BIツールの活用法を解説【データ可視化で経営判断を的確にしよう】

BIツールとは

BIツールとはビジネスデータを有意義かつ実用的な方法で分析・視覚化するために使用されるソフトウェアアプリケーションです。

通常BIツールはデータの可視化、アドホックレポート、ダッシュボード、データマイニング、予測分析などをしていきます。そのため企業が様々なソースからデータを収集、処理、変換し、ビジネス上の意思決定に役立ちます。

具体的には企業の意思決定の改善、競争優位の獲得、業務の最適化で効果を発揮します。

BIツールのメリット

BIツールを取り入れることで意思決定や業務の効率性が向上します。しかし、元となるデータが高品質でなくてはしっかりと結果が得られないなどのデメリットがあります。

BIツールを導入しても良いタイミングなのか？メリットとデメリットのバランスは問題ないのか？などを慎重に検討しておきましょう。

メリット①意思決定の向上

 BIツールは、企業が自社の業務、顧客、市場動向について貴重な洞察を得ることを可能にします。

この情報は、直感や不完全なデータに基づく意思決定とは違って、より正確で効果的なデータでの意思決定を促します。

メリット②効率性の向上

BIツールを使用することで、データの収集と分析プロセスを自動化し、これらの作業に必要な時間とリソースを削減することができます。

これにより、従業員は判断力や創造力を必要とする、より高度な作業に集中することができるようになります。

メリット③コラボレーションの強化

 BIツールは、チームメンバー間でのデータ共有やコラボレーションの壁を低くします。

そのため、部門や部署を超えたコミュニケーションやコラボレーションをより良くすることができるでしょう。

BIツールのデメリット

デメリット①BIツールの導入の複雑さ

BIツールの導入は複雑で、セットアップやメンテナンスにかなりの技術的専門知識を必要とする場合があります。これは、ITリソースが限られている中小企業にとって、参入障壁となる可能性があります。

さらに急なアクシデントが発生した場合も同様に企業内で解決することが難しく、その都度ツール販売元に助けを要請しなくてはなりません。こういったツールの扱いづらさはデメリットになってしまいます。

デメリット②データ品質の問題

 BIツールは、分析するデータがあってこそのものであり、データの品質が低いと、不正確な洞察や意思決定につながることがあります。

データの正確性と完全性を確保することは、BIイニシアチブの成功に不可欠です。そのためデータが十分でなかったり、母数が少ない場合はBIツールの効果がそれほど感じないことも頭に入れておかなければなりません。

デメリット③コスト

BIツールは、特に高度な機能やカスタマイズを必要とする大規模な組織では、高価になってしまう場合があります。

ライセンス、実装、メンテナンスのコストは、企業にとって大きな投資となる可能性があるのです。長期的にみて資金回収できるのかを、人件費と比較してよくよく検討しておきましょう。

ExcelとBIツールの違いとは？データ活用の効率を上げる方法

Excelはデータ分析や管理に使える表計算アプリケーションであるのに対し、BIツールは大規模なデータセットの分析や可視化を目的とした専門的なソフトウェアアプリケーションです。

Excelは基本的なデータ分析には柔軟性があり、広く使われているツールです。しかし、大規模で複雑なデータセットを扱うには限界があります。

一方、BIツールは大量のデータを扱い、データ分析を自動化できます。つまり、より高度なデータ可視化機能を提供するように設計されているのです。

データ活用の効率を上げるBIツールの使い方やそのポイント

データ活用をより効率的にするために、「データ品質」「自動化」「ツール選択」などを意識しながら利用するとよいでしょう。

データは高品質なものを集める

正確で高品質データがデータ分析に不可欠です。

そのため企業は、データ品質基準を確立し、データの正確性と完全性を確保するためのツールやプロセスに投資する必要があります。そうして高いレベルのデータを収集できるとBIツールでの分析でより有益なものが得られます。

