経理業務を効率化する方法｜無駄な作業を減らす進め方・ツール活用を解説

経理業務の効率化とは

経理業務の効率化とは、単に作業時間を短くすることではありません。経理業務を正確かつ安定して回せる仕組みを整え、月次決算の早期化や属人化の解消につなげる取り組みです。

効率化の目的は「時短」だけではない

経理業務の効率化と聞くと、作業時間の短縮を思い浮かべる人が多いかもしれません。ただし、効率化の本来の目的は時短だけではありません。

・月次決算の早期化により、経営判断のスピードを上げる
・担当者の負担を減らし、退職・休職時のリスクを下げる
・入力・転記ミスを減らし、数字の正確性を高める
・担当者依存をなくし、属人化を解消する
・資金繰り分析・予実管理など、より重要な業務に時間を使えるようにする

「速く処理する」だけでなく、「正確に、継続的に、経営に活かせる形で運用する」体制を作ることが、経理業務を効率化する目的です。

ツール導入だけでなく業務フローの整理が重要

「クラウド会計ソフトを入れれば経理が効率化する」と考える方も多いですが、ツール導入だけで十分とは限りません。

たとえば、勘定科目のルール、承認フロー、証憑の回収方法、担当者間の役割分担が曖昧なままだと、ソフトを導入しても手作業や確認作業が残ります。

効率化を成功させるには、ツール導入とあわせて、業務フローの整理を進めることが重要です。

経理業務が非効率になる主な原因

経理業務を効率化するには、まず非効率が起きている原因を把握する必要があります。原因を整理しないままツール導入や外注化を進めても、十分な効果が出ないことがあります。

紙・Excel・メールでのやり取りが多い

紙の請求書や領収書の保管、Excelでの管理、メールでの承認依頼など、アナログな処理が残っていると、経理業務は非効率になりやすくなります。

紙の書類は検索に時間がかかり、確認や保管の手間も発生します。また、担当者が出社しないと処理できない業務が残るため、リモートワークや担当者不在時の対応も難しくなります。

同じ情報を何度も転記している

販売管理システムの売上データを会計ソフトに手入力し、さらに請求書や管理表にも入力している場合、同じ情報を何度も転記している状態です。

転記作業が多いと、入力ミスや確認漏れが発生しやすくなります。ミスが起きると修正や再確認の手間も増えるため、経理担当者の負担がさらに大きくなります。

月末月初に処理が集中している

請求書処理、経費精算、支払処理、月次決算が月末月初に集中している会社も少なくありません。

日次や週次で処理できる体制が整っていないと、月末月初に業務が偏り、残業や確認漏れが発生しやすくなります。月次決算が遅れると、経営判断に必要な数字の把握も遅れてしまいます。

担当者しか分からない業務が多い

処理ルールやイレギュラー対応の方法が、特定の担当者の頭の中にしかない状態も大きなリスクです。

担当者が退職・異動・休職した場合、業務が止まったり、引き継ぎに大きな時間がかかったりします。経理業務は継続性が求められるため、属人化を解消し、誰が見ても分かる状態にしておくことが重要です。

経理業務を効率化する前に整理すべきこと

「とりあえずクラウド会計ソフトを導入する」「とりあえずアウトソーシングに依頼する」という進め方では、効率化の効果が限定的になることがあります。

効率化に着手する前に、まずは自社の経理業務を整理しましょう。

業務を一覧化する

経理業務は、日次・月次・年次に分かれて多岐にわたります。まずは、自社で行っている業務をすべて書き出すことが必要です。

業務を一覧化したら、各業務について、所要時間・担当者・使用ツール・課題を書き加えます。これにより、どこに工数がかかっているか、どこが属人化しているかが見えやすくなります。

「なくす・減らす・自動化する・外注する」に分ける

業務一覧ができたら、それぞれの業務について、どの方針で改善するかを整理します。

・なくす：本当に必要かを見直し、形骸化した確認や報告を廃止する
・減らす：処理頻度、関わる人数、確認回数などを見直す
・自動化する：ツールやシステム連携で人手を介さず処理できるようにする
・外注する：自社で抱え続ける必要がない業務を外部に委託する

