1. オンラインでの秘書を選ぶ8つポイントは?クラウドソーシング、派遣との違い
オンラインでの秘書を選ぶ8つポイントは?クラウドソーシング、派遣との違い

オンラインでの秘書を選ぶ8つポイントは?クラウドソーシング、派遣との違い

アシスタント更新日:2024-09-21

最近、オンラインでの秘書という言葉を聞くことがあります。ちょっと気になるという方々も多いのではないでしょうか。起業したばかりで、人手が全然足りないと嘆いている方々も多いのではないでしょうか。そのような人たちにとって心強いパートナーがオンラインでの秘書です。 今回、オンラインでの秘書がどのようなものであるかバッチリ解説します。是非、一読ください。

オンラインでの秘書と派遣、クラウドソーシングの違い

それぞれの企業において、取引先企業とのアポの調整であったり、資料を作成したりとしなければならない雑務が一杯あります。

そのようなものはできれば秘書、営業事務、広報アシスタントと言ったスタッフに依頼すべきです。起業したばかりというケースでは人的リソースの限界があります。それでもしなければならないことはしなければなりません。

そこで最近注目されているサービスがオンラインでの秘書です。

オンラインでの秘書で実際に業務をサポートしてくれる存在は、オンラインでの秘書のサービスを提供している業者に在籍している在宅ワーカーです。

現在、結婚、出産などの理由でなかなか通勤することができない人たちであったり、更なるキャリアアップを目指す方々が在宅ワーカーとして日々活躍しています。

料金の違いがある

オンラインでの秘書を派遣、クラウドソーシングのようなものとしてとらえている方々もいます。しかし、オンラインでの秘書はそのようなサービスとも違いがあります。その違いは料金です。

派遣契約は、月額:約20万円が目安となります。

また、クラウドソーシングは、単発で数万円程度支払いが発生します。

オンラインでの秘書は、月額5~10万円程度です。

また、オンラインでの秘書はその他料金がかからない方法なので、コストパフォーマンスの高い選択肢と言えそうです。(クラウドソーシングは手数料、 派遣の場合事務所費だったり、パソコンなどの費用がかかります)

オンライン・オフラインの違いがある

また、オンラインでの秘書とクラウドソーシング、派遣には、オンライン・オフラインの違いがあります。

オンラインでの秘書とクラウドソーシングは主に、インターネット上で完結するオンライン対応になります。

一方、派遣業務は、対面依頼型です。実際に職場に派遣社員が行き、仕事をするという形です。

業務システムの違いがある 

またオンラインでの秘書、クラウドソーシング、派遣には業務に対しての違いも見えて来ます。

敢えて大きくそれぞれの業務形態を分類すると、クラウドソーシング、派遣は個人業務に分けることができます。オンラインでの秘書は、チームで対応する業務です。

オンラインでの秘書には、ディレクターと呼ばれる進捗管理であったり、業務を割り振りコントロールする人物がいます。

最初、仕事の打ち合わせなどはこのディレクターと話をします。

そしてディレクターからオンラインでの秘書へと仕事が割り振られることになります。そこから作業が実際にスタートします。

オンラインでの秘書はチーム全体で関わりを持つので、あるオンラインでの秘書がこなすことができない仕事に対しては他のオンラインでの秘書があたり業務を遂行します。

クラウドソーシングは、個人での契約になるため途中で急に辞めてしまう場合が少なくありません。そのなると、より労力がかかってしまいます。

対応することができる業務の違いがある

オンラインでの秘書、クラウドソーシング、派遣には対応できる業務の違いがあります。

クラウドソーシングの場合、得意分野をもつ個人に依頼する形になるのでいろいろな業務を依頼することができます。しかし、依頼したい件があれば、都度、クラウドソーシングに発注しなければならないためフレキシブル性には若干欠けるところがあります。 

