資格確認書の発行手続きは会社で何をする？入社・退職・紛失時の実務を解説

この記事でわかること

• 資格確認書・資格情報のお知らせ・マイナ保険証の違い
• 入社・在籍中・退職・紛失時に会社が行う手続き
• 担当者がミスしやすいポイント
• 協会けんぽと健保組合で確認すべき違い

資格確認書とは何か

資格確認書とは、マイナ保険証を使えない人または利用しない人が医療機関で保険診療を受けるための書類です。

具体的には、マイナンバーカードを保有していない方、マイナ保険証の利用登録をしていない方、その他オンライン資格確認を受けられない事情がある方が対象です。保険者（協会けんぽ・健康保険組合など）から無償で交付されます。

健康保険証廃止との関係

2024年12月2日をもって、従来の健康保険証の新規発行が終了しました。以降、医療機関での受診には「マイナ保険証」または「資格確認書」を使用する仕組みへ移行しています。

マイナ保険証・資格情報のお知らせとの違い

健康保険証廃止後に登場した書類は複数あり、混同しやすいため整理しておきましょう。

「資格情報のお知らせ」は単独では医療機関を受診できません。企業の担当者が実務で関わるのは、主に「資格確認書」です。

企業に求められる役割

資格確認書の発行主体は保険者（協会けんぽ・健康保険組合など）です。企業はあくまでも手続きの主担当という立場になります。

企業担当者が行う実務は次の3つです。

1. 申請：入社時に資格取得届で発行を申請する
2. 配布：保険者から届いた資格確認書を従業員本人に渡す
3. 回収：退職時などに資格確認書を回収し、保険者へ返納する

【ケース別】企業が行う手続き手順

ケース①：新入社員について資格確認書の発行が必要な場合

結論：資格取得届の「資格確認書発行要否」欄にチェックを入れて申請します。

新たに従業員を採用した際、その従業員がマイナ保険証を利用しない場合は、入社時の社会保険手続きと合わせて資格確認書の発行申請を行います。

手続きの流れ

入社 → 本人よりマイナ保険証の利用状況を聴取 → 資格取得届の「発行要否」欄にチェック → 年金事務所へ提出 → 保険者から資格確認書が届く → 従業員へ配布

手順詳細

1. 「被保険者資格取得届」に通常通り必要事項を記入する
2. 届書内の「資格確認書発行要否」欄の「発行が必要」にチェックを入れる
3. 年金事務所（または電子申請）へ提出する
4. 保険者から資格確認書が事業所宛てに届く（到着時期は保険者や処理状況により異なります。急ぎの場合は加入先保険者へ確認しましょう）
5. 届いたら速やかに従業員本人へ渡す

被扶養者がいる場合は「被扶養者（異動）届」にも同様の「資格確認書発行要否」欄があります。扶養に入れる家族についても忘れずに確認しましょう。

ポイント：マイナ保険証の利用状況は本人でないと確認できません。入社時のヒアリングシートや手続き案内に「マイナ保険証の利用登録をしているか」を確認する項目を加えておくと、記入漏れを防ぎやすくなります。

ケース②：在籍中の従業員に資格確認書が届いた場合

結論：原則として従業員の自宅に届きますが、宛先不明で事業所宛てに再送付される場合があります。届いたら速やかに本人へ配布します。

2025年12月2日以降、協会けんぽはマイナ保険証を利用していない被保険者に対して資格確認書を原則として自動的に交付する運用としています。転居等で宛先不明になった場合は事業所宛てに再送付されることがあります。

届いた場合の対応

1. 同封されている一覧表で対象者を確認する
2. 速やかに該当する従業員本人へ配布する
3. すでに退職・資格喪失している従業員の分が届いた場合は、同封の返信用封筒で保険者へ返却する

資格確認書が届いた時点で在籍していても、その後退職した場合は別途回収と返納が必要になります（ケース③参照）。

ケース③：退職時の対応

結論：退職者が資格確認書を所持している場合は回収し、資格喪失届とあわせて保険者へ返納します。

退職手続きの流れ

退職が決まる → 資格確認書の所持確認 → 回収（所持している場合）→ 資格喪失届に添付 → 保険者へ返納

従業員が資格確認書を持っている場合

1. 退職者から資格確認書を回収する
2. 資格喪失届に添えて保険者へ返納する

従業員がマイナ保険証のみを利用していた場合

資格確認書は発行されていないため回収物はありません。ただし通常通り資格喪失手続きは必要です。

注意点：退職手続きチェックリストに「資格確認書の有無を確認・回収」の項目を加えておくことを推奨します。

ケース④：資格確認書を紛失・汚損した場合

結論：保険者への再申請が必要です。協会けんぽでは2026年1月から電子申請も利用できます。

協会けんぽの場合の手順

1. 「健康保険資格確認書交付申請書」を協会けんぽのウェブサイトからダウンロードする
2. 必要事項を記入のうえ、事業所経由で協会けんぽ都道府県支部へ提出する（郵送または2026年1月開始の電子申請サービスが利用可能）
3. 再交付された資格確認書が事業所に届いたら従業員へ渡す

