オンライン秘書に依頼できる具体的な業務内容とは？メリットも解説！

この記事ではオンライン秘書に依頼できる業務内容とメリット・デメリットについてご紹介します。

オンライン秘書とは

オンライン秘書とは、名前の通りオンライン上で秘書業務をしてくれるサービスです。コロナ禍におけるリモートワークの推進が相まって、最近多くの企業で導入が進んでいます。

現在、オンライン秘書サービスがあるため、どのサービスに依頼すればいいのかわからないという方も多いと思います。弊社が選ぶおすすめのオンライン秘書サービスはこちらからご覧ください。

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オンライン秘書に依頼可能な基本的業務

スケジュール調整・文書作成・発注業務などを依頼し、コア業務に集中できる環境を構築できます。

スケジュール調整・管理

ご自身のスケジュール管理をオンライン秘書に依頼し、顧客との商談や社内の会議日程の調整を任せられます。「いつ・どこで・誰と・何の目的で会うのか」を常にオンライン秘書と共有し、予定がバッティングしないよう上手くバランスを取るのが重要です。

また、自社で商談を行う場合は会議室や応接室の確保も依頼できます。

ダブルブッキングや日時間違いが起きてしまうと、取引先からの信頼を深く損ねる結果になるため、質の高いオンライン秘書サービスに依頼するようにしましょう。

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メール・電話対応

重要顧客からの連絡や緊急の要件以外はオンライン秘書に対応を任せられるため、ご自身はコア業務に集中して取り組めます。

日々溜まっていく、営業メールや迷惑メール。これらのメールチェックを自分で行うことを毎日積み重なっていくと、多くの時間を取られてしまいmす。一日だけで考えれば、それほどではなくても、1週間、1ヶ月分となると、膨大な量になります。

また、電話による問い合わせ多い企業もあるはずです。いちいち、全ての電話に対応していたら、時間を取られてしまいます。

オンライン秘書にこのようなメール・電話対応を任せ、自分はコア業務に集中できる環境を整えることはビジネスの成長に重要なことです。

リサーチ・手配業務

状況に応じた情報収集や手配業務を一任可能です。

ご自身が出張を予定している場合、移動手段の確保や宿泊先の予約を任せられます。現地でレンタカーを借りる場合は、店舗へのルート案内添付を依頼しておくと、当日の移動がスムーズになります。また、顧客との会議のためのスペースや会食場所などの選定も依頼できます。

他にも、競合価格のリサーチやメディアのリスト化といった業務の依頼も可能です。このような事務作業は極力自分ではやらず、優秀なオンライン秘書に任せることが本業に集中するために必要になってきます。

文書作成

時間が掛かる文書作成もオンライン秘書に任せられます。

社内向けには経費精算書類や報告書の作成、会議の議事録、新人のためのマニュアル作成などを依頼することができます。

また、社外向けにはお礼状やセミナー向けの原稿など、幅広い内容の書類作成を依頼可能です。タイピングができれば文章作成は可能なので、正社員として雇用せずにオンライン秘書を利用することで、繁忙期に短期的に依頼することもできますし、長期的に依頼することもできます。

発注業務 

発注書・見積書・納品書作成をオンライン秘書へ依頼し、顧客との商談準備に集中できる環境を整えられます。

また、コピー用紙・バインダー・ホワイトボードなど、社内で使用する消耗品や事務用品の発注を併せて依頼しておくと、オフィス内の利便性を高められます。

最近では、物流会社が検品から発送までオンライン秘書に依頼しているケースが多いようです。発注漏れや遅れといったミスを防ぐために、オンライン秘書に依頼する際には取引先ごとに締め切り日を設定しておくといいでしょう。 

採用活動や研修のサポート

人事担当者が複数業務を掛け持ちしている場合、オンライン秘書を活用して人材不足を補うことが可能です。応募者との面接日程調整・会議室予約・広告掲載などを依頼し、スムーズな採用活動を実現できます。

また、入社手続き・新入社員向けの資料作成・セミナー会場の予約を任せると、人事担当者の作業負担を軽減できます。

採用活動が活発になる時期には、人事担当者にかかる負担が大きくなります。そのようなことを防ぐためにも、オンライン秘書を活用していきましょう。

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データ入力・編集

オンライン秘書では、データ入力や動画編集を任せることも可能です。

顧客情報や取引先企業の情報の入力は、社員にとっては手間なのでオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中することができます。

