1. 今話題のオンライン秘書って?気になるメリットを徹底解説!
今話題のオンライン秘書って?気になるメリットを徹底解説!

今話題のオンライン秘書って?気になるメリットを徹底解説!

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オンライン秘書は企業の業務の補助をオンラインですることを意味します。事務作業や経理、電話代行など業務は多岐にわたり「専門性」が必要な業務と、「未経験OK」な業務に分かれており、未経験で初心者でも始められるのがメリットともいえます。今回は、オンライン秘書のメリットについて徹底解説します。

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目次

オンライン秘書と派遣は違う

オンライン秘書と派遣は全く異なるサービスといえます。派遣社員で契約する場合は紙の契約書や期間によっては保険料や年金代、交通費がかかるでしょう。一方、オンライン秘書は保険料や交通費はかからず、ネットで仕事を依頼し完結できるのがメリットです。

派遣は1ヶ月が基本単位ですがオンライン秘書は1日や数時間など、会社側が決めてサービスを利用できるため自由度が高いです。

時間も手間も費用もオンライン秘書の方が会社側に有利といえます。「人材不足で悩んでいるけれど正社員採用には踏み切りづらい」と考えている経営者は、オンライン秘書サービスの利用が最高の選択肢といえるでしょう。

仕事しているデスク

オンライン秘書のメリット

オンライン秘書は最近できたサービスなので「どんなサービスなのかよくわからない」という経営者や個人事業主も多いでしょう。

最近は、大企業でもオンライン秘書サービスを利用したり、雑誌やテレビなどメディアで取り上げられたり、何かと話題を呼んでいます。そんなオンライン秘書のメリット8つを詳しくお伝えします。

1. 業務の幅が広がる

オンライン秘書のメリットとして、業務の幅が広がることが挙げられます。たとえば、IT分野に強くない企業でHPの更新を何年もしていないケースも少なくありません。

オンライン秘書は簡単な事務作業以外にも、広告運用やHP作成、ロゴデザインなどクリエイティブな仕事も任せられるため、会社の弱い部分を補強することで健全な経営を実現させます。

ウェブデザイナーを自社で抱える企業は少ないですし、ほとんどがオンライン秘書やクラウドソーシングサイトで外部へ委託しています。

2. 会社のメイン業務に集中できる

会社にはSWOT分析のStrength(強み)の部分とWeakness (弱み)の部分があります。強みをいかした経営をするためには、弱みを補う必要があります

たとえば、営業を例にあげると電話のアポイントをオンライン業務にまかせて、実際に会って契約を決めるのを正社員に任せるというのもよくある選択肢です。

アポイントを取るカスタマーサクセス業務を自分でする必要がなくなるため、余った時間をお客様への営業だけに集中できますし、社員同士で営業シミュレーションして営業レベルを上げることもできるでしょう。

3. 採用コストを削減できる

会社がオンライン秘書を外部に委託するメリットには採用コストの削減もあります。正社員雇用しないで業務委託の契約になるため、ボーナスや交通費を支払わなくてすみます。

オンライン秘書を使うことで余ったお金を設備投資にまわしたり、優秀な社員を高年収で採用し雇うことにまわしたり、コスト削減により会社の選択肢は大幅に広がります。

4. 即日に業務を任せられる

オンライン秘書のメリットの4つ目は即日に業務を任せられることです。会社で正社員として採用する場合は、OJT、すなわち会社内でその仕事をするためのスキル研修・訓練を何ヶ月かしてから業務を任せるケースがほとんどです。

一方で、オンライン秘書ではその業務に慣れている人を選べば、最短で即日から業務をスタートしてもらえます。

また、少し支払う金額をアップして期限を設けるなど工夫することで、緊急性が高い業務をスピーディーにできることもメリットです。

オフィス

5. 隠れた優秀人材と出会える

オンライン秘書のメリットとしては優秀な人材との出会いになります。世の中には、会社で働かずプロフリーランスとしてバリバリ働く人材がたくさんいるのが実情です。 

最初はオンライン秘書として業務を任せているが、納期が早かったりクオリティーが高かったりと優秀で、高年収で正社員として迎えるということもあるようです。

6. 社員教育をしなくて良い

オンライン秘書は、実務経験が豊富で優秀な秘書が在籍しているため、社内で人材を育成する必要がありません。即戦力が前提の人材ですので、人材育成に時間も費用も当てる必要がありません。人を育てるということは、それなりにお金も時間もかかります。

