経費精算のやり方と流れを解説｜仕訳・注意点・クラウド化まで

経費精算は、ほぼ全社員が関わるうえに工程が多く、「わかりにくい」「時間がかかる」と感じられやすい業務です。立て替えた社員にとっても、チェックする経理担当者にとっても、負担が大きくなりがちなのが実情でしょう。

そのため近年は、クラウド経費精算システムの導入や、経費精算業務そのもののアウトソースによって効率化を進める企業が増えています。さらに2024年1月からは電子帳簿保存法で電子取引データの保存が完全義務化され、経費まわりのデジタル対応は「あった方がよい」から「対応必須」へと変わりました。

本記事では、経費精算の基本的な流れ（やり方）を立替・仮払・出張旅費のパターン別にわかりやすく整理したうえで、仕訳や勘定科目の注意点、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応、そしてクラウドシステムやアウトソースによる効率化の方法までを解説します。

経費精算とは

経費精算とは、業務のために発生した費用を、会社の経費として正しく処理・清算する一連の業務を指します。大きく分けて次の3つのパターンがあります。

① 立替経費精算 社員が会社の業務のために自分のお金で一時的に立て替えた費用を、後から会社が清算する方式です。交通費や消耗品の購入など、日常的に最も多く発生します。「立替経費精算とは何か」と迷ったら、まずこの「社員が先に払い、あとで会社が返す」形をイメージすると分かりやすいでしょう。

② 仮払経費精算 出張など、費用が高額になりそうな場合に、会社が社員へ事前にお金を渡しておき、後日金額が確定してから差額を清算する方式です。出張旅費の精算が代表例です。

③ 法人クレジットカードの精算（突合） 法人カードで支払った場合に、領収書とカード明細を突き合わせ（突合）し、内容を確認する作業も経費精算に含まれます。

社内規定にもよりますが、一般的には「立替した社員が申請書を作成し領収書を添付 → 上長が承認 → 経理へ提出 → 経理が毎月決まった精算日にまとめて振込」という流れで運用されます

経費精算の基本的な業務フロー

ここからは、実際の業務フローを「立替経費精算」と「仮払（出張旅費）経費精算」に分けて具体的に見ていきます。

1.立替経費精算の基本的な業務フロー

①〜③（立替社員側の処理）

④〜⑧（経理側の処理）

①経費精算申請書の作成（立替社員側の処理）

立替を行った社員は、領収書に基づき経費精算申請書に必要事項を記載し、所属長の承認をもらいます。

経費精算申請書には以下の事項を記入します。

・申請日付

・申請者の所属部署　

・申請者の氏名

・領収書の日付

・購入内容

・購入先

・購入金額

【経費精算の申請書テンプレート】　画像引用：マネーフォワード

②上長による経費精算申請書の承認（立替社員側の処理）

所属上長は経費精算申請書を確認の上承認を行い、申請した社員へ返却します。

③経理へ提出（立替社員側の処理）

申請した社員は、所属長承認後の経費精算申請書を経理担当者へ経費精算締め日までに提出します。

④経費精算申請書のチェック（経理側の処理）

経理担当者は、提出された申請書と領収書の突合作業を行います。また、問題がありそうな支出内容はないかなども確認します。問題がなければ、承認後、最終承認者へ経費精算申請書を提出します。

⑤経理部による経費精算申請書の承認（経理側の処理）

経理部の最終承認者は経費精算申請書を確認の上承認を行い、経理担当者へ返却します。

⑥会計システム登録（経理側の処理）

経理担当者は、経費精算申請書に基づき、会計システムに仕訳登録を行います。

⑦口座振込処理（経理側の処理）

経理担当者は、経費精算申請書に基づき、従業員の口座に精算金額を振り込みます。

⑧振込完了（経理側の処理）

立て替えた社員の口座に、精算金額が振り込まれます。

2.仮払経費精算の基本的な業務フロー

出張など、立替額が高額になりそうな場合は、あらかじめ仮払を行い、後日金額が確定してから精算します。ここでは出張旅費を例に、「出張前」と「出張後」に分けて見ていきます。

