1. これを読めばオンラインアシスタントがまるわかり!
これを読めばオンラインアシスタントがまるわかり!

これを読めばオンラインアシスタントがまるわかり!

アシスタント 更新日:
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リモートワークという働き方が浸透し、オンライン上での業務が以前よりも一般的になりました。また、企業が組織体制や業務を改善し、効率化する動きが活発になっています。ここでは、在宅で業務サポートをするオンラインアシスタントとは何か、オンラインアシスタントの利用にどんな利点があるのかを解説します。

目次

オンラインアシスタントの仕事とは

オンラインミーティング

まず初めに、オンラインアシスタントとはどんな仕事をするのでしょうか。

オンラインアシスタントサービスを提供する企業は多くあるため、企業によって内容に違いはありますが大きく二種類に分けることができます。業務内容はあくまで一例であり、実際は企業のニーズに合わせたさまざまな業務に対応しています。

事務サポート的な一般業務

秘書事務、一般事務、営業事務、庶務事務、総務事務など
資料作成やデータ入力、社内の連絡調整業務、調査業務などの補佐的業務

専門知識や技術を必要とされる専門業務

経理事務、人材採用、労務事務、翻訳、デザイン制作業務など
一般業務よりもさらに資格や専門知識・技術を必要とされる業務

オンラインアシスタントを利用するメリットとは

自社で問題なく業務が遂行されているのであれば、あえて外部にその業務を委託する必要はないのでは?と感じるのではないでしょうか。また、外部に業務委託するのであれば、オンラインアシスタントのみでなく派遣社員を受け入れる方法もあります。

オンラインアシスタントを選ぶメリットとは何があるのでしょうか。

資料とスマートフォン

事務作業や定例業務をしないことでより高度な業務に集中できる

問題なく業務が完了しているとあまり意識はしませんが、業務内訳を見直すと必ずあるのが誰でもできる事務作業です。業務レベルがそこまで高くはなく、その人でなければできないという内容ではないものが実は数多くあるのです。メールを送る、データを集計する、会議室を予約する、毎月決まった資料を更新するなど、思いつく例を挙げると次々と出てくるのではないでしょうか。

他の誰かが対応できる業務は別の人が対応し、その分の時間をもっと重要性の高い業務に割り振ることができるとしたらどうでしょうか。自社の別の社員にその役割を回してしまっては結局同じことの繰り返しとなりますので、社外にその業務を委託することによって、社員全体が自分のすべき業務に集中できるようになります。その結果、社員への無駄な負荷が減りモチベーションの維持が可能となり、職場の生産性が向上することになります。

人材の募集・採用・教育にかかる労力を省略できる

人材が必要になったら、人材紹介会社に手配をしたり募集広告を掲載したり、ハローワークに募集を出すことが一般的です。しかし、希望する人材に巡り合うまでに想像以上の時間がかかったことはありませんか。時間がかかればその間の広告費は発生しますし、何度も面接を行えば人事担当者の時間も多く割かれることになります

仮に無事採用になったとしてもすぐに即戦力になることはまずありません。研修や教育を行い、職場に慣れるように面談やフォローをするなどの苦労は続きます。その社員が長く勤めれば良いのですが、早期に退職されてしまうとまた振り出しに戻ってしまいます。そして経費と労力がまた必要となってしまうのです。直接雇用の場合、それらのリスクを避けることはどうしてもできません。

外部委託であればそれらのリスクを抑えることができますが、派遣社員の場合は教育面については省略することができません。また、希望する人材でなければ別の人材に変えることはできますがすぐに対応できるとは限りません。

オンラインアシスタントの場合、業務に対してチームで取り組むことが前提とされています。企業側は業務終了を待つだけの状態であり、その業務にあたるチームの内訳についてはアシスタント側の会社が責任を持って管理することになっています。そのため、適した人材かどうかを企業側が心配する必要はありません

また、直接雇用や派遣社員のように対個人との業務連携となると、その人が不在の時や退職時のリカバリーをどうするかが問題になります。しかし、オンラインアシスタントのようにチームで取り組んでいれば、チーム内での連携を取ることで解決できます。

