【採用担当者必見】人事のお仕事内容と注意事項

人事の仕事内容ってどんなものがある？

人事の仕事内容は、大きく分けて6ステップにわけられます。

1. 採用目標に向けた計画作成
2. 計画に沿った媒体選定
3. 広告作成・申し込み対応
4. 掲載後の応募者対応
5. 面接
6. 内定者のアフターフォロー

採用目標や、会社の規模感にもよりますが、中小企業の場合、総務や事務の方が人事を兼任することもあれば、代表自ら採用業務を行うこともあります。人事部がある会社の場合でも新卒・中途・APと雇用形態によっても内容が異なってきますので、それぞれ専任担当を立てるケースも多いです。まずは順番に、業務内容とポイント、注意点についてご紹介していきます。

採用目標に向けて計画を立てよう

会社で採用目標が決まったら、3つのポイントを整理することが重要です。

• いつまで
• 何名
• 採用ターゲット

意外とこの基本的なポイントを決めていないケースも多いので、曖昧にせずきちんと確認しましょう。3つのポイントに沿って計画を立てていきます。

時期の選定

いつまでに採用したら良いのか？については、採用計画の期間を決めるヒントになります。

欠員で来月末に退職するスタッフの補充なのか？3年後の新規プロジェクトのための増員募集なのか？慢性的な欠員で時期を問わずに募集する必要があるのか？このポイントがクリアになっていることで、全体のスピード感もかなり変わってきます。

「今すぐ欲しい！」という早急な募集の場合、すぐに広告媒体会社に連絡しましょう。逆に、1年以上のゆとりがある場合は、広告の掲載以外にHP・SNSの整備やハローワークに求人票を出す、社内で紹介を募るなど、幅広い選択肢が生まれます。

人数の確認

次に、募集人数を確認しましょう。

正社員は頭数の人数を提示されることが多いですが、アルバイトの場合は埋めたいシフトの量に応じて必要な人数が変わっていきます。計算して、必要な人数を決めましょう。

正社員の場合、特別な資格が必要な仕事（看護師・薬剤師・整備士など）でなければ、だいたい1人採用するのに平均月給金額くらいのコストがかかると考えたら良いです。（月給25万の未経験営業マンであれば、広告の掲載媒体費用は20〜30万くらいをイメージしましょう）人数を決定することで、大枠の予算感も掴むことができます。

ターゲティングを行いましょう

最後に決めるのは、どんな人を採用したいか？という人物像を、関わる人全員が同じ目線で話せるようになるということです。人事担当Aさんは、「宅建を保有している営業経験がある男性じゃないとダメ。」と思っていて、部長Bさんは、「宅建はあれば良いけど、なくてもいい。営業経験は絶対に欲しい。」と思っており、社長は「明るくて素直な子ならなんでもいい。」と思っている、といったように人によって考えが違うケースは結構多いです。

どんなスペックを持つ人を求めるのかを決めないと、面接基準や募集方法が変わってくるため時間をかけて擦り合わせを行いましょう。確認することは必須条件と、歓迎条件です。それぞれを能力と人柄にわけて整理しましょう。条件がマッチすれば採用するのか、人柄も含めて検討するのかによっても、打ち出す原稿の内容や方向性が決めやすくなります。

上記でご紹介したように、いつまでに・何人・どんな人を採用するのか決まったら、実際に計画を立てていきましょう。

掲載期間はどのくらい設けることが出来るのか、面接は何次面接まで行い、どの程度時間をかけるのか、予算はいくらかかるのか、募集方法はいくつ想定出来るのか、といった観点です。

コツとしては、最初から節約しないことです。早く・安く・カンタンに人を採用したいというお気持ちは十分理解できます。ですが、まずは確実に人が採用出来る方法を考えてみてください。予算をカットしたり、無駄を探しにいくのはそのあとです。人を採用することが目標なのに、いつのまにか「安く掲載すること」がゴールになってしまうお客様を何百人とみてきた筆者が言うので、間違いないです。

媒体を選定しよう

採用計画が決まったら、掲載する媒体を選んでいきましょう。

一般的に、スピード感が早いのは求人広告に有料掲載することです。時間があるならＨＰを整備したり、SNSで根気強く求人募集について発信していくのも手です。今回は、求人媒体に掲載するケースをご紹介します。

媒体にも色々な特性があります。3つくらいに絞って、営業から話を聞いて比較してみて下さい。また、大切なのは営業に自社で作成した採用計画をきちんと公開することです。自己判断で情報をかいつまんで渡してしまうと、営業の提案内容にズレが生じてしまいます。

営業マンは求人のプロです。とことん頼って成功確率をあげるためにも、情報開示をして、正しくアドバイスをもらいましょう。

広告確認・申し込み対応

広告のチェック・申し込み対応も人事のお仕事です。

最終的な原稿内容の決裁をとる前に、広告会社が作成した原稿を確認しましょう。求人広告の原稿を作る上でのポイントは、「自社の紹介原稿にならないこと」です。求職者が知りたいのは「働く上でどんな会社か？」ということです。HPを見れば分かるような商品の紹介や会社の歴史ではなく、仕事内容やキャリアアップ、働く仲間についてなど、メリットとなるポイントをアピールしながら魅力を伝えていきましょう。

この点は、特に決裁者の判断で修正されてしまうことが多いです。私が営業をしていた時も、人事の担当者はほぼそのままOKを頂いたのに、社長に原稿チェックを回したら赤入れで真っ赤になって返ってきたことがあります。求職者目線を忘れて、自社の強みアピールになってしまわないように、提出時に求職者目線のポイントを添えてチェックしてもらうと良いと思います。

