【2025最新版】文書管理システムのおすすめ15選

アシスタント更新日：2024-09-06

文書管理システムは、社内の機密文書や記録を管理するのに便利な電子サービスです。ペーパーレス化やセキュリティの強化を目的に、導入する企業も増えています。本記事では、文書管理システムの概要や選ぶ時のポイント、おすすめの文書管理システムサービス15選を紹介。

いざ、文書管理システムを導入しようと思っても、文書管理システムを提供するサービスは数が多いため、どれを選んでいいのか悩みがちです。

文書管理システムの導入を悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内の機密文書や記録の管理を目的に、デジタルで一元管理するためのシステムのこと。膨大な量の書類を文書管理システムで一元管理化できれば、管理がしやすくなる上に保管場所に困ることもありません。文書管理システムを導入することで、以下のようなことが可能となります。

・文書の保存

・文書の検索や閲覧

・文書の編集や共有

・ワークフロー

・データ移行

・権限の設定

文書管理システムを導入することで、作業の効率化やセキュリティの強化にも繋がります。

選ぶ時のポイント

文書管理システムを選ぶ時は、以下のポイントを参考にすると失敗しにくくなります。

１. 初期費用や月額費用などの「コスト」

文書管理システムの多くは、機能やサービス内容により初期費用や月額費用などのコストは変わってきます。もちろんコストだけで選ぶのは好ましくありませんが、できるだけ自社にとってコストパフォーマンスが高くなるサービスを選びましょう。

２. 日々のストレスに左右する「使いやすさ」

文書管理システムの使いやすさは、日々の業務ストレスに直結します。どんなに機能が優れた文書管理システムでも、操作やシステムが複雑であればストレスにしかなりません。

毎日使う文書管理システムだからこそ、使いやすさにもこだわりましょう。

３. リスク対策の「セキュリティ」

契約書や顧客方法など、機密文書を管理する文書管理システムは、セキュリティが命です。また企業には役員などの幹部クラスのみが閲覧できる資料もあります。そのため、システム自体のセキュリティはもちろん、閲覧権限がどの程度まで設定できるかも確認しておくといいでしょう。

おすすめ15選

1.welog

ドキュメントの作成や共有はもちろん、ChatWorkなどの連絡ツールとの連携も可能。通信データ暗号化、シングルサインオンなどのセキュリティ対策も万全です。

全ての機能を使える無料トライアルが用意されており、トライアル終了後は「フリー」と「ベーシック」の2つの料金プランから選択できます。

項目	内容
サービス名	welog
会社名	株式会社トライバルメディアハウス
対応メニュー	ドキュメント作成、ドキュメント共有連携サービス（ChatWork、Slack、Googleカレンダー）各種セキュリティ（SSL化、シングルサインオン、24時間365日サーバー監視など）
初期費用	0円
料金プラン	300円〜
公式サイト	https://welog.jp/

2.SmartDB

主に大企業向けの文書管理システムで、現場中心のスタート、全社プラットフォームでの展開、堅牢なセキュリティなど、大企業に便利なシステムを搭載。

システムはプログラミングなどの専門知識を必要としない「ノーコード」「ローコード」で開発できます。1,000名以上の大企業であれば、おすすめの文書管理システムです。

項目	内容
サービス名	SmartDB
会社名	株式会社ドリーム・アーツ
対応メニュー	フォーム作成、ワークフロー、Webデータベース、管理者機能コミュニケーションツール、モバイルアプリ対応、多言語対応他システム連携（GoogleWorkspace、Microsoft365など）活用促進・分析機能、セキュリティ（アクセス制限、不正ログイン対策など）
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ
公式サイト	https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/

3.Fleekdrive

誰もが使いやすいUI、豊富な管理機能、徹底したセキュリティが特徴。UIはフォルダの階層が一目で分かる「ツリービュー」や、大容量ファイルをダウンロードせずに閲覧できる「ブラウザプレビュー」も可能です。

ユーザ・アクセス管理や、AWS環境によるセキュリティシステムなど、安全に使える機能も充実しています。

項目	内容
サービス名	Fleekdrive
会社名	株式会社Fleekdrive
対応メニュー	ファイル共有、ファイル共同編集、文書管理、自動化セキュリティ、ユーザ・アクセス管理、モバイル活用サービス連携、デバイス連携　など
初期費用	追加オプションで変動
料金プラン	500円〜
公式サイト	https://www.fleekdrive.com/

4.NotePM

NotePMは、社内の情報検索やナレッジ共有を解決し、ウィキペディアのように使えるグループウェアです。社員がさまざまな情報を書き込み、蓄積することで社内版ウィキペディアが構築されるため、ほしい情報をすぐに取り出せます。文書ファイルは、誰がいつ編集したかを記録しており、情報の信頼度や鮮度はすぐに判別できます。

