営業事務は営業担当者を支援する役割で、顧客データ管理、情報収集、問い合わせ対応、在庫管理など多岐にわたる業務を担当します。煩雑化や人手不足が課題ですが、SaaSツールの活用、業務フローの見直し、アウトソーシングなどで効率化が可能です。特にRemoba営業事務はプロのサポートを提供し、課題解決に貢献します。効率化により営業部門はコア業務に集中でき、業績向上が期待できます。
営業の業務をサポートするのが営業事務の業務内容であり、重要な役割を果たします。営業事務の業務は多岐にわたり、顧客や取引についてのデータ管理や情報収集・リサーチ、在庫の管理、発注の処理などが主な業務です。営業事務の課題を解決する手段には、ツールの活用やアウトソーシングの導入などがあります。
営業事務が担当する主な業務内容には、顧客・取引のデータ管理や情報収集・リサーチ、問い合わせへの対応などがあります。
以下では、営業事務の業務内容について、それぞれ詳しく解説します。
営業事務の業務の1つが顧客や取引先についてのデータを管理することです。顧客に関するさまざまな情報をまとめて管理します。住所や電話番号といった情報から取引の履歴まで扱うデータの内容は幅広いです。
営業活動の結果として生じる多くのデータの集計を営業事務が行います。そのため、営業事務の業務を進める上でパソコンを扱うスキルは必須です。
営業の扱っているデータが異なるシステムで管理されている場合は、それらのデータの統合をしなければいけません。また、紙の資料も扱っている場合には、データ化する作業を進める必要があります。
営業事務は営業担当者から依頼を受けて情報収集・リサーチを行う場面が多いです。営業活動を進める上で必要になる資料をまとめる業務であり、営業の成功を左右する重要な役割を果たします。
情報収集・リサーチの対象としては、政府統計や民間統計、競合他社、顧客調査などさまざまです。幅広いメディアからデータを収集して、営業が使える資料としてまとめます。
資料にまとめるデータを絞り込み、図表を盛り込んでわかりやすい資料を作成することが重要です。情報の信憑性に注意を行い、不適切なデータは排除するといった工夫が必要になります。
営業事務は営業担当者の代わりに問い合わせへの対応をします。営業が外出していて、顧客からの問い合わせに対応できない場面は多いからです。電話やメールへの対応だけではなく、来客対応をするケースもあります。
営業事務は単に電話やメールへの対応をするだけではなく、アポイントのための電話を自分から行うケースもあります。
問い合わせへの対応を正確に行うには、営業担当者との情報共有は欠かせません。それぞれの顧客や取引先の情報や現在の状況などを正確に把握することで、問い合わせに対して正確な回答ができます。
営業事務の重要な業務として在庫の管理や発注の処理などの仕事があります。形のある商品を扱う企業の場合は、在庫の管理や請求書の発行、納品の手続きなど多くの業務があり、煩雑になりやすいです。人為的なミスが起きやすいため、正確に業務を進めることが要求されます。
在庫の管理や受発注に関する業務を進めるにはPCスキルが必要です。データの入力作業や書類の作成、メールの作成などの発生があり、さまざまなソフトウェアを扱えることが求められます。
また、受発注に関する業務では、関連部門や取引先とやり取りをする機会が多いため、コミュニケーション力が大事になります。
営業事務の役割は営業部門に所属して営業担当者のサポートをすることです。営業がコア業務に注力できるように、営業事務がさまざまな業務を営業の代わりに担当します。
たとえば、顧客向けのプレゼンテーション資料の作成は営業事務の業務の1つです。営業事務がしっかりとリサーチをして質の高い説明資料を作成できれば、営業活動の成功に大きく寄与します。
他には、営業事務が関連部署や顧客と直接コミュニケーションを取るのも重要な仕事です。営業事務が納期や打ち合わせの日程などの調整を行うことで、営業担当者はスムーズに業務を進められます。
営業事務のサポートにより、営業担当者は重要な業務に集中して大きな成果を上げられるようになります。
営業事務が業務を進めるために要求されるスキルは大きく分けて事務スキルとPCスキル、コミュニケーションスキルの3つがあります。以下では、営業事務に必要とされる重要なスキルについて、それぞれ詳しく解説します。
営業事務には基本的な事務スキルが要求されます。書類や資料の作成やデータ入力などの業務が頻繁に発生するからです。営業から依頼された仕事を正確でスピーディーにこなしていくことが求められます。
たとえば、納品書や契約書などの書類を扱う際には金額や日付、数量などの情報を正確に入力し、素早く書類を作成することが大事です。
営業事務の仕事は業務の量と種類がいずれも多いため、事務処理能力に優れた人材が必要になります。
営業事務は仕事でデータ入力や書類・資料作成などをする機会が多く、PCスキルは欠かせません。WordやExcelなどさまざまなツールを扱うことになるため、業務で扱う各種システムやツールを操作できるスキルが要求されます。
