バックオフィス業務とは｜重要性・業務効率化方法を解説【おすすめサービス紹介】

バックオフィスとは？

会社の役割を分類するとフロントオフィス、ミドルオフィス、バックオフィスの3区分に分けることができます。フロントオフィスは営業職やマーケティングなど、顧客を相手する役職を指し、ミドルオフィスは事業のリスク管理などを担う中枢になります。

そしてバックオフィスとは企業の裏方で全体的な管理やサポートサービスを担当します。
具体的な業務としては予算の操作や記録管理、会計などがバックオフィスの業務として該当するのです。

バックオフィスは目立たない部分ではあるものの、ビジネスにおいてとても重要な機能を提供してます。例えば営業が成功するためにマーケテイング戦略を練るのもバックオフィスのおかげといえます。

IT分野におけるバックオフィスとは？

バックオフィスという言葉の由来はそもそも金融企業の部署を分類したものでした。しかしIT分野でも「ITバックオフィス」という分類が存在します。

ITバックオフィスとはIT部門や企業におけるサポート機能を指し、システム管理、ネットワーク管理、データベース管理などの内部業務を担当します。

ITバックオフィスはバックオフィスの規模をIT部署やネットワーク上に移して捉えているといえます。

バックオフィスの具体例3選

バックオフィスといってもパッと思いつく部署はあるでしょうか？バックオフィスといえばという具体的な部署を3つ紹介します。

バックオフィスの例①経理部署

企業の経理部署はバックオフィスの代表格といっても過言ではありません。
財務書類の管理をはじめ、企業の利益の行方を担っているバックオフィスの部署の一つです。

また、会計士やファイナンシャルプランナー、アナライザーなどの専門家もバックオフィスの専門家としてあげることができます。
例えば会計士は企業が税法に準拠した税務申告の支援もバックオフィスの担当分野になります。

バックオフィスの例②人事部署

人事部は従業員が企業内で働きやすい環境を作ってくれるバックオフィスの一部署です。
スタッフの関係性や雇用条件などを把握し最適な人選配置はバックオフィスにしかできない作業になります。

また、採用マネージャーや新人担当、保険会社と交渉をするベネフィットマネージャーなどもバックオフィス内での専門家に該当します。

バックオフィスの例③IT部署

企業が使用するソフトウェアやハードウェアを管理しているIT部署もバックオフィスに該当します。
ソフトウェアのアップデートや技術的な問題のトラブルシューティングなどを支援し、ツール観点から企業をサポートしてくれます。

webデベロッパー、システムアナリスト、データ管理者などがIT部署でバックオフィス業務を担当してくれます。

バックオフィスが強い会社はいい会社の特徴？

バックオフィスが企業の価値を定めていると言い切ることはできません。しかしバックオフィスが効果的に業務を遂行している場合、企業の大きな成長や将来性を高めることが期待できます。

一方でバックオフィスの在り方が悪いと企業が大きなダメージを受けることが明白です。バックオフィスが雑になることで経営状態がずさんになり、その様子を見た顧客は契約を控えるためです。

社内においてもバックオフィスがうまく機能することで、効果的なビジネスが展開されます。そのため「バックオフィスが強い会社はいい会社の特徴」だとされます。

また、バックオフィスを固めることで「ビジネスリスクの判断」「コンプライアンスの向上」「従業員のモラル向上」などのメリットを得ることができるでしょう。

約40％の企業がバックオフィスで企業内の整合性をとれていない

ITを中心とした国際的な調査会社Gartnerによると、人事部のリーダーの約38％は人事戦略とビジネス戦略の整合がとれておらず、ビジネスの発展の弊害となっている調査結果を報告しています。

人事部を含むバックオフィスの機能は企業が目標を達成するために必要なスキルや能力を特定しており、戦略を整合させることで競争力の高い企業を作りあげています。

つまり約38％の企業はバックオフィスに改善の余地があることがこの報告から判明しました。
引用：https://www.gartner.com/en/human-resources/topics/hr-strategy

社内のバックオフィスレベルをはかる方法とは？

バックオフィスの重要性は抑えたものの、実際社内のバックオフィスのレベルはどうでしょうか？そこでバックオフィスの生産性を確かめるために見るべきポイントをいくつか紹介します。

