シフト表に対応した勤怠管理システムとは？できること・メリット・選び方を解説

店舗や医療、介護、飲食などのシフト制の職場では、毎月のシフト表づくりが担当者の大きな負担になります。従業員の希望を集め、人員の過不足を調整し、Excelや手書きでシフト表を作成します。さらに勤務実績と打刻データを突き合わせなければなりません。シフト作成と勤怠管理を別々に行うと、同じ情報を何度も扱うことになります。

この負担を軽くする方法の一つが、シフト表の作成に対応した勤怠管理システムです。対応する製品では、シフトの希望収集から作成、共有、打刻、集計までを一つの仕組みでつなげられます。ただし、システムを入れれば調整が自動で終わるわけではなく、最終的な人員配置の判断や労務面の確認は人が担う領域です。

本記事では、シフト表に対応した勤怠管理システムでできることとメリット、選び方や注意点を実務の観点から整理します。あわせて、導入後も社内に残る確認業務についても取り上げます。

シフト表に対応した勤怠管理システムとは

シフト表に対応した勤怠管理システムとは、シフトの作成・共有と、打刻・集計を一つの仕組みで管理できるシステムです。

シフト作成と勤怠管理をまとめて行えます。

従業員のシフト希望の収集、シフト表の作成、共有、実際の打刻や労働時間の集計まで、同じシステム上で管理できます。手書きやExcelによるシフト作成と、別の仕組みによる打刻管理を一本化できる点が特徴です。

シフト作成と勤怠管理を一元化する仕組み

シフトの予定と実際の打刻を同じシステムで扱うと、予定と実績を突き合わせやすくなります。二重管理の軽減にも有効です。

シフトとして組んだ勤務予定と、実際の打刻を照らし合わせることで、予定どおりに勤務したか、変更があったかを確認しやすくなります。

シフト管理システムとの違い

シフト管理に特化したシステムと、勤怠管理にシフト機能を備えたシステムがあります。両者の違いは、主な機能や利用目的です。

シフト作成に強いものもあれば、打刻や集計などの勤怠管理を主軸に、シフト機能を備えたものもあります。シフト作成と勤怠管理のどちらを重視するかで、適したシステムが異なります。

シフト表に対応した勤怠管理システムでできること

対応する製品では、シフト希望の収集から作成や共有、打刻、労働時間の集計までを一つの流れで管理できます。

製品ごとに対応範囲は異なるため、自社で必要な工程を確認することが大切です。

シフト希望の収集から作成・共有まで一元化できる

従業員がスマートフォンなどから希望を提出できる製品では、担当者が紙や口頭で希望を集める手間を減らせます。集めた希望を確認しながら、必要人数や役割、勤務可能な時間帯に応じてシフトを作成できます。

確定後はオンラインで共有でき、変更があった場合も更新内容を通知できます。希望の重複や急な欠員があるときの最終的な調整は、現場の状況を踏まえて担当者が行います。

打刻と連動して予定・実績を管理できる

シフトの予定と実際の打刻を同じシステムで扱うと、遅刻や早退、打刻漏れ、勤務変更などを確認しやすくなります。別々の表やシステムを見比べるより、予定と実績の差を把握しやすい点が特徴です。

打刻データから労働時間を集計し、給与計算ソフトへ連携できる製品もあります。転記や集計の負担は軽減できますが、打刻の誤りや申請内容の確認は引き続き必要です。

人員配置や労働時間を可視化できる

シフト作成時に必要人数に対する過不足や、従業員ごとの予定労働時間を表示できる製品もあります。配置を確定する前に不足する時間帯や勤務の偏りを把握できるため、調整の判断材料になります。

実績データをもとに長時間労働の兆候を確認したり、設定した基準を超えそうな場合にアラートを出したりする機能もあります。ただし、アラートは確認のきっかけであり、法令や就業規則に沿っているかの最終判断は人が行います。

シフト表に対応した勤怠管理システムを導入するメリット

導入によって、希望の回収から共有までの作業をまとめられるほか、シフトと勤怠の二重管理を減らせます。

人員配置や労働時間の状況を早めに把握できる点もメリットです。ここでは、主な3つの効果を整理します。

シフト作成・変更対応の負担を減らせる

希望の回収、シフト作成、確定内容の共有を一つのシステムで進めると、Excelへの転記や個別連絡の手間を抑えられます。提出状況を一覧で確認できれば、未提出者への連絡もしやすくなります。

急な欠員や交代が発生した場合も、システム上で変更し、対象者へ通知できる製品があります。紙や複数の連絡手段を使う場合と比べ、古いシフト表を見続けるといった行き違いを防ぎやすくなります。

シフトと勤怠の二重管理を減らし、給与計算までつなげやすい

予定と実績を同じシステムで管理すると、シフト表と勤怠データを別々に作成・更新する必要がなくなります。勤務変更があった場合も、予定と実績の差を確認しやすく、締め前の照合作業を進めやすくなります。

集計データを給与計算ソフトへ連携できれば、手作業による転記や再集計の負担も軽くなります。ただし、打刻漏れや申請内容の誤りが残ることはあるため、給与計算前の確認工程までなくなるわけではありません。

