経費で落とすとは？意味・メリット・落とせるもの一覧をわかりやすく解説

「経費で落とす」という言葉を、一度は聞いたことがある人が多いのではないでしょうか。しかし、「そもそも経費で落とすとはどういう意味？」「経費で落とすと、どんないいことがあるの？」「経費で落とせる費用にはどんな種類がある？」といったように、経費について正しく理解できていない人も少なくありません。

この記事では、「経費で落とす」の意味から、経費にできる費用・できない費用の一覧、メリット、そして注意点までをわかりやすく解説します。「歯磨き粉や日焼け止めは経費になる？」といった判断に迷いやすい費用についてもまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。

経費とは

まず、経費とは何かを整理しておきましょう。ざっくり言うと、経費とは「売上を得るために必要とした費用」のことです。

たとえば、出張に行ったときの交通費や宿泊費、取引先との打ち合わせに使ったカフェの代金、事業所の家賃、電気代やインターネット代などの通信費といった費用を、経費として計上できます。従業員が先に立て替えたお金についても、審査を通したうえで会社が支払います。

「経費で落とす」とはどういう意味？

「経費で落とす」とは、事業のために使った費用を経費として計上（帳簿に記録）し、利益から差し引くことを指します。日常会話では「会社のお金で払う」「経費として認めてもらう」といったニュアンスで使われることも多い言葉です。

なぜ経費で落とすといいと言われるのでしょうか。詳しくは後述しますが、経費が増えると、その分だけ支払う税金が減るというメリットがあるからです。つまり、経費で落とすことは節税につながります。

ただし、節税になるからといって何でもかんでも経費にしてしまうと、ペナルティを受けることがあるため注意が必要です。正しい知識を持ったうえで、適切に経費計上することが大切です。

経費で落とせる費用

経費で落とせる費用には、さまざまなものがあります。ここでは代表的な勘定科目ごとに、どのような費用が経費になるのかを見ていきましょう。

人件費

人件費は、人を雇う際に生じる費用のことです。人件費の代表格が給与です。給与には基本給に加えて、通勤定期代や残業をした際の残業手当、家族手当なども含まれます。

人件費には給与のほかにも、年に何回か支払われる賞与（ボーナス）、取締役や監査役などの役員に対して支払う役員報酬、従業員が退職する際に支払う退職金などがあります。

関連記事：従業員の給与と役員報酬の決め方とは？変更時の注意点も解説

租税公課

租税公課とは、国税や地方税である「租税」と、国や公共団体などから課される会費・手数料などの「公課」を合わせたものです。

租税公課には、経費として認められるものと認められないものがあります。認められる租税としては印紙税・固定資産税・事業税など、公課としては商工会議所や協同組合の会費、印鑑証明書や住民票を発行する際にかかる手数料などが挙げられます。

減価償却費

減価償却とは、高額な固定資産を購入したときに、その代金を一度に計上せず、分割して数年に分けて費用計上することです。

たとえば、20万円のパソコンを10台、合計200万円分購入したとします。この200万円を購入した年に全額計上するのではなく、たとえば1年あたり50万円ずつ、4年かけて経費に計上していきます。これが減価償却です。

減価償却をせずに一度に計上してしまうと、購入した年だけ大きく費用がかさみ、赤字になってしまう可能性があります。そうなると、正確な経営状況が把握しづらくなってしまいます。資産の種類ごとに使用可能な年数（法定耐用年数）が定められており、それに沿って費用を配分するのが基本です。

関連記事：減価償却は何故必要か？減価償却の基本と会計処理をわかりやすく解説

外注工賃

外注工賃とは、外部の業者に仕事を発注した際にかかる費用のことです。

たとえば、システムエンジニアにホームページの制作を依頼したときに支払う費用などが該当します。外部への仕事の依頼にかかる費用は、ほとんどが経費で落とせます。

修繕費

仕事をしていると、使っている道具や設備が壊れて修繕する機会は多くあります。こうした修繕にかかった費用は、修繕費として経費に計上できます。

ただし、経費にできる修繕費は、"修繕"して元の状態を回復したものに限られます。修繕という名目であっても、新たな機能を追加するために取り付けた場合などは、修繕費として認められません（資産として計上し、減価償却する扱いになります）。

通信費

通信費とは、電話やインターネット、切手などの通信に要した費用のことをいいます。

あくまで、事業のために業務上使った分だけが経費で落とせるものであり、個人の携帯電話などの通信費は含みません。また、ファックス用紙やコピー用紙、ハガキや便箋は通信費ではなく、消耗品費に分類されるので注意が必要です。

