BPOサービスの今後とは？特徴や将来性について紹介

BPOサービスとは

BPOサービスは(ビジネスプロセスアウトソーシング)と言われており、企業の業務プロセスを外部の企業に委託することを言います。BPOサービスは会社の業務や総務、人事、人材育成やマーケティングなどにも影響しており、業務領域が広いので、会社のニーズに合わせて委託することが可能です。

BPOサービスはアウトソーシングと勘違いされることもありますが、アウトソーシングは仕事を担う人やサービスを契約によって外部から人を調達し、企業経営を強化する手法です。企業の効率化や組織の経営構築を再興するときに利用します。

しかし、BPOサービスは業務以外の部門やビジネスプロセスごとに外部の業務に委託するのが目的です。単純なオペレーションだけでなく、経営レベルの改革を行うことが目的なので、経営戦略としてはお互いに違いがあります。

BPOサービスのメリットとは

BPOサービスを利用するなら「どのようなメリットを得られるの？」と疑問を感じる人もいるでしょう。メリットを知るならBPOサービスを前向きに検討しやすくなります。以下のようなメリットがあります。

コア業務に集中させて収益の向上を見込める

BPOサービスを利用するならコア業務に集中させて企業収益を上げることが期待できます。会社にはいろいろな部門がありますが、部門によっては必要性が低いものも存在してくるでしょう。必要性が低い部門も会社にとっては必要ですが、人員をその部門に割くと他の部門にしわ寄せされで経営効率が落ちてしまうこともあります。

しかし、BPOサービスで必要性の低い部門を委託してもらうことで、その分他の部門への人員増加を行うことができ、コア業務となっている部分を強化できます。会社の経営効率が上昇するなら収益も増えることが期待できます。

専門業者のスキルを活用できる

BPOサービスを利用するなら専門業者のスキルを活用できるので、自社では対応が難しい業務も効果を高めることができます。会社によって得意な分野と不得意な分野がありますが、不得意な分野であれば、社内で業務改善を行おうにも必要なノウハウやスキルがなく、うまく改革を行えないこともあるからです。

例えば、会計の内容に関しては頻繁に法律や規則が変わるので会社の経理部門だけで対応が難しい場合もあるでしょう。それならば、専門性の高い業者に委託して会計関係のことを行ってもらった方が会社の会計部門の質は向上し、会社も改善業務を簡略化することが可能です。会社の主力業務に人員や労力を注ぎ込めるのは大きなメリットです。

コストの軽減対策として活用できる

BPOを導入するなら、コストの軽減対策として活用できる見込みもあります。会社の業務では専門性の高い業務や高度なスキルが必要な作業は改善しようと思うなら、高い費用が必要です。

ITによる整備や管理の一本化などはスペックを求めるなら専門性が高いので、会社の状況によっては出費から実現が難しくなることもあるでしょう。しかし、BPOサービスを利用して専門性の高い業者に始めから依頼するなら、結果的に自社で全て行うよりもコストが少なくなることもあります。

もちろん、しっかりと費用計算する必要はありますが、コストの軽減ができて実現可能なら、専門性の高さを見越しても大きなメリットとなるでしょう。

BPOが今後必要になってくる理由とは

BPOサービスの導入は段々と取り入れられてきていますが、全ての企業がBPOサービスを重視しているわけではありません。ただ、今後BPOサービスを導入してビジネスを展開することが求められると確信することはできます。なぜBPOサービスが必要になるのか、その理由を紹介していきましょう。

人材不足問題の拡大

今はどこの企業も人材不足が問題になってきています。人材が不足してしまっていると、業務の範囲を絞って行かなくては作業のクオリティも下がってしまうことになり、企業でも対策が迫られています。

人材不足を補うために新卒の募集や中途採用などに力を入れている企業もいますが、人材を補うためには教育や給与などの設定でコストがかかるため、資金力のある企業しか行うことができません。

また、人材を確保できたとしても直ぐに必要に戦力にすることは難しく、仕事を覚えてもらう時間やスキルの習得の時間など、仕事をしてもらうにも時間が必要です。人材不足を補おうと思えば、コストと時間をかけなくてはいけないため、必要な業務はBPOサービスによって人材不足を補うことが注目されています。

労働力の維持も困難になっている

企業は労働力を維持することも困難になってきている問題があります。業務のクオリティを維持するためには社員やアルバイト、契約社員などを確保する必要がありますが、法改正によりアルバイトやパート、契約社員は自分の意思で雇用形態を変更することが可能になりました。

アルバイトやパート、契約社員は本来働く期間が決まっていますが、5年以上契約働いているなら社員として無期労働契約に切り替えることができます。企業としては契約が無期に変わると、その分コストなどの負担も大きくなるため、労働力の維持が厳しくなります。

また、社員として雇用しても直ぐに離職や退職、また、数年で独立などで辞められてしまうと、新たなポジションの人材を確保して労働力を維持するのは困難です。

そのため、BPOサービスを利用して社内業務の外部委託とした方が、労働力の低下とコストの増加を回避することができると考えられます。

働き方の変化により質を求められる

企業は働き方の変化にも対応して仕事を行わなくてはならないためです。働き方に関してはこれまで多くの法改正などもありましたが、最近では時間外労働の上限規制が導入されました。

時間外労働規制により、社員1人1人の労働時間は制限されてしまっているので、時間内でどれだけ効率よく仕事を行うのかが求められます。しかし、仕事量によっては自社の社員だけでは時間内に収められないこともあるでしょう。