また、最近ではPR動画やセミナー用動画など、専門知識が必要な動画編集を依頼することで、会社のアピールポイントになる動画のクオリティーアップに期待できるでしょう。ITスキルが不足している社員が多い企業にとって、データ入力・動画編集を専門知識が豊富なオンライン秘書に依頼することで、社員の時間が増えミスも減ることがメリットといえます。

資料作成

資料作成は、WordやExcel、PowerPointなどOfficeソフトのITスキルが必要です。

オンライン秘書は『Microsoft Office Specialist』といった資料作成に必要な資格を保有しているケースも多いため、資料作成を安心して依頼することができます。会社の資料作成は、会社によっては営業部が行ったり、会計部が行ったり、さまざまなのでオンライン秘書への外部依頼をすることで統一できることがメリットです。

資料を詳細に写真やデータ、グラフを活用して作成してもらうことで、顧客への提案のしやすさにも強く影響してきます。

営業事務

営業事務は、電話対応からアポイント取得、スケジュール調整など営業部で大事な仕事の1つです。

1人営業が電話から対面営業を行うのは大変なので、営業事務などのサポートがいるだけでも助けになるはずです。オンライン秘書にはアポイント取得とスケジュール調整を依頼しておくことで、自社の社員は対面で契約を取得するための戦略立てやトークスクリプト作成に時間をあてることができます。

オンライン秘書に営業事務を依頼して、数多くの企業の売上げアップに貢献した実績があります。

翻訳

英語や中国語、ドイツ語など言語翻訳を任せられることもオンライン秘書のメリットです。グローバルな外資企業では、翻訳しながら仕事をすることが一般的です。TOEIC700点超えでも翻訳することに苦手意識を持っており、仕事でミスする場合はオンライン秘書に任せることで、コア業務に集中することができるでしょう。

資料やメール、海外のグループ会社向けのプレゼンなど、さまざまな翻訳を依頼することで正確に海外の言語で社内情報を伝えることができます。

経理

経理業務は簿記の知識が必須となるため、他の部署に手伝ってもらいにくいのが現状です。

オンライン秘書には、簿記2級・簿記1級を所有している人もいます。そのため、経理を依頼することで作業量削減やミス防止につながります。給与計算・貸借対照表作成・請求書発行などが任せられる経理の作業です。

ただ、コミュニケーション不足で計算方法や記載方法のミスが発生するリスクもあるので、作業前にコミュニケーションを取り認識合わせをしておくことが大切です。

労務

労務の仕事内容は給与計算・社会保険の手続き・勤怠管理などです。一般事務より専門性が高いため、労務経験があるオンライン秘書に依頼することで、より会社を円滑にまわすことができます。

また、福利厚生関係の業務や人事関連規程管理は、かなり専門知識が必要なので『社会保険労務士』などの資格を保有している人に依頼するといいでしょう。社労士に直接依頼するよりオンライン秘書に依頼するほうが、コストを抑えることができるため中小企業にもおすすめです。

その他業務

専門的なスキルを持っている方に依頼する業務です。一般的な事務作業だけでなく、専門的なスキルを依頼できるオンライン秘書サービスもあります。

Webサイトの更新・SNS運用

ホームページの更新・ブログ投稿・ホワイトペーパー作成を依頼し、自社商品やサービスを定期的に発信する機会を設けます。優れたライティングスキルを持った方に業務を依頼し、ユーザーとの接点増加や顧客満足度向上を実現可能です。

また、LINE・Twitter・Instagramなど、SNSを活用した新商品や新サービスの告知を任せると、低コストで不特定多数の人々へ情報を拡散できます。

SNSサービスの予約投稿や投稿内容の管理なども依頼できます。

クリエイティブ制作

デザインセンスやプログラミング知識に長けた方を対象に、Webサイト制作・ロゴデザイン・アプリ開発などを依頼します。おしゃれなデザインにWebサイトやロゴマークを仕上げると、多くの方の関心を惹き付けられます。このようなクリエイティブ制作は、WEBに強いIT会社でないと人材がいないことが考えられます。Webサイト制作が豊富なオンライン秘書に依頼することで、ワンランク上のWEBサイトが作成できますし、契約数アップにも直結するはずです。