また、教育についてもアシスタント側で実施するため、企業側での対応は不要です

砂時計

スキルレベルを重視し採用されたアシスタントが多いため、質の高さが保証される

オンラインアシスタントの場合、チームでの業務対応となるためチーム全体のスキルレベルが焦点になります。では、オンラインアシスタントの採用基準とはどういったものなのでしょうか。

企業によって採用基準は異なりますが、ある会社の募集要項には次のような条件が記されています。

・ITリテラシーの高い方(新しいITツールをつかうことが得意・好きな方)

・中級以上のMS Officeスキル(Excel関数・PowerPointが不自由なく使える程度)

・対人スキルが高い方(営業ほか、BtoBでの交渉経験、バイリンガル秘書経験をお持ちの方)

・3年以上の社会経験のある方 (歓迎スキルに記載の経験者は優遇)

企業から求められた成果物を期日までに完了させなければならないという性質もあるため、オンラインアシスタントには即戦力が求められます。そのため、アシスタント提供会社は採用時には厳正な基準を設け、アシスタントのスキルを正確に把握し、クライアントのニーズに合ったスキルの持ち主を配置することを重要視しています。そのため、チーム全体の質の高さが保証されるのです。

必要な時に必要な分だけ人材を準備し、無駄な人件費がかからない

企業には一年・一か月を通してみると、必ず繁忙期と閑散期があります。しかし、その時期に合わせて自由に社員を増減させることはできません。つまり、マンパワーが不要な時期であっても、社員に対してかかる固定費は変わらずに支出し続けなければならないのです。

必要に応じてマンパワーを増減できるという面では派遣社員も対応は可能ですが、随時業務量に合わせて変動させることはできません。しかし、オンラインアシスタントの場合は、人数増減には即対応することが可能なのです。

時計

オンラインアシスタントを利用する上でのデメリットとは

ここまではオンラインアシスタントを利用するメリットを説明しましたが、逆のデメリットとはどんな点があるのでしょうか。

パソコンやネット環境の準備が必要

オンラインアシスタントは、パソコンとネット環境が必要不可欠です。導入する企業側か、アシスタント個人、アシスタント提供会社側のいずれかで準備をしなくてはなりません。

しかし、パソコンやネット環境は多くの企業で準備がされています。また、準備が進んでいない企業はオンンラインアシスタント導入に併せて、整備することを考えてみましょう。

セキュリティー面の不安を解消しなければならない

オンラインアシスタントは自宅で業務を行うため、アシスタント本人が業務上知り得た企業情報を外部に漏らさないことはもちろんですが、使用するパソコンのセキュリティーツールが確保されているかどうかも重要です。

オンライン上のコミュニケーション手段を確保しなければならない

オンラインアシスタントと企業側は直接会うことはまずありません。そのため、連絡ツールは電話やメールのみでなく、ZoomやSkype、チャットワークなどのツールを利用しなければなりません。また、それらのツールを利用した連絡に、アシスタント側も企業側も対応できるようにならなくてはなりません。

しかし、コロナ禍においてやむを得ず始まったリモートワークは、今では経費削減や社員が自由な働き方を選択できるなど効率性の高い運用方法と判断され、各企業が積極的に導入し始めています。企業はさまざまなリスクを想定し、体制を整えることが求められるようになります。その準備のひとつとして、リモートワーク環境を整えることを検討してみてはいかがでしょうか。

計算をする女性

オンラインアシスタントの利用はリモートワークの運用状況次第

オンラインアシスタントの利用は非常に有効的であるといえますが、企業側がリモートワークを全く導入していなければ、オンラインアシスタントの活用にはまだ壁があるともいえます。

では、企業においてリモートワークはどの程度導入されているのでしょうか。東京都産業労働局による調査結果を見てみると、リモートワークを導入する企業は今後より増加し、オンラインアシスタントの活躍の場が幅広い職種で広がる可能性が高いことが伺えます。