自動化ツールを導入する

手作業によるデータ分析は、時間がかかったり、エラーが発生しやすいものです。

自動化ツールを活用することで、データの収集、クリーニング、分析のプロセスを合理化し、より高度なタスクにリソースを割り当てることができます。

適切なツールを選択する

小規模でシンプルなデータセットであればExcelで十分かもしれませんが、大規模で複雑なデータセットの場合は、より専門的なBIツールが最適です。

企業は、データ分析のニーズを慎重に評価し、そのニーズに最も適したツールを選択する必要があります。

データ駆動型の文化を醸成する

データ駆動型の意思決定を優先し、実験と分析を奨励している企業は、データを効果的に活用できる可能性が高いです。

つまりデータを大切にする文化を醸成することで、データを効率的かつ効果的に活用することができます。そのためデータが重要である考えを企業内で浸透させるようにしましょう。

BIツールの種類と比較：どれが自社に最適？

BIツールには、以下のようにいくつかの種類があり、さまざまな機能を備えています。

例えばレポーティングツールやダッシュボード機能などがあり、それぞれ特徴があります。用途や課題に合わせて最適なBIツールの機能を選ぶようにしましょう。

レポーティングツール

レポーティングツールとは、様々なソースからのデータに基づいてレポートを作成し、配布することができるツールです。企業の業績や進展状況を把握するために使われ、ビジネスの効率性を高めてくれます。

データビジュアライゼーションツール

データビジュアライゼーションツールとは チャート、グラフ、マップなど、データを視覚的に表現するためのツールです。

ドラッグ＆ドロップのインターフェースなど、ビジュアライゼーションの作成とカスタマイズを容易にする機能を備えていることが多く、大量のデータを整理し、分析しやすくなるため、傾向やパターンを分析するのにとても有効です。

ダッシュボード

ダッシュボードとは、主要業績評価指標（KPI）やその他の指標をハイレベルで表示するツールです。

データのフィルタリング、ドリルダウン機能、リアルタイムでのデータ更新などの機能を備えています。ビジネスのリアルタイムを可視化することができ、事業における意思決定を支援してくれます。

セルフサービス分析ツール

セルフサービス分析ツールとはITやデータアナリストに頼らず、技術者でないユーザーがデータ分析タスクを実行できるようにするツールです。

データ探索、アドホックレポート、データブレンディングなどの機能を提供します。自分たちのニーズに合わせた分析やレポートができるため自己分析などの場面で活躍します。

予測分析ツール

予測分析ツールとは統計モデルや機械学習アルゴリズムを使用して、過去のデータに基づいてパターンを特定し、予測を行うツールです。

予測、予測モデリング、データマイニングなどの機能を提供することができます。例えば販売数の予測やリスク管理などに活用され、事業戦略を計画する際になくてはいけないツールになります。

モバイルBIツール

モバイルBIツールとはスマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスでBIデータにアクセスし、操作できるようにするツールです。

レスポンシブデザイン、オフラインでのデータアクセス、モバイル専用のビジュアライゼーションなどの機能を提供することができます。オフィスから離れていてもスマホがあればデータを把握することができるため、情報共有が魅力の反面、セキュリティやプライバシー問題が尽きません。

BIツール入門：初めての導入からデータ分析までのステップを解説

BIツールを初めて導入することは大変な作業ですが、業務を理解し、情報に基づいた意思決定を行う上で大きな前進となることもあります。

そこでBIツールを導入し、データ分析を行うための基本的なステップを紹介します。

ステップ①ビジネス課題の特定

まず、BIツールで解決したいビジネス課題を特定する必要があります。

これは、販売実績の追跡からコスト削減の機会の特定まで、何でも可能です。例えば顧客分析を課題とすると、顧客の購買パターンを把握したりすることで生産ラインの効率性を改善したりできます。

ステップ②適切なBIツールを選択する

 問題を特定したら、その解決に役立つ適切なBIツールを選択する必要があります。

分析が必要なデータの種類、ツールの機能、予算などの要素を考慮します。

BIツールを選択したら、ツールをセットアップして、データソースに接続します。

このプロセスは選択したBIツールによって異なりますが、一般的には、データウェアハウスやその他のデータソースに接続し、データを抽出して分析するためにツールを設定する必要があります。

ステップ③指標とKPIを定義する

 BIツールを使って追跡したい指標と重要業績評価指標（KPI）を定義します。

これらの指標は、ビジネス目標に沿ったものでなければなりません。目標達成に向けた進捗を測定するのに役立ちます。

ステップ④レポートとダッシュボードを作成する

データを視覚化し、理解しやすい方法で表示するレポートとダッシュボードを作成します。

チャート、グラフ、その他のビジュアライゼーションにより、トレンド、異常値、その他のインサイトを特定することができます。

レポートとダッシュボードを作成したら、データの分析を開始し、ビジネスオペレーションに関する洞察を得ます。データのパターン、傾向、異常値を探すことで、情報に基づいた意思決定を行うことができます。

