経費精算システム14選｜比較ポイントと選び方も解説

交通費や出張費、備品の立替払い——。従業員が一度自腹で負担し、後日会社の経費として払い戻す「経費精算」は、どの企業でも避けて通れない業務です。しかし申請する社員にとっても、内容をチェックする経理担当者にとっても、手間とストレスが大きいのが実情ではないでしょうか。
その負担を大きく軽減してくれるのが経費精算システムです。さらに近年は、インボイス制度（2023年10月開始）や改正・電子帳簿保存法（電子取引データの電子保存が2024年1月から義務化）への対応もあり、「そろそろ紙の運用を見直したい」という企業が急増しています。
この記事では、経費精算システムの基本から選び方のポイント、そしておすすめの14サービスまでを分かりやすく整理しました。自社に合った1つを見つけるための参考にしてください。

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算の際にかかる手続きを自動化してくれるシステムです。経費精算は一般的には従業員が費用を負担した際のレシートや領収書等の証跡と共に申請書類を事務担当部門へ送ります。事務担当部門は内容を確認のうえ従業員に費用を支払うと共に、会社として仕分けなどの事務処理を行うという流れとなります。
経費精算システムを導入すると、こうした流れの多く（システムによっては一部）をデジタル化できます。たとえば、

• レシートをスマホで撮影し、OCRが自動で金額・日付・宛名を読み取る
• 交通系ICカードの利用履歴から交通費を自動取得する
• 申請から承認までをワークフロー上で完結させる
• 承認済みデータを会計ソフトへ自動連携し、仕訳・振込データを生成する

といったことが可能になります。手間を減らすだけでなく、入力ミスや不正申請を防ぎ、法改正への対応漏れも起こりにくくなるため、コンプライアンス強化にもつながります。（関連記事：経費精算の流れと注意点、クラウド経費精算システムについて解説！）
なお、経費精算に特化したソフトもあれば、会計ソフトや勤怠管理システムの一機能として提供される場合もあります。バックオフィス業務を幅広くシステム化すれば、業務間の連続性が保たれ、抜け漏れの防止にもつながるでしょう。

関連記事：経費精算を自動化する方法とは？自動化できる業務・できない業務を解説


なお、経費精算システムに限った機能のソフトもあれば、会計ソフトや勤怠管理などに付加機能として含まれる場合もあります。色々な事務手続きを網羅的にシステム化すれば、その分手続き間の連続性が保たれたり、抜け漏れの防止を図ることもできるでしょう。

経費精算システムの種類

経費精算システムは一般的にオンプレミス型とクラウド型に大別する事ができますので、それぞれ紹介してきます。比較的、大企業はオンプレミス型、中小企業やベンチャー企業はクラウド型を導入する場合が多いです。

オンプレミス型

昔ながらの導入形態です。自社でソフトウェアやハードウェアを購入し、自社内のデータサーバーにて運用するタイプです。特徴としては導入後は自社での運用の為、例えばカスタマイズを自由に行えたり、逆にトラブル対応を社内で行う事が必要だったりします。また、クラウド型と比較すると導入時のコストが高くなる傾向がありますが、一旦導入すると減価償却を通じて導入費用を定期的に費用化できるというメリットがあります。一方デメリットとしてはアップデートがしづらいという事が挙げられます。会計に関する取扱いは法改正に伴う対応が不可欠ですが、バージョンアップが大変だったり、メンテナンスに時間がかかる場合があります。また、最近多いリモートワークに対応できない可能性もあります。

クラウド型

近年多い形態です。ベンダーが用意したサーバーやシステム、アプリケーションなどをネットワークを通じて利用するシステムです。導入後も様々アップデートや法改正の対応をメーカーがしてくれるため、自社でメンテナンスやサポートをする必要がありません。また、オンプレミス型よりも導入コストが低い傾向があり、リモートワークも比較的簡単というメリットがあります。デメリットとしては、基本的にはメーカーの仕様に従うため、自社独自のカスタマイズが難しいという点や、毎月一定の維持費がかかることが挙げられます。ちなみに、無償で提供されているクラウド型のサービスもありますが機能が限定的なため、ビジネスではあまり利用されていません。

