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オンライン秘書(バーチャルアシスタント・オンラインアシスタント)は、完全リモートで事務代行を依頼できるサービスです。資料作成・アポイントメント調整・メール対応などのルーティンワークを任せることで、本来すべきコア業務に集中できます。 本記事では、オンライン秘書・オンラインアシスタントサービスの選び方のポイントと、おすすめのサービスを料金・対応業務・サポート体制の観点から徹底比較します
オンライン秘書とは オンライン秘書とは、オンライン上でルーティンワークなどの秘書業務をサポートしてくれるシステムのこと。オンライン秘書を導入することで、主に以下のようなルーティンワークをサポートしてくれます。オンライン秘書は「バーチャルアシスタント」や「オンラインアシスタント」とも呼ばれ、完全在宅でクライアントの業務をサポートするサービスの総称です。
・アポイントやスケジュールの調整
・クライアントからの電話やメール対応
・議事録や会議資料などの書類作成
・出張時の交通機関やホテルの予約
・会食時のレストラン手配
また秘書業務をサポートしてくれるのは、結婚や子育てなどを機に会社を退職した在宅ワーカーが中心です。いずれも経験や実績があるワーカーで構成されているため、安心してサポートを任せられます。
関連記事: オンライン秘書とは?業務内容・需要・メリットをわかりやすく解説
オンライン秘書を利用するメリット オンライン秘書を利用することで様々なメリットを享受することが可能です。以下の五つでしょう。
それぞれ解説していきます。
・無駄なコストの削減
・コア業務への集中
・柔軟な働き方
・派遣、クラウドソーシングとの違い
・幅広い業務に対応
無駄なコストの削減 まず1つ目のメリットとして、オンライン秘書を利用することで、無駄なコストを削減できる ということが挙げられます。コストというのは、主にお金と時間のことです。
採用媒体への掲載料や採用後の教育費、保険料や給料、ボーナスなど、社員を採用する場合には、様々なお金がかかります。
また、採用には時間もかかります。募集や面接、選考、入社手続き、教育など、多くの時間的コストです。
オンライン秘書を導入することで、これらの費用を大幅に削減することができるのです。オンライン秘書は既に社会人経験を十分に積んだ、教育する必要のない優秀な人材が豊富だからです。
コア業務への集中 オンライン秘書を導入するメリットの2つ目は、コア業務に集中することができることです。
本当はやりたい仕事があるけれど、日々発生する雑務のせいで重要な業務に手をつけられないと悩んでいる方は多いはずです。毎日発生するメール対応や電話対応、特に頭は使わないけど時間がかかるデータ入力やリサーチ業務など、自分でやる必要がない業務はたくさん存在します。
しかし、社員を1人採用するまでもないと考えがちです。そこで、オンライン秘書を導入すると、1人雇うまでもない業務を自分ではやらなくて良いので、ビジネスの成長に必要な本当はやりたいコア業務に集中することができます。
柔軟な働き方 オンライン秘書はその名の通り、オンラインで仕事をするため、オフィスの場所やPCなどを用意する必要がありません。
その場にいなくても、インターネットがつながっている場所なら、どこでも対応することが可能です。
また、業務量に応じた依頼をすることも可能です。閑散期と繁忙期の差にも柔軟に対応できます。繁忙期には依頼量を増やして、閑散期には依頼量を減らすといった使い方です。
派遣、クラウドソーシングとの違い オンライン秘書は派遣やクラウドソーシングと比較して優れているといえるでしょう。
派遣やクラウドソーシングの人材は、研修や教育が必要な場合が多いです。持っているスキルもバラバラなので、依頼したい業務を本当に任せられるのかは、実際に依頼してから出ないと分かりません。
それに対して、オンライン秘書は十分にスキル研修・教育を行なった優秀な秘書によるサポートなので、安心して業務を依頼できます。
幅広い業務に対応 オンライン秘書には様々な業務を幅広く依頼することができます。
依頼できる業務内容は、スケジュール管理やメール/DM対応、電話対応、アポイントメント調整といった秘書の業務を始め、翻訳、リサーチ業務、データ入力、経理、労務、WEBサイト運用など、多岐にわたります。
このようにオンライン秘書を導入することで、様々な業務を対応してもらえるので、社員を1人雇うよりも優れています。
オンライン秘書を選ぶ時のポイント オンライン秘書を選ぶ時のポイントを3つ紹介します。オンライン秘書を提供しているサービスは多く、いざ導入しようと思ってもどれを選んでいいか悩みがちです。これから解説するポイントを参考に、ぜひ自社に合ったオンライン秘書を探してみましょう。
①ホスピタリティ オンラインでのアシスタントを選ぶ際のポイントとして、一番重要なことは ホスピタリティの高さ です。
オンラインでのサポートなので、より良いホスピタリティは大事になってきます。実際に隣にいる感覚で業務を依頼できるようなオンライン秘書サービスが良いでしょう。
②チームによるサポート チームによるサポートがあるかという観点も重要なポイントです。チームでのサポートは、より迅速に、より正確に業務を遂行することができます。長期間安定して、オンライン秘書が業務をサポートしていくためにもチームでのサポートなのかチェックするようにしましょう。
③ITリテラシーの高さ オンライン秘書に必須な能力としてITリテラシーが挙げられます。一般的な秘書であれば、ITリテラシーはあまり必要ないかもしれませんが、オンライン上で業務を遂行するオンライン秘書にとっては大切になってきます。
「いざ、オンライン秘書を雇っても、オンラインでのコミュニケーションがうまくできず、ITツールの使い方等を教えるのが大変」といった悩みはよく聞きます。そのようなことにならないためにも、どんなITツールにも対応ができ、円滑なコミュニケーションや業務を行うことができるITリテラシーが高いオンライン秘書を選ぶことは大切です。
④導入目的 オンライン秘書を導入する際は、まず何をサポートしてほしいのか導入目的を明確にしておきましょう。オンライン秘書は一般的な秘書業務だけではなく、経理や総務業務、SNSの運用や更新など、サービス内容は多岐に渡ります。
サポートしてほしいサービス内容に対応しているかを必ず確認する必要があります。スケジュール調整やメール対応、書類作成などの秘書業務を依頼したいのか、また経理や労務などの幅広い業務を依頼したいのか、細かく見ていく必要があります。
⑤幅広い業務に対応しているか オンライン秘書・アシスタントサービスの中には、対応業務を絞ることで料金を抑えているサービスもあります。秘書業務に加えて経理・労務・翻訳・SNS運用など幅広い業務を依頼したい場合は、対応範囲を必ず事前に確認しましょう。依頼内容ごとに会社を変えると管理コストがかさむため、依頼したい業務をリストアップしてから比較することをおすすめします。
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