オンラインアシスタントでWeb面接｜効率よく優秀な人材を獲得するには

Web面接のメリット

Web面接は面接候補者の選抜や評価を効果的に行うことができ、面接候補者と企業の双方に利便性が高いツールになります。

人材調査会社のガートナーが2020年3月に実施した調査によると、約86％の企業がWeb面接を利用している結果が報告されています。多くの企業がWeb面接のメリットを実感しているのではないでしょうか？そこでWeb面接のメリットをもう一度おさらいしていきましょう。

メリット①企業の採用間口が広くなる

Web面接を採用すると候補者は気軽に自宅やテレワークスペースで面接を受けることができます。つまり日本中、世界中どこからでも様々なジャンルの人が企業にアプローチすることができます。

候補者にとっては就職活動がより幅広くなったり、転職活動が容易になっています。

一方で企業側は候補者の幅が広くなる分、より期待している人材をみつけやすくなることでしょう。

メリット②日程調節がしやすくなる

Web面接は従来の面接とは違い、候補者の移動時間が無くなります。つまり、自宅や面接に整った環境であればどの場所でも自由なスケジュールで面接ができます。

たとえば、1時間の面接の予定を入れたその10分後にも別の面接を入れることができます。対人面接だとどうしても「受付から面接会場」「自分の順番が到達する」までの時間が必要になってきます。しかしWeb面接だと時間通りに面接が始めれるため、空いた時間で面接を入れたり休憩時間を入れたり時間を友好的に使うことができます。

また、Web面接は時間の変更による負担が小さいため、営業時間外に面談をすることもできます。企業はWeb面接の時間を柔軟にすることで「昼間に時間がない有望な人材」を獲得できることもあるでしょう。

Web面接時の注意点とは？

Web面接をスムーズに行うためにはパソコンやインターネットなどの環境を整えておかなければなりません。

またオンライン上で完結するため、Web面接は対面面接よりも気を抜きがちです。服装やWeb面接独自のマナーなどを守ることがあることも頭に入れておきましょう。

インターネットの接続状況に注意

Web面接で最も重要なのはインターネットの接続状況です。

インターネットの接続状況が悪いと面接中に画面が乱れたり、音声や映像にタイムラグが起こってしまいます。接続環境が悪い最悪のケースでは画面が完全に止まってしまい面接相手に多大な迷惑をかけてしまいます。

そのようなことを起こさないように「有線のインターネット接続」や「安定したインターネット受信ができる場所を探す」といった配慮をしましょう。

また、ネット接続が落ちても慌ててはいけません。インターネット接続状況を確認し、面接をしていたサイトに入りなおします。それでも無理だった場合は電話で状況を説明して代替手段の提示をするなどの対処をしましょう。

面接相手への目線に気を付ける

Web面接では対面と比較して、面接相手の存在を感じにくくなってしまいます。

例えば画面上ばかり見て話すと、先方には首元をみながら話しているように感じさせてしまいます。Web面接ではカメラに目を向けて話すことで相手の目を見て話しているように感じてもらえます。

またスマホでWeb面接を行う際は、カメラが自分の目線より下になるため、先方には見下されているように感じさせてしまいます。カメラの位置やカメラを見る高さはWeb面接ならではのマナーといえるでしょう。

聞き方や話し方に気を付ける

Web面接では、マイクの都合によって相手の話し声が分かりにくくなることがあります。

これの対処法として相槌やリアクションを取ってあげることで声のカバーをすることができます。そういった配慮があることで相手に自分の話が聞こえてる、聞いていると安心してもらえるでしょう。

また話すときは、自分が思うより大きな声を出し、話すスピードを変えるなど抑揚をつけることで相手に伝わりやすくなります。

周囲の音に気を付ける

自宅でWeb面接をする場合は携帯やパソコンの通知音、周囲の音への配慮を消す忘れてはいけません。

面接中に通知音や日常音が入ると間違いなく相手に悪い印象を与えます。また周囲の音が入ると話声が聞こえにくくなったり、会話が止まってしまう可能性があるので注意が必要です。

Web面接の背景に注意する

Web面接では散漫した背景は相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

例えば生活感を感じる背景だったり、柄物の壁紙を映してはいけません。背景はシンプルにして、とにかく自分以外をできるだけ映さないようにしましょう。

また、部屋は明るくして自分が映る姿が暗くならないようにすると顔色が違っていい印象を与えます。自然光や人工照明を正面から受けれる場所でのWeb面接を心掛けると顔写りがよくなります。

マイクの音量に気を付ける

Web面接で忘れがちなマナーがマイクの音量調整になります。

Web面接本番になり、「声が聞こえない」「自分の声が大きすぎる」などの問題が起きてしまう可能性があります。事前にマイクテストを試しておき、本番でのトラブルを防止するように心がけておきましょう。