消耗品費

金額が10万円未満、もしくは使用可能な年数が1年未満の備品や消耗品は、消耗品費として経費に計上できます。

文具やコピー用紙、クリアファイルなどの備品が消耗品費にあたります。また、パソコンやタブレット端末も、10万円未満であれば消耗品費に分類されます。

関連記事：消耗品と備品の違いは？適切な勘定科目も分かりやすく解説

旅費交通費

従業員が営業や出張に行く際にかかる費用は、旅費交通費として経費で落とせます。

出張の交通費や宿泊費だけでなく、食事代や出張手当も旅費交通費として計上できる場合があります。出張手当は、いつもと違う環境で業務を行う従業員に対する労いのための費用という意味合いがあります。

交際費

交際費とは、取引先や得意先など事業に関係する人を接待するときや、贈り物をするときにかかる費用のことです。

ただし、どこまでが交際費に含まれるかは曖昧なため、税務署から厳しくチェックされる可能性があります。仕訳の際には慎重に判断しましょう。

関連記事：接待交際費とは？損金算入の上限や会議費との違い、書き方を解説

福利厚生費

福利厚生費とは、すべての社員が利用でき、常識の範囲内の金額であることを条件に、社宅の賃料や慰安旅行費、忘年会・新年会などにかかる費用のことです。

また、会社側が負担する健康保険や厚生年金などの保険料も、福利厚生費として計上できます。

水道光熱費

水道代・電気代・ガス代といった費用は、水道光熱費として経費で落とせます。

新聞図書費

業務に関係があり、利益につながる本や雑誌、新聞は、新聞図書費として経費に計上できます。

ただし、個人の資格取得のためのものや、業務に関係のないものは経費に含められないので注意が必要です。

広告宣伝費

広告宣伝費は、商品やサービスを宣伝する際にかかった費用です。

主に、新聞・雑誌・テレビ・ラジオ・折込チラシなどでの宣伝に用いられます。交際費のように特定の相手への贈答品に使ったものは含めず、不特定多数の人に対して広告・宣伝したときに、広告宣伝費として経費に計上します。

地代家賃

地代家賃とは、店舗や工場、駐車場などを借りているときにかかる地代や家賃の費用のことです。

注意点として、敷金・保証金のようにあとで返ってくるお金は、経費には計上できません。（預け金や保証金・敷金など資産として計上します）

繰延資産

開業費や創立費などの未償却分の繰延資産については、償却を通して経費として計上できます。

ただし、すでに償却してしまった分については計上できないので注意が必要です。繰延資産は、支出の効果が支出した年だけでなく将来にわたって及ぶ費用を、資産として計上して数年に分けて償却するものです。

荷造運賃

荷造運賃とは、販売する商品を梱包するための段ボールやガムテープなどの費用、および荷造運送費・荷造発送費にかかる費用のことです。

主に運送会社に支払う送料であることが多いです。

損害保険料

損害保険は、生命保険のように人に対してかける保険ではなく、物にかける保険です。

万が一の火災や地震による損害から守るためにかけるこの保険は、経費で落とせます。主なものに火災保険・地震保険・自動車保険などがあります。なお、生命保険や国民健康保険などの個人にかける保険は経費に計上できないので注意しましょう。

雑費

雑費とは、他のどの経費にも分類されない費用のことをいいます。

一時的・臨時的な費用であることが多いです。雑費は支出の傾向が曖昧になりやすいため、金額が多くなりすぎないようにすることが大切です。雑費が膨らむと、税務調査で内容を確認される可能性が高くなります。

これって経費で落とせる？判断に迷いやすい費用

「歯磨き粉やタバコは経費になる？」というように、経費になるかどうか判断に迷う費用は少なくありません。

大前提として、経費になるかどうかは品目そのものではなく、その支出が「事業の売上を得るために必要だったか（業務との関連性があるか）」で決まります。そのため、同じ品目でも、業種や使い方によって結論が変わります。

判断のポイントは「事業との関連性を客観的に示せるか」

実務上のポイントは、「事業に関連して必要な費用であることを、客観的に示せるかどうか」です。「客観的に」とは、その支出が業務のために必要だったことを、状況や証拠などの補強材料で説明でき、なおかつ社会通念（一般常識）に照らして相当だと言えるか、ということです。ここが、私的な費用を経費に落とせるかどうかを分ける実質的な判断基準になります。

