オンラインでの秘書を選ぶ8つポイントは？クラウドソーシング、派遣との違い

オンラインでの秘書と派遣､クラウドソーシングの違い

それぞれの企業において､取引先企業とのアポの調整であったり､資料を作成したりとしなければならない雑務が一杯あります｡

そのようなものはできれば秘書､営業事務、広報アシスタントと言ったスタッフに依頼すべきです。起業したばかりというケースでは人的リソースの限界があります｡それでもしなければならないことはしなければなりません。

そこで最近注目されているサービスがオンラインでの秘書です。

オンラインでの秘書で実際に業務をサポートしてくれる存在は､オンラインでの秘書のサービスを提供している業者に在籍している在宅ワーカーです。

現在､結婚､出産などの理由でなかなか通勤することができない人たちであったり､更なるキャリアアップを目指す方々が在宅ワーカーとして日々活躍しています。

料金の違いがある

オンラインでの秘書を派遣､クラウドソーシングのようなものとしてとらえている方々もいます。しかし､オンラインでの秘書はそのようなサービスとも違いがあります｡その違いは料金です。

派遣契約は､月額:約20万円が目安となります。

また､クラウドソーシングは､単発で数万円程度支払いが発生します。

オンラインでの秘書は､月額5～10万円程度です。

また､オンラインでの秘書はその他料金がかからない方法なので､コストパフォーマンスの高い選択肢と言えそうです。（クラウドソーシングは手数料､ 派遣の場合事務所費だったり､パソコンなどの費用がかかります）

オンライン・オフラインの違いがある

また､オンラインでの秘書とクラウドソーシング､派遣には､オンライン・オフラインの違いがあります｡

オンラインでの秘書とクラウドソーシングは主に、インターネット上で完結するオンライン対応になります。

一方、派遣業務は､対面依頼型です。実際に職場に派遣社員が行き、仕事をするという形です。

業務システムの違いがある 

またオンラインでの秘書､クラウドソーシング､派遣には業務に対しての違いも見えて来ます。

敢えて大きくそれぞれの業務形態を分類すると､クラウドソーシング､派遣は個人業務に分けることができます。オンラインでの秘書は､チームで対応する業務です。

オンラインでの秘書には､ディレクターと呼ばれる進捗管理であったり､業務を割り振りコントロールする人物がいます。

最初､仕事の打ち合わせなどはこのディレクターと話をします。

そしてディレクターからオンラインでの秘書へと仕事が割り振られることになります。そこから作業が実際にスタートします。

オンラインでの秘書はチーム全体で関わりを持つので､あるオンラインでの秘書がこなすことができない仕事に対しては他のオンラインでの秘書があたり業務を遂行します。

クラウドソーシングは、個人での契約になるため途中で急に辞めてしまう場合が少なくありません。そのなると、より労力がかかってしまいます。

対応することができる業務の違いがある

オンラインでの秘書､クラウドソーシング､派遣には対応できる業務の違いがあります｡

クラウドソーシングの場合､得意分野をもつ個人に依頼する形になるのでいろいろな業務を依頼することができます。しかし､依頼したい件があれば､都度､クラウドソーシングに発注しなければならないためフレキシブル性には若干欠けるところがあります｡ 

派遣は基本的に定型的な業務依頼となるので､それ程業務の範囲が広いとは言うことができません。

オンラインでの秘書は､複数人の秘書チームとして対応することができるので､広い範囲の業務にあたることができます。

オンラインでの秘書の業務例は､スケジュール管理だったり、経理代行、人事代行、営業サポート……などなどです。

オンラインでの秘書を選ぶポイント

この項目ではオンラインでの秘書を選ぶポイントについて解説します。

1. ホスピタリティが高いか

ホスピタリティとは心からのおもてなし､また､深い思いやりという意味です。

オンラインでのアシスタントを検討中なら、ホスピタリティの高いサービスを選ぶようにしましょう。ホスピタリティの高いサービス､それは相手の望むことを察する力､想像する力を持っている業者のことです。

インターネットの時代､相手がより見えなくなってしまう恐れがありますので､敢えてこのような姿勢で業者選びをする厳しいまなざしが必要です。

2. チームでサポートしてるか

オンラインでの秘書業者を選ぶとき､チームでサポートをしてくれるかということもおさえておきたいポイントです。

チームでサポートしてくれるから､スピーディーに､かつ正確に業務に対応してもらうことができます。

長期間､安定したサポートを受けるためにはやはりチームの力が必要です。

3. 事前のヒアリングがしっかりしているか 

オンラインでの秘書を導入する以前には､事前のヒアリングが必須です。事前のヒアリングによって､業者はサポートして欲しい内容を明確化させることができます。

依頼のブレが発生しないように､スケジュール調整､メール対応、書類作成などの秘書業務を依頼したいのか､経理であったり､労務などの幅広い仕事を依頼したいのか、細かく確認しあう必要があります。