ステップ⑤実際に行動を起こす

 最後に、BIツールから得た洞察をもとに、行動を起こし、ビジネスオペレーションを改善しましょう。

マーケティング戦略の調整、サプライチェーンの最適化、その他の変更など、BIツールから得た知見を活用して、ビジネスの成功につながる情報に基づく意思決定を行いましょう。

BIツールとオンラインアシスタントの違いとは？

BIツール（Business Intelligence tool）とは、ビジネスデータを分析し、視覚的に説得力のある直感的な方法で表示し、ユーザーが組織のパフォーマンスに関する洞察を得られるようにするソフトウェアアプリケーションのことです。

BIツールは、財務データ、顧客データ、マーケティングデータなど、さまざまなデータセットを追跡・分析するために使用されます。

一方でオンラインアシスタントはオンライン上でメールやチャット対応から請求書発行まで幅広く対応してくれるサービスを指します。

そのため、ビジネス課題が明確でありデータも豊富にあるのであればBIツールを駆使したほうが最適です。

しかし、ビジネス課題が明確であってもデータが少なかったり、具体的な改善案が見込めない場合は包括的なサポートをしてくれるオンラインアシスタントの利用がおすすめです。

リモートアシスタントにはRemobaアシスタント

Remobaアシスタントとは？

Remobaアシスタントの特徴

1. ITリテラシーが高い

RemobaアシスタントではITリテラシーが高いアシスタントが数多く働いています。在籍しているアシスタントに対して、ITツールの利用法や、日々のコミュニケーションの方法などオンラインで働くことに特化したスキル教育・研修を行うことで、利用者へのサービス提供をスムーズに行えるようにします。
また、日々のコミュニケーションは、slackやchatwork、メールや電話など、様々な方法で対応していますので、普段使いのツールで連絡ができます。

2. ホスピタリティの高さ

リモートアシスタントを利用していく上で、重要とされている指標の一つに「ホスピタリティ」があります。リモートアシスタントは、リモートで対応しますが、実際に秘書が隣にいる感覚で利用できるのが大切です。細かいヒアリングや素早く丁寧な作業を提供してくれるサービスが良いとされます。

Remobaアシスタントの利用者からは、「ヒアリングが丁寧で、細かいところにも配慮が行き届いている」「曖昧な依頼でも、想像以上のクオリティでアウトプットしてくれた」といったようにホスピタリティに高い評価があります。

3. 採用プロセスの厳格化

採用プロセスが厳格でなければ、質の高いサービスの提供をしていくことは難しくなっていきます。Remobaアシスタントでは、独自の採用基準で厳格にアシスタント候補者をスクリーニングし、アシスタントに重要なスキルや、独自のホスピタリティテストと面談を実施しています。アシスタントは、100人で1人の割合で採用しているため、クオリティの高いサポートを提供できます。

4. チームでサポート

優秀なアシスタントがチームでサポートしているため、品質を高水準に保つだけでなく、長い期間安定してクライアント様をサポートできる仕組みが整っています。クライアント様とのやりとりやディレクション・案件管理をアシスタントマネージャーが行い、実際の作業を依頼内容にあった適切なアシスタントが行う専門のチームを構築しています。

5. 日本全国リモート対応可能

Remobaアシスタントはオンラインで業務を提供するため、日本全国の企業からの依頼を請け負うことができます。また、依頼できる企業もスタートアップから、中小企業、大企業まで幅広く対応しているため、依頼できないという心配はありません。

また、アシスタントも全国から集めているため、優秀なアシスタントが在籍しています。

まとめ

今回はBIツールとリモートアシスタントを紹介してきました。

BIツールはデータアナライズにおいて特に強く、データから事業支援を行います。しかしデータの使い方がわからない方やデータの有用性が感じれない方にとっては魅力が半減するのではなないでしょうか？そんな方にはリモートアシスタントを利用することで、データの重要性も気づきながら、事業課題も解決することができます。

ぜひ検討してみてはいかがでしょうか？