営業事務とは？仕事内容・必要なスキル・キャリアパス・業務効率化の方法を解説

・取引先からの問い合わせに対してメールや電話で対応

・来客対応

・クレーム対応

・商品説明

・取引先からの問い合わせに対する一時受け付け

・プレゼンなどの資料や書類作成

・見積書、発注書、納品書などの書類の作成

・取引先からの注文(受注)を受け内容を確認

・社内システム等に注文内容を入力し発注

・社外にいる営業やクライアントから在庫状況や納期確認の問い合わせを受け、在庫数や納期を確認

・受注の際に在庫状況や納期を確認

・在庫がない場合は、関係部門と納期の調整

コミュニケーション能力は、取引先や社内の関係者との円滑なやり取りに不可欠です。特に、電話やメールでの的確なやりとりが求められ、取引先のニーズを正確に把握することが重要です。また、営業担当や取引先の他、社内の関係部門との調整や連携を円滑に進めるためのコミュニケーション能力も必要です。さらに、問題解決やクレーム対応時に冷静かつ的確な対応、相手の立場に立った対応が求められます。

不測の問題や変更に素早く対応できる臨機応変な対応が不可欠です。例えば、取引先や営業担当からの急な依頼や要求に対応するため、優先順位をつけて業務を調整することが求められます。また、問題が発生した際に冷静に解決策を考え、臨機応変に対応できることが重要です。業務中に発生する急な変更やトラブルに柔軟に対応することで、円滑な営業活動をサポートします。

顧客対応、受発注処理、書類作成などの業務を迅速に処理するためには、正確な対応と作業の効率化が求められます。スピードが要求される場面でもミスなく業務を遂行するためには、優先順位をつけ、システムやツールを活用することが重要です。さらに、迅速な対応により営業担当や取引先からの信頼関係を築くことができます。

報連相は円滑に業務遂行をする上で重要です。営業担当の他、社内の関係部門と細やかな連携を取ることで、誤解やトラブルを防ぐことができます。また、問題が発生した際に速やかに相談を行い、解決策を見つけることが求められます。報連相を行うことで、業務の効率化やスムーズなコミュニケーションを促進し、信頼関係を築くことができます。

在庫管理表や請求書、見積書の作成など、社内のデータ管理をする上でWordやExcel、Accessが使えると便利です。

また、社内外のプレゼン資料の作成にはPowerPointを使用します。

社内の資料はExcelを使用することが多く、また取り扱う情報量も多いため、表の作成やSUM関数の他、IF関数やVLOOKUP関数などを活用できると、業務効率化に貢献できます。

基本的なITスキルや情報リテラシーを身につけることで、業務効率化に役立ちます。昨今、業務効率化に欠かせない営業支援システムやコミュニケーションツールの活用などをスムーズに対応することができます。また、IT関連の問題解決や社内外での技術的なやり取りを円滑に進めることができます。これらのスキルは、営業事務としての業務の幅を広げ、信頼性を高める基盤となります。

対外的な仕事の多い営業事務にとって、丁寧な言葉遣いや来客時の対応などビジネスマナーを学ぶことは必須です。社会人としての基本的なマナーを身に付けることで、社内外での信頼性を築く助けにもなります。

簿記を持っていることで見積書の作成や請求書の発行、金銭に関わる業務を正確に行うことができます。また、取引に関する記録や帳簿の確認、仕訳の理解がスムーズになり、ミスを防げます。さらに、経理部門との連携や取引先とのやり取りがスムーズになり、仕事の幅も広がるでしょう。

マーケティング、セールス、カスタマーサービスを一元管理できるクラウドベースのソフトウェアです。CRM（顧客関係管理）機能を中心に、リードの獲得から取引成立まで、顧客対応、販売管理などができるため組織内の生産性向上に役立ちます。操作しやすく、小規模から大規模なビジネスまで幅広く対応しています。

Salesforceは、クラウドベースのCRM（顧客関係管理）プラットフォームで、企業が顧客データを一元管理し、営業、マーケティング、カスタマーサポートを効率化するためのツールです。豊富なカスタマイズ性とアプリ連携により、企業規模を問わず利用可能です。主な機能には、顧客管理、営業支援（SFA）、マーケティング活動の自動化、AI分析などがあり、業務効率化に貢献します。

ビジネス向けのチームコミュニケーションおよびコラボレーションツールです。チャットを中心に、チャンネルでの会話管理、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議などができます。外部アプリ（Google Drive、Trello、Zoomなど）との統合が可能で、業務効率を向上させます。また、検索機能や通知をカスタマイズすることにより、情報の整理が可能です。モバイル・デスクトップで利用可能で、リモートワークやハイブリッド勤務環境にも適しています。​

LINE株式会社が提供するビジネス向けのコミュニケーションツールです。企業内でのチャットを中心に、タスク管理、Driveとの連携によりファイル共有、ビデオ通話などを簡単に行うことができ、社員間の円滑な情報共有が可能です。また、国際認証を取得したサービス運用でセキュリティや管理機能も充実しています。小規模から大規模の企業まで対応し、業務効率の向上を実現します。

Googleが提供するクラウドストレージサービスで、インターネット上にデータの保存、共有、コラボレーションを可能にします。ユーザーはファイルやフォルダをオンラインで管理し、パソコンやスマートフォンなど複数デバイス間で同期できます。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが利用でき、共同編集も可能です。他のGoogleサービスとの統合により、業務や個人利用の効率化をサポートします。

メッセージングアプリで、チャット、音声・ビデオ通話、会議、ファイル共有、リアルタイム共同編集機能を提供し、リモートワークやハイブリッド勤務環境に対応しています。Office 365と統合されており、Word、Excel、PowerPointなどのファイルを編集し、共有できます。さらに、外部アプリやサービスとも連携し、業務効率化を支援します。