人材確保は企業にとって極めて重要であり、近年の人材不足の深刻さから、競争激化が加速しています。伝統的な紙ベースの広告だけでは十分な人材を獲得することが難しく、デジタル媒体の活用が不可欠です。しかし、自社でデジタル媒体を構築するには高いコストがかかります。
このような状況下で、クラウド型の採用管理システムは重要な役割を果たします。低コストで導入でき、自社のニーズに合わせたシステムを構築できるため、効果的な人材確保が可能となります。
この記事では、採用管理システムの概要とメリットについて解説し、さらに自社に最適なシステムを選ぶための13のおすすめを紹介します。是非、クラウド型採用管理システムの導入を検討してください。
人材採用を効率化するには何をすべきか
人材採用を効率化するためには、いくつかの重要な方法があります。最初に、採用のクラウドシステムを活用して求人情報を公開し、多くの候補者からの申し込みを待ちます。次に、応募者の情報収集や選考プロセスを自動化して、人の作業時間の節約と効率化を図ります。
近年の主流は、採用管理システムを導入して候補者とのコミュニケーションを効果的に管理し、採用プロセスを透明化します。また、適正評価ツール・テストを活用して、候補者のスキルや適性を客観的に評価しましょう。さらに、既存の従業員からの推薦を受け入れることで、優秀な人材を効果的に採用できます。これらの手段を組み合わせることで、効率的かつ効果的な人材採用プロセスを確立できます。
採用管理システムとは？
採用管理システムとは、企業の重要な採用活動の人材募集から採用までのプロセスを一元管理できるものです。広告媒体や依頼したエージェント毎に募集情報を管理しなければいけません。この管理には、エクセルなどを使って社内で行うのが一般的でした。
これらの作業は非常に時間がかかるため、企業様には負担になります。この問題を解決してくれるのが採用管理システムです。採用管理の効率化を行ってくれ、応募者のアップにも貢献してくれるのです。また、クラウド型の人材採用管理システムを導入すれば、コスト面でも軽減できる可能性があります。
採用管理システムの機能
採用管理システムには多くの便利な機能が備わっています。手作業で行っていた作業をシステムで自動化できます。実際にどの様な機能があるのかを以下に解説します。
求人広告の管理
求人情報の作成から掲載、応募者の追跡、面接スケジュール管理まで、一元化されたシステムで行います。これにより、効果的な採用作業を確保し、適切な候補者を見つけ出せます。
応募者情報の管理
応募者の履歴書や応募書類をデータベース化し、候補者の情報を一元管理します。
選考プロセス追跡
採用管理システムは、選考プロセスの便利な追跡ツールです。面接のスケジュール管理や候補者の進捗状況の把握、評価の記録などを一元化し、効率的に選考プロセス管理を行います。
応募者とのコミュニケーション
応募者との円滑なコミュニケーションを支援します。自動応答やカスタマイズ可能なメッセージテンプレートを活用し、効率的な応募者への返信や面接のスケジュール調整ができます。
採用実績管理
採用実績管理を支援するのが採用管理システムです。管理内容としては、応募者数・採用率、採用された候補者のプロフィールデータ収集、そしてレポート・分析などです。これにより、採用効果の評価や改善点の特定ができます。
採用管理システムのメリット
採用管理システムには、どのような機能が備わっているのかを紹介してきました。ここでは、採用管理システムを導入することで、どのようなメリットがあるのかを解説します。採用管理システムを導入することで、以下の5つのメリットがあります。
各プロセスの効率化
求人広告の作成と掲載プロセスでは、システムを利用して求人広告のテンプレートを作成し、一度に複数の求人サイトやソーシャルメディアに掲載できます。これにより、求人広告の作成と掲載にかかる時間を大幅に短縮可能なのです。
また、応募者の選定・選考プロセスでは、採用管理システムが履歴書・カバーレターを自動収集し、選考基準に合った候補者選びを行います。これによって、人手による人材選定作業時間を大幅に削減し、優れた候補者を選び出すことができます。
また、面接スケジュール管理プロセスでは、システムを使用して候補者と面接官のスケジュールの自動調整を行い、面接の効率的なスケジュールが可能です。これにより、面接日程の調整にかかる手間や時間を最小限に抑えられます。
情報の一元管理