健康保険組合に加入している場合は、組合ごとに申請方法・様式が異なります。加入している健保組合のウェブサイトまたは窓口に確認してください。

協会けんぽと健保組合で異なるポイント

資格確認書の手続きは保険者によって細部が異なります。以下を目安にしてください。

健保組合に加入している場合は、本記事の内容を参考にしつつ、必ず組合の案内を最優先に確認してください。

担当者が陥りやすい間違い5つ

間違い①：「資格確認書発行要否」欄を記入し忘れた

記入し忘れても、当分の間は申請によらず資格確認書が交付される運用があります。ただし、通常より到着まで時間がかかることがあるため、急ぐ場合は別途「資格確認書交付申請書」を提出して早急な発行申請を検討しましょう。

間違い②：被扶養者分の確認漏れ

本人の確認はできていても、扶養に入れた家族の利用状況を確認し忘れるケースがあります。被扶養者（異動）届にも「資格確認書発行要否」欄があります。家族の人数分、漏れなく確認するようにしましょう。

間違い③：マイナ保険証を利用している従業員に発行しようとした

原則として、マイナ保険証を問題なく利用できる方は資格確認書の対象になりません。その場合は「資格情報のお知らせ」が発行されます。従業員から「自分の分が届かない」と問い合わせがあった場合は、まずマイナ保険証の登録状況を確認するよう案内してください。なお、個別の事情がある場合は加入先保険者に相談しましょう。

間違い④：届いた資格確認書を配布せず放置した

事業所宛てに届いた資格確認書を気づかずに放置してしまうと、従業員が医療機関で保険診療を受けられなくなるリスクがあります。郵便物の確認を徹底し、届いたらすぐに対象者へ配布する運用を整えておきましょう。

間違い⑤：健保組合なのに協会けんぽ前提で処理しようとした

協会けんぽと健保組合では様式・提出先が異なります。社内で以前の担当者が用意した様式や手順書が、実は加入保険者と合っていないことがあります。新担当者になったタイミングで、加入保険者の最新案内を必ず確認しましょう。

企業担当者向けチェックリスト

入社時チェックリスト

☐ 従業員のマイナ保険証の利用登録状況を確認した

☐ 被扶養者がいる場合、その利用登録状況も確認した

☐ 資格確認書が必要な場合、資格取得届の「発行要否」欄にチェックを入れた

☐ 被扶養者（異動）届にも同様のチェックを入れた

☐ 資格確認書が届いたら、速やかに従業員へ配布した

退職時チェックリスト

☐ 退職者が資格確認書を所持しているか確認した

☐ 資格確認書を回収した（所持している場合）

☐ 資格喪失届と合わせて保険者へ返納手続きを行った

☐ 退職後に資格確認書が事業所に届いた場合は、返信用封筒で保険者へ返却した

よくある質問（Q&A）

Q. 資格確認書は会社に届くのですか？それとも自宅に届くのですか？

A. 原則として被保険者の自宅へ送付されます。ただし、転居等で宛先不明になった場合は事業所宛てに再送付されることがあります。その場合は会社から従業員へ配布する流れになります。

Q. 申請し忘れた場合、いつ届きますか？

A. 当分の間は申請によらず交付される運用があります。ただし、通常の申請ルートより到着まで時間がかかる場合があります。急ぎの場合は「資格確認書交付申請書」を別途提出して申請することを推奨します。

Q. 退職後に会社へ届いた資格確認書はどうすればよいですか？

A. 同封の返信用封筒を使って、保険者（協会けんぽ等）へ返却してください。

Q. 協会けんぽと健保組合では手続きが違いますか？

A. 基本的な仕組みは同じですが、申請書の様式・提出先・発行までの日数は保険者ごとに異なります。健康保険組合に加入している場合は、必ず加入組合の案内に従って手続きを行ってください。

Q. 外国人従業員の場合はどうなりますか？

A. 社会保険の加入要件を満たしている場合は日本人と同様の手続きが必要です。マイナンバーカードを取得していない外国人従業員は、資格取得届の発行要否欄にチェックを入れることで申請できます。協会けんぽにはマイナンバー専用ダイヤルの外国語対応窓口もあります。

Q. 資格確認書の有効期限が切れたらどうすればよいですか？

A. 有効期限到来時の扱いは保険者ごとに異なります。自動交付される場合もありますが、個別の案内に従う必要があります。有効期限が迫っている場合は早めに加入先保険者へ確認しましょう。

Q. 資格確認書を持っている従業員がマイナ保険証に切り替えた場合、資格確認書はどうすればよいですか？

A. マイナ保険証の利用登録後の資格確認書の扱いは、加入先保険者の案内に従ってください。

まとめ

資格確認書をめぐる企業担当者の実務は、次の3点に集約されます。

• 入社時：資格取得届の「資格確認書発行要否」欄を確認し、必要な場合はチェックを入れて申請する
• 在籍中：事業所宛てに届いた資格確認書は速やかに従業員へ配布する
• 退職時：資格確認書を回収し、資格喪失届とあわせて保険者へ返納する

手続きの細部は保険者（協会けんぽ・健康保険組合）によって異なります。実際の様式・提出先・発行時期は、加入先保険者の最新案内を必ず確認してください。協会けんぽ加入企業であれば、協会けんぽ・日本年金機構のウェブサイトが確認先の基本です。

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