| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | welog |
会社名 | 株式会社トライバルメディアハウス |
対応メニュー | ドキュメント作成、ドキュメント共有 |
初期費用 | 0円 |
料金プラン | 300円〜 |
公式サイト | https://welog.jp/ |
文書管理システムは、社内の機密文書や記録を管理するのに便利な電子サービスです。ペーパーレス化やセキュリティの強化を目的に、導入する企業も増えています。本記事では、文書管理システムの概要や選ぶ時のポイント、おすすめの文書管理システムサービス15選を紹介。
【2025最新版】文書管理システムのおすすめ15選
いざ、文書管理システムを導入しようと思っても、文書管理システムを提供するサービスは数が多いため、どれを選んでいいのか悩みがちです。
文書管理システムの導入を悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。
文書管理システムとは
文書管理システムとは、社内の機密文書や記録の管理を目的に、デジタルで一元管理するためのシステムのこと。膨大な量の書類を文書管理システムで一元管理化できれば、管理がしやすくなる上に保管場所に困ることもありません。文書管理システムを導入することで、以下のようなことが可能となります。
・文書の保存
・文書の検索や閲覧
・文書の編集や共有
・ワークフロー
・データ移行
・権限の設定
文書管理システムを導入することで、作業の効率化やセキュリティの強化にも繋がります。
選ぶ時のポイント
文書管理システムを選ぶ時は、以下のポイントを参考にすると失敗しにくくなります。
１. 初期費用や月額費用などの「コスト」
文書管理システムの多くは、機能やサービス内容により初期費用や月額費用などのコストは変わってきます。もちろんコストだけで選ぶのは好ましくありませんが、できるだけ自社にとってコストパフォーマンスが高くなるサービスを選びましょう。
２. 日々のストレスに左右する「使いやすさ」
文書管理システムの使いやすさは、日々の業務ストレスに直結します。どんなに機能が優れた文書管理システムでも、操作やシステムが複雑であればストレスにしかなりません。
毎日使う文書管理システムだからこそ、使いやすさにもこだわりましょう。
３. リスク対策の「セキュリティ」
契約書や顧客方法など、機密文書を管理する文書管理システムは、セキュリティが命です。また企業には役員などの幹部クラスのみが閲覧できる資料もあります。そのため、システム自体のセキュリティはもちろん、閲覧権限がどの程度まで設定できるかも確認しておくといいでしょう。
おすすめ15選
1.welog
ドキュメントの作成や共有はもちろん、ChatWorkなどの連絡ツールとの連携も可能。通信データ暗号化、シングルサインオンなどのセキュリティ対策も万全です。
全ての機能を使える無料トライアルが用意されており、トライアル終了後は「フリー」と「ベーシック」の2つの料金プランから選択できます。
2.SmartDB
主に大企業向けの文書管理システムで、現場中心のスタート、全社プラットフォームでの展開、堅牢なセキュリティなど、大企業に便利なシステムを搭載。
システムはプログラミングなどの専門知識を必要としない「ノーコード」「ローコード」で開発できます。1,000名以上の大企業であれば、おすすめの文書管理システムです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | SmartDB |
会社名 | 株式会社ドリーム・アーツ |
対応メニュー | フォーム作成、ワークフロー、Webデータベース、管理者機能 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
公式サイト | https://hibiki.dreamarts.co.jp/smartdb/ |
3.Fleekdrive
誰もが使いやすいUI、豊富な管理機能、徹底したセキュリティが特徴。UIはフォルダの階層が一目で分かる「ツリービュー」や、大容量ファイルをダウンロードせずに閲覧できる「ブラウザプレビュー」も可能です。
ユーザ・アクセス管理や、AWS環境によるセキュリティシステムなど、安全に使える機能も充実しています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | Fleekdrive |
会社名 | 株式会社Fleekdrive |
対応メニュー | ファイル共有、ファイル共同編集、文書管理、自動化 |
初期費用 | 追加オプションで変動 |
料金プラン | 500円〜 |
公式サイト | https://www.fleekdrive.com/ |
4.NotePM
NotePMは、社内の情報検索やナレッジ共有を解決し、ウィキペディアのように使えるグループウェアです。社員がさまざまな情報を書き込み、蓄積することで社内版ウィキペディアが構築されるため、ほしい情報をすぐに取り出せます。文書ファイルは、誰がいつ編集したかを記録しており、情報の信頼度や鮮度はすぐに判別できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | NotePM |