ポイント①従業員一人当たりの売上高

総売上高を従業員数で割って算出する従業員1人当たりの売上高は、バックオフィスのレベルを直接はかるものではありません。

しかし企業がどれほど成長しているのか？人事戦略とビジネス戦略が嚙み合っているのかを評価することができます。具体的な数字の算出方法は以下の通りです。

従業員一人当たりの売上高＝総売上高÷従業員数

従業員一人当たりの売上高が高くなるような、人事配置や戦略を立てるようにバックオフィスが支援できるとバックオフィスがより強固なものに成長したといえるでしょう。

ポイント②一定期間の書類やデータ入力にかかる時間

例えば会計ソフトなどを利用して売上データの入力やその他の書類記入にかかった時間でバックオフィスのレベルをはかることができます。

データ管理の遅さはビジネスの成長を妨げてしまいがちです。そのためバックオフィスが機能し、データ管理をソフトで一括管理できているかなどを確認しましょう。

目安としては一週間や１ヵ月ごとにスピードを計測するのがおすすめです。

ポイント③プロジェクトや商品の納期

プロジェクトや商品の納期はどれほどの時間でおえることができるのでしょうか？
納期の厳守は顧客からのクレームや遅延による損害金を回避することができます。

また、プロジェクトのスピードを把握することで、効率よいプロジェクト回しや正確な計画を練ることができます。

そのため納期などからバックオフィスのレベルをはかるようにしましょう。

バックオフィスの改善方法3選

バックオフィスが企業の組織力において重要なことは抑えましたが、どのようにしてバックオフィスを改善すればよいのでしょうか？

様々な改善方法がありますが、中でも時間や労力をかけずにバックオフィスの効率化を進めるヒントを紹介します。

改善策①ペーパーレスシステムを採用

領収書をはじめ、請求書などをペーパーレス化することでより効率的な文書保管が可能になります。データ保管がしっかりと構築されることで、年末の監査が楽になったり、より成長が期待できる計画を練ることができます。

加えて紙やオフィス機器のメンテナンスなどのコストもカットできるでしょう。

改善策②リアルタイムデータの取得や分析

企業がより賢明な意思決定をするためにはバックオフィスによる正確なデータが必要になります。そのため、リアルタイムデータで在庫管理やプロジェクト進行などを共有できるようにしましょう。

また、データの分析もできると多くの情報を迅速に評価することができます。在庫管理、生産スケジューリング、などがより確実に行われるでしょう。

改善策③データやシステムの統合

社内のデータの一括管理やシステムへのアクセスを共有できるようにしていると、より迅速な作業やエラーを未然に防ぐことができます。

現代ではオープンAPIや様々な管理プラットフォーム、アウトソーシングサービスが存在します。

そのようなツールを活用することで部署ごとの連携や収益性を高める行動がとれるようになります。

おすすめのバックオフィス業務サービス

バックオフィスの改善は企業内で取り組むと大変ですが、外部のバックオフィス業務サービスを活用すると簡単に変えることができます。
そこでおすすめのバックオフィス業務サービスを紹介します。

Remobaアシスタント

公式サイトはこちら

マネーフォワード クラウド経費BPO

https://biz.moneyforward.com/expense/bpo/
マネーフォワード クラウド経費BPOはバックオフィスの中でも特定業務に特化しており、専門性が高く低コストなサービスを提供しています。

低価格からアウトソーシングを行いたい、業務を依頼したい企業にとっては嬉しいサービスです。
またマネーフォワードやクラウド経費、債務支払を利用しているため、導入がスムーズになっています。

弥生会計オンライン

https://www.yayoi-kk.co.jp/kaikei/
弥生会計オンラインは個人事業主や起業したての事業者にも豊富なサービスが用意され、日頃の経理処理をはじめ、インボイス制度や電子帳簿保存法などの新しい法規制にも遵守したサービスを提供しています。

簿記などの資格所持者を抱えていなくても効率の良い経理で、バックオフィスを固めたい企業や個人事業主におすすめです。

kintone（キントーン）

https://kintone.cybozu.co.jp/
kintone（キントーン）はサイボウズ株式会社が運営する業務改善サービスです。キントーンは、顧客案件管理から交通費申請、日報やプロジェクト管理までサービスが幅広く、計100以上のシステムがあります。

また、ワークフローの申請状況など、チームや仕事に必要なあらゆる情報をリアルタイムに共有できるため、事業の成長に欠かせない支援が盛りだくさんです。

あしたのチーム

https://www.ashita-team.com/
あしたのチームは株式会社あしたのチームが運営する人事評価を支援してくれるサービスです。
4000社以上の導入実績と評価設計のプロが技術部門、間接部門の行動目標・数値目標を設計してくれます。

また、評価基準と連動した等級制度や賞与にも対応してくれるため、企業内での競争が活発化することでしょう。

NP掛け払い

https://np-kakebarai.com/
NP掛け払いは未回収保証型の企業間後払い決済サービスです。与信から請求書発行、督促までの決済にまつわるすべてのプロセスを担い、未回収リスクも保障してくれます。

請求書業務をすべて丸投げできるのがこのサービスの特徴で、個人事業主から中小企業まで幅広く取引対象になっています。

楽楽精算

https://www.rakurakuseisan.jp/
楽楽精算は交通費、出張旅費、交際費精算など経費に関わる全ての処理をまとめて効率化できるクラウド型の経費精算システムです。

ICカードをかざすだけで申請ができるなど交通費の清算で課題を抱えている企業に嬉しいサービスです。

まとめ

さて今回はバックオフィスについて基本的な知識を抑えながら、企業における重要性まで広く説明しました。
事業の成長に限界を感じた際やより効率的な業務にしたい事業者はこういったバックオフィスサービスを積極的に活用してみてはいかがでしょうか？