4. 依頼できる業務が広範囲か

依頼できる業務の範囲を確認しておくことは、オンライン秘書を導入する際に必須になってきます。

いざ、オンライン秘書を利用し初めると、さまざまな業務を依頼したくなります。

例えば、初めはデータ入力だけを依頼しようと導入したオンライン秘書だけども、利用しているうちにスケジュール管理もお願いしたいと思うようになってきたとしましょう。オンライン秘書にスケジュール管理を頼んだら、それは対応範囲外となってしまう場合があります。

このようなことが起きてしまうと、新たにオンライン秘書サービスを探す手間が増えてしまいます。そのため、導入前にどのような業務を依頼することができるか確認するようにしましょう。

データ入力・編集やスケジュール管理、翻訳、経理、労務、営業事務などさまざまな業務を幅広く依頼できるオンライン秘書を選ぶことは大切です。

5. ITリテラシーが高いか

オンライン秘書の方々に必須の能力は､ITリテラシーです。

一般的秘書を雇うのなら､ITリテラシーはそれ程必要としないのかもしれませんが､ オンライン業務だから必要と言えます。

ITリテラシーが高いオンライン秘書とは､どのようなITツールにも対応ができ、円滑なコミュニケーション、業務を遂行できる人たちのことです。

6. 認知度

認知度に関してはある程度重要になってきますが、認知度だけでは選ばないようにしましょう。

「認知度が高いから、このオンライン秘書サービスにしよう」、「認知度が高ければ、安心だ」と決めつけてしまうと、失敗してしまう場合があります。認知度が高いサービスの場合は、体制がオートメーションサポートになっている場合があります。

一人一人の顧客に対してはホスピタリティが低くなってしまう可能性があります。形式的なサポートでは、業務が効率化しません。

ですので、認知度だけで選ばず、ホスピタリティの観点からもサービスを比較するようにしましょう。

しかし、認知度が全く高くないサービスを選ぶのもリスクがありますので、注意が必要です。

7. 価格だけで選ばない

オンライン秘書をどう選べばいいか、つい料金で決めてしまう方々は少なくありません｡

しかし､オンライン主流のサービスなので､料金だけで決めてしまうことにはリスクあります｡

そこで大事なのは､やはりホスピタリティマネジメントを大事にしている業者なのかなどです。

8. 即時利用可能か

即時利用が可能かどうかも選ぶ際の指標になってくるでしょう。

いますぐにでも、任せたい業務があるという場合は、即時利用可能なサービスを選ぶべきでしょう。

しかし、そうではない場合は、しっかりとしたヒアリングをしてもらった上で、業務を依頼するのが良いです。

即時利用ができるサービスのクオリティには問題がある可能性があります。

利用者がどのような課題を抱えていて、どんな業務を依頼したいのか、適切なヒアリングをしてもらえるサービスがおすすめです。

オンラインでの秘書の費用相場

オンラインでの秘書のだいたいの相場もチェックしておきましょう。

オンラインでの秘書は､月額5〜10万円程度であることは既に解説しました。

また､時給にすれば､2千～4千円あたりが相場です。

だいたいメジャーなオンライン秘書は2千～4千円の1時間あたりの料金内に留まっています。

メジャーなオンラインでの秘書の費用

remobaアシスタント

CASTER BIZ

HP参考：CASTER BIZ

i-staff

HP参考：i-staff

フジ子さん

HP参考：フジ子さん

タスカル

HP参考：タスカル

まとめ

いかがでしょうか。今回､オンラインでの秘書､クラウドソーシング､派遣の違いについて､また､オンラインでの秘書を利用する上でおさえておかなければならないポイントを解説しました。

クラウドソーシングは、クラウドソーシング､派遣とも違うものです。オンラインでの秘書はオンラインが主とし､オフラインも対応することができます。

また､オンラインでの秘書はチーム体制が基本です。更に業務範囲が広いという特徴があります｡

オンラインでの秘書業者をただ料金だけの視点で選んでしまうことで自社にとって理想的ではないオンラインでの秘書業者を選択してしまう可能性もあります｡ 

料金も大事ですが､オンラインでの秘書を選ぶ上でもっと大事なことがあります｡ 

・ホスピタリティが高いか

・チームでサポートしているか

・事前のヒアリングがしっかりしているか

・ITリテラシーが高いか

・価格だけで選ばない

このようなポイントをおさえ､オンラインでの秘書を選ぶことで充実した業務をおこなうことができるようになります。

オンラインでのアシスタントを実際に導入するにあたってどのようなサービスがあるのかを以下の記事にまとめています。これを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。

＞＞【2023年最新版】オンラインでのアシスタントおすすめ40選徹底比較