応募者の対応をしていく中で注意すべきこと

掲載が始まったら、求人広告を通して応募が入ってきます。応募者とスムーズにやりとりしていくためにも重要なポイントをお伝えします。

何度も言うようですが、あくまでもゴールは採用成功です。そのためには、多くの人材に面接で会う必要があります。

一番大切なことは「スピード」です。応募が入ってから6時間は放置しないように意識しましょう。ベストは3時間以内に返信を行うことです。求職者は8社〜10社まとめて応募するケースが多いです。そのため、面接日程の予約が取れた日が、その求職者にとって10番目の面接では来社してくれる確率がガクッと下がってしまいます。

良い人材は他の会社と取り合います。丁寧かつスピードの早い対応を心がけましょう。

面接で要注意！聞いてはいけないこと

いざ、予約が取れたらいよいよ面接です。ここでもやってしまいがちなNG行為についてご紹介します。面接で気を付けて頂きたいのは、

• 終始、自社の話で終わること
• プライベートな質問をしてしまうこと
• スマホや時計を確認すること

上記3つを強くお伝えしたいです。

自社の話がメインになること

求人広告の作り方、でもお教えしましたが、自社の話がメインとなり、気が付いたら全然求職者のことを質問していない、という事態は避けましょう。会社の方針、仕事内容について、面接というよりも説明会のようになってしまいます。求職者からすると、「自分のことを理解されていない」という気持ちになり、志望度を上げることができません。

基本的ですが、求職者の話をきちんと聞くということに集中しましょう。

プライベートな質問をしてしまう

面接で質問をしていく中で、聞いてはいけないNG項目があることをご存じでしょうか？

全部で11項目あるのですが、特に注意して頂きたいものをピックアップします。

1. 本籍地・戸籍についての質問

→今までずっと同じ場所に住んでいるのか？なども本籍を問う質問になります。

2.家族の職業や企業についての質問

→勤め先を確認したり、自営業なのか尋ねるのもNG！

3.家族の収入、資産についての質問

→一軒家なのか、マンションなのかを質問するのもこちらに当たります。

4.思想・宗教、支持政党、尊敬する人についての質問

→個人の思想を採用に関連づけてはいけません。

5.自宅付近の略図、面接地までの経路についての質問

→履歴書に住所が書いてありますが、具体的な経路などを聞くのはやめておきましょう

6.男女雇用機会均等法に関する質問

→妊娠の予定や、結婚しても働き続けたいと思っているか？といった質問もNGです。

上記の質問をしてしまわないように気を付けましょう。

目線にも注意

自覚していないパターンが多いのがこちらの注意ポイントになります。

例えば、会話中の目線、どこを向いていますか？きちんと相手の目をみることができていますか？

間違えても時計やスマホをチラっと見てはいけません。

筆者の経験では、5割以上の面接官が、自分ではきちんと相手の目をみれていると答えますが、実際は出来ていないケースが多いです。

あとは、昨今オンラインでの面接対応も増えていると思いますが、画面をみているのか相手をみているのか、意外と相手はわかります。二画面で別のものを見ながら会話のあいづちを打つのは控えましょう。

採用後の内定者フォロー

採用を出したらゴール！ではありません。きちんと入社してくれるまでが真のゴールです。そこで内定を出した後、入社まで期間があく場合フォローをしましょう。せっかくお金と時間をかけて採用した内定者を逃さないように、いくつかポイントをお伝えします。

同期コミュニケーション

→内定者が2人以上いる場合、お互いがどんな人なのか気になっています。同期がいることで入社後の離職率は大きく変わっていきます。コミュニケーションをとって、なんでも離せる関係性を作るサポートをしましょう。SNSを活用しながら、うまくつないであげると良いです。

入社後に必要なスキルや知識を先に伝える

→内定者は入社後、「仕事を覚えられるか？先輩に迷惑をかけないか？」といったことに不安を感じています。少しでも早く戦力になるためにも、会社に入る前に身に着けられる知識やスキルは先に伝えておきましょう。ポイントは、入社してからも教えるから出来なくてもＯＫだ、ということも伝えることです。覚えられたらよりスムーズに入社後立ち回れるからぜひ、という具合で伝えていきましょう。

社内コミュニケーションをのぞき見

→社内でイベントが開催された場合、その都度SNSなどを通して内定者にも伝えてあげましょう。先輩はどんな人がいるのか、会社の雰囲気はどんな雰囲気か、そんな情報を伝えやすくなります。イベントと言っても旅行などの大々的なものでなくても、社内表彰があったとか、フロアの席替えをしたとか、日常的なことで良いです。内定者が知りたいのは大きなイベントだけではなく、日常で社員が何をしているのか、ということです。些細なことでも発信してあげることで入社後のイメージを持ってもらいやすくなります。

まとめ

ここまで人事の仕事内容にそって、採用活動の一連の流れをご紹介しました。

人事の仕事は非常に多岐に渡ります。ここで紹介した流れはあくまでも一部であり、「リファラル採用（社内紹介）」やオウンドメディアの活用（HPなどの自社サイトへの集客）など新しい方法がどんどん増えていっています。

こうした新しい採用活動方法について情報収集・模索していくのも人事の採用活動の一環となります。今回の流れは一番スタンダードな方法として確率している内容です。貴社の採用成功のヒントになれば何よりです。