1. 事務代行サービスとは?メリットや特徴、対応業務を解説!
事務代行サービスとは?メリットや特徴、対応業務を解説!

事務代行サービスとは?メリットや特徴、対応業務を解説!

アシスタント更新日:2024-09-20

リモートワークという働き方が浸透し、オンライン上での業務が以前よりも一般的になりました。また、企業が組織体制や業務を改善し、効率化する動きが活発になっています。ここでは、オンラインで業務サポートをする事務代行とは何か、事務代行の利用にどんな利点があるのかを解説します。

事務代行の仕事とは

まず初めに、事務代行にはどんな仕事を依頼できるのでしょうか。

事務代行サービスを提供する企業は多くあるため、サービスによって内容に違いはありますが、多くの場合下記のような業務を提供しています。業務内容はあくまで一例であり、実際は企業のニーズに合わせたさまざまな業務に対応しています。

一般的な事務作業

・資料作成

・データ入力

・備品管理

・ファイリング

・顧客情報の管理

・発送業務

・見積書作成

・社内の連絡調整業務

・調査業務

秘書/庶務業務

・スケジュール管理

・メール対応

・電話対応

・リサーチ/調整

経理業務

・請求書発行

・請求書送付

・売上管理

・支払管理

・経費管理

・月次決算

労務業務

・入社/退職手続き

・給与計算

・年末調整の補助

・勤怠管理

・明細の発行/配布

・各種労務システム導入

専門知識や技術を必要とされる事務

・翻訳

・ホームページ制作

・ライティング

・SNS投稿/更新

・メルマガ作成

事務代行サービスのメリット

最近は、大企業でも事務代行サービスを利用したり、雑誌やテレビなどメディアで取り上げられたり、何かと話題を呼んでいます。そんな事務代行のメリット5つを詳しくお伝えします。

1. コア業務に集中できる

問題なく業務が完了しているとあまり意識はしませんが、業務内訳を見直すと必ずあるのが誰でもできる定型的な事務作業です。業務レベルがそこまで高くはなく、その人でなければできないという内容ではないものが実は数多くあるのです。メールを送る、データを集計する、会議室を予約する、毎月決まった資料を更新するなど、思いつく例を挙げると次々と出てくるのではないでしょうか。

他の誰かが対応できる業務は別の人が対応し、その分の時間をもっと重要性の高い業務に割り振ることができるとしたらどうでしょうか。自社の別の社員にその役割を回してしまっては結局同じことの繰り返しとなりますので、社外にその業務を委託することによって、社員全体が自分のすべき業務に集中できるようになります。その結果、社員への無駄な負荷が減りモチベーションの維持が可能となり、職場の生産性が向上することになります。

2. 採用コストを削減できる

会社が事務代行を外部に委託するメリットには採用コストの削減もあります。正社員雇用しないで業務委託の契約になるため、ボーナスや交通費を支払わなくてすみます。

事務代行を使うことで余ったお金を設備投資にまわしたり、優秀な社員を高年収で採用し雇うことにまわしたり、コスト削減により会社の選択肢は大幅に広がります。

3. 即日に業務を任せられる

事務代行のメリットの3つ目は即日に業務を任せられることです。会社で正社員として採用する場合は、OJT、すなわち会社内でその仕事をするためのスキル研修・訓練を何ヶ月かしてから業務を任せるケースがほとんどです。

一方で、事務代行ではその業務に慣れている人を選べば、最短で即日から業務をスタートしてもらえます。

また、少し支払う金額をアップして期限を設けるなど工夫することで、緊急性が高い業務をスピーディーにできることもメリットです。

4. 社員教育をしなくて良い

事務代行は、実務経験が豊富で優秀な秘書が在籍しているため、社内で人材を育成する必要がありません。即戦力が前提の人材ですので、人材育成に時間も費用も当てる必要がありません。人を育てるということは、それなりにお金も時間もかかります。

また、社内で人材を育てたとしても、転職や退職をしてしまうということもよくあります。育成に欠けた時間とお金が全て無駄になってしまっては、企業にとっては大きな損失です。

このように人材育成にお金と費用を費やす必要がないということは大きなメリットでしょう。

5. 欠員の心配がない

体調不良や事故などで急な欠員が出た場合、業務の進捗に影響が出る可能性があります。しかし、事務代行であれば欠員が出た際の人材補充がスムーズに行えます。もちろん、補充の人材も即戦力として活躍できます。

