Remobaアシスタントに依頼することで雑務業務の30%削減

Remobaアシスタントの導入の背景

導入背景としては、日々の業務の中でやらなくてはいけない事務作業などの雑務を多く抱え業務に多少の支障が起きている状況でした。アルバイトを複数名抱えていましたが、アルバイトへの業務依頼ではスキルセットの面でもの足りない点や、雑務など面白くない仕事を依頼する際のアルバイトのモチベーションコントロールが大変であることから雑務を自分で行っていました。しかし、雑務を自分でやるのは時間がかかるため、秘書のような人を雇うことを考えていましたが、１人雇うまでもない仕事であるため、雇用するか悩んでいました。

そこで、オンラインのRemobaアシスタントに相談したところ、サービスのご紹介頂きました。Remobaアシスタントは、1人雇うまでもない仕事を依頼するのにぴったりなサービスだったのと、アシスタントが業務にすぐ入ってくださる点、ホスピタリティを重視したアシスタントが多い点から、依頼することを決めました。また、アシスタントさんのスキルの高さと幅広い業務を依頼できる点も魅力的なポイントでした。

具体底な業務依頼は？

・スケジュール管理（グループ全体・単独）

・Instagramの運用（コンテンツ作成、投稿）

・既存アカウントの投稿代行、DM返信

・新人さん用マニュアルの作成

・データ入力

・リサーチ

スケジュール管理からインスタグラムの運用、その他マニュアル作成やリサーチ業務など幅広く業務をおこなってもらっています。

特にスケジュール管理については、既存のメンバーでは手一杯だった部分もありました。Remobaアシスタントが間に入ってくれたことで「現在進行中のプロジェクトが全体としてどのように進んでいるのか」が把握できるようになり大変助かっています。

依頼してよかったポイントは？

スケジュールが遅れることなく業務を進行できる

依頼して一番良かったと感じている点は「スケジュール管理」です。スケジュール管理ができたことで、今まで予定通りに進まなかった業務がトラブルなくスムーズに進行できるようになりました。

正直Remobaアシスタントに依頼するまでは、メンバー全員でスケジュールは共有していたものの、「予定通りに業務が進まない」→「期日当日になってバタバタする」→「期日が過ぎる」→「業務が遅れる」という状況が発生していました。

その結果、グループ全体・メンバーの意識の低下にも繋がっていました。管理者の立場からすると、「現在進行中のプロジェクトが全体としてどのように進んでいるのか」を知ることはとても大事だと思っています。遅れが生じてしまうと次の仕事に取り掛かれないこともあるからです。

Remobaアシスタントは個々で動くメンバーそれぞれの状況を把握して、スケジュール管理が苦手なメンバーには事前にメッセージを入れて教えてくれました。その結果、余裕をもったスケジュール管理ができ、事前のミスを発見したり「報告、連絡、相談」という連絡体制も築くことができました。

メンバーの余裕・安心感に繋がった

管理者として感じているのは、Remobaアシスタントが入ってからのメンバーの余裕と安心感です。

オンライン上での関わりではありますが「この人がいれば大丈夫！」そういった信頼関係がメンバーとRemobaアシスタントの間にはあると感じています。一緒に仕事を進めていく上で、この信頼関係はとても重要だと思っています。

私自身もそうですが「この人がいれば大丈夫」、そういう存在がいるだけでも気持ちとしてもだいぶ楽です。

ちょっとしたことをすぐに頼める

担当のRemobaアシスタントとはSlackで繋がっており、「ちょっとしたことでもすぐに頼める」というのも魅力的なポイントです。

例えば「これ、急用で明日までにお願いしたいんだけど…」といったことも臨機応変に対応してくれます。もちろんオフラインのように「口頭ですぐに頼む」ということできませんが、「オンラインだからコミュニケーションが難しい」ということは全く感じておりません。

依頼をすることきは下記を工夫しています。

・わかりやすく文章にする

・複雑な業務であればオンラインミーティングをする

メンバーからも個別でRemobaアシスタントへ依頼があったりしますし、依頼者側からすると「ちょっとしたことでもすぐに頼める」という点も重要なポイントだと感じています。

自分はコア業務に集中できる

依頼してよかったと感じるポイント

・自分がしなければならないコア業務に集中できる

・コア業務を中断することなく進めることができる

日々の中で出てくる雑務や得意ではないことなどをRemobaアシスタントに依頼することで、自分が本来しなければならない業務に集中できます。

私自身、どんどん忙しくなるなかで事務や雑務まで自分でこなすのは難しくなってきたなと感じていました。だからこそ、こういったところを安心して任せられる人がいることは非常に心強いです。

これからもRemobaアシスタントを活用したいですか？

これからもRemobaアシスタントにノンコア業務の依頼を続けていきたいと考えています。優秀なアシスタントさんのおかげで、スケジュール管理だけでなく、インスタグラム運用やDM返信、データ入力、リサーチ等の幅広い業務を依頼することができるので社内が円滑になり自身の雑務業務も30%削減されました。

アルバイトだけで業務を回そうとしていた際には、採用活動や勤怠調整の手間や、頼みたいときにシフトが合わず、業務にタイムラグが生じていたのが解決できた点は、売上だけでなくメンタル的にも非常に助かっているポイントです。実際弊社ではアルバイトの人数を減らし、Remobaアシスタントの時間を増やしました。間接コストや手間、アシスタントのスキルを考えるとRemobaアシスタントのがコストパフォーマンスが良いと考えたからです。これからも信頼できるリモートアシスタントさんとして、Remobaアシスタントを有効活用していきたいです。

株式会社ハウクレイジー

代表取締役

マーケティングゴリラ