オンライン秘書の仕事内容｜ノーリスクで業務効率化できる理由とは？

本記事では、オンライン秘書の仕事内容やノーリスクで業務を効率化できる理由を紹介します。

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、文字通りオンライン上で業務をサポートしてくれるサービスのことです。スケジュールやアポイントの管理、メールや電話の対応、資料の作成や出張時のホテル予約などを代行します。

これらの業務の優先順位は低いといえますが、かといっておろそかにもできない業務です。

オンライン秘書に優先順位の低い業務を任せることで、クライアントは優先順位の高い業務に集中できます。少数精鋭のベンチャー企業や、起業したてで社員の少ない企業などにおいては、オンライン秘書が大いに役立つでしょう。

おすすめのオンライン秘書サービスは以下の記事で紹介していますので、参考にしてください。

参考記事>>【2022最新版】オンライン秘書のおすすめ30選を徹底比較

オンライン秘書の需要が拡大

オンライン秘書を含むアウトソーシング市場は年々その規模を拡大し続けています。

コロナ禍によるリモートワークの普及に加えて、働き方改革・DX（デジタルトランスフォーメーション）などの推進により業務変革を進める企業が増え、社内人員の再配置を含めた業務オペレーションの見直しが進んでいます。これによってオンライン秘書を含むアウトソーシングサービスを利用・活用している企業がこれからも増加していくことが見込まれているのです。また、官公庁のアウトソーシングも拡大しており、これもアウトソーシング市場をけん引していると言えるでしょう。

以下のグラフは国内のBPOサービス市場について株式会社矢野経済研究所が2022年8月～10月の間に調査したデータをもとに作成されたものです。

BPOとはビジネスプロセスアウトソーシングの略であり、企業が自社内で行っている業務のうち、システム運用管理業務、コールセンター業務、間接部門業務、直接部門業務などを外部に委託し、代行するサービスのことを指します。また、IT系BPOはシステム運用管理業務を、非IT系BPOはその他の業務を代行するサービスとされています。

2021年度のBPOサービス市場規模はIT系BPOと非IT系BPOの合算値で前年度比3.0％増の4兆5,636億9,000万円に登ると推計されました。この増加傾向は2026年までも続く見通しで、オンライン秘書やBPOなどのアウトソーシングサービスは今後よりビジネスに浸透していくものになっていくでしょう。

オンライン秘書の仕事内容

では、実際にどのような業務をオンライン秘書に依頼できるのでしょうか？

オンライン秘書に依頼できる業務を内容は、主に以下の通りです。

○秘書業務
○営業
○経理・人事・財務
○マーケティング・広告運用
○クリエイティブ業務

秘書業務

オンライン秘書がもっとも得意とするのが、秘書業務です。

• メール、電話の対応
• 資料の作成
• スケジュール、アポイントの管理
• 会食時の店舗の予約
• 出張時のホテルの予約

このような業務を依頼できます。その他にも、サービスによって依頼できる業務が様々あります。オンライン秘書のスタッフは、秘書の実務経験があるスタッフ中心で構成されています。結婚や出産を機に在宅ワークに切り替えたという方が多いため、実際に企業で働く秘書と遜色はありません。業務のクオリティは高いので、安心して業務を任せられます。

営業

取引先を回ったりなどはできませんが、営業時に使う資料の作成、顧客の管理、リサーチや分析など、事務作業であれば依頼できます。社内のトップセールスマンのサポートとして、オンライン秘書を活用するのがいいでしょう。

経理・人事・財務

請求書、見積書、決算書、注文書、事業計画書など、企業にはさまざまな書類の作成が求められます。いわゆるバックオフィス業務については、オンライン秘書に依頼できます。

人事については、面接会場の手配やセミナー用資料の作成、応募者の対応などを任せるといいでしょう。ただし、あくまでもオンラインでの対応となるため、面接官のような役割はできません。

マーケティング・広告運用

TwitterやInstagramなど、SNSマーケティングを実施している企業も多いでしょう。オンライン秘書は、TwitterやInstagramの更新、投稿、コメントの返信なども請け負います。TwitterやInstagramはこまめに更新しないと、フォロワーがどんどん減っていくこともあります。

オンライン秘書に運用を任せることで、フォロワー数の増加が期待できます。

また、WEB広告運用においてもサポートが可能です。リスティング広告やメルマガの配信、ABテストの実施や効果検証など、WEB広告の運用をサポートします。

クリエイティブ業務

専門スキルが必要な業務に対しても、オンライン秘書が力を発揮します。特に企業のLP（ランディングページ）の制作においては、WEB制作の専門的な知識が欠かせません。オンライン秘書の中には、WEBデザインが可能な秘書も在籍しています。

社内に専門スキルを持ったスタッフがいなかったり、クリエイティブ業務ができていない企業においては、導入を検討してみましょう。

オンライン秘書がノーリスクで業務を効率化できる理由

ここまで、オンライン秘書ができる業務内容を具体的に紹介してきました。

ここからは、なぜオンライン秘書がノーリスクで業務を効率化できるのか、その理由を解説します。

オンライン秘書の導入を検討する際、次のような不安が出てくると思います。

・依頼する仕事がない時はどうするのか？
・急な欠員などで、業務に穴が空くことはないのか？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・業務の追加や変更は難しいのではないか？　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　・依頼する仕事がない時はどうするのか？
・急な欠員などで、業務に穴が空くことはないのか？
・新たに連絡ツールの導入が必要ではないのか？
・情報の管理は問題ないのか？