すべての業務を自動化・外注化する必要はありません。最初に「なくす」「減らす」を検討することが、最もコストをかけずに進められる効率化です。

経理業務を効率化する具体的な方法

業務整理ができたら、具体的な改善策を検討します。自社の課題に応じて、複数の方法を組み合わせることが重要です。

ペーパーレス化する

紙の請求書、領収書、契約書、帳票をデジタル化することで、保管スペース、検索時間、郵送コストを削減できます。

紙の書類を探す時間が減り、オンラインで確認・承認できるようになるため、経理担当者だけでなく、申請者や承認者の負担も軽くなります。

また、電子帳簿保存法への対応を進めるうえでも、ペーパーレス化は重要な取り組みです。電子取引データの保存方法や検索性の確保など、法令上の要件を踏まえて運用を設計しましょう。

クラウド会計ソフトを活用する

freee、マネーフォワード クラウド、弥生などのクラウド会計ソフトを活用すると、銀行口座やクレジットカード明細の自動取込、仕訳候補の自動提示、税理士とのデータ共有などが可能になります。

手入力や転記作業を減らせるため、日常的な仕訳入力や確認作業の効率化につながります。

主要なクラウド会計ソフトの比較については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：クラウド会計ソフト比較7選｜料金・機能・会社規模別の選び方を解説

請求書・経費精算・支払処理をシステム化する

経理業務を効率化するには、会計ソフトだけでなく、周辺業務のシステム化も重要です。

たとえば、以下のようなシステムを組み合わせることで、経理業務全体を効率化しやすくなります。

・請求書受領サービス
・経費精算システム
・支払管理・振込データ作成サービス
・ワークフローシステム
・請求書発行システム

各システムは単独でも効果がありますが、会計ソフトと連携させることで二重入力を減らし、より大きな効率化につながります。

AI-OCR・自動仕訳・RPAを活用する

紙の領収書や請求書を読み取ってデータ化するAI-OCR、過去の仕訳パターンから勘定科目を提案する自動仕訳機能、定型的な転記作業を自動化するRPAなどを活用する方法もあります。

特に、定型的でルールが明確な作業は、自動化の効果が出やすい領域です。

ただし、自動化された処理にも誤りは発生します。AIやRPAを導入する場合でも、人による確認工程を残しておくことが品質維持の前提です。

経理業務の自動化について、どの業務が自動化しやすいかを詳しく知りたい場合は、こちらも参考になります。

関連記事：AIで経理担当者の仕事はどこまで減らせる？自動化できる業務と残る確認業務

経理BPO・アウトソーシングを活用する

社内リソースで対応しきれない業務は、経理BPO・アウトソーシングサービスに委託する方法もあります。

日次経理、月次決算、支払処理、請求書発行などを外部に委託することで、社内担当者は確認や意思決定に集中しやすくなります。

特に、経理担当者が不在の会社、退職リスクが高い会社、採用コストを抑えたい会社では、外部リソースの活用が現実的な選択肢になります。

関連記事：経理アウトソーシング・経理代行とは？メリットとデメリットを比較

効率化しやすい業務と、人の確認が残る業務

経理業務のすべてが同じように効率化できるわけではありません。定型的な業務は効率化しやすい一方で、判断が必要な業務には人の確認が残ります。

効率化しやすい業務

定型的・反復的で、ルールが明確な業務は、ツール化や自動化の効果が出やすい領域です。

・銀行口座・クレジットカード明細の取込
・仕訳候補の作成
・請求書の発行・送付
・入金確認
・領収書・請求書のデータ化
・経費精算の申請・承認フロー
・売掛金・買掛金の消込
・定型レポートの作成

これらは、取引件数や運用状況によって効果は異なりますが、手入力・確認・転記にかかっていた工数を削減しやすい業務です。

人の確認が残る業務

一方で、判断が必要な業務や、経営に直結する業務は、自動化したとしても人の確認が必要です。

・勘定科目の判断
・新規取引・例外取引の処理
・月次決算の数字の妥当性チェック
・資金繰りの見通し検討
・税務処理の判断
・内部統制上のチェック
・支払可否の判断