経費精算システムの選び方｜4つのチェックポイント

経費精算システムは数多くあるので選ぶときに悩む方も多いでしょう。続いては経費精算システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。

①自社の課題・規模に合っているか

経費精算システムは様々なものがあり、それぞれで機能や得意にしていることが異なります。一般経費に強みがある、交通費のサービスが充実しているなど、特徴があります。自社の経費の消費状況に応じて選ぶことが大切です。機能という意味では、アプリを活用するもの、OCR読み取り機能があるもの、ワークフロー機能があるものなど多種に及びます。それぞれにメリット、デメリットがありますが、しっかりと効率化したい項目を考慮した上で、自社に合うものを選択しましょう。また、自社の規模にあった経費精算システムを選ぶことも必要です。なぜなら、大企業と中小企業では考慮する内容が異なり、経費精算についても手間のかかり方が異なるからです。経費精算システムによっては対象従業員規模が指定されているものがありますので、そちらや、導入実績企業を参考にしていきましょう。

②法制度に対応しているか

現在は特に、インボイス制度と改正・電子帳簿保存法への対応が必須級のポイントです。適格請求書の要件チェックや、電子取引データを要件どおりに保存できるかは、導入前に必ず確認しましょう。多くのクラウド型は標準対応していますが、追加費用の有無も含めてチェックしておくと安心です。

関連記事：【2023年導入】インボイス制度とはどんな制度？基礎知識を解説
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③費用対効果は適切か

経費精算システムを導入すると、基本的には費用がかかります。費用のかかり方としては、初期導入費用がかかるもの、従業員1人毎にかかるもの、月額性のものなど様々です。長期的な視野でコストを考えることが必要ですが、いずれにせよ費用を支出するよりも導入効果の方が大きくないと意味がありません。導入する場合には現状どれくらい経費精算に時間がかかっていて、経費精算システムを導入する事でそれがどの程度改善されるのかを計算し、採算が取れるかどうかを十分に検討しましょう。また、単純に改善時間に現れない効果も考慮する必要もあります。経費精算システムを導入する事で作業ミスを激減させることができたり、不正な経費申請を防止できたりもします。様々な効果を総合的に見て、その上で支出する費用との兼ね合いをしっかりと考えましょう。

④他のバックオフィスの効率化につながるか

経費精算システムはそれだけでなく、勤怠管理や工数管理、その他会計関係の処理と一体となっている場合や、同じ会社が提供する他のバックオフィスのシステムと連携している場合があります。連携する事で経費精算だけではなく、他のバックオフィスの業務を効率化できることもあります。導入する場合には他の業務の状況やシステムの連携なども確認しておくことで、会社全体としての業務効率化を検討する事ができます。

関連記事：経費精算を効率化する方法とは？手間が増える原因と改善ステップを解説

経費精算システムおすすめ14選

ここからは、代表的な14サービスを紹介します。自社の規模や課題と照らし合わせながら比較してみてください。

1.マネーフォワード　クラウド経費

2.jinjer経費

3.ジョブカン経費精算

4.楽楽精算

5.Concur Expense

6.経費バンクⅡ

7.TOKIUM経費精算

8.TeamSprit　経費

9. バクラク経費精算

10.J’s NAVI NEO

11.freee経費精算

12.HRMOS経費

13.Traveler’sWAN SaaS

14.MAJOR FLOW Z KEIHI

システム導入と合わせて検討したい「Remoba経理」

経費精算システムを導入しても、「入力や確認の一部はどうしても人手が残る」「経理の人手が足りない」という課題は残りがちです。そんなときに役立つのが、オンラインバックオフィス支援「Remobaアシスタント」（株式会社Enigol運営）です。

Remoba経理

まとめ

経費精算システムを導入すれば、煩雑な精算業務をシンプルにでき、残業時間の削減や、より付加価値の高い仕事への時間の振り分けが可能になります。
一方で、オンプレミス型／クラウド型それぞれにメリット・デメリットがあり、サービスの数も豊富です。導入時には、自社の課題・企業規模・法制度への対応・費用対効果・他業務との連携を総合的に見て検討することが大切です。
さらに、システムだけでは解決しきれない人手の課題には、リモートアシスタントの活用も選択肢の一つ。自社に最適な組み合わせで、バックオフィスの効率化を進めていきましょう。