人員の過不足や長時間労働に早く気づける

必要人数と配置状況、従業員ごとの労働時間を確認できると、人員不足や勤務の偏りを早めに把握できます。シフト確定前に調整できれば、特定の従業員へ負担が集中するのを防ぎやすくなります。

実績の集計後も、残業時間や連続勤務の状況を確認し、必要に応じて配置や勤務ルールを見直せます。システムによる可視化やアラートを活用しつつ、最終的な労務判断は担当者が行う運用が必要です。

シフト表に対応した勤怠管理システムの選び方

自社の勤務体系との相性、打刻方法、給与計算との連携、使いやすさを軸に選びます。機能の多さだけで選ばないことが大切です。

関連記事：勤怠管理システムおすすめ17選｜人事労務BPO視点で選び方を解説

自社の勤務体系に合うかを確認する

シフト制や変形労働時間制など、自社の勤務体系に対応できるかを確認します。実際の運用に合うかを見極めるための重要なポイントです。

複数拠点や、雇用形態ごとに勤務ルールが分かれる職場では、それぞれの運用に対応できるかを確認します。トライアルがある場合は、実際のシフトで試すと安心です。

打刻方法と給与計算との連携を確認する

現場に合う打刻方法と、給与計算ソフトとの連携ができるかを確認します。打刻から集計、給与計算までスムーズに進められるかがポイントです。

店舗ならタブレットやICカード、外出があるならスマホなど、現場に合う方法で打刻できるかを確かめます。集計データを給与計算ソフトへ連携できると、給与計算前の確認や転記の負担も軽くなります。

シフト機能を導入しても残る労務業務

システムを導入しても、最終的なシフトの判断、打刻漏れの確認、給与計算前の照合は、人による対応が必要です。

シフト作成や勤怠集計を効率化できても、確認や判断まですべて自動化できるわけではありません。

最終的なシフトの調整・判断は人が行う

希望が重なったときの調整や、最終的なシフトの決定は人が行います。従業員の事情や現場の状況を踏まえた判断が必要なためです。

希望の重複や急な欠員が発生した場合は、従業員の事情を確認しながら調整します。誰をどこに配置するかの最終判断を、システムに任せることはできません。

打刻漏れや勤怠の確認は残る

シフトどおりに勤務したか、打刻に漏れがないかの確認も必要です。予定と実績に差がある場合は、本人に理由を確認し、勤務実績を修正します。打刻漏れや修正の対応も、引き続き人が行います。

給与計算前の照合・従業員対応

給与計算前の照合や、シフト・勤怠に関する従業員対応も残ります。残業時間や休日の取り扱いなどを、締め日前に確認しなければなりません。

打刻データに誤りがあると給与計算にも影響するため、最終確認は引き続き必要です。制度に関わる内容は自社の就業規則を確認し、判断に迷う場合は社会保険労務士に相談してください。

社内だけで勤怠・労務が回らない場合の選択肢

シフト調整や勤怠確認、給与計算前の作業が社内で回らない場合は、労務実務の一部を外部と分担する選択肢があります。

担当者への業務集中を和らげる手段の一つです。

シフト制の職場では、作成と調整に加えて、打刻の確認や給与計算前の作業が重なります。担当者が1〜2名だと、これらが同じ人に集中します。

勤怠確認や給与計算を外部と分担する方法

打刻の確認や給与計算前の作業は、外部の労務支援と分担できます。社内の負担配分を見直すうえでも有効です。

勤怠データの確認、修正依頼のやり取り、給与計算前の照合などを、社外の担当者と分担する方法があります。締めの時期に業務が集中する職場ほど、負担を分散しやすくなります。

Remoba労務という選択肢

Remoba労務は、勤怠管理や給与計算、入退社時の情報収集、従業員への案内、社会保険労務士との連携など、日々の労務実務をオンラインで支援します。社内に残る運用業務を社外と分担できる点が特徴です。

勤怠内容の確認や申請のチェック、給与計算前の作業といった運用を、社外の担当者と分けられます。シフト制で締めの時期に業務が集中している場合や、労務を少人数で担っている場合の選択肢になります。

まとめ

シフト表に対応した勤怠管理システムは、作成と勤怠の一元化に役立つ一方、最終判断と労務面の確認は人が担う前提で選ぶことが大切です。最後に要点を整理します。

• シフト表に対応した勤怠管理システムは、シフト作成と打刻・集計を一つの仕組みで管理できます。
• 希望収集から作成、共有、打刻、集計までをつなげられるため、二重管理や作成負担の軽減に有効です。
• 労働時間や人員の過不足を可視化でき、超過を知らせるアラートを備えた製品もあります。
• 選ぶ際は、勤務体系との相性、打刻方法、給与計算との連携、使いやすさを確認します。
• 最終的なシフトの判断や労務面の確認は人の役割であり、制度に関わる内容は自社の就業規則を確認し、必要に応じて社会保険労務士へ相談することが大切です。
• 確認や調整は残るため、社内で回らない場合は労務アウトソーシングも選択肢になります。