経費精算システム14選｜比較ポイントと選び方も解説

経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算の際にかかる手続きを自動化してくれるシステムです。経費精算は一般的には従業員が費用を負担した際のレシートや領収書等の証跡と共に申請書類を事務担当部門へ送ります。事務担当部門は内容を確認のうえ従業員に費用を支払うと共に、会社として仕分けなどの事務処理を行うという流れですが、経費精算システムはこの一連の流れ（システムによっては一部）をシステムで行います。従来のレシートと申請書を送るという作業の代わりに、レシートを撮影したりICカードを活用するといったことにより、申請書を作成する手間が無くなり、申請者と事務担当部門両方の手間を削減する事ができます。また、手間を削減するだけではなく、ミスや法改正への対応が漏れてしまうリスクを軽減出来たりと、コンプライアンス強化にもつながる場合があります。

なお、経費精算システムに限った機能のソフトもあれば、会計ソフトや勤怠管理などに付加機能として含まれる場合もあります。色々な事務手続きを網羅的にシステム化すれば、その分手続き間の連続性が保たれたり、抜け漏れの防止を図ることもできるでしょう。

経費精算システムの種類

経費精算システムは一般的にオンプレミス型とクラウド型に大別する事ができますので、それぞれ紹介してきます。比較的、大企業はオンプレミス型、中小企業やベンチャー企業はクラウド型を導入する場合が多いです。

オンプレミス型

昔ながらの導入形態です。自社でソフトウェアやハードウェアを購入し、自社内のデータサーバーにて運用するタイプです。特徴としては導入後は自社での運用の為、例えばカスタマイズを自由に行えたり、逆にトラブル対応を社内で行う事が必要だったりします。また、クラウド型と比較すると導入時のコストが高くなる傾向がありますが、一旦導入すると減価償却を通じて導入費用を定期的に費用化できるというメリットがあります。一方デメリットとしてはアップデートがしづらいという事が挙げられます。会計に関する取扱いは法改正に伴う対応が不可欠ですが、バージョンアップが大変だったり、メンテナンスに時間がかかる場合があります。また、最近多いリモートワークに対応できない可能性もあります。

クラウド型

近年多い形態です。メーカーが用意したサーバーやシステム、アプリケーションなどをネットワークを通じて利用するシステムです。導入後も様々アップデートや法改正の対応をメーカーがしてくれるため、自社でメンテナンスやサポートをする必要がありません。また、オンプレミス型よりも導入コストが低い傾向があり、リモートワークも比較的簡単というメリットがあります。デメリットとしては、基本的にはメーカーの仕様に従うため、自社独自のカスタマイズが難しいという点や、毎月一定の維持費がかかることが挙げられます。ちなみに、無償で提供されているクラウド型のサービスもありますが機能が限定的なため、ビジネスではあまり利用されていません。

選ぶ時のポイント

経費精算システムは数多くあるので選ぶときに悩む方も多いでしょう。続いては経費精算システムを選ぶ際のポイントを紹介していきます。

自社に合っているか

経費精算システムは様々なものがあり、それぞれで機能や得意にしていることが異なります。一般経費に強みがある、交通費のサービスが充実しているなど、特徴があります。自社の経費の消費状況に応じて選ぶことが大切です。機能という意味では、アプリを活用するもの、OCR読み取り機能があるもの、ワークフロー機能があるものなど多種に及びます。それぞれにメリット、デメリットがありますが、しっかりと効率化したい項目を考慮した上で、自社に合うものを選択しましょう。また、自社の規模にあった経費精算システムを選ぶことも必要です。なぜなら、大企業と中小企業では考慮する内容が異なり、経費精算についても手間のかかり方が異なるからです。経費精算システムによっては対象従業員規模が指定されているものがありますので、そちらや、導入実績企業を参考にしていきましょう。

費用対効果は適切か

経費精算システムを導入すると、基本的には費用がかかります。費用のかかり方としては、初期導入費用がかかるもの、従業員1人毎にかかるもの、月額性のものなど様々です。長期的な視野でコストを考えることが必要ですが、いずれにせよ費用を支出するよりも導入効果の方が大きくないと意味がありません。導入する場合には現状どれくらい経費精算に時間がかかっていて、経費精算システムを導入する事でそれがどの程度改善されるのかを計算し、採算が取れるかどうかを十分に検討しましょう。また、単純に改善時間に現れない効果も考慮する必要もあります。経費精算システムを導入する事で作業ミスを激減させることができたり、不正な経費申請を防止できたりもします。様々な効果を総合的に見て、その上で支出する費用との兼ね合いをしっかりと考えましょう。

他のバックオフィスの効率化につながるか

経費精算システムはそれだけでなく、勤怠管理や工数管理、その他会計関係の処理と一体となっている場合や、同じ会社が提供する他のバックオフィスのシステムと連携している場合があります。連携する事で経費精算だけではなく、他のバックオフィスの業務を効率化できることもあります。導入する場合には他の業務の状況やシステムの連携なども確認しておくことで、会社全体としての業務効率化を検討する事ができます。

おすすめ14選

最後におすすめの経費精算ソフトを14本ご紹介します。

1.マネーフォワード　クラウド経費

2.jinjer経費

3.ジョブカン経費精算

4.楽楽精算

5.Concur Expense

6.経費バンクⅡ

7.TOKIUM経費精算

8.TeamSprit　経費

9.皆伝！ワークフロー

10.J’s NAVI NEO

11.freee経費精算

12.HRMOS経費

13.Traveler’sWAN SaaS

14.MAJOR FLOW Z KEIHI

Remobaアシスタント

まとめ

いかがだったでしょうか？経費精算システムにより、煩雑な経費精算の処理を簡素化する事ができます。処理時間が減ることで残業時間を削減することができたり、空いた時間でより付加価値の高い仕事をすることもできます。紹介してきたようにメリット・デメリットがそれぞれあり、また多くの種類があります。導入する際には事前にしっかりと自社の環境や企業規模、今後のビジョン等を総合的にみて導入有無を検討していきましょう。