人を増やさず、月次決算を早期化。平田倉庫が経理業務をRemobaに任せた理由

平田倉庫株式会社｜Remoba経理 導入事例

この記事のポイント

• 月次決算の第5・6営業日締めという厳しいスケジュールを、社内リソースを増やさず解決
• 料金体系と業務範囲の柔軟性の高いRemobaを選定
• 会計システムへの入力をRemobaに外だしすることで、分析業務にリソースと時間を使えるように
• 外部業者の存在が、社内の請求書収集スピードを変えた

導入前の課題 ― 月次決算の早期化に伴う業務負荷

月初5日で決算を締めないといけないのに、請求書を集めるだけで4日かかる

平田倉庫株式会社では、株主への報告に合わせて月次決算を第5・6営業日に締めています。

「株主さんへの報告のために、月次決算をどうしても早く固めなければならない。社内の管理課の人員だけでは吸収しきれない中で、ずっと運用してきた。そこを何とかクリアしたかった。」

問題は、5日間のうちの大半を「請求書を集める作業」が占めてしまうことでした。

請求書は紙が中心で、取引先ごとにフォーマットもバラバラ。1社で100枚を超えることもあります。集め終わったのが4日目、という状況では、そこから入力して締めるのはほぼ無理です。

結果として、管理課は月初から入力だけに追われ、数字を見て原因を考える時間は後回しになっていました。

社内への催促が、どうしても遠慮がちになる

請求書の収集が遅れる理由のひとつが、社内への催促のしにくさです。

「社内の担当者同士では関係性への配慮もあり、提出を強く依頼しづらい場面がありました。その結果、請求書の回収が後ろ倒しになることがありました。」

同じ会社の人間だと「また言いにくいな」となりやすく、強くは言えない。その遠慮が少しずつ積み重なって、毎月の収集が後ろ倒しになっていました。

Remobaを選んだ理由

業務量に合わせて調整できる料金体系が決め手に

比較したサービスの中には、あらかじめ一定の稼働時間を契約する料金体系もありました。月によって業務量が変動する平田倉庫様にとって、実際の稼働状況に合わせて調整できることが、Remobaを選ぶ理由の一つになりました。

「例えば30時間で20時間しか使わなくても30時間分の料金がかかる。繰り越しもできない場合もある。こちらも『ならギリギリまで使い切ろう』となってしまう。仕事量が選べない感覚があった。」

経理の仕事量は月によって変わります。決算月は多く、比較的落ち着いた月は少ない。それなのに毎月同じ金額を払い続けるのは、コストとして納得しづらい部分がありました。

Remobaは使った時間だけ費用がかかり、余った時間は翌月に繰り越せるしくみです。繁忙月は多めに使い、余裕のある月は抑えて繰り越す。また業務範囲についても提案や柔軟性があり、その月の仕事量に合わせて調整できることが、選んだ理由のひとつになりました。

導入後の変化

管理課が、数字を「見る」業務に時間を使えるようになった

経理業務をRemobaに出したことで、管理課の仕事の使い方が変わりました。

「以前は管理課内で入力作業をしていた。その時間が空いたことで、他の業務を進められるようになった。管理資料の差異分析や原因究明——そういうところにリソースが割けるようになったのが良かった。」

入力を自分たちでやっていたときは、締め日までに終わらせることで精一杯でした。今は、出てきた数字に対して「なぜこうなったのか」を考える時間が取れています。

「外部のパートナーに渡さないといけない」という理由ができた

導入してから気づいた変化として、社内からの請求書の集まり方が変わったことを挙げていただきました。

「外部の方がいると、『外部に渡さなければいけないので』という言い方ができる。それが社内への効力を増した。」

Remobaに依頼しているという事実が、社内への依頼の言い訳になりました。「自分が欲しいから」ではなく「外部に渡す締め切りがある」という理由は、社内でも動いてもらいやすい。これは使ってみて初めてわかった効果だったそうです。

運用を重ねるなかで、平田倉庫様の業務に合わせた対応ができるようになった

最初から完璧に動く、ということはありません。ただ、Remobaは毎月フィードバックを受けながら改善していきます。

「処理の速度もクオリティも、月々良くなっている印象がある。フィードバックを行ううちに、次回以降ローリングして修正してくれている。」

仕訳の判断に迷う箇所が出ても、Remobaは「わからないから止まる」ではなく、わかる部分から先に進めながら確認します。

「分からない部分を1日2日かけて考えても変わらないことがある。分かるところからやっていく方が、全体の速度が早まる。そういう判断ができる人がいるのはありがたい。」

Remobaが実際にやっていること

請求書の格納スケジュールを月ごとに管理

第5営業日に締めるためには、逆算して動くしかありません。Remobaでは毎月、請求書データの格納日と納品日をあらかじめ決めて、タスク管理ツールとワークフローシステムを活用しながらその日程通りに処理を進めます。

決算月など特に忙しい時期は、通常2回に分けている格納を3回に分けて受け取ることで、処理が一度に集中しないようコントロールしています。

お客様からの情報の取り方を工夫する

請求書を受け取ってから「これはどの科目か」を考えていると時間がかかります。また、一般的に使われるQAリストでのやり取りは、双方に負担がかかりスピードが落ちることがあります。

そこで平田倉庫様では、請求書に手書きで勘定科目や部門名を書いてもらうよう運用を変えました。シンプルですが、これだけで処理のスピードが変わります。Remobaでは、誰が情報を持っていてどのように伝達するかをカスタマイズして業務フローを作っていきます。

請求書が月末までに届かない場合は、平田倉庫様と確認のうえ仮計上し、月次決算を止めない運用

物流・倉庫業では、月末ギリギリに請求書が届くことがあります。その場合、仮計上の費用を計上する仕組みを導入しています。正確な請求書を待って手が止まることなく、締め日に間に合わせています。

取引先ごとの仕訳ルールを管理表で管理

物流業界特有の複雑な仕訳に対応するため、取引先によって異なる勘定科目や摘要の書き方をスプレッドシートで一覧管理しています。担当者が変わっても処理がブレないようにするためです。

予算実績表の作成支援

請求書処理・記帳業務だけでなく、取締役会議向けの予算実績データの作成も行っています。会計システムの総勘定元帳をもとに、Excelで作成しています。

今後やっていきたいこと

月末の支払いデータ作成も、次の候補として社内で話が出ています。

「承認フェーズは社内で持つが、データの作成まではお願いできるんじゃないか、という話は社内でも出ている。」

また、現在使っている会計システムの導入支援なども、今後のスコープとして候補に挙がっています。

こんな状況の会社に読んでほしい

• 月次決算の締めが早く、毎月ギリギリで回している
• 管理課が入力作業に追われて、分析まで手が回っていない
• BPOを検討したが、使わない時間まで課金される料金に納得できなかった
• 社内への請求書の催促がしにくく、収集が毎月遅れる
• 会計システムの移行が控えていて、一緒に動いてくれる先を探している