派遣は基本的に定型的な業務依頼となるので、それ程業務の範囲が広いとは言うことができません。

オンラインでの秘書は、複数人の秘書チームとして対応することができるので、広い範囲の業務にあたることができます。

オンラインでの秘書の業務例は、スケジュール管理だったり、経理代行、人事代行、営業サポート……などなどです。

オンラインでの秘書を選ぶポイント

この項目ではオンラインでの秘書を選ぶポイントについて解説します。

1. ホスピタリティが高いか

ホスピタリティとは心からのおもてなし、また、深い思いやりという意味です。

オンラインでのアシスタントを検討中なら、ホスピタリティの高いサービスを選ぶようにしましょう。ホスピタリティの高いサービス、それは相手の望むことを察する力、想像する力を持っている業者のことです。

インターネットの時代、相手がより見えなくなってしまう恐れがありますので、敢えてこのような姿勢で業者選びをする厳しいまなざしが必要です。

2. チームでサポートしてるか

オンラインでの秘書業者を選ぶとき、チームでサポートをしてくれるかということもおさえておきたいポイントです。

チームでサポートしてくれるから、スピーディーに、かつ正確に業務に対応してもらうことができます。

長期間、安定したサポートを受けるためにはやはりチームの力が必要です。

3. 事前のヒアリングがしっかりしているか 

オンラインでの秘書を導入する以前には、事前のヒアリングが必須です。事前のヒアリングによって、業者はサポートして欲しい内容を明確化させることができます。

依頼のブレが発生しないように、スケジュール調整、メール対応、書類作成などの秘書業務を依頼したいのか、経理であったり、労務などの幅広い仕事を依頼したいのか、細かく確認しあう必要があります。

4. 依頼できる業務が広範囲か

依頼できる業務の範囲を確認しておくことは、オンライン秘書を導入する際に必須になってきます。

いざ、オンライン秘書を利用し初めると、さまざまな業務を依頼したくなります。

例えば、初めはデータ入力だけを依頼しようと導入したオンライン秘書だけども、利用しているうちにスケジュール管理もお願いしたいと思うようになってきたとしましょう。オンライン秘書にスケジュール管理を頼んだら、それは対応範囲外となってしまう場合があります。

このようなことが起きてしまうと、新たにオンライン秘書サービスを探す手間が増えてしまいます。そのため、導入前にどのような業務を依頼することができるか確認するようにしましょう。

データ入力・編集やスケジュール管理、翻訳、経理、労務、営業事務などさまざまな業務を幅広く依頼できるオンライン秘書を選ぶことは大切です。

5. ITリテラシーが高いか

オンライン秘書の方々に必須の能力は、ITリテラシーです。

一般的秘書を雇うのなら、ITリテラシーはそれ程必要としないのかもしれませんが、 オンライン業務だから必要と言えます。

ITリテラシーが高いオンライン秘書とは、どのようなITツールにも対応ができ、円滑なコミュニケーション、業務を遂行できる人たちのことです。

6. 認知度

認知度に関してはある程度重要になってきますが、認知度だけでは選ばないようにしましょう

「認知度が高いから、このオンライン秘書サービスにしよう」、「認知度が高ければ、安心だ」と決めつけてしまうと、失敗してしまう場合があります。認知度が高いサービスの場合は、体制がオートメーションサポートになっている場合があります。