情報の一元管理を行うことによって、いくつかの利点が得られます。まず、情報の一元管理によって情報の統合性が向上します。つまり、異なるデータソースや情報源から得られる情報を統合すれば、重複や矛盾が減少し、信頼性の高い情報を利用できます。
また、情報の一元管理によって、情報の可視性やアクセス性が向上します。情報が一元管理されている場合、必要な情報に迅速にアクセスできるため、意思決定や業務プロセスの効率が向上します。これによって、組織内のコミュニケーションや協働が促進されます。
応募者との円滑なコミュニケーションが図れる
採用管理システムの導入により、応募者との円滑なコミュニケーションを確保できます。自動通知機能を利用することで、応募者に対して重要な情報や進捗状況を即時かつ正確に伝えられます。応募受付の確認、面接日程の通知、進行状況の更新など、重要な情報を見逃すことなく応募者に伝えられます。
また、採用管理システムはカスタマイズ可能なテンプレートを提供しており、それを利用して応募者に対するメールやメッセージを迅速かつ適切に作成可能です。このことで、コミュニケーションの質と一貫性を確保し、応募者との関係を円滑に維持できます。
収集したデータの分析
採用管理システムのメリットは、収集したデータの分析です。システムは、応募者の情報や選考プロセスのデータを収集し、分析する機能を提供します。これにより、過去の採用活動や候補者のパフォーマンスに関する洞察が得られます。
また、採用プロセスの効率や効果を評価し、改善のための施策を立案することが可能です。データ分析を通じて、より効果的な採用戦略を展開し、優秀な人材の獲得に貢献します。
最適な人材の採用
最適な人材の採用を支援できます。採用管理システムは、応募者の情報や選考プロセスのデータを効率的に収集・分析を行います。これにより、候補者のスキルや経験、パフォーマンスを客観的に評価し、最適な人材を特定するのに役立ちます。
また、選考プロセスを自動化し、効率的に候補者とのコミュニケーションの管理を行います。これにより、選考プロセスの迅速化や透明性が向上し、優秀な人材の迅速かつ効果的な採用が可能です。
採用管理システムの選び方
採用管理システムの導入を考えているとき、数あるシステムの中でどれを導入すればよいのかわからないという企業経営者や担当者様は多いのではないでしょうか。ここでは、自社に導入する採用管理システムの選び方として重要なポイントを6つ紹介します。
- 採用管理システムの機能が自社にマッチしている
- 使いやすいシステム
- 拡張性がある
- セキュリティ対策が万全である
- 価格が予算内に収まる
- 導入後の保守サービスがある
採用管理システムの機能が自社にマッチしている
自社の採用プロセスに必要な機能が提供されているかどうかを確認しましょう。求人広告の作成・掲載、履歴書の収集・管理、面接スケジュールの調整、候補者とのコミュニケーション管理など、必要な機能が含まれていることが重要になります。
使いやすいシステム
直感的な操作で利用できて、使いやすいかどうかを確認しましょう。採用担当者や候補者が簡単に操作できるシステムであることが重要です。
拡張性がある
自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかを確認しましょう。特定の機能やレポートの追加、ブランディングのカスタマイズ可能かどうかを検討します。
セキュリティ対策が万全である
個人情報の保護やデータのセキュリティについて、システムが適切な対策を行なっているかを確認しましょう。GDPRやHIPAAなどの規制に適合しているかどうかも重要です。
価格が予算内に収まる
価格設定が自社の予算内に収まっているかを確認しましょう。月額、年額、利用者数などの料金体系や追加料金があるかどうかも注意しなければいけません。
導入後の保守サービスがある
システムの導入後に問題が発生した際に、適切なサポートを行ってくれるかどうかを確認しましょう。電話やメール、チャットなど、適切な連絡手段が提供されているかも重要です。
おすすめの採用管理システム13選
ここまで、採用管理システムの仕組みやメリット、そして選び方について紹介してきました。ここでは、実際のどのような採用管理システムがあり、どれを選んで導入するのがよいのかを採用ケース別に13のシステムを解説します。
新卒者向けの採用管理システム
.jpg?fm=webp)
.jpg)
