オンラインアシスタントとは？メリット・デメリットを比較

オンラインアシスタントとは？

オンラインアシスタントは、社外の人材がオンライン上で業務をサポートしてくれるシステムです。そのため、基本的には出社することはなく在宅で業務を担います。各分野の専門的な知識やスキルを持った人材が、即戦力として業務をサポートします。企業にとっては優秀な人材を直接雇用することなく、業務をサポートしてもらうことが可能です。

ただし、基本的にオンラインアシスタントが担当する業務は、企業のメインとなる業務ではなく、事務作業などのサポート業務が中心となります。そのため、重要度の高い仕事は企業の正社員が行い、逆に重要度の低い仕事はオンラインアシスタントにサポートしてもらう、という使い方が望ましいでしょう。オンラインアシスタントを導入することで、社員がより重要な仕事へ注力することができるためです。

・メイン業務に時間を割きたいが、やることが多すぎて手が回らない
・専門知識やスキルを持った人材がいない
・スキマ時間を利用して、効率よく業務を消化したい

こういったケースにおいては、オンラインアシスタントが役に立つでしょう。複数のタスクを短期間で処理するためには、タスクに優先順位を設けることが大切です。優先順位の高いタスクは自分で処理し、優先順位の低いタスクはオンラインアシスタントに任せるといった使い方ができます。

では、具体的にオンラインアシスタントができる業務内容について紹介します。

オンラインアシスタントの業務内容

オンラインアシスタントの業務内容は、基本的な事務作業はもちろんのこと、デザインなどのスキル職、財務・法務などの専門職まで、幅広いサポートが可能です。

○営業・マーケティング
○SNS運用
○経理・総務
○人事・採用
○財務・法務

このように、企業の業務内容は多岐に渡りますが、オンラインアシスタントはこの幅広い業務に対して、高クオリティでサポートしてくれます。

では、業務別に詳しく解説していきます。

営業・マーケティング

営業職やマーケティングなど、売上に直結するフロントオフィス業務においても、オンラインアシスタントが活躍します。オンラインアシスタントには、プレゼン用の資料作成やクライアントとのアポイント管理、顧客データの入力や分析を任せましょう。空いた時間を営業や商談をする時間にあてることで、売上アップを図れるからです。

マーケティング職においては、競合店のリサーチ、Googleアナリティクスなどのアクセス解析、セールスライティングによるメルマガ作成などをサポートできます。

オンラインアシスタントを導入をすることで、社内の人間では気づけなかった問題点や改善点が見つかる場合もあります。

特に営業やマーケティングのようなフロントオフィス業務にとっては、社外の人間のアドバイスは大いに参考となるでしょう。

SNS運用

TwitterやFacebookなどのSNS運用においても、オンラインアシスタントが有効です。コメントの返信、動画の編集、投稿の代行などをサポートします。今や若年層の８割〜９割はSNSを利用している時代です。これほど利用者数の多い市場において、企業が有効活用しない手はありません。

SNSの長所は、一旦投稿に話題性が出れば、「いいね」や「リツイート」により企業が自ら宣伝活動をしなくても、どんどん投稿が拡散されていくことです。SNSの運用においては、こまめな更新とフォロワーとのコミュニケーションが欠かせません。もちろん、良質なコンテンツを提供し続けることが前提です。しかし、これらSNSの運用に共通していえることは、マニュアルよりもセンスが問われるということです。センスは一朝一夕で身につくものではありません。センスに自信がないのであれば、経験豊富なオンラインアシスタントに運用してもらうのも手です。

経理・総務

経理の業務であれば、請求書の作成、経費精算、給与や賞与の計算、会計ソフトへの入力代行などがあります。

総務の場合は、在庫管理、出張や会食の手配、備品の発注、詫び状などの書状の作成などがサポート可能です。

経理や総務の仕事は企業にとって必要不可欠ですが、仕事の性質上、売上に直結するような仕事ではありません。しかし、やることは多岐に渡り、時間を取られる業務が多いのも特徴です。いわゆるバックオフィス業務と呼ばれるものについては、オンラインアシスタントに任せてもいいでしょう。

人事・採用

人事や採用業務についても、オンラインアシスタントの活用が有効です。サポートできる業務としては、求人広告の管理と出稿、セミナー用資料の作成、面接スケジュールの調整、面接会場の手配、入社書類の作成、勤怠管理などがあります。どれも必要不可欠で、手間のかかる業務です。

オンラインアシスタントには人事・採用のプロも在籍しています。業務の効率化を図るためにも、オンラインアシスタントの導入を検討してみましょう。

財務・法務

財務・法務といった専門的な知識が必要な職種においては、それができる人材は一部に限られています。また、社内に業務のサポートができる人材が少ないため、なかなか負担を減らすことができません。しかし、オンラインアシスタントであれば、専門的な知識を持ったスタッフが業務をサポートします。オンラインアシスタントは、契約書などの重要書類のチェックができるため、担当者の業務負担につなげることができます。