しかし、このような不安やリスクは全く心配する必要はありません。

その理由を解説しますので、ぜひオンライン秘書の導入を検討してみてください。

理由①必要な時だけ業務を依頼できる

オンライン秘書の最大のメリットは、必要な時だけ仕事を依頼できることです。企業の中には、繁忙期と閑散期の差が激しい所もあるでしょう。オンライン秘書は、繁忙期のみサポートを任せ、閑散期には依頼しないといった使い方が可能です。

もし社員を新たに雇った場合、仕事がヒマになったからといって簡単に解雇する訳にはいきません。社員を雇用すると、閑散期にムダな人件費が発生するリスクがあります。

一方、オンライン秘書であれば必要な時のみ利用できるため、ムダな人件費は一切発生しません。結果、社員を新たに雇用するよりもノーリスクで業務を効率化できるのです。

理由②急な欠員にも対応

企業で人が働いている以上、急な病気や事故により、欠員が発生することもあるでしょう。欠員が発生すると業務に支障をきたすことがあるため、すぐに代わりのスタッフを用意する必要があります。

しかし、オンライン秘書であれば即座に代わりのスタッフを用意することが可能です。オンライン秘書は個人ではなくチームで動いており、仕事内容もチーム同士で共有しています。

そのため、業務に穴を空けることなく、クオリティも落とさずに業務の継続ができるのです。オンライン秘書を導入すれば、欠員が出て業務に支障が出るリスクを減らせます。

理由③様々な業務に対応可能

オンライン秘書と似たような選択肢としてクラウドソーシングが存在しますが、クラウドソーシングが基本的に案件単位での契約であり、依頼した業務以外の対応を求めることは難しく、新しく外部に依頼したい仕事が増えた場合はまた新たにワーカーを探したり、契約をし直す必要が出てきてしまいます。

一方オンライン秘書は人単位や時間単位での契約になります。
そのため一度契約すれば様々な業務をフレキシブルに依頼することが可能になるので、契約の手続きやワーカーの管理などに煩わされることが少なくなります。時間的・人的リソースの面でもオンライン秘書はノーリスクであると言えるでしょう。

 

理由④人件費がかからない

企業が社員を新たに雇う場合、さまざまなコストが発生します。主に求人媒体に掲載する採用費、新人を育成する教育費、デスク購入などの準備費のコストです。

また、社員を雇用し続ける限りランニングコストもかかります。毎月の基本給に加え、残業代、社会保険、福利厚生の費用などです。これらの人件費を削減するためには、社員の基本給を下げたり、福利厚生をカットするなどの方法があるでしょう。

しかし、基本給や福利厚生のカットは社員のモチベーションを低下させるリスクがあります。そこで、社員を新たに雇用する代わりにオンライン秘書の導入がおすすめです。オンライン秘書を導入することで、採用時のコストとランニングコストの両方を抑えることができます。

社員を雇用するよりも低いコストで、高クオリティの仕事ができるスタッフを導入できます。オンライン秘書を導入すれば、ノーリスクで人件費を抑えられるのです。

理由⑤普段使っている連絡ツールで対応可能

もしオンライン秘書との連絡ツールが一部に限られていた場合、新たに連絡ツールを導入しなければなりません。ツールを導入するのにコストがかかったり、操作に慣れるまで時間もかかるでしょう。

しかし、オンライン秘書の連絡ツールは、メール、Slack、ChatWork、Teamsなどの幅広いツールが使用可能です。普段使い慣れている連絡ツールを選べば問題ありません。新たに連絡ツールを購入したり操作を覚える必要はありませんので、ノーリスクで導入できます。

理由⑥情報管理が徹底している

外部スタッフとの仕事のやり取りをする上で、やはり気になるのが情報漏洩などのリスク管理です。もし顧客の個人情報などが外部に流出した場合、企業は多大な損害賠償を背負うことになります。

オンライン秘書は、秘密情報保持契約を結んだスタッフのみを採用している企業もたくさんあります。

また、情報管理においては暗号化管理ツールのSSO(シングルサインオン)の導入もあります。

セキュアブラウザも導入することで、自宅PCや共有PCと貴社情報へのアクセスを分離し、ログの集計を実施します。情報管理を徹底したオンライン秘書を選ぶことで、ノーリスクで業務を効率化できます。

オンライン秘書を選ぶ際の注意点

ここまで、オンライン秘書のメリットを中心に解説してきましたが、一点だけ注意点があります。それは、企業の依頼内容に合ったオンライン秘書を選ばないと、効果を感じられないということ。

オンライン秘書を提供しているサービスは複数あるため、事前にしっかりリサーチしておかないとミスマッチが生じます。どんな業務を、どのくらいの量で、どのくらいの予算で依頼したいのか。オンライン秘書を依頼する際は、これらを事前にまとめておくといいでしょう。

おすすめのオンライン秘書サービスは以下の記事で紹介していますので、参考にしてみてください。

【2021最新版】オンラインアシスタントおすすめ20選徹底比較 | リモバ - Remoba

まとめ

ここまでオンライン秘書の仕事内容と、ノーリスクで業務を効率化できる理由について解説してきました。オンライン秘書は、「必要な時に」「必要な業務量を」「高クオリティ」でサポートができるサービスです。秘密保持契約の締結や徹底した情報管理システムにより、リスク管理も問題ありません。

本記事の内容を参考に、ぜひオンライン秘書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。