事務代行サービスとは？メリットや特徴、対応業務を解説！

事務代行の仕事とは

まず初めに、事務代行とはどんな仕事をするのでしょうか。

事務代行サービスを提供する企業は多くあるため、企業によって内容に違いはありますが大きく二種類に分けることができます。業務内容はあくまで一例であり、実際は企業のニーズに合わせたさまざまな業務に対応しています。

一般的な事務作業

秘書事務、一般事務、営業事務、庶務事務、総務事務など
資料作成やデータ入力、社内の連絡調整業務、調査業務などの補佐的業務

専門知識や技術を必要とされる事務

経理事務、人材採用、労務事務、翻訳、デザイン制作業務など
一般業務よりもさらに資格や専門知識・技術を必要とされる業務

事務代行サービスのメリット

最近は、大企業でも事務代行サービスを利用したり、雑誌やテレビなどメディアで取り上げられたり、何かと話題を呼んでいます。そんな事務代行のメリット5つを詳しくお伝えします。

1. コア業務に集中できる

問題なく業務が完了しているとあまり意識はしませんが、業務内訳を見直すと必ずあるのが誰でもできる定型的な事務作業です。業務レベルがそこまで高くはなく、その人でなければできないという内容ではないものが実は数多くあるのです。メールを送る、データを集計する、会議室を予約する、毎月決まった資料を更新するなど、思いつく例を挙げると次々と出てくるのではないでしょうか。

他の誰かが対応できる業務は別の人が対応し、その分の時間をもっと重要性の高い業務に割り振ることができるとしたらどうでしょうか。自社の別の社員にその役割を回してしまっては結局同じことの繰り返しとなりますので、社外にその業務を委託することによって、社員全体が自分のすべき業務に集中できるようになります。その結果、社員への無駄な負荷が減りモチベーションの維持が可能となり、職場の生産性が向上することになります。

2. 採用コストを削減できる

会社が事務代行を外部に委託するメリットには採用コストの削減もあります。正社員雇用しないで業務委託の契約になるため、ボーナスや交通費を支払わなくてすみます。

事務代行を使うことで余ったお金を設備投資にまわしたり、優秀な社員を高年収で採用し雇うことにまわしたり、コスト削減により会社の選択肢は大幅に広がります。

3. 即日に業務を任せられる

事務代行のメリットの3つ目は即日に業務を任せられることです。会社で正社員として採用する場合は、OJT、すなわち会社内でその仕事をするためのスキル研修・訓練を何ヶ月かしてから業務を任せるケースがほとんどです。

一方で、事務代行ではその業務に慣れている人を選べば、最短で即日から業務をスタートしてもらえます。

また、少し支払う金額をアップして期限を設けるなど工夫することで、緊急性が高い業務をスピーディーにできることもメリットです。

4. 社員教育をしなくて良い

事務代行は、実務経験が豊富で優秀な秘書が在籍しているため、社内で人材を育成する必要がありません。即戦力が前提の人材ですので、人材育成に時間も費用も当てる必要がありません。人を育てるということは、それなりにお金も時間もかかります。

また、社内で人材を育てたとしても、転職や退職をしてしまうということもよくあります。育成に欠けた時間とお金が全て無駄になってしまっては、企業にとっては大きな損失です。

このように人材育成にお金と費用を費やす必要がないということは大きなメリットでしょう。

5. 欠員の心配がない

体調不良や事故などで急な欠員が出た場合、業務の進捗に影響が出る可能性があります。しかし、事務代行であれば欠員が出た際の人材補充がスムーズに行えます。もちろん、補充の人材も即戦力として活躍できます。

基本的に事務代行はチームで活動していますので、こうしたトラブルにも柔軟に対応できるのです。

また、育児休暇などで一時的に欠員が出る場合でも、事務代行の導入が効果的でしょう。育児休暇の間だけ、欠員分の社員を雇うというのはなかなか難しいです。

高い専門知識を兼ね備えた事務代行であれば、不足分を十分に担ってくれます。

事務代行を利用する上でのデメリットとは

ここまでは事務代行を利用するメリットを説明しましたが、逆のデメリットとはどんな点があるのでしょうか。

パソコンやネット環境の準備が必要

事務代行は、パソコンとネット環境が必要不可欠です。導入する企業側か、アシスタント個人、アシスタント提供会社側のいずれかで準備をしなくてはなりません。

しかし、パソコンやネット環境は多くの企業で準備がされています。また、準備が進んでいない企業はオンンラインアシスタント導入に併せて、整備することを考えてみましょう。

セキュリティー面の不安を解消しなければならない

事務代行は自宅で業務を行うため、アシスタント本人が業務上知り得た企業情報を外部に漏らさないことはもちろんですが、使用するパソコンのセキュリティーツールが確保されているかどうかも重要です。

オンライン上のコミュニケーション手段を確保しなければならない

事務代行会社と企業側は直接会うことはまずありません。そのため、連絡ツールは電話やメールのみでなく、ZoomやSkype、チャットワークなどのツールを利用しなければなりません。また、それらのツールを利用した連絡に、アシスタント側も企業側も対応できるようにならなくてはなりません。