項目	内容
サービス名	NotePM
会社名	株式会社プロジェクト・モード
対応メニュー	・ウィキペディアのように社内のスタッフが情報を書き込み蓄積させるシステム・バラバラに散在している情報を一元管理・業務引き継ぎや教育時間の短縮化
料金プラン	・プラン8　月額4,800円（8人/80GB）・プラン15　月額9,000円（15人/150GB）・プラン25　月額15,000円（25人/250GB）・プラン50　月額30,000円（50人/500GB）・プラン100〜　月額60,000円〜（プラン100以上は100名単位で料金変動）
公式サイト	https://notepm.jp/

5.REXファイルファインダー

検索結果を「イメージ」で見ながら目的のファイルを探せる「高速全文検索システム」が特徴。

全ページやピンポイントでのサムネイル、TOPページの3種類を高速表示し、80万件のデータの検索スピードは約1/1000秒を誇ります。

導入前にはデモ用のIDとPASSWORDが使える「オンラインデモ」も利用可能です。

項目	内容
サービス名	REXファイルファインダー
会社名	寿精版印刷株式会社
対応メニュー	全文検索、サムネイル表示、アクセス権限、元フォルダ参照操作ログ出力、ダウンロード禁止、ActiveDirectory連携、LDAP連携　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ
公式サイト	https://www.rex-it.jp/product04.html

6.J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOは会員制のビジネスポータルサービスとなり、サービスを利用するにはJ-MOTTOの会員登録が必要です。

グループウェア（desknet's NEO）をはじめとする文書管理ツールを、「低コスト」「多様なサービスラインナップ」「安心のサポート体制」で利用できます。自社でサーバーやハードを購入する必要がないため、初めて文書管理システムを使う方にもおすすめです。

項目	内容
サービス名	J-MOTTOグループウェア
会社名	リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
対応メニュー	文書管理、ワークフロー、プロジェクト管理、電子会議室議事録、備品管理、タイムカードなど、全25のアプリケーション
初期費用	無料
料金プラン	3,300円〜
公式サイト	https://www.j-motto.co.jp/

7.デジサインTab

デジサインTabは電子カタログ機能やペーパーレス会議機能、デジタルサイネージ機能を搭載したマルチデバイス対応のアプリ。

シンプルで直感的に使えるUIを搭載し、ファイルが混在しないよう管理者が作成したコンテンツは自動的に分類されます。またペーパーレス会議は「サーバーレス」で動作するため、サーバーに機密情報を残すことはありません。

項目	内容
サービス名	デジサインTab
会社名	サイバーステーション株式会社
対応メニュー	アーカイブモード、デジタルサイネージモード、プッシュ配信アンケート、アーカイブ再生、ペアリングローカルファイル対応、機密認証（SSL）　など
初期費用	0円
料金プラン	2,000円〜
公式サイト	https://digisign.jp/digisigntab/

8.Office View

クラウド型のグループウェアで、グループウェアに搭載されたさまざまな機能の中から、必要な機能だけを選んで使えます。

スケジュール管理やワークフローなどはもちろん、出退勤や多言語機能にも対応。また必要な機能だけを選んで使えるため、コスト削減にもつながります。

項目	内容
サービス名	Office View
会社名	株式会社 Knowlbo
対応メニュー	スケジュール管理、出退勤管理、スケジューリング管理来訪者管理、施設予約管理、タスク管理、メール・メッセージ管理掲示板管理、ドキュメント管理　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ
公式サイト	https://www.knowlbo.co.jp/product/officeview/

9.LegalForceキャビネ

契約書の管理に特化したツールのため、自社の特性に合わせた契約書管理ができるのが特徴。

契約書の自動抽出、キーワード検索、更新期日に合わせた並び替え機能など、契約書を便利に管理できるツールが豊富に搭載されています。

項目	内容
サービス名	LegalForceキャビネ
会社名	株式会社 LegalForce
対応メニュー	契約書の一括アップロード、テキストデータ自動生成、契約書検索データベース自動情報登録、データベース登録情報検索登録契約書のダウンロード、台帳ダウンロード、権限管理電子契約連携、英語対応、IPアドレス制限　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ
公式サイト	https://legalforce-cloud.com/cabinet

