切りがあり、ブランドや媒体ごとに作業が分かれていて煩雑でした。TikTok、YouTubeなど媒体によって見るべき指標もフォーマットも異なり、さらにクライアントごとに求められる形も違います。Adjustで計測したデータを確認し、クライアントごとのLooker Studioへ反映していく一連の流れを、案件の数だけ毎日繰り返す必要がありました。

支援するクライアントが増えるほど、この作業は積み上がっていきます。しかも案件ごとに仕様が異なるため、一度の自動化では対応が難しく、クライアントの急速な増加に合わせて高速でレポーティングの業務フローと仕組みの整備・マニュアル化を行っていく必要があります。

決まった作業だけでは終わらない

決まった作業だけでなく、「今回はこの形で出してほしい」「この媒体を追加で見たい」といった、その都度変わる非定型な依頼も日々発生します。

そのたびに社内で誰がどう動くかを整理する必要があり、特定の担当者に業務が集中していました。締め切りに追われながら、依頼の割り振りまで自分たちで抱えている状態でした。

作業を外に出すこと自体はできても、誰に何をどう頼むかを考える仕事は手元に残る。案件が増えるほど、その負担のほうが先に膨らんでいきました。

Remobaを選んだ理由

一番の決め手は、各案件担当者が個々の作業者に毎回お願いするのではなく、マネージャーが窓口として依頼を受け止め、社内のチームに振り分けてくれる体制だったことです。

特に、非定型な依頼に強い点が印象的でした。複数の案件担当者からそれぞれ届く依頼を担当マネージャーが整理し、適切な担当者に振り分けて進めてくれるため、私たちが細かい段取りを考えなくても業務が回る。その点に安心感がありました。

クライアントが増えるたびに新しい委託先を探して一から説明していては、案件の増え方に対応できません。依頼の窓口はマネージャー一人のままで、実際に作業する人数はRemoba側で調整してもらえる点も、選定の後押しになりました。

導入後の効果

1. 依頼の取りまとめ役を立てずに済むようになった

各案件の担当者がそれぞれチャットで依頼を出せば、あとはマネージャーが受け止めて案件ごとに整理してくれます。社内で依頼を一度集約してから渡す、という工程がなくなりました。整理しきれていない状態の依頼も、そのまま投げられるようになりました。

2. 締め切りのある更新が安定して回るようになった

時間指定のあるレポートを、締め切りどおり安定して更新できるようになりました。

3. 担当者が変わっても、説明を一からやり直す必要が減った

マネージャーが全体を把握し、必要な情報をRemoba内で引き継ぐため、担当が交代するたびにYaaha様が同じ説明を繰り返す負担が減りました。

Remobaの運用体制

Yaaha様の各案件担当者からの依頼は、担当マネージャーがまとめて受けています。案件ごとに内容を整理し、作業できる手順の形にしたうえで、Remoba内の担当者に渡します。Yaaha様の側で依頼を集約する人を立てたり、作業者ごとに指示を出して進捗を確認したりする必要はありません。

この形で毎日の更新を続けるために、Remobaではマニュアルと管理表を用意し、ワーカーへの教育に時間をかけています。

媒体別・クライアント別に手順をマニュアル化

レポートの内容や更新方法は、媒体やクライアントによって異なります。

Adjustのどのデータを確認するのか、Looker Studioのどこへ反映するのか、どの順番で作業するのか。こうした手順を担当者個人の記憶に頼ると、担当者が変わった際に、作業の抜け漏れや品質のばらつきが生じやすくなります。

そこでRemobaでは、媒体別・クライアント別の作業手順をマニュアルにまとめています。あわせて、各案件の進捗を確認できる管理表を用意し、どのレポートがどこまで進んでいるかを担当マネージャーが把握できるようにしています。

新しいクライアントや媒体が加わった場合も、担当マネージャーが必要な指標やレポート形式を確認し、マニュアルや管理表へ反映します。作業者が変わるたびにYaaha様が同じ説明を繰り返す必要はありません。

本番を任せる前に、ワーカーを育成

マニュアルを用意するだけでなく、実際に作業を担当するワーカーの教育も行っています。

新しく加わるワーカーに、最初から本番のレポート更新を任せることはありません。まずはマニュアルをもとに手順を学び、既存の担当者やマネージャーが内容を確認しながら、段階的に担当範囲を広げます。

毎日締め切りのある業務では、手順を十分に理解しないまま担当すると、更新の遅れやミスにつながります。本番を任せる前に教育と確認を行うことで、担当者が増えたり交代したりした場合でも、同じ手順で更新を続けられる体制を整えています。

マネージャーが進捗と変更依頼を管理

日々のレポート更新は、担当マネージャーが管理表を確認しながら進捗を追います。遅れや確認事項がある場合は、マネージャーが担当者と調整し、締め切りまでに対応できるよう進めます。

また、「今回はレポートの形式を変えたい」「新しい媒体の数値を追加したい」といった非定型な依頼も、まずは担当マネージャーが受け付けます。依頼の背景や必要な内容を整理してから担当者へ共有するため、Yaaha様が細かな作業手順まで決める必要はありません。

まとめ

株式会社Yaahaでは、TikTok・YouTubeなど、媒体別／クライアント別の広告レポート作成をRemobaへ委託しています。依頼内容の整理や担当者への割り振り、進捗確認まで担当マネージャーが担うことで、誰に何を頼むかをYaaha様が個別に管理する必要がなくなりました。

その結果、クライアント数や非定型な依頼が増えるなかでも、時間指定のあるレポートを締め切りどおり更新できる体制を整えています。

外注はしているのに管理の手間が減らないと感じられる企業様は、ぜひ解決策としてご検討ください。