しかし、コロナ禍においてやむを得ず始まったリモートワークは、今では経費削減や社員が自由な働き方を選択できるなど効率性の高い運用方法と判断され、各企業が積極的に導入し始めています。企業はさまざまなリスクを想定し、体制を整えることが求められるようになります。その準備のひとつとして、リモートワーク環境を整えることを検討してみてはいかがでしょうか。

事務代行サービスの利用はリモートワークの運用状況次第

事務代行の利用は非常に有効的であるといえますが、企業側がリモートワークを全く導入していなければ、事務代行の活用にはまだ壁があるともいえます。

では、企業においてリモートワークはどの程度導入されているのでしょうか。東京都産業労働局による調査結果を見てみると、リモートワークを導入する企業は今後より増加し、事務代行の活躍の場が幅広い職種で広がる可能性が高いことが伺えます。

従業員数30名以上の企業2,068社への調査の結果、約25％の企業がリモートワークを導入していました。さらに、導入を予定・検討している企業は全体の45.6％に及んでいました。この結果から、リモートワーク導入を前向きに考えている企業が多いことが分かります。

さらに、リモートワークを導入している約500社に対し、リモートワークを認めている職種を調査した結果、最も多いのが営業職で約34％、次いで全職種が31％という結果になりました。この結果からは、さまざまな職種でリモートワークのできる環境が整っていることが分かります。

今後企業におけるリモートワークの普及がさらに加速すれば、事務代行を導入しやすい環境が整い、業務の効率化そして生産性の向上を見込むことができます。

参考：多様な働き方に関する実態調査（テレワーク） 結果報告書

主な事務代行サービス

事務代行を頼めるサイトはたくさんあり、それぞれ特徴がありますので利用前にリサーチがかかせません。

主な事務代行サービスを紹介します。

・Remobaアシスタント
・CASTER BIZ（株式会社キャスター）
・HELP YOU（株式会社ニット）
・SUPPORT＋iA（グランサーズベンチャーサポート株式会社）
・i-staff（ファイブスターネット株式会社）
・フジ子さん（フジア株式会社）
・source（株式会社トーイングウーマン）
・CLARY

Remobaアシスタントの特徴

Remobaアシスタントは、事務代行ならではの強みや特性を活かし、クライアント企業の生産性や業績向上のお手伝いをすることができます。

高いホスピタリティ

​​独自の採用基準で厳格にアシスタント候補者をスクリーニングします。また、アシスタントに重要なスキルや、独自のホスピタリティテストと面談を実施するため、高いホスピタリティが担保されます。クライアントからは、「丁寧なヒアリングだった。」「期待以上の仕事の成果だった。」「細かいところまで配慮が行き届いていた。」との声が届いています。

日本全国から集められる豊富な人材

オンラインという特性を活かし、日本全国から地域を問わずさまざまなスキルや経験をもった人材を集めることができます。

そのため事務系、WEB、人事、翻訳、コール系、経理など幅広い分野に対応が可能です。

こうして集まった豊富な人材の中から最も適した人材を配置し、クライアントのニーズに合った事務代行を提供することができるのです。

アシスタントマネージャーによる窓口の一元化

業務の進捗管理は担当のアシスタントマネージャーが行うため、個別に事務代行に確認をする必要はありません。

業務に関する相談をすべてアシスタントマネージャーに集約することで、あちこちに連絡をする煩わしさはなくなります。

企業ごとの専用オンラインチームをアシスタントマネージャーが構築します。

成果物の安定的な納品が約束される

個別に業務に対応するのではなくチームで遂行するため、スタッフの事情によって業務進捗に左右されることもなく、安定して成果物の納品が保証されます。

また、個別での業務対応の場合、その担当者以外のメンバーが業務内容を把握できておらず、情報が集約できず全体像が見えない場面や引継に苦労することもよく見られます。

しかしRemobaアシスタントの場合、チームでの対応となるため情報は必ず共有化され、担当者ごとに作業方法が異なることもなく共通したマニュアルに基づき業務が進められるため、統一化された業務遂行が可能となります。

必要な研修はすべてRemobaが実施

業務遂行に必要な研修は、クライアント側ではなく全てRemobaが行います。

事務代行として必要となるITツールやオンライン連絡ツールの使用方法など、面倒な指導はクライアント側では一切不要です。

即戦力となるアシスタントを業務に配置しています。

情報セキュリティー面は安心・安全

Remobaと事務代行との間には、NDA（秘密情報保持契約）が締結されます。

また、業務内容によってより高度なセキュリティーが必要とされる場合には、セキュリティー強化ツールの導入やログ管理を行い、クライアントの情報保護管理を徹底しています。

セキュリティ対策の状況については各メンバーごとに定期的に確認を行っています。

Remobaアシスタントの有効活用で売上アップを目指しましょう

新型コロナウイルスをきっかけに、最小限のコストでいかにより多くの売上を生むことができるのか、各企業は無駄を省き業務の効率化を目指すようになりました。その手段のひとつとして、社内業務の外部委託が改めて注目されています。そのニーズに応える存在となるのが事務代行なのですが、昨今働き方改革やリモートワークの普及によって、勤務地や通勤時間の心配をせず働けるということで仕事復帰をする経験者が増加傾向にあり、事務代行としての人材が豊富になっています。

改めて社内業務を見直し、業務効率を上げるための選択肢の一つとして事務の代行を検討してみてはいかがでしょうか。