これは税法の考え方とも一致します。所得税法では、プライベートと事業が混在する支出を「家事関連費」と呼び、原則として経費に算入できないとしたうえで、①その主たる部分が業務の遂行上必要であり、②必要な部分を明確に区分できる場合に限って、その部分を経費に算入できるとしています（所得税法第45条、同法施行令第96条）。国税庁の通達でも、これらは業務の内容・経費の内容・資産の利用状況などを総合的に勘案して判定するとされています。

つまり、経費として認めてもらうには、次の3点を意識することが大切です。

1. 事業との関連性：その支出が売上を得るためにどう役立ったかを説明できること
2. 客観的な裏付け：領収書やメモ、利用の記録など、必要だったことを示す証拠を残していること
3. 社会通念上の相当性：金額や内容が、一般的にみて常識の範囲に収まっていること

なお、この「事業に関連して必要な支出かどうか」という考え方は、個人事業主（所得税）でも法人（法人税）でも共通です。よく「法人のほうが経費にできる範囲が広い」と言われますが、これは事業と無関係な支出でも認められるという意味ではありません。事業に関係のない私的な支出は、法人でも損金として認められず否認されます。個人の場合は生活費（家事費）を事業の支出と区分する必要がある一方、法人では役員報酬や社宅・退職金など「会社から役員個人への支出」として計上できる範囲がある、という違いによるものです。いずれにしても、事業との関連性が問われる点は変わりません。

以下、検索されることの多い費用について、この基準に沿って解説します。

歯磨き粉・髭剃り・日焼け止め・香水などの身だしなみ用品

歯磨き粉・髭剃り・日焼け止め・香水といった衛生用品や身だしなみ用品は、原則として私的な生活用品にあたるため、経費にはできません。

ただし、業務との関連性を客観的に説明できる場合には、経費計上できる余地があります。たとえば、モデル・俳優・配信者など「見た目や清潔感」が直接仕事に関わる職業や、屋外での作業が中心で日焼け対策が業務上必要な職種などです。この場合の勘定科目は、消耗品費や雑費で処理するのが一般的です。

個人事業主の場合は、プライベートでも使う可能性がある品目については、事業で使った分だけを按分（家事按分）して計上する必要があります。いずれにしても税務調査で説明を求められやすい費目なので、業務利用の根拠を残しておくと安心です。

タバコ

自分が吸うためのタバコは、個人の嗜好品にあたるため経費にはできません。ただし、接待の場で取引先に提供した場合などは、接待交際費として計上できる可能性があります。

カラオケ

カラオケの費用は、目的によって扱いが変わります。取引先の接待で利用した場合は接待交際費、従業員全員が対象の懇親・慰安として利用した場合は福利厚生費として計上できる可能性があります。一方、友人との私的な利用は経費にできません。

水族館・スーパー銭湯などのレジャー施設

水族館やスーパー銭湯などのレジャー施設の利用も、事業との関連性があれば経費になり得ます。たとえば、取引先の接待（接待交際費）、業務上の視察・取材（取材費など）、従業員の慰安旅行（全員が対象で常識的な金額であれば福利厚生費）などです。家族や個人のレジャーとしての利用は経費にできません。

ネットカフェの宿泊利用

仕事の出張の際に、ホテル代わりにネットカフェに宿泊した場合は、旅費交通費（宿泊費）として計上できます。領収書をきちんと保管しておきましょう。

経費で落とせない費用

経費で落とせない費用についても、あわせて確認しておきましょう。

法人税・法人住民税

法人税や法人住民税は、経費として落とすことができません。

これらは支出ではなく、納税という義務にあたるため、経費ではないと判断されます。また、個人事業主の場合に納める所得税や住民税も、同様に経費で落とすことはできません。

事業とは関係のない費用

私生活で使う日用品や、遊びに使った費用など、事業とは関係のない費用は経費にできません。

経費は「売上を得るために必要とした費用」であることから、これらは当てはまりません。

売れていない在庫品・使われていない消耗品

商品を仕入れる際にかかった費用は経費にできますが、まだ売れていない在庫分については、その年の経費として落とすことはできません。同様に、まだ使っていない消耗品についても、経費として落とすことはできません。

これらはまだ売上に結びついていないため、そのように判断されます（売上と対応させて費用計上するという考え方によるものです）。

経費で落とすメリット

ここまで、経費で落とせる費用と落とせない費用を確認してきました。では、経費で落とすとどんなメリットがあるのでしょうか。

節税になる

経費で落とす最大のメリットは、節税につながることです。

どんな事業でも、利益があれば納税をしなければいけません。この納税額は利益によって変わり、基本的に利益が大きくなるほど、納める税金も増えていきます。利益は、事業で得た売上から経費を差し引くことで求められます。つまり、経費が増えれば利益が圧縮され、税額も減るという仕組みです。例を挙げて見ていきましょう。