一人一人の顧客に対してはホスピタリティが低くなってしまう可能性があります。形式的なサポートでは、業務が効率化しません。

ですので、認知度だけで選ばず、ホスピタリティの観点からもサービスを比較するようにしましょう。

しかし、認知度が全く高くないサービスを選ぶのもリスクがありますので、注意が必要です。

7. 価格だけで選ばない

オンライン秘書をどう選べばいいか、つい料金で決めてしまう方々は少なくありません。

しかし、オンライン主流のサービスなので、料金だけで決めてしまうことにはリスクあります。

そこで大事なのは、やはりホスピタリティマネジメントを大事にしている業者なのかなどです。

8. 即時利用可能か

即時利用が可能かどうかも選ぶ際の指標になってくるでしょう。

いますぐにでも、任せたい業務があるという場合は、即時利用可能なサービスを選ぶべきでしょう。

しかし、そうではない場合は、しっかりとしたヒアリングをしてもらった上で、業務を依頼するのが良いです。

即時利用ができるサービスのクオリティには問題がある可能性があります。

利用者がどのような課題を抱えていて、どんな業務を依頼したいのか、適切なヒアリングをしてもらえるサービスがおすすめです。

オンラインでの秘書の費用相場

オンラインでの秘書のだいたいの相場もチェックしておきましょう。

オンラインでの秘書は、月額5〜10万円程度であることは既に解説しました。

また、時給にすれば、2千~4千円あたりが相場です。

だいたいメジャーなオンライン秘書は2千~4千円の1時間あたりの料金内に留まっています。

メジャーなオンラインでの秘書の費用

Remobaアシスタント

Remobaアシスタント

Remobaアシスタントは、株式会社Enigolが運営するリモートアシスタントサービスです。

バックオフィス業務を中心に、データ入力やスケジュール管理、翻訳、経理、労務、webサイト運用など、幅広いサポート業務に対応しています。

Remobaアシスタントを導入するメリット

  • 効率的な働き方事務作業から解放されることで、営業なら営業活動、経営なら経営業務などやるべきことに集中することが可能となり、成果が出やすい職場環境に変化します。
  • 即対応直ぐに導入することができて労働力不足から解放されます!急に社員が退社したときにも助かります。
  • コスト削減採用募集費用、面談・選考する手間、保険料、在籍スペース、機器の費用もかからないのでコスト削減ができます。
項目内容

サービス名

Remobaアシスタント

会社名

(株)Enigol

対応メニュー

  • スケジュール調整会議室の予約、クライアントとのアポイントメント調整とリマインド/出張手配(日時、場所、宿泊先のホテルや、電車・航空券・バスのリサーチ)。
  • メール対応秘書としてCCにクライアント様を含み、返信チェックおよびアラート、社内メール対応。顧客に対してのDM対応や、営業メールの送付。お問い合わせメールへの返信など様々な形で対応可能。
  • リサーチ調整セミナー場所のリサーチ、会食場所のリサーチ、コワーキングスペースリサーチ、会議室リサーチ、発注先のリサーチ、競合価格リサーチ、競合調査リサーチ、物件のリサーチ、情報リサーチ、メディアのリスト化。
  • データ入力・編集データ入力、データの編集、データ集計、AI・機械学習用のアノテーション、データの転記、議事録の文字起こし、サマリーの作成、資料作成、手書き資料のデータ化、クラウドのデータ管理代行(Box、Dropbox、Googleドライブ、One Drive)および整理、マニュアルの作成、ECの商品登録、レビューコメントへの返信・Salesforce等の社内システムの入力。
  • 翻訳英語でのメール作成、資料の英語化または翻訳、翻訳会社への依頼。*現在は英語での対応のみとなります。
  • 経理請求書発行、請求書送付、売上・入金確認。
  • 労務入社手続き、人事マスタの管理・変更、回収連絡、勤怠データの集計。
  • 営業事務メール返信・受発注処理・FAXの受信データの処理・契約書の手配・salesforce/その他SFAへの入力・CRMシステム入力。
  • その他アシスタント業務メディアの出演交渉、名詞やパンフレットの依頼代行、アンケートの送付、取材依頼代行、配送手続き、SNSの予約投稿、各種申込み(各お問い合わせ・書類やホワイトペーパー取り寄せ)、備品の購入依頼、悪質ユーザへの対応。

