働き方改革の一環で、Web会議システムの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。Web会議の導入を検討している方は、ぜひ最後までご覧ください。
Web会議とは
Web会議システムとは、その名の通りインターネット環境を利用してパソコンやスマートフォン上で会議ができるサービスのことです。テレビ会議システムとは異なり、専用の機材を用意する必要はありません。
インターネット環境が発展する前までは、通信面の不安からテレビ会議システムを採用することもありました。しかし、インターネット環境が急速に発展したことと、Web会議システム自体が高性能化していることもあり、現在ではWeb会議システムを導入する企業も増えています。
会議以外の用途でも、オンライン面接やオンライン授業、オンライン商談などさまざまな場面でWeb会議システムが導入されています。
Web会議システムを選ぶ時のポイント
Web会議システムを選ぶ時に失敗しないためにも、選ぶ時のポイントを3つ紹介します。Web会議システムはさまざまな種類があるため、どれが自社に合ったWeb会議システムなのか戸惑うこともあります。
以下に解説する3つのポイントを参考に、自社に合ったWeb会議システムを探してみましょう。
1. 接続形態を確認する
Web会議システムには、接続形態として「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。
クラウド型は提供元が管理するサーバーでシステムを一括管理し、オンプレミス型は自社に設置したサーバーへアクセスして使用します。
クラウド型とオンプレミス型のどちらが最適かは、導入側の事情によりケース・バイ・ケースです。クラウド型とオンプレミス型の特徴は以下の通り。
・クラウド型
クラウド型の最大の特徴は、システムをダウンロードすればすぐにでも利用できること。
また、自社にサーバーを置く必要がないため、導入費用もオンプレミス型と比べて安価な傾向にあります。
契約プランや利用形態についても、従業員の規模に合わせて変更が可能。操作面もオンプレミス型と比べると容易なため、誰にでも扱いやすいのも特徴です。
・オンプレミス型
オンプレミス型は、自社サーバーでシステムを構築して利用します。最大の特徴はシステムを自由に構築でき、カスタマイズも可能なこと。
また、利用規模や期間に変化が生じても、クラウド型とは違い追加料金などはかかりません。クラウド型と比べてメーカーサポートが手厚いこともポイントです。
2. 無料プランやトライアルがあるか
Web会議システムを初めて導入する方にとっては、いきなり有料のシステムを導入することに抵抗があるかもしれません。多くのWeb会議サービスは、無料プランや無料トライアルを設けています。ただし、無料プランやトライアルは一部の機能しか使えなかったり、参加人数が少なかったりと、制限付きであることがほとんどです。
これらの注意点も踏まえながら、利用を検討してみましょう。
3. 参加人数はどのくらいか
会社の規模や内容により、Web会議に参加する人数はさまざまです。Web会議システムを選ぶ際は、同時接続できるアカウント数も確認しておきましょう。クラウド型の場合、利用プランによって同時接続できるアカウント数が変わるサービスもあります。
ちなみに数名程度の参加人数であれば、無料プランで事足りる場合がほとんどです。
4. スマートフォン(モバイルブラウザ)に対応しているか
近年はスマートフォン1つで仕事をこなすビジネスマンもいるほど、スマートフォンは高機能化しています。Web会議システムを選ぶ時はパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも快適に利用できるか確認してみましょう。モバイルブラウザに対応していない場合、スマートフォンやタブレットで快適に利用できない可能性があるため注意が必要です。利用できるデバイスの幅が広がることで、よりさまざまなシーンでのWeb会議が可能になります。
特にオンライン面接や説明会などは、参加側がパソコンを持っていない場合でも対応する必要が出てきます。スマートフォン用アプリを使うWeb会議サービスもあるため、導入時の参考にしてみましょう。
Web会議サービスおすすめ15選
①Zoom(ズーム)
Web会議サービスの中では、もっとも認知度のあるサービスの1つといえるでしょう。最大1000人まで参加できるミーティング機能や、HD画質かつ高音質のサービスを提供。利用者も多いサービスのため、使う側に抵抗感がないのもポイントです。