オンラインアシスタントのメリット

オンラインアシスタントの最大のメリットとしては、業務に対しての時間と費用を削減できることでしょう。また、企業の都合で利用時間を調整できることも魅力です。企業の業務量に応じて、必要な業務量だけをオンラインアシスタントに依頼することができます。

例えば、今月は忙しいから多めに依頼し、来月は落ち着くから依頼を減らす、といったことが可能です。

他にも、オンラインアシスタントを導入することでのメリットはいくつもあります。

スピーディーに採用できる

通常、企業が新しく人を雇用する場合は、以下のように複数の工程を踏まえることが一般的です。

募集→書類選考→筆記試験→一次面接（人事）→二次面接（役員）→採用

一方、オンラインアシスタントではこれらの工程が必要ないため、大幅な時間の削減につながります。

また、時間だけではなく面接などにかかる費用も削減できますので、まさに一石二鳥といえるでしょう。オンラインアシスタントなら、早ければ３〜４日程度で導入が可能です。企業が人を雇う場合、採用から入社まで１ヶ月はかかりますので、この差は非常に魅力的でしょう。

さらに、逆に人を雇う場合においても、専門的な知識を持ったオンラインアシスタントが、採用に関わる業務をサポートしてくれます。優秀な人材を見極めるというのは、なかなか難しいものです。

そんな時こそ、採用のプロであるオンラインアシスタントの意見を参考にしましょう。

人件費のムダがない

オンラインアシスタントを導入すれば、時間だけではなく人件費の削減にもつながります。必要な時だけ業務を依頼して、必要でない時には依頼しないといった選択ができるのも、オンラインアシスタントの特徴です。

繁忙期と閑散期では、大きく業務量が異なる企業もあるでしょう。オンラインアシスタントを導入すれば、閑散期には必要のない人件費を削減できます。

繁忙期と閑散期の差が激しい業種においては、ぜひオンラインアシスタントの導入を検討してみましょう。

人材育成の必要がない

オンラインアシスタントは、高い能力とスキルを持った即戦力となる人材です。即戦力が前提の人材ですので、人材育成に時間も費用も当てる必要がありません。人を育てるということは、それなりに費用も時間もかかります。また、せっかく苦労して育てた人材が転職や退職をしてしまうということもよくあります。そうなると、また人材育成のやり直しです。これまで費やした時間と費用がムダになってしまいます。

こうした人材育成に必要な費用と時間をカットできるのは、オンラインアシスタントの大きなメリットといえるでしょう。

欠員の心配がない

体調不良や事故などで急な欠員が出た場合、業務の進捗に影響が出る可能性があります。しかし、オンラインアシスタントであれば欠員が出た際の人材補充がスムーズに行えます。もちろん、補充の人材も即戦力として活躍できます。

基本的にオンラインアシスタントはチームで活動していますので、こうしたトラブルにも柔軟に対応できるのです。

また、育児休暇などで一時的に欠員が出る場合でも、オンラインアシスタントの導入が効果的でしょう。育児休暇の間だけ、欠員分の社員を雇うというのはなかなか難しいです。

高い専門知識を兼ね備えたオンラインアシスタントであれば、不足分を十分に担ってくれます。

オンラインアシスタントのデメリット

ここまでメリットばかり紹介してきましたが、導入する上でのデメリットもあります。

しかし、どれも比較的カンタンに解消できますので、デメリットが解消できるよう工夫してみましょう。

通信環境の整備が必要

オンラインアシスタントという性質上、通信環境の整備は不可欠です。昨今、働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、企業のテレワーク推進がますます重要視されています。

よって、企業の通信環境の整備は、遅かれ早かれ必要になるということです。もし通信環境の整備ができていないのであれば、オンラインアシスタントの導入を理由に環境の整備をしてみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションに戸惑う

オンラインアシスタントは、企業に出社することなく、在宅で業務を担います。対面でのコミュニケーションには慣れていても、オンラインでのコミュニケーションには不慣れという方もいます。

しかし、５Gをはじめとする通信環境の大幅な進化により、今後オンラインでのコミュニケーションはますます活発化するでしょう。

また、新型コロナウイルスをきっかけに、ZOOMやChatWork、Slackといったオンラインでのコミュニケーションツールを導入する企業も増えています。どれも最初は抵抗感がありますが、慣れれば業務の効率化につながるツールばかりです。

ぜひオンラインアシスタントの導入にとともに、コミュニケーションツールの扱いにも慣れておきましょう。

まとめ

ここまで、オンラインアシスタントの特徴とメリット・デメリットについて紹介してきました。

最後にもう一度、内容をまとめます。

・オンラインアシスタントとは、社外の人材がオンライン上で業務をサポートするシステム
・メイン業務以外のサポートを任せることで、時間と費用の削減が期待できる
・専門性やスキルが問われる仕事も任せられる
・即戦力の人材なので、仕事の成果が高い
・必要な時だけ利用可能で、導入までのスピードも早い
・導入にあたっては、通信環境を整える必要がある

いかがでしたでしょうか？

オンラインアシスタントを上手に活用し、業務の効率化を図っていきましょう。