基本的に事務代行はチームで活動していますので、こうしたトラブルにも柔軟に対応できるのです。

また、育児休暇などで一時的に欠員が出る場合でも、事務代行の導入が効果的でしょう。育児休暇の間だけ、欠員分の社員を雇うというのはなかなか難しいです。

高い専門知識を兼ね備えた事務代行であれば、不足分を十分に担ってくれます。

事務代行を利用する上でのデメリットとは

ここまでは事務代行を利用するメリットを説明しましたが、逆のデメリットとはどんな点があるのでしょうか。

パソコンやネット環境の準備が必要

事務代行は、パソコンとネット環境が必要不可欠です。導入する企業側か、アシスタント個人、アシスタント提供会社側のいずれかで準備をしなくてはなりません。

しかし、パソコンやネット環境は多くの企業で準備がされています。また、準備が進んでいない企業はオンンラインアシスタント導入に併せて、整備することを考えてみましょう。

セキュリティー面の不安を解消しなければならない

事務代行は自宅で業務を行うため、アシスタント本人が業務上知り得た企業情報を外部に漏らさないことはもちろんですが、使用するパソコンのセキュリティーツールが確保されているかどうかも重要です。

オンライン上のコミュニケーション手段を確保しなければならない

事務代行会社と企業側は直接会うことはまずありません。そのため、連絡ツールは電話やメールのみでなく、ZoomやSkype、チャットワークなどのツールを利用しなければなりません。また、それらのツールを利用した連絡に、アシスタント側も企業側も対応できるようにならなくてはなりません。

しかし、コロナ禍においてやむを得ず始まったリモートワークは、今では経費削減や社員が自由な働き方を選択できるなど効率性の高い運用方法と判断され、各企業が積極的に導入し始めています。企業はさまざまなリスクを想定し、体制を整えることが求められるようになります。その準備のひとつとして、リモートワーク環境を整えることを検討してみてはいかがでしょうか。

事務代行サービスの利用はリモートワークの運用状況次第

事務代行の利用は非常に有効的であるといえますが、企業側がリモートワークを全く導入していなければ、事務代行の活用にはまだ壁があるともいえます。

では、企業においてリモートワークはどの程度導入されているのでしょうか。東京都産業労働局による調査結果を見てみると、リモートワークを導入する企業は今後より増加し、事務代行の活躍の場が幅広い職種で広がる可能性が高いことが伺えます。

従業員数30名以上の企業2,068社への調査の結果、約25%の企業がリモートワークを導入していました。さらに、導入を予定・検討している企業は全体の45.6%に及んでいました。この結果から、リモートワーク導入を前向きに考えている企業が多いことが分かります。

さらに、リモートワークを導入している約500社に対し、リモートワークを認めている職種を調査した結果、最も多いのが営業職で約34%、次いで全職種が31%という結果になりました。この結果からは、さまざまな職種でリモートワークのできる環境が整っていることが分かります。

今後企業におけるリモートワークの普及がさらに加速すれば、事務代行を導入しやすい環境が整い、業務の効率化そして生産性の向上を見込むことができます。

参考:多様な働き方に関する実態調査(テレワーク) 結果報告書

主な事務代行サービス

事務代行を頼めるサイトはたくさんあり、それぞれ特徴がありますので利用前にリサーチがかかせません。

主な事務代行サービスを紹介します。

Remobaアシスタント

・CASTER BIZ(株式会社キャスター)

・HELP YOU(株式会社ニット)

・SUPPORT+iA(グランサーズベンチャーサポート株式会社)

・i-staff(ファイブスターネット株式会社)

・フジ子さん(フジア株式会社)

・source(株式会社トーイングウーマン)

・CLARY

Remobaアシスタント

Remobaアシスタント

Remobaアシスタントは、株式会社Enigolが運営するリモートアシスタントサービスです。

バックオフィス業務を中心に、データ入力やスケジュール管理、翻訳、経理、労務、webサイト運用など、幅広いサポート業務に対応しています。

Remobaアシスタントを導入するメリット

  • 効率的な働き方事務作業から解放されることで、営業なら営業活動、経営なら経営業務などやるべきことに集中することが可能となり、成果が出やすい職場環境に変化します。
  • 即対応直ぐに導入することができて労働力不足から解放されます!急に社員が退社したときにも助かります。
  • コスト削減採用募集費用、面談・選考する手間、保険料、在籍スペース、機器の費用もかからないのでコスト削減ができます。
項目内容

