営業事務は、営業担当者をサポートする業務で、取引先対応、受発注管理、資料作成などが主な仕事内容です。必要なスキルはコミュニケーション能力やPC操作、報連相が挙げられます。効率化のためには営業支援システムやコミュニケーションツールを活用し、マニュアル整備や自動化を推進することが重要です。また、営業事務の経験を活かし、営業職や秘書業務へのキャリアアップも可能です。
営業事務とは、営業担当者が円滑に業務をできるようにサポートする仕事です。営業事務は、具体的にどのような仕事をして、そのためにはどのようなスキルが必要か、キャリアプランや業務効率化のために役立つシステムやツールについてご紹介します。
営業事務は、日中社外で営業活動をしている営業担当者のために社内で事務的な仕事をサポートします。業界や企業によって異なりますが、主な仕事内容を表にまとめましたのでご覧ください。
取引先対応 | ・取引先からの問い合わせに対してメールや電話で対応 ・来客対応 ・クレーム対応 ・商品説明 |
|---|---|
営業サポート | ・取引先からの問い合わせに対する一時受け付け ・プレゼンなどの資料や書類作成 ・見積書、発注書、納品書などの書類の作成 |
受発注業務 | ・取引先からの注文(受注)を受け内容を確認 ・社内システム等に注文内容を入力し発注 |
在庫管理・納期確認 | ・社外にいる営業やクライアントから在庫状況や納期確認の問い合わせを受け、在庫数や納期を確認 ・受注の際に在庫状況や納期を確認 ・在庫がない場合は、関係部門と納期の調整 |
営業事務の仕事の一日について一例をご紹介します。
※繁忙期や月末などの決算期は除きます。
9：00 メールのチェック、タスクの確認・優先順位付け
9：30 見積書の作成・受発注処理・伝票処理・電話やメールの対応・来客対応
12：00 ランチ・休憩
13：00 請求書の作成・電話やメールの対応・来客対応
15：00 営業担当のサポート業務(在庫確認・資料作成など)・電話やメールの対応・来客対応
16：00 翌日のタスクの確認・書類の整理・電話やメールの対応・来客対応
17：30 退勤
事務の中でも一般事務と比較されることがありますが、どのような違いがあるか見ていきましょう。
主な違いは、営業事務は営業部門のサポート業務であるのに対し、一般事務は部門に捉われず、会社全体の幅広い業務を行います。営業事務は営業担当のサポートの他、取引先など対外的な対応が多いですが、一般事務は社内業務が中心となる点が大きな違いです。
昨今、事務職はAIにできる仕事なので将来的に必要なくなるのでは？と言われていますが、対外的な仕事の多い営業事務は人にしか対応できない仕事ではないでしょうか。
ここでは実際に営業事務に向いている人や持っていたら役立つ資格やスキルについて解説します。
営業事務の仕事は、顧客やクライアントまた営業担当と仕事するため、様々な能力が必要です。
コミュニケーション能力が高い人 | コミュニケーション能力は、取引先や社内の関係者との円滑なやり取りに不可欠です。特に、電話やメールでの的確なやりとりが求められ、取引先のニーズを正確に把握することが重要です。また、営業担当や取引先の他、社内の関係部門との調整や連携を円滑に進めるためのコミュニケーション能力も必要です。さらに、問題解決やクレーム対応時に冷静かつ的確な対応、相手の立場に立った対応が求められます。 |
|---|---|
臨機応変に対応できる人 | 不測の問題や変更に素早く対応できる臨機応変な対応が不可欠です。例えば、取引先や営業担当からの急な依頼や要求に対応するため、優先順位をつけて業務を調整することが求められます。また、問題が発生した際に冷静に解決策を考え、臨機応変に対応できることが重要です。業務中に発生する急な変更やトラブルに柔軟に対応することで、円滑な営業活動をサポートします。 |
正確且つスピーディーに対応できる人 | 顧客対応、受発注処理、書類作成などの業務を迅速に処理するためには、正確な対応と作業の効率化が求められます。スピードが要求される場面でもミスなく業務を遂行するためには、優先順位をつけ、システムやツールを活用することが重要です。さらに、迅速な対応により営業担当や取引先からの信頼関係を築くことができます。 |
報・連・相ができる人 | 報連相は円滑に業務遂行をする上で重要です。営業担当の他、社内の関係部門と細やかな連携を取ることで、誤解やトラブルを防ぐことができます。また、問題が発生した際に速やかに相談を行い、解決策を見つけることが求められます。報連相を行うことで、業務の効率化やスムーズなコミュニケーションを促進し、信頼関係を築くことができます。 |