利益が100万円で、法人税率が20％の会社があったとします。この会社が何も経費を計上しなかった場合、利益100万円に対して税金がかかります。

利益100万円 × 税率20％ ＝ 法人税20万円

一方、10万円のパソコン代を経費として落とした場合は、利益が90万円に圧縮され、これに対して税金がかかります。

利益90万円 × 税率20％ ＝ 法人税18万円

このように、費用を経費で落とすことで、納める税金を抑えられます。

経費で落とすときの注意点

経費で落とすと節税になるからといって、何でもかんでも経費計上してしまうと、ペナルティを受けることがあります。

事業とは関係のない私的な趣味や遊びで使った費用を経費として申告すると、税務調査の対象となる可能性があります。この調査で不正などと判断されると、最悪の場合脱税と判断され、本来の税額に加えて余分に税を納めなければいけなくなります。

ここでは、代表的なペナルティ（加算税）を紹介します。なお、税率は改正されることがあるため、実際の申告の際は最新の情報を確認してください。

過少申告加算税

本来納めるべき税額より、少ない額で申告していた場合に課されるペナルティです。

過少申告加算税は、新たに納める税金の10％（期限内申告税額と50万円のいずれか多い額を超える部分は15％）です。ただし、税務署の調査を受ける前に自主的に修正申告をした場合は、過少申告加算税はかかりません。

無申告加算税

本来納めるべき税を、期限までに申告しなかった場合に課されるペナルティです。

2024年（令和6年）1月以降に法定申告期限が到来する国税については、無申告加算税は原則として、納める税額のうち50万円までの部分が15％、50万円超300万円までの部分が20％、300万円を超える部分が30％となっています。また、税務調査の事前通知を受ける前に自主的に期限後申告をした場合は5％に軽減されます。さらに、過去に無申告を繰り返していた場合には、税率が加重されることもあります。

なお、災害や通信の途絶など、申告できなかった正当な理由が認められる場合には、課されないこともあります。

不納付加算税

従業員に支払う給与について会社が代わりに納める源泉徴収税が、期限までに完納されなかった場合に課されるペナルティです。

不納付加算税は、納付すべき税額の10％（税務署の指摘を受ける前に自主的に納付した場合は5％）です。

重加算税

領収書の偽装や帳簿の改ざんなど、事実の仮装・隠蔽といった悪質な不正が行われた場合に課される、最も重いペナルティです。

重加算税は、過少申告加算税・不納付加算税に代えて35％、無申告加算税に代えて40％が課されます。

よくある質問

Q.経費はどこまで認められますか？

A.基本的な判断基準は「事業活動に必要かどうか」「金額が合理的か」「証明書類（領収書等）があるか」の3点です。この3点を満たせば経費として認められる可能性が高く、満たさない支出は認められません。

Q.飲食費は全額経費になりますか？

A.取引先との接待飲食費は交際費として計上できますが、法人の場合は損金算入に上限があります（資本金1億円以下の中小企業は接待飲食費の50%、または年間800万円以下のいずれかを選択）。社内の会議費として計上する場合は1人あたり5,000円以下（税制改正により2024年4月以降は10,000円以下）が目安です。

Q.自宅家賃は経費になりますか？

A.事務所を別に借りている場合はその家賃が全額経費になります。個人が自宅を事務所として使っている場合は、業務で使用している面積・時間の割合で按分した金額を経費として計上できます。

Q.レシートと領収書はどちらでも大丈夫ですか？

A.税務上はどちらも有効な証憑書類として認められます。ただし、レシートの場合は宛名の記載がないため、利用目的のメモを添付しておくと安心です。

まとめ

よく耳にする「経費で落とす」という言葉について、その意味から具体的な費用の種類、メリット、注意点までを確認してきました。

経費で落とせる費用と落とせない費用の違い、そして「歯磨き粉や日焼け止めは経費になる？」といった判断に迷う費用の考え方について、イメージがつかめたのではないでしょうか。

経費で落とすことは節税につながるため、つい何でも経費計上したくなりますが、不正と判断されるとペナルティを課されることもあります。「事業の売上を得るために必要な費用かどうか」という基準を軸に、正しい知識を持って適切に経費計上していきましょう。

経理業務や経費処理の負担を減らしたい場合は、クラウド会計サービスの活用や、経理業務のアウトソーシングも選択肢のひとつです。

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