従業員数30名以上の企業2,068社への調査の結果、約25%の企業がリモートワークを導入していました。さらに、導入を予定・検討している企業は全体の45.6%に及んでいました。この結果から、リモートワーク導入を前向きに考えている企業が多いことが分かります。

さらに、リモートワークを導入している約500社に対し、リモートワークを認めている職種を調査した結果、最も多いのが営業職で約34%、次いで全職種が31%という結果になりました。この結果からは、さまざまな職種でリモートワークのできる環境が整っていることが分かります。

今後企業におけるリモートワークの普及がさらに加速すれば、オンラインアシスタントを導入しやすい環境が整い、業務の効率化そして生産性の向上を見込むことができます

参考:多様な働き方に関する実態調査(テレワーク) 結果報告書

Remobaアシスタントの特徴

Remobaは、オンラインアシスタントならではの強みや特性を活かし、クライアント企業の生産性や業績向上のお手伝いをすることができます。

夜の繁華街

日本全国から集められる豊富な人材

オンラインという特性を活かし、日本全国から地域を問わずさまざまなスキルや経験をもった人材を集めることができます。

そのため事務系、WEB、人事、翻訳、コール系、経理など幅広い分野に対応が可能です。

こうして集まった豊富な人材の中から最も適した人材を配置し、クライアントのニーズに合ったオンラインアシスタントを提供することができるのです。

アシスタントマネージャーによる窓口の一元化

業務の進捗管理は担当のアシスタントマネージャーが行うため、個別にオンラインアシスタントに確認をする必要はありません。

業務に関する相談をすべてアシスタントマネージャーに集約することで、あちこちに連絡をする煩わしさはなくなります。

企業ごとの専用オンラインチームをアシスタントマネージャーが構築します。

成果物の安定的な納品が約束される

個別に業務に対応するのではなくチームで遂行するため、スタッフの事情によって業務進捗に左右されることもなく、安定して成果物の納品が保証されます。

また、個別での業務対応の場合その担当者以外のメンバーが業務内容を把握できておらず、情報が集約できず全体像が見えない場面や引継に苦労することもよく見られます。

しかしRemobaアシスタントの場合、チームでの対応となるため情報は必ず共有化され、担当者ごとに作業方法が異なることもなく共通したマニュアルに基づき業務が進められるため、統一化された業務遂行が可能となります。

箱髭図が書かれた資料

必要な研修はすべてRemobaが実施

業務遂行に必要な研修は、クライアント側ではなく全てRemobaが行います

オンラインアシスタントとして必要となるITツールやオンライン連絡ツールの使用方法など、面倒な指導はクライアント側では一切不要です。

即戦力となるアシスタントを業務に配置しています。

情報セキュリティー面は安心・安全

Remobaとオンラインアシスタントとの間には、NDA(秘密情報保持契約)が締結されます。

また、業務内容によってより高度なセキュリティーが必要とされる場合には、セキュリティー強化ツールの導入やログ管理を行い、クライアントの情報保護管理を徹底しています。

セキュリティ対策の状況については各メンバーごとに定期的に確認を行っています。

Remobaアシスタントの有効活用で売上アップを目指しましょう

新型コロナウイルスをきっかけに、最小限のコストでいかにより多くの売上を生むことができるのか、各企業は無駄を省き業務の効率化を目指すようになりました。その手段のひとつとして、社内業務の外部委託が改めて注目されています。そのニーズに応える存在となるのがオンラインアシスタントなのですが、昨今働き方改革やリモートワークの普及によって、勤務地や通勤時間の心配をせず働けるということで仕事復帰をする経験者が増加傾向にあり、オンラインアシスタントとしての人材が豊富になっています。

改めて社内業務を見直し、業務効率を上げるための選択肢の一つとしてオンラインアシスタントを検討してみてはいかがでしょうか。

オンラインアシスタントで業務効率化

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この記事の監修者

柳沢 智紀のプロフィール画像

株式会社Enigol

柳沢 智紀

株式会社リクルートホールディングスにIT人材として新卒入社し、集客戦略やマーケティング業務を経験後、SaaS事業部で事業開発を経験。その後、PayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。SaaSサービスやAPI連携について、日々調査している。

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