ただ、企業の都合で社員に無理に残業を行わせることもできません。働き方は今後も会社ではなく労働者に向けてメリットのある改革をされていくことが予想されるため、変化に対応していくためにBPOサービスを利用することがおすすめです。

自社だけでは無理なものも足りないリソースを外部委託することで補わせることができます。今後はBPOサービスをうまく活用することが企業の生き残りにかかってくるでしょう。

BPOサービスの利用が有用なケースとは

BPOサービスを利用することは会社の負担を軽減して効率化を求めることができます。ただ、状況に応じてBPOサービスはさらにパフォーマンスの向上を求めることができます。会社をさらに発展させるために以下のような状況の際に利用を考えることができます。

効果的に新規の顧客を開拓したいとき

BPOサービスは新規の開拓を行うときに利用することができます。会社の商品やサービスを提供するときに既存の顧客や取引先のみでは利益を上げることはできません。

新規の開拓を行って需要数が増えることで利益に直結していきますが、新規の顧客を得るときはノウハウの見直しや新たな方法の構築などが必要であり、計画が煮詰まってしまうと時間だけが無駄に過ぎてしまうこともあるため、コストと時間の浪費が問題です。

ただ、BPOサービスを利用するなら新たな顧客を得るための仕組みの構築を任せることができ、さらに自社に必要な営業の思いや改善する視点を指摘して効率よく顧客を得るためのサポートを得られます。

新規の開拓はスピーディーに行わなければ成果を得られないことが多いので、BPOサービスはまさにうってつけと言えます。

新しい事業の育成を行いたいとき

新規の事業を始めるときは仕事の仕組みやノウハウなど行うことが多くありますが、人材の育成が大変です。仕事を行うのは人であり、いくら良い仕組みを作ったとしても作業する人材育成ができていなければ効果は半減します。

しかし、人材育成は慣れなどもあり時間がかかってしまい、新規の事業を始めるとなると人材育成まで手が回らないことも多いです。そのため、BPOサービスを利用します。BPOサービスを利用するなら、人材育成のマニュアルや教育方法は全て業者に任せることができ、自社は他の取り組みに集中できます。

しかも、人材育成の専門であれば効率よく事業の内容を踏まえて早く覚えてもらうことも期待できるので、新規の事業も軌道に乗せやすいです。メイン事業を持ちつつ、新たな事業を展開するならメイン事業の成果を落とさないことも大事なため、BPOサービスを利用することがおすすめです。

BPOサービスの導入前に行っておくこと

BPOサービスを行う前にやっておくことがあります。直ぐにBPOサービスを取り入れても事前準備がなければ思った効果を得られないことがあるからです。BPOサービスを導入するときは以下の点を確認してから行動するようにしましょう。

業務内容の整理

会社がBPOサービスを導入する場合、まず業務内容を整理することが大事です。自社ではどの部門の仕事の業績が悪いのか、どの部門の人材不足による悪影響が出ているのかなど、問題点をしっかり確認しておく必要があります。

委託するときも業務全体なのか一部のみで良いのか確認することが大事です。人材不足により業務全体のサポートが必要であれば全て委託し、一部のみ効率性が悪くなっているなら、一部の委託で問題ありません。

1つ1つの業務フローの書き出しや全体図の作成をして分析するなら、BPOサービスの必要性の高い業務を見つけて正確な委託をすることができるでしょう。

依頼書の作成を行う

提案依頼書の作成を行う必要があります。BPOサービスの発注先業者に向けて、どんな作業をして欲しいのか伝える必要があります。そのため、具体的な委託業務の内容や作業量、目標とする数値、評価軸となる指標などを書き、自分の希望にかなった仕事を提出します。

自分の希望する業務を委託するため、提案依頼書は正確に作成して業者と目的の一致を行えるようにしておく必要があります。もし、提案依頼書の書き方が分からない場合はBPOサービスの業者に質問することで作成方法について知ることができます。委託内容の誤解を招かないように初めて利用するなら質問相手おくのがいいでしょう。

BPO業者を選ぶ

業務委託を行う際に提案書の作成を行えれば、次はBPOサービスの業者選びを行う必要があります。BPOサービスにもいろいろな種類があるので、自社の業務内容を遂行してくれる業者を選ぶ必要があります。

BPOサービスの選び方は専門性の高さと業務量、セキュリティ意識の高さを基準にして選択するのがいいです。BPOサービスの業者はどんな業務を得意としているのかホームページなどで紹介しています。専門性と自社が必要としている業務内容が一致しているなら、費用に見合ったパフォーマンスを期待できます。

また、業務内容も業者によって対応できる数量に違いがあるため、業者のキャパシティや業務遂行できる範囲を確認しておきましょう。さらに、業務委託する際はセキュリティ対策をしているのかも大事なポイントです。

セキュリティ対策はどこの業者も行っていますが、個人情報保護やサーバのアクセスセキュリティなど、情報漏洩しないための対策をしっかり提示している業者だと安心できます。この部分を重視て業者を選択してください。

BPOサービスは早く取り入れるべき

BPOサービスについて内容を紹介してきました。企業は今後は業務効率を考え、専門性の高い仕事は専門業者に頼み、企業の手の回らないところはBPOサービスを利用して上手く埋め合わせをしていくことが求められるでしょう。

人材不足や労働量は今後も課題として残っていくため、企業はBPOサービスを利用しないと生き残りが難しくなることも予想できます。企業の将来性を考えてもBPOサービスを取り入れていき発展を目指すことを真剣に考えてください。