【2023最新版】文書管理システムのおすすめ15選

いざ、文書管理システムを導入しようと思っても、文書管理システムを提供するサービスは数が多いため、どれを選んでいいのか悩みがちです。

文書管理システムの導入を悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとは、社内の機密文書や記録の管理を目的に、デジタルで一元管理するためのシステムのこと。膨大な量の書類を文書管理システムで一元管理化できれば、管理がしやすくなる上に保管場所に困ることもありません。文書管理システムを導入することで、以下のようなことが可能となります。

・文書の保存

・文書の検索や閲覧

・文書の編集や共有

・ワークフロー

・データ移行

・権限の設定

文書管理システムを導入することで、作業の効率化やセキュリティの強化にも繋がります。

選ぶ時のポイント

文書管理システムを選ぶ時は、以下のポイントを参考にすると失敗しにくくなります。

１. 初期費用や月額費用などの「コスト」

文書管理システムの多くは、機能やサービス内容により初期費用や月額費用などのコストは変わってきます。もちろんコストだけで選ぶのは好ましくありませんが、できるだけ自社にとってコストパフォーマンスが高くなるサービスを選びましょう。

２. 日々のストレスに左右する「使いやすさ」

文書管理システムの使いやすさは、日々の業務ストレスに直結します。どんなに機能が優れた文書管理システムでも、操作やシステムが複雑であればストレスにしかなりません。

毎日使う文書管理システムだからこそ、使いやすさにもこだわりましょう。

３. リスク対策の「セキュリティ」

契約書や顧客方法など、機密文書を管理する文書管理システムは、セキュリティが命です。また企業には役員などの幹部クラスのみが閲覧できる資料もあります。そのため、システム自体のセキュリティはもちろん、閲覧権限がどの程度まで設定できるかも確認しておくといいでしょう。

おすすめ15選

①welog

ドキュメントの作成や共有はもちろん、ChatWorkなどの連絡ツールとの連携も可能。通信データ暗号化、シングルサインオンなどのセキュリティ対策も万全です。

全ての機能を使える無料トライアルが用意されており、トライアル終了後は「フリー」と「ベーシック」の2つの料金プランから選択できます。

②SmartDB

主に大企業向けの文書管理システムで、現場中心のスタート、全社プラットフォームでの展開、堅牢なセキュリティなど、大企業に便利なシステムを搭載。

システムはプログラミングなどの専門知識を必要としない「ノーコード」「ローコード」で開発できます。1,000名以上の大企業であれば、おすすめの文書管理システムです。

③Fleekdrive

誰もが使いやすいUI、豊富な管理機能、徹底したセキュリティが特徴。UIはフォルダの階層が一目で分かる「ツリービュー」や、大容量ファイルをダウンロードせずに閲覧できる「ブラウザプレビュー」も可能です。

ユーザ・アクセス管理や、AWS環境によるセキュリティシステムなど、安全に使える機能も充実しています。

④NotePM

社内版ウィキペディアとして、社員がさまざまな情報の検索や閲覧をしたり、書き込みや編集も自在にできるツールです。社内マニュアルや業務マニュアル、社内報や議事録などのストック型の情報を一元管理できます。

料金プランも利用人数に合わせて豊富に用意されており、導入前の無料お試しも可能です。

⑤REXファイルファインダー

検索結果を「イメージ」で見ながら目的のファイルを探せる「高速全文検索システム」が特徴。

全ページやピンポイントでのサムネイル、TOPページの3種類を高速表示し、80万件のデータの検索スピードは約1/1000秒を誇ります。

導入前にはデモ用のIDとPASSWORDが使える「オンラインデモ」も利用可能です。

⑥J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOは会員制のビジネスポータルサービスとなり、サービスを利用するにはJ-MOTTOの会員登録が必要です。

グループウェア（desknet's NEO）をはじめとする文書管理ツールを、「低コスト」「多様なサービスラインナップ」「安心のサポート体制」で利用できます。自社でサーバーやハードを購入する必要がないため、初めて文書管理システムを使う方にもおすすめです。

⑦デジサインTab

デジサインTabは電子カタログ機能やペーパーレス会議機能、デジタルサイネージ機能を搭載したマルチデバイス対応のアプリ。

シンプルで直感的に使えるUIを搭載し、ファイルが混在しないよう管理者が作成したコンテンツは自動的に分類されます。またペーパーレス会議は「サーバーレス」で動作するため、サーバーに機密情報を残すことはありません。

⑧Office View

クラウド型のグループウェアで、グループウェアに搭載されたさまざまな機能の中から、必要な機能だけを選んで使えます。

スケジュール管理やワークフローなどはもちろん、出退勤や多言語機能にも対応。また必要な機能だけを選んで使えるため、コスト削減にもつながります。

⑨LegalForceキャビネ 

契約書の管理に特化したツールのため、自社の特性に合わせた契約書管理ができるのが特徴。

契約書の自動抽出、キーワード検索、更新期日に合わせた並び替え機能など、契約書を便利に管理できるツールが豊富に搭載されています。

⑩EdiGate / POST

クラウド型の「WEBｰEDI」サービス」で、仕入先とのEDI（電子化）低コストかつ短納期で実現。

社内システムと連携することで、注文書の発行や納期の確認作業を大幅に軽減できます。対社外での文書のやり取りがメインとなる業種には、ぜひおすすめしたいサービスです。

⑪NsxpresⅡ

NsxpresⅡは、オンライン上で文書や帳票をアップロードしたり、データの共有や配信ができるサービス。

ユーザ管理やデータ管理などの基本機能は標準で搭載し、クライアントの要望に合わせて個別でアプリケーションのサービスを提供しています。社内に限らず、取引先や関連会社、海外拠点ともスムーズな情報共有が可能です。

⑫ActiveAssets-LINK DataClasys

主に校正作業の効率化を目的に開発されたツールで、大量の出版物の校正にかかわるレビューやファイルの管理など、一連のプロセスを効率化できます。

出版業界や印刷業界などにかかわる企業であれば、ぜひおすすめしたいサービスです。

⑬NI Collabo 360

NI Collabo 360は、社内外を問わず、スケジュール管理、文書共有管理、ワークフローなどができるマルチデバイス対応のグループウェア。

多機能グループウェアとしてさまざまな業務を効率化し、全33もの機能を実装しています。初期費用は無料の他、クラウド型の月額は360円（1名）からと、導入しやすいのもポイントです。

⑭楽々Document Plus

楽々Document Plusは700社以上での導入実績があり、さまざまな業種や業界で支持されている文書管理システム。

複数のファイルを1つの文書にまとめ、電子データとしてフォルダに保管できます。

文書に日付別、作成者別などの項目を属性として付与することで、より楽に管理できる工夫がされています。

⑮X-point Cloud

X-point Cloudは、分かりやすく使いやすいUIとワンクリックで完了するスピーディな決裁、マルチデバイス対応の利便性がそろった文書管理サービス。

IT review アワードをはじめとした受賞歴も豊富で、3,500社以上の導入実績を誇るサービスとして、多くのユーザーから支持されています。

まとめ

ここまで、文書管理システムの概要と選ぶポイント、おすすめの文書管理システム15選を紹介してきました。膨大な書類を一元管理したり、煩雑な社内業務の効率化に役立つのが文書管理システムです。

導入する際には、初期費用や月額費用などのコスト、シンプルで使いやすいUI、不正ログインや閲覧権限などのセキュリティを基準に選ぶといいでしょう。

本記事の内容を参考に、ぜひ文書管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。