会社名 | 株式会社プロジェクト・モード |
対応メニュー | ・ウィキペディアのように社内のスタッフが情報を書き込み蓄積させるシステム |
料金プラン | ・プラン8 月額4,800円（8人/80GB） |
公式サイト | https://notepm.jp/ |
5.REXファイルファインダー
検索結果を「イメージ」で見ながら目的のファイルを探せる「高速全文検索システム」が特徴。
全ページやピンポイントでのサムネイル、TOPページの3種類を高速表示し、80万件のデータの検索スピードは約1/1000秒を誇ります。
導入前にはデモ用のIDとPASSWORDが使える「オンラインデモ」も利用可能です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | REXファイルファインダー |
会社名 | 寿精版印刷株式会社 |
対応メニュー | 全文検索、サムネイル表示、アクセス権限、元フォルダ参照 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
公式サイト | https://www.rex-it.jp/product04.html |
6.J-MOTTOグループウェア
J-MOTTOは会員制のビジネスポータルサービスとなり、サービスを利用するにはJ-MOTTOの会員登録が必要です。
グループウェア（desknet's NEO）をはじめとする文書管理ツールを、「低コスト」「多様なサービスラインナップ」「安心のサポート体制」で利用できます。自社でサーバーやハードを購入する必要がないため、初めて文書管理システムを使う方にもおすすめです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | J-MOTTOグループウェア |
会社名 | リスモン・ビジネス・ポータル株式会社 |
対応メニュー | 文書管理、ワークフロー、プロジェクト管理、電子会議室 |
初期費用 | 無料 |
料金プラン | 3,300円〜 |
公式サイト | https://www.j-motto.co.jp/ |
7.デジサインTab
デジサインTabは電子カタログ機能やペーパーレス会議機能、デジタルサイネージ機能を搭載したマルチデバイス対応のアプリ。
シンプルで直感的に使えるUIを搭載し、ファイルが混在しないよう管理者が作成したコンテンツは自動的に分類されます。またペーパーレス会議は「サーバーレス」で動作するため、サーバーに機密情報を残すことはありません。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | デジサインTab |
会社名 | サイバーステーション株式会社 |
対応メニュー | アーカイブモード、デジタルサイネージモード、プッシュ配信 |
初期費用 | 0円 |
料金プラン | 2,000円〜 |
公式サイト | https://digisign.jp/digisigntab/ |
8.Office View
クラウド型のグループウェアで、グループウェアに搭載されたさまざまな機能の中から、必要な機能だけを選んで使えます。
スケジュール管理やワークフローなどはもちろん、出退勤や多言語機能にも対応。また必要な機能だけを選んで使えるため、コスト削減にもつながります。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | Office View |
会社名 | 株式会社 Knowlbo |
対応メニュー | スケジュール管理、出退勤管理、スケジューリング管理 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
公式サイト | https://www.knowlbo.co.jp/product/officeview/ |
9.LegalForceキャビネ
契約書の管理に特化したツールのため、自社の特性に合わせた契約書管理ができるのが特徴。
契約書の自動抽出、キーワード検索、更新期日に合わせた並び替え機能など、契約書を便利に管理できるツールが豊富に搭載されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | LegalForceキャビネ |
会社名 | 株式会社 LegalForce |
対応メニュー | 契約書の一括アップロード、テキストデータ自動生成、契約書検索 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
公式サイト | https://legalforce-cloud.com/cabinet |
10.EdiGate / POST
クラウド型の「WEBｰEDI」サービス」で、仕入先とのEDI（電子化）低コストかつ短納期で実現。
社内システムと連携することで、注文書の発行や納期の確認作業を大幅に軽減できます。対社外での文書のやり取りがメインとなる業種には、ぜひおすすめしたいサービスです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | EdiGate / POST |