また、社内で人材を育てたとしても、転職や退職をしてしまうということもよくあります。育成に欠けた時間とお金が全て無駄になってしまっては、企業にとっては大きな損失です。

このように人材育成にお金と費用を費やす必要がないということは大きなメリットでしょう。

7. 欠員の心配がない

体調不良や事故などで急な欠員が出た場合、業務の進捗に影響が出る可能性があります。しかし、オンライン秘書であれば欠員が出た際の人材補充がスムーズに行えます。もちろん、補充の人材も即戦力として活躍できます。

基本的にオンライン秘書はチームで活動していますので、こうしたトラブルにも柔軟に対応できるのです。

また、育児休暇などで一時的に欠員が出る場合でも、オンライン秘書の導入が効果的でしょう。育児休暇の間だけ、欠員分の社員を雇うというのはなかなか難しいです。

高い専門知識を兼ね備えたオンライン秘書であれば、不足分を十分に担ってくれます。

8. スピーディーに採用できる

通常、企業が新しく人を雇用する場合は、以下のように複数の工程を踏まえることが一般的です。

募集→書類選考→筆記試験→一次面接(人事)→二次面接(役員)→採用

一方、オンライン秘書ではこれらの工程が必要ないため、大幅な時間の削減につながります。

また、時間だけではなく面接などにかかる費用も削減できますので、まさに一石二鳥といえるでしょう。オンライン秘書なら、早ければ3〜4日程度で導入が可能です。企業が人を雇う場合、採用から入社まで1ヶ月はかかりますので、この差は非常に魅力的でしょう。

さらに、逆に人を雇う場合においても、専門的な知識を持ったオンライン秘書が、採用に関わる業務をサポートしてくれます。優秀な人材を見極めるというのは、なかなか難しいものです。

そんな時こそ、採用のプロであるオンライン秘書の意見を参考にしましょう。

仕事をする男性

オンライン秘書のデメリット

ここまで、オンライン秘書を導入する上でのメリットを8つ紹介してきました。

これからはデメリットを紹介します。

しかし、どれも比較的カンタンに解消できますので、デメリットが解消できるよう工夫してみましょう。

通信環境の整備が必要

オンライン秘書という性質上、通信環境の整備は不可欠です。オンライン秘書に業務を依頼するのは、リモートになります。そのため、オンライン環境が整備されていなければ利用することができません。

しかし、昨今、働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、企業のテレワーク・リモートワークの推進が重要視されています。

よって、企業の通信環境の整備は、遅かれ早かれ必要になるということです。

もし通信環境の整備ができていないのであれば、オンライン秘書の導入を理由に環境の整備をしてみてはいかがでしょうか

コミュニケーションツールに慣れが必要

オンライン秘書は、企業に出社することなく、在宅で業務を担います。

対面で「この業務をやっておいて」と依頼することはできません。そのため、コミュニケーションツールに慣れていない方は、オンライン秘書に依頼する際に、戸惑うかもしれません。

しかし、5Gをはじめとする通信環境の大幅な進化により、今後オンラインでのコミュニケーションはますます活発化するでしょう

また、新型コロナウイルスをきっかけに、ZOOMやChatWork、Slackといったオンラインでのコミュニケーションツールを導入する企業も増えています。どれも最初は抵抗感がありますが、慣れれば業務の効率化につながるツールばかりです。

ぜひオンライン秘書の導入にとともに、コミュニケーションツールの扱いにも慣れておきましょう。

新聞を読む男性

オンライン秘書を利用する際に知っておきたいこと!