サービス名

Remobaアシスタント

会社名

(株)Enigol

対応メニュー

  • スケジュール調整会議室の予約、クライアントとのアポイントメント調整とリマインド/出張手配(日時、場所、宿泊先のホテルや、電車・航空券・バスのリサーチ)。
  • メール対応秘書としてCCにクライアント様を含み、返信チェックおよびアラート、社内メール対応。顧客に対してのDM対応や、営業メールの送付。お問い合わせメールへの返信など様々な形で対応可能。
  • リサーチ調整セミナー場所のリサーチ、会食場所のリサーチ、コワーキングスペースリサーチ、会議室リサーチ、発注先のリサーチ、競合価格リサーチ、競合調査リサーチ、物件のリサーチ、情報リサーチ、メディアのリスト化。
  • データ入力・編集データ入力、データの編集、データ集計、AI・機械学習用のアノテーション、データの転記、議事録の文字起こし、サマリーの作成、資料作成、手書き資料のデータ化、クラウドのデータ管理代行(Box、Dropbox、Googleドライブ、One Drive)および整理、マニュアルの作成、ECの商品登録、レビューコメントへの返信・Salesforce等の社内システムの入力。
  • 翻訳英語でのメール作成、資料の英語化または翻訳、翻訳会社への依頼。*現在は英語での対応のみとなります。
  • 経理請求書発行、請求書送付、売上・入金確認。
  • 労務入社手続き、人事マスタの管理・変更、回収連絡、勤怠データの集計。
  • 営業事務メール返信・受発注処理・FAXの受信データの処理・契約書の手配・salesforce/その他SFAへの入力・CRMシステム入力。
  • その他アシスタント業務メディアの出演交渉、名詞やパンフレットの依頼代行、アンケートの送付、取材依頼代行、配送手続き、SNSの予約投稿、各種申込み(各お問い合わせ・書類やホワイトペーパー取り寄せ)、備品の購入依頼、悪質ユーザへの対応。

詳細

Remobaアシスタントの主な特徴として、チームでのサポートや採用基準の厳格性、ITリテラシーが高いことが挙げられます。

  • 採用プロセスの厳格化弊社独自の採用基準で厳格にアシスタント候補者をスクリーニング。アシスタントに重要なスキルや、独自のホスピタリティテストと面談を実施。
  • リモートアシスタントに特化した教育:ITツールの利用法や、日々のコミュニケーションの方法などアシスタントに対してオンラインで働くことに特化したスキル教育・研修を行うことで、クライアント様へのサービス提供をスムーズに行えるようにします。
  • リモートでのアシスタント:オンラインなので全国から優秀なアシスタントを集めます。また、全国のクライアント様に対して対応可能です。Remobaアシスタントはオンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高く、Slackやチャットワークなど普段ご利用のコミュニケーションツールで対応することが可能です。
  • チームでのサポート:チームでクライアント様をサポートすることで、品質を高水準に保つだけでなく、長い期間安定してクライアント様をサポートできる仕組みが整っています。

公式サイト

https://remoba.biz/assistant

Remobaアシスタントの有効活用で売上アップを目指しましょう

新型コロナウイルスをきっかけに、最小限のコストでいかにより多くの売上を生むことができるのか、各企業は無駄を省き業務の効率化を目指すようになりました。その手段のひとつとして、社内業務の外部委託が改めて注目されています。そのニーズに応える存在となるのが事務代行なのですが、昨今働き方改革やリモートワークの普及によって、勤務地や通勤時間の心配をせず働けるということで仕事復帰をする経験者が増加傾向にあり、事務代行としての人材が豊富になっています。

改めて社内業務を見直し、業務効率を上げるための選択肢の一つとして事務の代行を検討してみてはいかがでしょうか。

リモートアシスタントで業務効率化

事務作業をオンラインで任せるならリモートワークのプロ "Remoba"

資料バナー

この記事の監修者

柳沢智紀のプロフィール画像

株式会社Enigol

柳沢智紀

株式会社リクルートホールディングスでWEBマーケティング業務および事業開発を経験し、アメリカの決済会社であるPayPalにて新規事業領域のStrategic Growth Managerを担当の後、株式会社Enigolを創業。対話型マーケティングによる顧客育成から売上げアップを実現するsikiapiを開発。

資格
ITパスポート

\ Remobaならアシスタントをまるっと請け負います/

サービス一覧

Remoba経理
Remoba労務
Remoba採用
Remobaアシスタント
Remobaチャット
Remoba営業事務
バナーを閉じるボタン