たとえば、Excelでは最適な関数を選んで効率的にデータを処理していくことが大事です。会社によってはCRMやSFAといったツールが導入されている場合があり、自身で調べながらツールを使いこなすことが求められます。
十分なPCスキルを持った人材であれば、営業事務の仕事をスピーディーに進められるでしょう。
営業事務の業務に取り組む上でコミュニケーションスキルは重要になります。営業事務は営業担当者や他部署のスタッフ、顧客などさまざまな方とやり取りをする機会が多いからです。
営業事務は営業担当者の代わりに問い合わせへの対応をする場面がたくさんあります。そのため、顧客との信頼関係の構築やニーズを読み取って適切な対応を取れるスキルが重要です。
来客に対して会議室などへ案内するのも営業事務の仕事です。ビジネスマナーを理解して、失礼のない態度を取れるスキルが求められます。
営業事務は要求されるスキルレベルが高く、業務量が多いため、人手不足の問題が生じやすいです。業務内容が煩雑な点や業務効率が悪くなりやすい点などもよくある課題といえます。以下では営業事務の業務において生じやすい課題について詳しく紹介します。
営業事務の担当する業務は幅広く、業務量が多いために人手不足に陥りやすいです。業務量が多く、残業も発生しやすいため、離職が多くなりやすい点も課題になります。
営業事務は一般事務よりも専門性が高いため、新しいスタッフを探すのに苦労するケースが多いです。営業事務に求められるスキルを満たした人材がなかなか見つからなければ、人手不足の問題は解決しません。
営業事務の業務量が多いケースについては、さまざまな対策により効率化を図ることが効果的です。たとえば、ツールの活用やアウトソーシングの導入などで業務効率を向上できます。
営業事務が担当する業務は煩雑になりやすいものが多い点が課題とされています。たとえば、それぞれの業務ごとに異なるシステムやツールを利用しているケースがあるからです。業務効率を低下させる要因が多いため、煩雑化しやすく、営業事務に大きな業務負担がかかります。
受発注などに関する手続きはそれぞれの会社ごとに独自のルールや手順があるものです。非効率なルールやシステムが採用されていると業務が煩雑化して効率化を妨げます。
営業事務の担当する業務のルールや手順を見直して改善を図ることが効率化のために必要です。
営業事務は複数の業務を同時進行するケースが多く、重要な業務に集中できない点が問題になりやすいです。
営業事務の業務の中には毎日発生するルーチンワークから突発的に発生する業務まであります。たとえば、取引先との急なトラブルが発生して対応に追われるケースは珍しくありません。急なトラブルに対処するために、別の重要な業務に十分な時間を割けないケースが出てきます。
また、マルチタスクで仕事を進めるため、ミスが起きやすい点も課題です。営業事務の仕事は数字を扱うケースが多いため、ミスをした場合には社内外に大きな影響を与えます。
営業事務はマルチタスクが求められ負担が大きいことでトラブルが発生しやすいため、対策を取ることは重要です。
営業事務の業務にはさまざまな課題が生じるものです。以下では営業事務の抱える業務の課題を解決するための具体的な方法を紹介します。
営業事務が担当する業務のデジタル化・自動化を進めることで、業務効率化を実現できます。電話や紙媒体などを用いて行っていた業務は、ITツールなどの活用でデジタル化・自動化が可能です。
業務のデジタル化・自動化により、業務にかかる時間や工数を削減できます。その結果として、より重要な業務に注力できるようになり、生産性の向上にもつながるでしょう。
業務のデジタル化により、情報共有が容易になる点やデータ分析がしやすくなる点などもメリットです。業務のデジタル化・自動化は、営業事務の仕事の効率や質を高めることに寄与します。
業務のデジタル化・自動化に活用するために活用されることが多いのがSaaSツールです。SaaSツールはクラウド上でさまざまなソフトウェアを利用できるサービスであり、業務の自動化や効率化に活用できます。
SaaSツールを利用することでメンバー同士で情報共有が可能です。営業事務は、営業や関連部署との連携が重要になるため、SaaSツールの導入によりスムーズな連携を実現できます。
営業リストの自動作成や顧客に関する情報の一元管理、進捗状況の可視化などSaaSツールの活用で可能なことは多いです。SaaSツールの導入を進めることで、人手不足や業務効率の問題を解決できます。
営業事務の仕事の効率性を高めるためには、業務フローを見直して改善するのが効果的です。既存の業務フローの現状を把握して、課題を見つけ出して、改善策を検討します。業務の無駄を削減していくことでスムーズに業務を進められるようになり、業務効率化につながります。
重複した作業が存在していないか、デジタル化できる余地はないか、承認プロセスに問題はないかなどを確認することが大切です。たとえば、重複した作業を排除して一つにまとめることで業務効率が高まります。
業務フローの現状把握と改善は定期的に行うことが効果的です。