前途した能力の他、資料や書類作成時に簡単なPCスキルがあると役立ちます。また、対外的な仕事も多いので簡単なビジネスマナーも知っておく必要があります。ここでは、持っていると活躍するスキルや資格についてご紹介します。
スキル | |
|---|---|
Excel Word PowerPoint Access | 在庫管理表や請求書、見積書の作成など、社内のデータ管理をする上でWordやExcel、Accessが使えると便利です。 また、社内外のプレゼン資料の作成にはPowerPointを使用します。 |
資格 | |
|---|---|
MOS | 社内の資料はExcelを使用することが多く、また取り扱う情報量も多いため、表の作成やSUM関数の他、IF関数やVLOOKUP関数などを活用できると、業務効率化に貢献できます。 |
情報処理 日商PC検定 ITパスポート | 基本的なITスキルや情報リテラシーを身につけることで、業務効率化に役立ちます。昨今、業務効率化に欠かせない営業支援システムやコミュニケーションツールの活用などをスムーズに対応することができます。また、IT関連の問題解決や社内外での技術的なやり取りを円滑に進めることができます。これらのスキルは、営業事務としての業務の幅を広げ、信頼性を高める基盤となります。 |
秘書検定 | 対外的な仕事の多い営業事務にとって、丁寧な言葉遣いや来客時の対応などビジネスマナーを学ぶことは必須です。社会人としての基本的なマナーを身に付けることで、社内外での信頼性を築く助けにもなります。 |
簿記 | 簿記を持っていることで見積書の作成や請求書の発行、金銭に関わる業務を正確に行うことができます。また、取引に関する記録や帳簿の確認、仕訳の理解がスムーズになり、ミスを防げます。さらに、経理部門との連携や取引先とのやり取りがスムーズになり、仕事の幅も広がるでしょう。 |
社内でキャリアアップされた方や、転職にチャレンジした方の職種についてご紹介します。
営業事務は営業事務のマネジメントをする管理職へ昇格されることが一般的です。また、営業担当のサポート業務なので、顧客や取引先に対して商品や納期の説明をしたり、プレゼン資料を作成することも多く、その経験を生かし、営業へ転身される方もいらっしゃいます。
その他、営業事務で培ったコミュニケーションスキルなどを生かして秘書や、語学力を磨いて英文事務や貿易事務に挑戦される方もいらっしゃいます。
営業事務の仕事は、社内での事務作業の他、営業担当や取引先とのやりとりなど業務内容が幅広いため、正確かつスピーディーに、また効率的に業務を遂行する必要があります。
ここでは営業事務の業務を円滑に進めるためのコツやツールについてご紹介します。
営業支援システムは、営業組織の様々な情報を一元管理できるシステムです。具体的には、顧客情報の一元管理、営業担当者のスケジュール管理、営業の進捗や履歴などの管理が可能です。
HubSpot | マーケティング、セールス、カスタマーサービスを一元管理できるクラウドベースのソフトウェアです。CRM（顧客関係管理）機能を中心に、リードの獲得から取引成立まで、顧客対応、販売管理などができるため組織内の生産性向上に役立ちます。操作しやすく、小規模から大規模なビジネスまで幅広く対応しています。 |
|---|---|
Salesforce | Salesforceは、クラウドベースのCRM（顧客関係管理）プラットフォームで、企業が顧客データを一元管理し、営業、マーケティング、カスタマーサポートを効率化するためのツールです。豊富なカスタマイズ性とアプリ連携により、企業規模を問わず利用可能です。主な機能には、顧客管理、営業支援（SFA）、マーケティング活動の自動化、AI分析などがあり、業務効率化に貢献します。 |
日中社外に出ているている営業担当者や取引先とスムーズにコミュニケーションを取ることも、営業事務の業務効率化には必須です。
社内外の関係者とスムーズに連絡をとるために必要なチャットツールや、社内業務の効率化のために役立つツールをご紹介します。
slack | ビジネス向けのチームコミュニケーションおよびコラボレーションツールです。チャットを中心に、チャンネルでの会話管理、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議などができます。外部アプリ（Google Drive、Trello、Zoomなど）との統合が可能で、業務効率を向上させます。また、検索機能や通知をカスタマイズすることにより、情報の整理が可能です。モバイル・デスクトップで利用可能で、リモートワークやハイブリッド勤務環境にも適しています。 |