「自動化＝完全無人化」ではありません。自動化された処理を人がチェックし、必要に応じて判断する体制を維持することが、品質を担保しながら効率化を進めるポイントです。

経理業務の効率化で失敗しないためのポイント

経理業務の効率化に取り組む際は、よくある失敗を事前に把握しておくことが大切です。

ツールを入れただけで終わらせない

クラウド会計ソフトや経費精算システムを導入しただけで満足してしまうケースは少なくありません。

ツールを入れても、運用ルール、社内フロー、担当者の役割分担が整っていなければ、効果は限定的です。導入とあわせて、業務フローの再設計やルールの明文化を進めましょう。

資料回収・承認フローを先に整える

経理業務の遅延は、社内からの証憑や申請の回収待ちが原因になっていることがあります。

「いつまでに」「誰が」「どの形式で」提出するかを社内ルールとして明確にし、回収フローを整えてから自動化を進めることが重要です。

勘定科目や例外処理のルールを決める

実務では、必ず例外的な取引が発生します。勘定科目や消費税区分、証憑の扱いなどについて、担当者ごとに判断が分かれると、数字の一貫性が失われます。

「迷ったときの判断基準」「例外時の処理ルール」をドキュメント化しておくことで、担当者が変わっても処理のブレを抑えやすくなります。

顧問税理士・外注先との役割分担を明確にする

クラウド会計ソフト、経理アウトソーシング、顧問税理士を並行して活用する場合、業務範囲の重複や抜け漏れが発生しやすくなります。

誰が、どこまで、どのタイミングで対応するのかを関係者全員で擦り合わせ、必要に応じて書面化しておくことが大切です。

外注先を選ぶ際は、料金や対応業務だけでなく、担当者が変わっても再現できる運用体制があるかも確認が必要です。
関連記事：経理アウトソーシングで失敗しないためには？よく起こる失敗例

経理業務の効率化を進める手順

効率化は一気に進めようとすると、現場の負担が大きくなり、かえって運用が混乱することがあります。以下の順序で段階的に進めるのが現実的です。

1. 現状業務を洗い出す

まず、すべての経理業務を一覧化し、所要時間、担当者、使用ツール、課題を整理します。この棚卸しが、効率化を進めるうえでの基準になります。

2. 工数が大きい業務を特定する

一覧化した業務のなかから、工数が大きい業務、ミスが多い業務、属人化している業務を特定します。

改善のインパクトが大きい業務から着手することで、効率化の効果を感じやすくなります。

3. ツール化・自動化・外注化の優先順位を決める

特定した業務に対して、「なくす」「減らす」「自動化する」「外注する」のうち、どの方針を取るかを決めます。

・定型的でルールが明確な業務：自動化を検討する
・専門性が必要だが社内リソースが不足している業務：外注化を検討する
・形骸化している業務：廃止・簡素化を検討する

自社にとって必要な業務と、外部化できる業務を切り分けることが重要です。

4. 小さく始めて改善する

最初からすべての業務を変えようとする必要はありません。優先度の高い1〜2業務から着手し、効果を確認しながら範囲を広げる方が現実的です。

たとえば、「まずは銀行明細の自動取込を定着させる」「次に請求書発行をシステム化する」といったように、段階的に進めることで、現場への負担を抑えながら改善できます。

経理業務を効率化したRemobaの支援事例

ここでは、実際に経理業務の効率化を支援した事例を紹介します。

事例1：26院の院別損益を把握できる経理体制を構築

業態：神奈川県最大級の歯科医療グループ・26院以上展開（ALBAグループ）

課題

拠点拡大に伴い、各院の損益をより精緻に把握する仕組みが必要でした。一方で、店舗数が多いことを理由に、他社では委託を断られるケースもありました。

対応

請求書1枚ごとに中身を精査し、適切な院・品目に振り分けました。また、freeeの運用整理として、品目・部門の再設計を行い、GAS（Google Apps Script）を活用した仕訳自動生成の仕組みも構築しました。