【出張前】

①〜③（立替社員側の処理）

④〜⑦（経理側の処理）

①出張申請書の作成（立替社員側の処理）

出張を行う社員は、出張申請書に必要事項を記載し、所属長の承認をもらいます。

出張申請書には、以下の事項などを記入します。

・申請日付

・申請者の所属部署　

・出張予定日

・出張地、訪問先、用件

・チケット手配の有無

・必要となる旅費の概算

【出張申請書テンプレート】　画像引用・マネーフォワード

②担当部による出張申請書の承認（立替社員側の処理）

所属長は出張申請書を確認の上承認を行い、申請した社員へ返却します。

③経理へ提出（立替社員側の処理）

申請した社員は、所属長承認後の経出張申請書を経理担当者に提出します。

④出張申請書のチェック（経理側の処理）

経理担当者は、提出された申請書を確認し、問題がなければ、承認後、最終承認者へ提出します。

⑤経理部による出張申請書の承認（経理側の処理）

経理部の最終承認者は出張申請書を確認の上承認を行い、経理担当者へ返却します。

⑥会計システム登録（経理側の処理）

経理担当者は、出張申請書に基づき、会計システムに仕訳登録を行います。

仕訳例：7万円の出張申請書に基づき、小口現金から7万円を仮払した。

⑦仮払金の支払（経理側の処理）

経理担当者は、経費精算申請書に基づき、従業員に仮払金額を支払います。

【出張後】

①〜③（立替社員側の処理）

④〜⑦（経理側の処理）

①出張旅費精算書の作成（立替社員側の処理）

出張社員は、領収書を添付した出張旅費精算書を作成し、精算金額とともに所属長に提出し承認をもらいます。

②担当部による出張旅費精算書の承認（立替社員側の処理）

所属長は出張旅費精算書と精算金額を確認の上承認を行い、申請した社員へ返却します。

③経理へ提出（立替社員側の処理）

申請した社員は、所属長承認後の出張旅費精算書と精算金額を経理担当者へ提出します。

【経理側の処理】

④出張旅費精算書のチェック（経理側の処理）

経理担当者は、提出された出張旅費精算書と領収書、精算金額の突合作業を行います。また、問題がありそうな支出内容はないかなども確認します。問題がなければ、承認後、最終承認者へ出張旅費精算書を提出します。

⑤経理部による出張旅費精算書の承認（経理側の処理）

経理部の最終承認者は出張旅費精算書と精算金額を確認の上承認を行い、経理担当者へ返却します。

⑥会計システム登録（経理側の処理）

経理担当者は、出張旅費精算書に基づき、会計システムに仕訳登録を行います。

仕訳例：出張旅費精算書により、旅費金額が6万5千円、余剰金額が5千円と確定した。

⑦余剰金の入金処理（経理側の処理）

経理担当者は、余剰金額を小口現金または口座に返金します。

経費精算でよくあるミス・不正と注意点

経費精算では、実際の不正・ミスの事例から注意点を洗い出し、それを防ぐ運用ルールをあらかじめ設計しておくことが重要です。

飲食・交際費に関する注意点

飲食費にまつわる代表的な不正には、次のようなものがあります。

• 手書きの領収書に桁を書き足して金額を水増しする
• 個人経営の常連店から白紙の領収書をもらい、任意の金額を記入する
• 常連店に水増しした領収書を発行してもらう

こうした不正を防ぐための運用ルールの例は次のとおりです。

• 役職ごとに経費の利用上限額を設ける
• 飲食は事前申請・承認を必須にする
• 接待で利用できる店舗を複数リスト化し、原則その中から選んでもらう（平均単価を会社が把握できるようにする）

領収書がないケース・交通費・定期区間の注意点

合は、領収書が発行されません。そのため、定期区間との重複請求が発生したり、私的利用分を経費として申請されたりするリスクがあります。

領収書がない交通費については、申請書に 日付・利用区間（出発地と目的地、乗換地）・金額・訪問先 を具体的に記入してもらうルールが有効です。

また、定期券を持っている社員については、申請経路に定期区間が含まれていないかを必ず確認しましょう。後述するクラウド経費精算システムには、定期区間をあらかじめ登録しておくと自動で差し引いて計算する機能があり、この確認作業を大幅に効率化できます。

関連記事：レシートの正しい管理方法や領収書との違い、経費精算時の扱い方

提出期限や精算頻度に関する注意点

運用ルールとして特に重要なのが「精算の頻度」と「申請書の提出期限」です。

精算頻度 月初から月末まで1か月分をまとめて申請する方式は、立替額が大きくなるほど社員側の抜け漏れや、経理側のチェックミスが起こりやすくなります。週1回など頻度を上げることで、社員の漏れが減り、経理のチェック効率も上がります。

提出期限 提出期限は厳格に運用しましょう。数か月前の領収書の精算を許すと、月次決算の数字に影響します。期限を過ぎた場合は別途遅延理由書を求めるなど、遅延を抑止する仕組みを設けるのがおすすめです。