営業事務の業務を担当する人手が不足している場合は、アウトソーシングするという解決策があります。アウトソーシングをすれば、専門的な技術や知識を持ったプロに業務を委託できます。必要な労働力を素早く確保できるのがアウトソーシングのメリットです。
営業事務の業務を行えるスキルを持った人材を雇用するには、採用費や教育費、人件費など多くの費用が必要です。アウトソーシングを活用することで、営業事務の人材にかかるコストの削減につながります。
高品質なサービスを提供するアウトソーシングサービスを利用すれば、確かな技術と豊富な経験を持ったプロを活用できます。その結果として、営業事務の業務の質を高めて、効率化を実現可能です。
営業事務の業務の課題を解決するためにアウトソーシングを利用する場合は、アウトソーシングのサービスを選んで契約しなければいけません。以下では、実際にアウトソーシングを活用する際のポイントとおすすめのサービスについて紹介します。
アウトソーシング先を選ぶ際にはこれまでの実績を確認しておくことが大切です。これまでにどのような企業から委託を受けてきたのか、サービスを提供してきた年数もチェックしましょう。大手企業からの案件を委託してきた実績のある企業であれば、サービスの質を信頼できます。
また、過去の具体的な事例を調べておくことも大事です。サービスを利用した顧客企業の事業内容やプロジェクトの内容など詳細を確認しておきます。自社に近い業界・業種で活用した事例があれば、アウトソーシング先を選ぶ際の参考になるでしょう。
アウトソーシングを利用する場合は、委託する業務の範囲を決めておくことが重要です。委託する業務の範囲を曖昧な状態にすると、意図した業務が完了しなかったり、ミスが起きたりするリスクがあります。
事前に委託する業務の内容と業務フロー、責任範囲について明確にすることが大事です。お互いの認識のズレをなくすことでトラブルを回避して、意図した結果を達成できます。
営業事務のアウトソーシング先としておすすめするサービスはRemoba営業事務です。
Remoba営業事務を利用すると営業事務のプロによる業務サポートを受けられます。さまざまなツールやシステムに対応しており、スムーズに導入が可能です。業務フローをチェックしてもらい、効率化のための提案を受けることもできます。
豊富な経験と知識のあるプロに営業事務のアウトソーシングを依頼したいならば、Remoba営業事務の利用を検討してみましょう。
Remoba（リモバ）営業事務は、営業事務チームが煩雑な営業サポート業務全般を代行します。顧客や取引データ管理、資料作成、SFAや受発注システムの運用など営業サポート業務をオンライン（リモート）でまるっと請け負う営業事務アウトソーシング（代行）サービスです。
ノンコア業務をITツールを扱うプロワーカーに任せることで、業務効率化、コスト削減に繋がりコア業務に集中できます。
Remoba営業事務の主な特徴として、チームでのサポートや採用基準の厳格性、ITリテラシーが高いことが挙げられます。
在籍している営業事務は独自の厳しい採用基準を突破した優秀な人材であり、オンラインで働く上で重要なスキルの教育・研修を受けているため、ITリテラシーは高くなっています。
また、在籍するスタッフは、東証一部上場企業での勤務経験者や、事務や営業サポート業務の実務経験者もいて、クライアントごとに専門のチームを構成してサポートしているため、常にクオリティの高い仕事を提供できます。
煩雑な事務業務は当社にお任せください。空いた時間を営業活動に注力することができます。
経験豊富なスタッフが専門知識を活かした高品質なサポートを行います。
SaaSや指定のツール・システムにも対応可能です。効率化をサポートします。
複数名のチームで業務を遂行します。自社採用の際にリスクとなりえる、退職や属人化の懸念をなくすことができます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | Remoba営業事務 |
会社名 | (株)Enigol |
公式サイト | https://remoba.biz/salesadmin |
営業事務の業務には、情報収集・リサーチや顧客への対応、データ管理、在庫管理など幅広い業務が含まれています。異なるシステムやツールを利用し、部署間での連携も求められるため、業務内容は煩雑化しやすいです。
営業事務の仕事は業務量が多い点や煩雑化する点などさまざまな課題があります。業務効率化や人手不足の解消などのための対策として、SaaSツールの導入やアウトソーシングの利用は効果的です。特に本記事ではRemoba営業事務の利用をおすすめしています。
本記事で紹介した施策を実践することで、企業の抱える営業事務に関する課題を解決できます。営業事務の効率化を進めることで、営業部門はコア業務に集中できるようになり、業務の質が高まることが営業の業績向上につながります。
株式会社Enigol
株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。