詳細

Remobaアシスタントの主な特徴として、チームでのサポートや採用基準の厳格性、ITリテラシーが高いことが挙げられます。

  • 採用プロセスの厳格化弊社独自の採用基準で厳格にアシスタント候補者をスクリーニング。アシスタントに重要なスキルや、独自のホスピタリティテストと面談を実施。
  • リモートアシスタントに特化した教育:ITツールの利用法や、日々のコミュニケーションの方法などアシスタントに対してオンラインで働くことに特化したスキル教育・研修を行うことで、クライアント様へのサービス提供をスムーズに行えるようにします。
  • リモートでのアシスタント:オンラインなので全国から優秀なアシスタントを集めます。また、全国のクライアント様に対して対応可能です。Remobaアシスタントはオンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高く、Slackやチャットワークなど普段ご利用のコミュニケーションツールで対応することが可能です。
  • チームでのサポート:チームでクライアント様をサポートすることで、品質を高水準に保つだけでなく、長い期間安定してクライアント様をサポートできる仕組みが整っています。

公式サイト

https://remoba.biz/assistant

プラン

スタンダードプラン

ロングプラン

カスタムプラン

費用

96,000円/月

90,000円/月   

要問い合わせ

契約期間

6ヶ月契約

12ヶ月契約

要問い合わせ

実働時間

30時間/月

30時間/月

要問い合わせ

CASTER BIZ

プラン

BASIC

LONG

CUSTOMIZE

費用

120,000円/月   

108,000円/月   

要問い合わせ 

契約期間

6ヶ月契約

12ヶ月契約

要問い合わせ

実働時間

30時間/月

30時間/月

要問い合わせ

HP参考:CASTER BIZ

i-staff

プラン

ライトプラン

ベーシックプラン

プレミアムプラン

カスタマイズプラン

費用

114,000円/月

93,000円/月

81,000円/月

要問い合わせ

契約期間

3カ月

6カ月

12カ月

要問い合わせ

実働時間

30時間/月

30時間/月

30時間/月

要問い合わせ

HP参考:i-staff

フジ子さん

プラン

PLAN20

PLAN30

PLAN50

費用

47,000円/月   

69,000円/月   

99,000円/月  

契約期間

1ヶ月

1ヶ月

1ヶ月

実働時間

20時間/月

30時間/月

50時間/月

HP参考:フジ子さん

タスカル

プラン

3ヶ月プラン   

6ヶ月プラン   

年間プラン   

費用

44000円/月

33000円/月

27500円/月

契約期間

3カ月

6カ月

12カ月

実働時間

10時間/月

10時間/月

10時間/月

HP参考:タスカル

まとめ

いかがでしょうか。今回、オンラインでの秘書、クラウドソーシング、派遣の違いについて、また、オンラインでの秘書を利用する上でおさえておかなければならないポイントを解説しました。

クラウドソーシングは、クラウドソーシング、派遣とも違うものです。オンラインでの秘書はオンラインが主とし、オフラインも対応することができます。

また、オンラインでの秘書はチーム体制が基本です。更に業務範囲が広いという特徴があります。

オンラインでの秘書業者をただ料金だけの視点で選んでしまうことで自社にとって理想的ではないオンラインでの秘書業者を選択してしまう可能性もあります。 

料金も大事ですが、オンラインでの秘書を選ぶ上でもっと大事なことがあります。 

・ホスピタリティが高いか

・チームでサポートしているか

・事前のヒアリングがしっかりしているか

・ITリテラシーが高いか

・価格だけで選ばない

このようなポイントをおさえ、オンラインでの秘書を選ぶことで充実した業務をおこなうことができるようになります。

オンラインでのアシスタントを実際に導入するにあたってどのようなサービスがあるのかを以下の記事にまとめています。これを参考にして自社にあったサービスを探してみてください。

>>【2023年最新版】オンラインでのアシスタントおすすめ40選徹底比較

リモートアシスタントで業務効率化

事務作業をオンラインで任せるならリモートワークのプロ "Remoba"

資料バナー

この記事の監修者

柳沢智紀のプロフィール画像

株式会社Enigol

柳沢智紀

株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。

資格
ITパスポート

\ Remobaならアシスタントをまるっと請け負います/

サービス一覧

Remoba経理
Remoba労務
Remoba採用
Remobaアシスタント
Remobaチャット
Remoba営業事務
バナーを閉じるボタン