仕訳に関する注意点（交際費・仮払金）

仕訳に関して特に注意する点は、以下の2点です。

・交際費

・仮払金

仕訳に関して基本を確認したい方は関連記事：簿記の要「仕訳」と「勘定科目」をマスターしようも参照ください。

交際費と会議費の区分（2024年に基準変更）

社外の人との接待飲食費は、令和6年度（2024年度）税制改正により、1人あたりの基準が従来の5,000円以下から「1万円以下」に引き上げられました（2024年4月1日以後に支出する飲食費に適用）。1人1万円以下であれば交際費等から除外し、会議費などとして全額を損金算入できます。交際費とするか会議費とするかで法人税額が変わるため、区分を正確に判断しましょう。

適用にあたっては、次の点に注意が必要です。

• 社外の人が同席していることが前提。社内の役員・従業員のみの飲食は、1万円以下でもこの除外規定の対象外です（原則として交際費または福利厚生費）。
• 「1万円以下＝自動的に会議費」ではない。会議・打ち合わせの実態が伴っていることが必要で、アルコールを伴う接待を無理に会議費とすると税務調査で否認されるリスクがあります。
• 判定はオール・オア・ナッシング。1人あたりが1万円を1円でも超えると、超過分だけでなく全額が交際費扱いになります。
• 参加者の氏名・関係・人数・店名などを記録した書類の保存が要件。人数の水増しで単価を下げる操作は仮装行為とみなされます。
• 税抜経理でインボイス発行事業者でない店の場合は、経過措置で控除できない消費税分を本体価格に含めて判定するため、目安額が1万円より下がります（2026年9月30日までは税抜約9,803円が目安）。

関連記事：接待交際費とは？損金算入の上限や会議費との違い、書き方を解説

仮払金の残高チェック

仮払金はあくまで一時的な資産勘定です。決算書に未精算の仮払金が残っていると、「本来計上すべき経費が反映されていないのでは」と金融機関や税務署に受け取られかねません。特に決算月近くの出張仮払は要注意で、年次決算では必ず未精算分がないかを確認しましょう。

代表的な勘定科目の対応例を整理すると、次のようになります。

不正やミスを起こりにくくする根本は、社内ルールの設計です。ルールを作って終わりにせず、運用しながら改善を続けることも欠かせません。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

経費精算を語るうえで、いまや避けて通れないのが電子帳簿保存法（電帳法）とインボイス制度です。

関連記事：インボイス制度とはどんな制度？基礎知識を解説

2024年1月から電子取引データの保存が完全義務化

電子帳簿保存法は、2022年1月の改正で「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分すべてが見直されました。このうち電子取引のデータ保存については、2023年12月末までの宥恕期間が終了し、2024年1月1日以降は完全義務化されています。事業規模を問わず、ほぼすべての法人・個人事業主が対象です。

対象となるのは、次のように「電子でやり取りした」取引情報です。

• メールにPDFで添付されて届いた請求書・領収書
• ECサイトからダウンロードした購入明細・領収書
• クラウドサービス上で受け取った請求書
• 法人カードのWeb明細 など

これらは紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさず、電子データのまま保存する必要があります。一方で、紙で受け取った領収書のスキャナ保存や、会計ソフトで作った帳簿の電子保存（電子帳簿等保存）は任意のままです。

なお電子取引データの保存では、真実性の要件（改ざんされていないこと）と可視性の要件（日付・金額・取引先などで検索・表示できること）を満たす必要があります。タイムスタンプ付与や検索機能を備えたシステムを使うか、事務処理規程の策定とファイル名のルール化で対応します。

インボイス制度との併せ技で経理負担は増加

2023年10月1日からはインボイス制度も始まり、適格請求書の確認・保存など経理業務の負担が増えています。電子取引が今後さらに増えていくことを考えると、電子帳簿保存法とインボイス制度はあわせて対応を検討し、経理のデジタル化を進めるのが現実的です。

こうした法対応の観点からも、後述のクラウド経費精算システムのニーズは年々高まっています。

クラウド経費精算システムで経費精算を効率化する

経費精算をしっかりと行うためには、ルールの設計が不可欠であるとお伝えしました。しかし、ただ厳格にルールを作っただけでは、かえって作業に手間と時間がかかってしまい非効率になる可能性は否めません。そこでおすすめする効率化の手法として、システム導入とアウトソース化があげられます。

関連記事：経理アウトソーシング・経理代行とは？メリットとデメリットを比較

関連記事：経費精算を効率化する方法とは？手間が増える原因と改善ステップ

作業時間の節約効果

スマホで撮影した領収書が、要件を満たせば原本と同じように扱えるようになったことで、精算業務をオンラインで完結できるようになりました（撮影データには受領後一定期間内にタイムスタンプを付与するなど、電帳法の要件を満たす必要があります）。