会社名 | 大興電子通信株式会社 |
対応メニュー | 帳票作成、配付方法の選択、配付状況の確認、納期回答照会 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
公式サイト | https://www.daikodenshi.jp/solution/edigatepost/ |
11.NsxpresⅡ
NsxpresⅡは、オンライン上で文書や帳票をアップロードしたり、データの共有や配信ができるサービス。
ユーザ管理やデータ管理などの基本機能は標準で搭載し、クライアントの要望に合わせて個別でアプリケーションのサービスを提供しています。社内に限らず、取引先や関連会社、海外拠点ともスムーズな情報共有が可能です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | NsxpresⅡ |
会社名 | 日鉄ソリューションズ株式会社日鉄ソリューションズ株式会社 |
対応メニュー | ログイン、データ配信、ドキュメント検索・表示ダウンロード |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
12.ActiveAssets-LINK DataClasys
主に校正作業の効率化を目的に開発されたツールで、大量の出版物の校正にかかわるレビューやファイルの管理など、一連のプロセスを効率化できます。
出版業界や印刷業界などにかかわる企業であれば、ぜひおすすめしたいサービスです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | ActiveAssets-LINK DataClasys |
会社名 | 株式会社イーネットソリューションズ |
対応メニュー | 個別環境設定、ゲストID発行、URL付メール配信 |
初期費用 | 50,000円 |
料金プラン | 9,800円〜 |
公式サイト | https://www.activeassets.jp/ |
13.NI Collabo 360
NI Collabo 360は、マルチデバイス対応の多機能グループウェアです。専用ソフトと遜色のないワークフロー機能も標準搭載し、他機能との連携も可能。高機能かつ多機能にもかかわらず、月額360円（1名）から利用できる低価格も魅力です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | NI Collabo 360 |
会社名 | 株式会社ＮＩコンサルティング |
事業内容 | ・月額360円から利用できる多機能グループウェア |
料金プラン | ・クラウド型 |
公式サイト | http://ni-ware.com/ |
14.楽々Document Plus
楽々Document Plusは700社以上での導入実績があり、さまざまな業種や業界で支持されている文書管理システム。
複数のファイルを1つの文書にまとめ、電子データとしてフォルダに保管できます。
文書に日付別、作成者別などの項目を属性として付与することで、より楽に管理できる工夫がされています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | 楽々Document Plus |
会社名 | 住友電工情報システム株式会社 |
対応メニュー | 全文検索、高速ビューワ、ツリー表示、簡単登録、登録自動化 |
初期費用 | 要問合せ |
料金プラン | 要問合せ |
15.X-point Cloud
X-point Cloudは、分かりやすく使いやすいUIとワンクリックで完了するスピーディな決裁、マルチデバイス対応の利便性がそろった文書管理サービス。
IT review アワードをはじめとした受賞歴も豊富で、3,500社以上の導入実績を誇るサービスとして、多くのユーザーから支持されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
サービス名 | X-point Cloud |
会社名 | 株式会社エイトレッド |
対応メニュー | 入力補助、関連書類呼び出し、自動・一括・代理申請 |
初期費用 | 0円 |
料金プラン | 500円（1名） |
公式サイト | https://www.atled.jp/xpoint_cloud/ |
まとめ
ここまで、文書管理システムの概要と選ぶポイント、おすすめの文書管理システム15選を紹介してきました。膨大な書類を一元管理したり、煩雑な社内業務の効率化に役立つのが文書管理システムです。
導入する際には、初期費用や月額費用などのコスト、シンプルで使いやすいUI、不正ログインや閲覧権限などのセキュリティを基準に選ぶといいでしょう。
本記事の内容を参考に、ぜひ文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
この記事の監修者
株式会社Enigol
柳沢智紀
株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。
- 資格
- ITパスポート
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