10.EdiGate / POST

クラウド型の「WEBｰEDI」サービス」で、仕入先とのEDI（電子化）低コストかつ短納期で実現。

社内システムと連携することで、注文書の発行や納期の確認作業を大幅に軽減できます。対社外での文書のやり取りがメインとなる業種には、ぜひおすすめしたいサービスです。

項目	内容
サービス名	EdiGate / POST
会社名	大興電子通信株式会社
対応メニュー	帳票作成、配付方法の選択、配付状況の確認、納期回答照会グループ機能、マスタ管理、掲示板、操作履歴お知らせ通知メール、データアップロード／ダウンロード　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ
公式サイト	https://www.daikodenshi.jp/solution/edigatepost/

11.NsxpresⅡ

NsxpresⅡは、オンライン上で文書や帳票をアップロードしたり、データの共有や配信ができるサービス。

ユーザ管理やデータ管理などの基本機能は標準で搭載し、クライアントの要望に合わせて個別でアプリケーションのサービスを提供しています。社内に限らず、取引先や関連会社、海外拠点ともスムーズな情報共有が可能です。

項目	内容
サービス名	NsxpresⅡ
会社名	日鉄ソリューションズ株式会社日鉄ソリューションズ株式会社
対応メニュー	ログイン、データ配信、ドキュメント検索・表示ダウンロード履歴管理、承認管理、電子署名、タイムスタンプ　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ

12.ActiveAssets-LINK DataClasys

主に校正作業の効率化を目的に開発されたツールで、大量の出版物の校正にかかわるレビューやファイルの管理など、一連のプロセスを効率化できます。

出版業界や印刷業界などにかかわる企業であれば、ぜひおすすめしたいサービスです。

項目	内容
サービス名	ActiveAssets-LINK DataClasys
会社名	株式会社イーネットソリューションズ
対応メニュー	個別環境設定、ゲストID発行、URL付メール配信ファイルアクセス設定、ログ管理、D別ストレージ容量設定 ID別の機能制御、ID別ゲスト管理、アクセスIPアドレス制限ファイル共有、プロジェクト共有、日本語・英語サポート　など
初期費用	50,000円
料金プラン	9,800円〜
公式サイト	https://www.activeassets.jp/

13.NI Collabo 360

NI Collabo 360は、マルチデバイス対応の多機能グループウェアです。専用ソフトと遜色のないワークフロー機能も標準搭載し、他機能との連携も可能。高機能かつ多機能にもかかわらず、月額360円（1名）から利用できる低価格も魅力です。

項目	内容
サービス名	NI Collabo 360
会社名	株式会社ＮＩコンサルティング
事業内容	・月額360円から利用できる多機能グループウェア・現場の声に合わせ定期的にバージョンアップを実施・SFA、SQA、データベースと完全連携
料金プラン	・クラウド型月額360円〜（1名あたり）・ライセンス購入型 10ユーザー58,000円〜
公式サイト	http://ni-ware.com/

14.楽々Document Plus

楽々Document Plusは700社以上での導入実績があり、さまざまな業種や業界で支持されている文書管理システム。

複数のファイルを1つの文書にまとめ、電子データとしてフォルダに保管できます。

文書に日付別、作成者別などの項目を属性として付与することで、より楽に管理できる工夫がされています。

項目	内容
サービス名	楽々Document Plus
会社名	住友電工情報システム株式会社
対応メニュー	全文検索、高速ビューワ、ツリー表示、簡単登録、登録自動化セキュリティ（アクセス、閲覧権限）、ワークフロー版管理・履歴管理、文書アーカイブ、多言語対応　など
初期費用	要問合せ
料金プラン	要問合せ

15.X-point Cloud

X-point Cloudは、分かりやすく使いやすいUIとワンクリックで完了するスピーディな決裁、マルチデバイス対応の利便性がそろった文書管理サービス。

IT review アワードをはじめとした受賞歴も豊富で、3,500社以上の導入実績を誇るサービスとして、多くのユーザーから支持されています。

項目	内容
サービス名	X-point Cloud
会社名	株式会社エイトレッド
対応メニュー	入力補助、関連書類呼び出し、自動・一括・代理申請印影表示、承認者通知、モバイル承認、検索機能集計機能、データ出力、閲覧・アクセスの権限、外部システム連携　など
初期費用	0円
料金プラン	500円（1名）
公式サイト	https://www.atled.jp/xpoint_cloud/

まとめ

ここまで、文書管理システムの概要と選ぶポイント、おすすめの文書管理システム15選を紹介してきました。膨大な書類を一元管理したり、煩雑な社内業務の効率化に役立つのが文書管理システムです。

導入する際には、初期費用や月額費用などのコスト、シンプルで使いやすいUI、不正ログインや閲覧権限などのセキュリティを基準に選ぶといいでしょう。

本記事の内容を参考に、ぜひ文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事の監修者

株式会社Enigol

柳沢智紀

株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。