効果

・26院それぞれの月次損益をタイムリーに把握できるようになった
・仕訳自動化により、月20時間の作業時間を削減
・売上按分の概算ではなく、請求書明細レベルで院別採算を管理できるようになった

事例の詳細はこちら
ALBAグループ様の支援事例

事例2：海外取引・在庫・店舗運営を含む経理業務を効率化

業態：海外からアパレル商品を輸入し、国内で小売・卸販売を展開するアパレル企業

課題

為替処理、関税、在庫管理、店舗売上集計などが複雑化していました。在庫データはExcelで別管理され、会計データとの乖離も発生していました。また、顧問税理士がTKCを使用していたため、リアルタイムで数字を把握しにくい状態でした。

対応

freee会計を軸にデータ基盤を再構築しました。POS・店舗データをリアルタイムでfreeeに反映する仕組みを設計し、請求書受領、支払処理、記帳、仕訳登録などの実務をBPOで継続的に対応しました。

効果

・会計データをより早く確認できるようになり、最新の数字をもとに経営判断しやすい体制が整った
・代表・経理担当者の業務時間を月30時間以上削減
・決算書の提出スピード向上により、金融機関との交渉も迅速化した

事例の詳細はこちら
アパレル・小売企業の経理支援事例

このように、経理業務の効率化では、ツールの導入だけでなく、業務フローの整理や運用設計まで含めて見直すことが重要です。

自社だけで経理業務の効率化が難しい場合は外部支援も選択肢

経理業務の効率化は、自社だけで進められる場合もあります。一方で、経理担当者の退職、採用難、クラウド会計の運用不全、月次決算の遅れなどがある場合は、外部支援を活用した方が早く体制を整えられることもあります。

Remoba経理は、クラウド会計ソフトの選定から初期設定、日次経理、月次決算まで、経理業務をまるごと支援するサービスです。

Remoba経理

よくある質問

経理業務の効率化は何から始めればよいですか？

まず現状の業務を一覧化し、工数の大きい業務、ミスの多い業務、属人化している業務を特定することが最初のステップです。そのうえで、「なくす」「減らす」「自動化する」「外注する」のいずれの方針を取るかを判断し、優先度の高い業務から段階的に着手しましょう。

クラウド会計ソフトを入れるだけで効率化できますか？

クラウド会計ソフトを入れるだけでは不十分なケースが多いです。勘定科目の設計、他システムとの連携、承認フローの整備まで含めて対応することで、効果が出やすくなります。導入したものの使いこなせていない場合は、導入支援や経理BPOの活用も検討しましょう。

経理業務はどこまで自動化できますか？

仕訳候補の作成、銀行明細の取込、領収書・請求書のデータ化、経費精算の承認フローなど、定型的な業務は自動化しやすい領域です。一方で、勘定科目の判断、例外処理、月次決算の確認、税務判断などは人の確認が必要です。

経理アウトソーシングと税理士の違いは何ですか？

税理士は主に税務申告や税務相談を担います。一方、経理アウトソーシングは、日次の仕訳入力、月次決算、支払処理、請求書発行などの経理実務を担うサービスです。税理士と経理アウトソーシングは役割が異なるため、並行して活用するケースも多くあります。

一人経理の会社でも効率化できますか？

一人経理の会社でも効率化は可能です。まずは業務を一覧化し、担当者しか分からない処理や月末月初に集中している業務を整理しましょう。そのうえで、クラウド会計ソフトや経費精算システムの活用、外部リソースの活用を検討することで、属人化リスクを下げやすくなります。

まとめ

経理業務の効率化は、ツール導入だけで完結するものではありません。業務フローの整理、ルールの明確化、役割分担の設計を組み合わせることで、初めて持続的な効果が出ます。

進め方としては、現状業務の洗い出しから始め、工数の大きい業務を特定し、「なくす」「減らす」「自動化する」「外注する」の優先順位をつけて、小さく始めて改善を重ねていくことが現実的です。

クラウド会計ソフトの導入、運用設計、経理BPOの活用など、自社のフェーズに合った手段を選び、経理業務を単なる処理業務で終わらせず、経営判断に活きる情報基盤へと整えていきましょう。