経理アウトソーシングで失敗しないためには？よく起こる失敗例

この記事では、経理のアウトソーシングとは何かとそのメリットを確認したうえで、失敗事例について家訓していきます。

経理のアウトソーシングとは？

経理のアウトソーシングとは経理代行とも呼ばれます。よく混同されるものに記帳代行がありますが、記帳代行は経理の業務が終わった後に会計ソフトに簿記・税務の知識を持って仕訳をするだけです。この記帳代行は現在クラウド会計ソフトが発展し、自動化されており、記帳代行単体での価値や業務量は低下しております。

経理をアウトソージングする場合、アウトソーシングする業務は経理業務の一部または全てであり、全てをアウトソーシングするときには社外に経理部署を持つようなイメージになります。

では、この経理のアウトソーシングする経理業務とはどのようなものがあげられるでしょうか。 

経理業務とは？

経理業務とひとことに言っても、日常の現預金出納業務、資金管理業務、売上請求書発行業務、支払業務、売掛金・買掛金の管理業務、管理会計業務、給与計算業務、社会保険事務業務、月次年次決算業務、税理士に税務申告を委任している場合には税理士への対応・税理士に委任していない場合には税務に関する業務、等があります。また、発生する資料の整理なども経理業務に含まれています。これらの業務には相当な知識と経験が必要であり、かつ数字を扱う業務のため非常に時間と神経を要します。このような業務をプロにアウトソーシングできれば、経営が効率化できそうですね。 

近年の経理のアウトソーシング

実際、経理のアウトソーシングは増えています。経理の基本的な業務フローはどの業界であっても共通しており、かつ経理システムのCMが多く流れているように近年の経理周りのITの発展は望ましいため、アウトソーシングしやすい部署でもあるためです。以前は会社に月に数日訪問して社内で業務を行うことが多かったですが、今ではITの発展もあり出社せずともすべてオンラインでのやり取りのみで行うこともあり、アウトソーシングする方法も派遣会社を通した派遣社員やアルバイトだけでなく、個人事業主との直接の契約など方法は多岐にわたっており、以前よりもアウトソーシングするハードルは下がっています。 

経理のアウトソーシングのメリット

経理のアウトソーシングのメリットとしては、以下のの三つがあげられます。

・人件費の節約
・経理業務の効率化
・社内リスクの回避

人件費の節約

経理のアウトソーシングのメリットとして最初に考えられるのが人件費の節約です。経理業務をしている社員の給与よりも、経理をアウトソーシングすることで発生する人件費のほうが安くなれば会社にとって大きなメリットになります。また短期的には、最初からその道のプロに依頼することができるため、経理業務を行う新入社員や部署異動した社員の教育コストを節約することができます。

経理業務の効率化

また、長く続いている会社では経理部署の業務フローは複雑化している可能性があります。そこに中立的かつ最新の知識を持った社外の目を入れることでブラックボックス化した業務フローの効率化を図ることができれば、会社にとって大きなメリットになります。

社内リスクの回避

また、経理部署は従業員に見られたくない給与データや経営データ等会社の重要なデータが集積されているため、センシティブな情報もあり従業員に見られたくありませんよね。そこで、経理業務をアウトソーシングすることで従業員に見られるリスクを抑えることができます。また、経理担当者の突然の退職によるノウハウの喪失リスクも抑えることができるでしょう。

ここまで挙げたように、経理のアウトソーシングは大きなメリットがありそうですね。しかし、そう上手くことを運び、経営の効率化に成功できるでしょうか。 

よくあるアウトソーシングの失敗例とその対策

いままで経理のアウトソーシングとは何か、そしてそのメリットについて確認してきましたが、本当にうまくいくのでしょうか。多くのアウトソーシング会社ではアウトソーシングを依頼しても、思い通りにいかないこともあるようです。

人件費が節約できていない

まず、思ったよりも人件費が節約出来ない場合もあります。経理業務は基本的なフローは同じですが、経理業務の範囲や手法・経営方針は会社によって異なるため、経理業務として行ってほしいことも多種多様です。アウトソーシングを行う会社や個人事業主は依頼主である経営者様の要求にこたえるためオプションが多く用意されている場合が多いですが、オプションを追加していくことで徐々にアウトソーシング先に払うコストのほうが経理社員を雇うよりも高くついてしまう可能性があります。また、経理業務をすべてアウトソーシングしてしまって社内に経理業務を行える人材や経理ノウハウの蓄積がなくなってしまうと、アウトソーシング先が行っている業務が会社のスペックにあう業務か否か判断することができず、アウトソーシング先に言われるままコストを払い続けることになってしまう可能性もあります。経理業務を行う人間に臨機応変な対応を求めるときは、逆に従業員として雇っているほうが安く上がるかもしれません。

コミュニケーション不足

また、進捗状況や数字の作成プロセスについて、アウトソーシング会社だけが把握している状態になってしまう可能性があります。これはアウトソース先と自社との間でコミュニケーションが取れていないことによって起きます。自分の会社の経理なのに、責任を持たずに外注するだけでは、アウトソーシングのメリットを享受することができません。コミュニケーション不足によって引き起こされるブラックボックス化のせいで、経営の判断が難しくなり間違った方へ進んでしまうかもしれません。

Remoba経理なら大丈夫！

多くのアウトソーシング会社では、上記にあるような失敗が起きてしまうかもしれません。しかし、Remoba経理ではそのような問題に柔軟に対応することができます。

例えば、コスト面での不満を持つ人の多くは、支払う額に対する対価に納得できないと考えるでしょう。「こんなにお金を払っているのに、期待した業務内容ではない。」と思う人は多いはずです。Remoba経理では圧倒的なコストパフォーマンス・費用対効果に自信を持っています。社内で経理担当者を雇うよりも低額で、質の高い経理を提供するため、費用対効果は高いです。

また、コミュニケーション不足によるブラックボックス化が起きる心配もありません。独自の進捗管理ツールによりオンライン上でリアルタイムに進捗を共有するともに、クラウド会計により数字の根拠、会計数字についてリアルタイムで確認することができます。そのため、ブラックボックス化はせずに、透明性を保つことができます。

まとめ

ここまで、経理のアウトソーシングの説明をしたうえで、メリットとそれを覆してしまう経理のアウトソーシングの失敗についてお話してきました。では、経営者様は経営の効率化に経理のアウトソーシングを利用したい場合は、どうすればよいでしょうか？

まず、一つ目に実際に経理業務を行っている現場の状況を正確に把握することが必要です。現場で行われている業務すべてをアウトソージングする必要はありません。業務フローで外部に委託するほうが全体の業務がスムーズに進むのであれば、一部をアウトソーシングすることは大きなメリットがあるでしょう。

つぎに、経営者様自身が経理の知識をつけることまたは社内経理を完全に理解している従業員を確保することが必要です。経理をアウトソージングする場合、それが会社にとってオーバースペックか否か、正常に行われているか評価する必要があります。

経理のアウトソーシングは使い方次第で莫大なメリットを享受することができます。よくある失敗を注意しながら、アウトソーシングを有効に利用していきましょう。