オンライン秘書にはたくさんのメリットがあることをご紹介しましたが、知っておかないと利用を失敗するリスクもあります。ここでは、オンライン秘書を利用する際に知っておきたいことを詳しくご紹介します。ぜひ、参考にしてください。

利用するまでスキルを把握できない

オンライン秘書にはもちろんのこと個人によるレベル差があります。非常に優秀な人であればミスはないでしょうが、経験が浅い人であればミスを指摘しなくてはなりません。

そのため、1度業務を頼んだ秘書さんへ再度業務を委託する企業が多いです。

オンライン秘書を委託する際には「その業務の経験があるか」、「どのくらいの期間にわたって経験していたか」などを確認して委託すると失敗するリスクが下がります。

作業マニュアルは作っておきたい 

オンライン秘書に業務を依頼する際に用意したいのが作業マニュアル。PDFやワード、または動画にしてマニュアルを用意しておくことで、作業方法が異なるという事態を未然に防げます。

想定外の成果物になった場合は、むしろ修正に時間がかかりもったいないです。また、作業に必要なツールなどがあれば事前に用意してもらうなど、事前のマニュアルは作業をより効率的にします。

最近はメール以外でSlackやChatWork、ZOOMなどでオンライン秘書へマニュアルを伝える企業が多いようです。

ファイルに整頓された書類

主なオンライン秘書サービス

オンライン秘書を頼めるサイトはたくさんあり、それぞれ特徴がありますので利用前にリサーチがかかせません。

主なオンライン秘書サービスを紹介します。

Remobaアシスタント
・CASTER BIZ(株式会社キャスター)
・HELP YOU(株式会社ニット)
・SUPPORT+iA(グランサーズベンチャーサポート株式会社)
・i-staff(ファイブスターネット株式会社)
・フジ子さん(フジア株式会社)
・source(株式会社トーイングウーマン)
・CLARY

Remobaアシスタントは、オンラインアシスタントサービス総合満足度No.1のオンライン秘書サービスであるため、ホスピタリティは高く、多くの利用者が満足しています。また、ITリテラシーが高い優秀なアシスタントを全国から採用しているため、サービスの品質は高水準で安定しています。

i-STAFFは採用率1%の厳しい選考を突破した優秀な人材が集まっています。そのため、重要な業務を依頼するときにはi-STAFFが向いているといえます。

CLARYは英語・ドイツ語・中国語・日本語など4ヶ国語に対応しているため、海外企業と取引の多い外資企業に選ばれています。このようにオンライン秘書をどこで選ぶかで秘書さんの特徴も変わりますので、事前にリサーチしてオンライン秘書の利用を成功させましょう。

パソコン作業をする女性

まとめ

オンライン秘書のメリットや概要、知っておきたいことを解説しました。会社を経営していくには欠かせないさまざまな事務作業や、クリエイティブで専門性が高い業務をスピーディーに頼める画期的なサービスです。

今回は、オンライン秘書を活用することで得られるメリットを8つ紹介しました。

1. 業務の幅が広がる
2. 会社のメイン業務に集中できる
3. 採用コストを削減できる
4. 即日に業務を任せられる
5. 隠れた優秀人材と出会える
6. 社員教育をしなくて良い
7. 欠員の心配がない
8. スピーディーに採用できる

これらのようなメリットを享受できるオンライン秘書の導入を検討してみませんか?

特に中小企業では社長が経理や事務、営業を掛け持ちしているケースも少なくありません。オンライン秘書は経費削減して会社を円滑にまわしたい経営者には、ぜひとも利用をおすすめしたいサービスといえます。

ぜひ、オンライン秘書を利用して会社の課題を解決してみてはいかがでしょうか。

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この記事の監修者

柳沢 智紀のプロフィール画像

株式会社Enigol

柳沢 智紀

株式会社リクルートホールディングスにIT人材として新卒入社し、集客戦略やマーケティング業務を経験後、SaaS事業部で事業開発を経験。その後、PayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。SaaSサービスやAPI連携について、日々調査している。

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