|---|---|
LINEワークス | LINE株式会社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。企業内でのチャットを中心に、タスク管理、Driveとの連携によりファイル共有、ビデオ通話などを簡単に行うことができ、社員間の円滑な情報共有が可能です。また、国際認証を取得したサービス運用でセキュリティや管理機能も充実しています。小規模から大規模の企業まで対応し、業務効率の向上を実現します。 |
Google Drive | Googleが提供するクラウドストレージサービスで、インターネット上にデータの保存、共有、コラボレーションを可能にします。ユーザーはファイルやフォルダをオンラインで管理し、パソコンやスマートフォンなど複数デバイス間で同期できます。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが利用でき、共同編集も可能です。他のGoogleサービスとの統合により、業務や個人利用の効率化をサポートします。 |
Microsoft Teams | メッセージングアプリで、チャット、音声・ビデオ通話、会議、ファイル共有、リアルタイム共同編集機能を提供し、リモートワークやハイブリッド勤務環境に対応しています。Office 365と統合されており、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを編集し、共有できます。さらに、外部アプリやサービスとも連携し、業務効率化を支援します。 |
営業事務の業務効率化を進める上で、マニュアルの作成は必須です。各業務の対応方法や手順を纏めることで作業時のミスを未然に防ぐことができ、新人教育や引継ぎの際にも役立ちます。また、急遽部署が異動になったり、病気で対応できなくなってしまった場合でも、後任の人がすぐに対応できたり、業務の属人化を防ぐメリットもあります。
マニュアルを作成する際のコツは、その業務を初めて行う人でもわかるような資料にすることです。手順をフェーズごとに分け、図やスクリーンショット、動画などで補足します。初心者にもわかるように作成するため、なるべく専門用語は避け、必要な場合は用語集を付け加えるといいでしょう。また、フェーズごとに見出しをつけて情報を検索しやすくします。
また、現状使用しているマニュアルについても定期的に棚卸しを行い、請求書の発行やデータ入力などの定型業務については、なるべく自動化できるようにすると効率化を望めます。
Remoba（リモバ）営業事務は、営業事務チームが煩雑な営業サポート業務全般を代行します。顧客や取引データ管理、資料作成、SFAや受発注システムの運用など営業サポート業務をオンライン（リモート）でまるっと請け負う営業事務アウトソーシング（代行）サービスです。
ノンコア業務をITツールを扱うプロワーカーに任せることで、業務効率化、コスト削減に繋がりコア業務に集中できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | Remoba営業事務 |
会社名 | (株)Enigol |
対応メニュー |
上記以外の業務を承ることも可能です。お気軽にご相談ください。 |
詳細 | Remoba営業事務の主な特徴として、チームでのサポートや採用基準の厳格性、ITリテラシーが高いことが挙げられます。
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公式サイト | https://remoba.biz/salesadmin |
営業事務は、営業担当者を支えるために事務的なサポートを行います。主な仕事内容には取引先対応、受発注業務、資料作成、在庫管理などがあります。必要なスキルには、コミュニケーション能力や臨機応変力、正確さやスピード感が求められます。また、業務効率化のために、ExcelやWordなどのPCスキルの他、秘書検定や簿記といった資格や、営業支援システム、コミュニケーションツールの活用についてご紹介しました。
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株式会社Enigol
株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。