オンライン秘書を活用するメリットとは？

直接雇用よりも無駄なコストの発生を防げます。必要な時だけ業務を依頼できるからです。繁忙期や人材不足の時にオンライン秘書サービスを利用すれば、低コストでリソース不足を解消できます。

また、優れたスキルを持つ方には秘書業務に加え、Webデザインや広告掲載といった専門的な知識が必要な業務も依頼できます。

コア業務への集中

オンライン秘書サービスの導入を検討している人の多くは、事務作業に時間を取られてしまい、コア業務に時間を割くことができていないと考えているはずです。部下はいるけど、結局自分で事務作業をやっている場合や、従業員を雇用するのはハードルが高いという悩みは多くあります。

オンライン秘書サービスを導入すると、これらの悩みは全て解決します。

オンライン秘書に事務作業を依頼し、今まで割くことができなかった時間をコア業務に使うことができるようになります。実務経験が豊富でITリテラシーが高いオンライン秘書に依頼すれば、教育・研修する必要がなくすぐに雑務を任せることができます。

コア業務に集中することで、ビジネスの成長に繋がりやすい環境を構築することができます。

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無駄なコストの発生を回避 

閑散期と繁忙期で業務量に大きな差が生じる場合、秘書を直接雇用していると必要以上にコストが発生する場合があります。簡単に解雇できないため、仕事量が少ない場合でも給与を払わないといけません。

また、従業員を雇う場合には、採用面接にかかる時間と労力、お金といったコストがかかります。また、採用後には保険や教育費などのコストもかかってきます。オンライン秘書の場合、このようなコストの発生を回避することができます。

デスクワーク全般を依頼可能

データ入力・備品発注・スケジュール管理など、バックオフィス業務全般をオンライン秘書に依頼可能です。ご自身の業務負担を軽減でき顧客分析・課題の明確化・プレゼン資料作成など、既存顧客の深掘りや新規顧客獲得に向けての作業に注力できます。

また、幅広い業務を依頼できるため、優れたコストパフォーマンスが期待できます。専門職の方には依頼できる業務が限定されるからです。例えば、デザイナーにはデザインの仕事しか依頼できず、発注や文書作成の業務は依頼できません。

一方、オンライン秘書の場合はデスクワーク全般を任せることができ、業務量とコストの削減を両立できます。

専門的な業務を依頼可能

Webデザイン・アプリ開発・広告掲載など、専門的なスキルを身に付けた方へ業務を依頼すると、高品質な仕上がりを期待できます。オンライン秘書がスキルを活かしやすい環境を整備し、品質とコストの両立に努めてください。

また、経理業務の経験が豊富な方には給与計算・貸借対照表作成・請求書発行などを依頼し、煩雑な計算や書類作成の負担を軽減可能です。

オンライン秘書を活用するデメリットとは？

オンライン秘書を活用する際には、どんなデメリットがあるのでしょうか？

コミュニケーションへの不安

オンラインでのコミュニケーションに慣れていないサービスに依頼してしまうと、業務内容に対してズレが起きてしまう場合があります。

そのようなことが起きないように、ITリテラシーが高く、コミュニケーション能力が高いオンライン秘書サービスを活用する必要があります。

slackやChatWork、メールなど普段のコミュニケーションツールのまま、利用できるサービスがおすすめです。

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対面での作業を依頼できない

オンライン秘書には、当然ながら対面での事務作業は依頼することができません。

例えば、書類のコピー作業や整理整頓、郵便物の受け取り、社内の清掃、お茶汲みなどの事務作業は、依頼することができません。

このような作業を依頼したい企業にとっては、デメリットに当たるでしょう。

まとめ

今回は、オンライン秘書に依頼することができる業務内容や、活用するときのメリット・デメリットを紹介しました。

オンライン秘書を上手に活用することで、コア業務に集中し、ビジネスの成長につながりやすくなるといったことや、無駄なコストの発生を回避できるといったメリットを享受することができます。

自社にあったオンライン秘書サービスを選定することが重要になってきます。

オンライン秘書サービスを選ぶ際にはこちらのポイントを意識してみてください。

＞＞オンライン秘書を選ぶポイントは？