医療事務代行とは？外注できる業務内容やメリット、注意点を解説

医療事務代行とは？

医療事務代行とは、医療機関やクリニックで行う医療事務業務を代行してくれるサービスのことです。

医療機関やクリニックでは、日々来院する多くの患者の情報管理や保険請求書の管理、スケジュール管理やレセプト業務などをする必要があります。
さらに、医療事務では医療や法律の知識を活用して業務をしたり患者や請求情報を正確に入力・管理することが大切です。
ただ、医療機関やクリニックの中には、医療事務の人材不足や知識不足によって十分に業務が進められない場合があるため、医療事務代行サービスがその不足をサポートします。

医療事務代行で外注できる業務内容

医療事務代行で外注できる業務内容は、主に以下の通りです。

• 受付業務
• 会計業務
• レセプト業務
• 在庫管理やICT管理業務など

これから医療事務代行サービスの利用を検討している医療機関やクリニックは、ぜひ参考にしてみてください。
ここでは、医療事務代行で外注できる業務内容をそれぞれ解説します。

受付業務

受付業務では、主に来院した患者の受付を行い、問診票の受け渡しや保険証のコピーや管理などを行います。
さらに、診断書の発行や電話での受付・予約管理などの業務も受付が行う業務の1つです。
受付業務では、患者に対して丁寧で親切な対応をする必要があり、受付の対応一つで病院の印象を大きく左右するため、とても重要な業務でもあります。
また、受付業務をスムーズに進めることによって、医療スタッフの負担軽減や待ち時間の短縮などが期待できるため、サービスの品質向上にも繋がります。

会計業務

会計業務は、患者の医療費の計算や請求処理、医師の指定に従って作成した処方箋を渡すなどの業務です。
さらに、医療費が高額な場合は医療制度を利用するための案内をする必要もあるため、医療知識や法律の知識が必要になります。
また、患者の病状や処方箋を正しく管理しなければいけないため、高い集中力と正確性が必要な業務です。
そのため、豊富な知識を持った代行サービスに依頼することで、高品質で正確な業務を実現することが期待できるようになります。

レセプト業務

レセプト業務とは、医療機関やクリニックが医療費を請求するために必要なレセプトを作成する業務のことです。
主に、電子カルテやレセプトコンピュータを用いて診療報酬明細書へのデータ入力や作成、提出など行います。
レセプト業務によって医療機関やクリニックの利益を確保することができるため、運営するためにもとても重要な業務の1つです。
医療事務代行では、そんなレセプト業務も代行してくれるため、人材不足や知識不足によって十分に対応できない場合は、依頼してみてください。

在庫管理やICT管理業務など

在庫管理やICT管理業務なども代行サービスに依頼して対応してもらうことができます。
医療機関やクリニックの中には、受付・会計業務やレセプト業務などには対応できても、その他の医療品の在庫管理やICT管理に必要なリソースが不足している場合があります。
その際に、代行サービスに依頼することで業務を滞らせることなく、処理することが可能です。
ただ、代行サービスによって対応していない場合もあるため、事前に確認しておくことが大切になります。

医療事務を代行・外注するメリット

医療事務代行サービスは、医療事務が日々行うさまざまな業務を代行できるため、医療機関やクリニックの負担を大幅に削減できます。
また、医療事務を代行・外注するメリットについてさらに詳しく知りたい方も多いです。
ここでは、医療事務を代行・外注するメリットを主に4つ解説します。

人材不足を解消できる

医療事務を代行することで、人材不足を解消することができます。
現在、日本国内では深刻な少子高齢化によって医療業界を含む多くの業界で人材不足が課題になっている状況です。
そのため、医療事務として働く人材が不足している医療機関やクリニックも増加しており、医療事務業務が滞ってしまうこともあります。
しかし、医療事務を代行することで自院の人材が不足している状態でも医療事務を補うことが可能です。
また、医療事務に関する知識やノウハウを持っているため、安心して業務を任せることができます。

業務品質が向上する

業務品質が向上することも医療事務を代行するメリットの1つです。
医療事務では、患者の個人情報や請求書の作成・管理、レセプト業務や受付・予約対応など、さまざまな業務を行います。
さらに、データ入力のミスや確認漏れなどが原因で医療事故に繋がるリスクもあるため、知識や丁寧さなどが大切です。
医療事務の代行サービスでは、経験や知識が豊富なプロが代行してくれるため、高品質で正確なサービスを提供してくれます。
そのため、依頼することで業務効率化や患者からの評判向上などが期待できるようになります。

従業員の負担が軽減される

医療事務を代行することで、従業員の負担が軽減されます。
医療機関やクリニック内で医療事務として働いている人材が不足している状態では、限られた人員でさまざまな業務をする必要があります。
そのため、一人一人にかかる業務負担が大きくなり長時間労働や休日出勤などが多くなることが多いです。
しかし、医療事務を代行することで自院内の人材以外にも業務をしてもらえるため、従業員一人一人が抱える業務負担が軽減されます。
そのため、働き方改革の推進や従業員の満足度の向上が期待でき、離職率や休職率の低下にも繋がります。

制度の変更をスムーズに反映できる

制度の変更をスムーズに反映できることは、医療事務を代行する大きなメリットの1つです。
医療制度や保険制度は頻繁に変更され、変更されるごとに最新の制度に合わせた事務業務を行う必要があります。
さらに、制度変更に伴って必要な知識の習得やシステムの導入をする必要があるため、変更の反映に時間がかかることが多いです。
医療事務の代行サービスでは、制度変更に伴うシステムの導入やガイドラインの作成、アドバイスや研修を行ってくれる場合があります。
そのため、制度の変更があった場合でもスムーズに反映して通常通りに業務を進めることが可能です。