クラウド経費精算システムを使った申請の流れは、おおむね次のとおりです。

1. 領収書を受け取ったらすぐ自分の名前を記入
2. スマホの専用アプリで撮影し、画像をシステムへアップロード
3. タイムスタンプが自動付与される
4. システム上で申請
5. 承認者がシステム上で承認

これにより、従来の「申請書を作成・印刷し、領収書を糊付けして添付する」作業が不要になります。承認フローもオンラインで完結するため、紙を回覧して承認印をもらう手間がなくなり、作業効率が飛躍的に上がります。

経理担当者にとっても、会計システムと連携すればデータを自動取り込みでき、仕訳時間を短縮できるという大きなメリットがあります。

関連記事：経費精算を自動化する方法｜自動化できる業務・できない業務

不正防止効果

クラウド経費精算システムには、不正やミスを防ぐ機能も充実しています。

• 交通費の自動計算：あらかじめ定期区間を登録しておくと、申請経路に定期区間が含まれる場合に自動で差し引いて計算
• 交通系ICカード連携：交通費の水増し申請を防止
• 法人クレジットカード連携：事前申請のない日付の飲食代などを自動で抽出

作業時間の節約効果

スマホ撮影による領収書が原本と同じように扱えるようになった(※)ことで、精算業務がオンラインで完結できるようになりました。

※　撮影した領収書の電子データに、受領後3日以内にタイムスタンプが付保されている必要があります。タイムスタンプの付保されて始めて原本と同等と見なされます。

旅費・出張精算のクラウド化

出張の多い企業では、旅費精算のクラウド化が特に効果を発揮します。出張申請から仮払、出張後の精算・余剰金返還までを一連のワークフローとしてオンラインで管理でき、申請者・承認者・経理の三者すべての負担を軽減できます。「旅費精算をクラウド化したい」というニーズには、経費精算システムの出張・旅費管理機能が有力な選択肢になります。

クラウド経費精算システムの選び方

導入時は、次の観点で比較検討するとよいでしょう。

• 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか（JIIMA認証の有無など）
• 会計システムや法人カード、交通系ICと連携できるか
• スマホアプリの使いやすさ・申請/承認のしやすさ
• 自社の従業員規模・料金体系に合っているか
• 交通費自動計算や定期区間控除など、必要な機能が揃っているか

関連記事：経費精算システム14選｜比較ポイントと選び方も解説

経費精算をまるごと任せる「アウトソース」という選択肢

システムを導入しても、運用の設計・チェック・振込データ作成などには一定の工数がかかります。そこで有効なのが、経費精算を含む経理業務のアウトソースです。

Remoba経理

よくある質問（FAQ）

Q. 経費精算はなぜ「難しい」「面倒」と感じられるのですか？

A. 全社員が関わるうえに、申請・承認・チェック・仕訳・振込と工程が多く、紙とハンコの運用だとやり取りが煩雑になりがちだからです。クラウド化やルールの明確化で、この煩雑さは大きく減らせます。

Q. 経費精算の頻度はどのくらいが適切ですか？

A. 月1回まとめて処理する方式は漏れやミスが起きやすいため、週1回など頻度を上げるのがおすすめです。立替社員の負担も、経理のチェック効率も改善します。

Q. 領収書がない交通費はどう精算すればよいですか？

A. 日付・利用区間・金額・訪問先を申請書に具体的に記入してもらいます。定期区間との重複がないかを必ず確認し、システムを使う場合は定期区間を登録して自動控除するのが確実です。

Q. 月をまたいだ経費や、期限を過ぎた領収書はどう扱えばよいですか？

A. 提出期限は厳格に運用するのが基本です。やむを得ず遅れた場合は遅延理由書の提出を求めるなど、抑止力のあるルールを設けましょう。決算月近くは特に、未精算の仮払金が残らないよう注意が必要です。

Q. 経費精算で電子帳簿保存法への対応は必須ですか？

A. メールやECサイトなどで電子的にやり取りした領収書・請求書は、2024年1月以降データのまま保存することが義務化されています。電帳法対応のクラウド経費精算システムを使うと、要件を満たしながら効率化できます。

まとめ

本記事では、経費精算について次の内容を解説しました。

• 経費精算の基本的な流れ（立替・仮払・出張旅費）とやり方
• 飲食・交通費・提出期限・仕訳など実務上の注意点
• 2024年義務化の電子帳簿保存法とインボイス制度への対応
• クラウド経費精算システム・アウトソースによる効率化

経費精算はほぼ全社員が関わるため煩雑になりやすく、効率化は会社全体に良い影響をもたらします。電子帳簿保存法の完全義務化を背景に、クラウド経費精算システムやアウトソースの需要は今後も高まっていくでしょう。まずは自社のルールを見直し、システムやアウトソースの活用を検討してみてください。