医療事務代行に依頼する際の注意点

医療事務代行に依頼することで、さまざまなメリットが得られることがわかりましたが、反対にいくつか注意しなければいけないこともあります。
これから医療事務代行への依頼を検討している方は、しっかりと依頼する際の注意点も考慮しておくことが大切です。
ここでは、医療事務代行に依頼する際の注意点を主に3つ解説します。

全ての業務を代行するとノウハウが蓄積しない

医療事務代行に依頼する際に、全ての業務を代行すると自院にノウハウが蓄積しなくなってしまいます。
従業員がほとんど医療事務を行わなくても医療事務が完了してしまうため、チェック体制が緩くなったりノウハウが失われたりするリスクが高いです。
さらに、自院で医療事務の専門的な知識やノウハウが失われてしまうと、代行サービスとの契約が切れた場合に対応できなくなるため、注意が必要です。
そのため、代行サービスに依頼する際は全ての業務ではなく一部の業務のみ依頼するなど工夫するようにしましょう。

セキュリティトラブルのリスクがある

セキュリティトラブルのリスクがあることも代行サービスに依頼する前に注意すべきことの1つです。
医療事務業務では、多くの患者の氏名、住所、病名など重要な個人情報（診療情報）を取り扱います。そのため、情報漏洩や不正アクセスへの対策は万全に講じる必要があります。
これらの情報を外部に委託する際は、業務委託契約書に加え、秘密保持契約（NDA）の締結が必須です。契約内容には、個人情報の取り扱いや管理体制と、万が一の際の責任分担などを明確に定めておくことが重要です。
これから代行サービスに依頼する際は、セキュリティ対策を徹底しているかどうかを確認しておくことも忘れずに行いましょう。

繁忙期に対応してもらえない場合がある

医療事務代行サービスの中には、繁忙期には対応してもらえない場合があることを理解しておくことが大切です。
医療業界では、時期によって閑散期と繁忙期があり、繁忙期では通常の業務よりも大幅に負担が大きくなるため、代行範囲も広くなる場合があります。
しかし、代行サービスの中には依頼できる業務内容に限りがあり、繁忙期には対応してもらえない場合があります。
事前に理解した上で依頼しなければ繁忙期に人材不足で業務がスムーズに進められなくなってしまう場合もあるため、注意して依頼しましょう。

医療事務代行を選ぶ際のポイント

医療事務代行を選ぶ際は、主に以下のポイントを意識して選ぶことが大切です。

• 代行できる業務内容を確認して選ぶ
• これまでの実績が豊富か確認して選ぶ
• アドバイスやサポートをしてくれるか確認して選ぶ

ここでは、医療事務代行を選ぶ際のポイントを解説します。
これから医療事務代行を検討している方は、選ぶ際に参考にしてみてください。

代行できる業務内容を確認して選ぶ

医療事務の代行サービスを選ぶ際は、代行できる業務内容を確認して選ぶことが大切なポイントです。
代行サービスは現在数多く存在していますが、代行できる業務内容は代行サービスごとに大きく違う場合があります。
例えば、受付業務やレセプト業務などは代行できても、在庫管理やICT業務は代行できないなどがあるため、事前に確認した上で自院にとって問題ないか判断することが大切です。

これまでの実績が豊富か確認して選ぶ

これまでの実績が豊富か確認して選ぶことも代行サービスに依頼する上で大切なポイントです。
例えば、代行できる業務内容が多い代行サービスでもまだ設立して間も無く実績がほとんどない場合では、信頼して依頼することが難しくなります。
しかし、実績が豊富な多くの医療機関やクリニックのサポートをしている代行サービスであれば、安心して依頼できます。
さらに、高品質な業務を行い業務効率化や生産性の向上を期待することも可能です。

アドバイスやサポートをしてくれるか確認して選ぶ

代行サービスの中には、業務を代行するだけでなく、医療事務に関するアドバイスやサポートをしてくれる場合があります。
例えば、医療制度や保険制度の変更に伴う事務処理やシステムの導入に関するアドバイスやサポートをしてくれる代行サービスに依頼すれば、スムーズに業務を移行できます。
さらに、自院の新人に対して研修を行い知識やノウハウを指導してくれる代行サービスもあるため、自院にノウハウを蓄積させたい場合は、確認してみることが大切です。

医療事務代行にかかる費用相場

医療事務代行にかかる費用相場は、医療機関やクリニックの規模や依頼する業務内容によって違いますが、基本的に以下の通りです。

• 小規模な病院で受付・レセプト業務などを依頼する場合：月額約3万〜5万円
• 中規模な病院で受付・レセプト業務などを依頼する場合：月額約10万〜20万円
• 従業員研修や開業サポートを依頼する場合：月額約10万円

医療事務代行サービスに依頼する際は、主に以上の費用相場で依頼することができます。

ただ、作成するレセプトの件数や研修する従業員の人数や期間、勉強会の有無などに応じて別途費用がかかることを考慮しておくことが大切です。
これから医療事務の代行サービスへ依頼を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

まとめ

医療事務代行サービスは、自院内で十分に対応し切れない業務をサポートしてもらえるため、人材不足や知識不足でも業務をスムーズに進めることが可能です。
さらに、依頼内容や業務範囲に応じて費用が変わってくるため、予算や希望に応じて適したサービスを受けることができます。
近年では、柔軟な対応ができる代行サービスも多く存在しているため、現在医療事務で課題を抱えている医療機関やクリニックは、代行サービスを検討してみることがおすすめです。