Web面接での合格基準はどうするべきか

Web面接では様々なジャンルや地域から候補者は応募するため、面接側は時間やコストが多くかかるだけでなく、選抜も極めて難しくなってしまいます。

そのため面接側は合格を決定する要因や基準を用意しておかなければなりません。

たとえば「資格」「職場への適合性」「性格やタイプ」「コミュニケーションスキル」「プロフェッショナリズム」などのポイントを面接中のありとあらゆる言動から汲み取らなければなりません。

ポイント①資格

候補者のスキルと能力は仕事やプロジェクトに合っているのでしょうか？

Web面接では候補者の資格や学歴などを確認します。これは「職務を責任もって遂行できるのか？」や「効果的な結果を導くことができるのか？」といったことを判断するために尋ねられます。

また職種によっては資格や免許の取得が必要不可欠なケースがみられます。そういった場合だと資格取得者を選別して選ばれます。

ポイント②職場への適合性

候補者が企業の風紀や職場環境に適合できるのかも判断されます。

これは既存メンバーと似たような価値観や倫理観を持つことができるのか？実績を作る事ができるのか？といった判断をするのに必要な情報源になります。

職場とのマッチングが高ければ、候補者が長く定着してくれるため、企業の無駄な時間を削減することができます。こういった情報は候補者の経歴や職場への意気込みなどから探られることが多いでしょう。

ポイント③性格やタイプ

候補者の性格と態度、タイプを見ることで企業の役割やチームに適しているかどうかを判断することがあります。

ある研究によると、特定の性格やタイプが仕事の成果と法則があることが報告されています。またチームワークを重視する企業には競争心や個人主義が見られる候補者は合っているとは言えません。そのため企業への適合性や候補者個人の成長を測る事を目的に、候補者の性格やタイプをチェックしていきます。

候補者に直接質問することもありますが、Web面接中の言動やマナーなどから調べられることもよくあるでしょう。

ポイント④コミュニケーションスキル

候補者のコミュニケーションスキルをは全ての仕事において重要ではあるものの、プロジェクトの新規開拓やクライアントとの関係向上を狙う際はコミュニケーションスキルが特段必要になります。

また、Web面接をはじめとして、リモートワークによる作業が多くなる今、バーチャル上でのコミュニケーションスキルがあるかも重要視されています。Web面接中の表情や目線、話し方などを配慮出来ていると、デジタルプラットフォームでも障壁なく活動できる存在だと判断することができるでしょう。

ポイント⑤プロフェッショナリズム

時間厳守、服装、態度など、面接中の候補者のプロフェッショナリズムもチェックされています。

「企業の社風に適合できるのか？」「候補者が仕事に対してどれほどの真剣さであるか？」などをプロフェッショナリズムから確認することができます。

候補者のWeb面接に来る時間をはじめ、面接で写る背景など小さな情報源をもとに採用判断できてしまいます。

企業がWeb面接で注意しなくてはいけないポイントとは

Web面接を実施する際は、幅広いジャンルの候補者を分析し、統一された判断基準で選抜しなくてはなりません。

そのため面接では候補者にどれほどのスキルや特徴があるかを見定めるために「資格」「職場への適合性」「性格やタイプ」などを質問していきます。

しかし単純に質問するだけでは候補者の厳選は出来ません。

例えば、「企業の考えを明確かつ簡潔に伝え、候補者の質問を促すことができるのか？」「言葉以外の姿勢や表情から候補者の自信や関心度を測れるか？」などの面接スキルが企業側には必要になってきます。

また、Web面接では対人面接以上に特色の幅が広かったり、対応する人数が増えることが一般的です。

幅広い候補者を一貫した基準で評価する必要もあります。

しかしこれほどのポイントに注意しながら、通常業務もこなすことはとても負担が大きくなってしまうでしょう。

Web面接をオンラインアシスタントに委託するという発想

対人面接ではなくWeb面接にすることで作業の効率化を図っているのにもかかわらず、担当者の負担も大きくしてしまうことは勿体ないことです。

またWeb面接での候補者厳選は、従業員の定着率や業績アップに密接な関係があります。負担が大きい場合は必ずしも社内でやる必要はありません。

外部のオンラインアシスタントに委託してレベルの高い厳選をしてもらうのもよいでしょう。オンラインアシスタントにWeb面接を委託することで様々なメリットがあります。

安心した技術サポート

オンラインアシスタントは常にオンラインツールを使った企業への支援サービスを提供しています。そのため、インターネット周辺の発生しうる技術トラブルに対して高い対応力があります。

面接中でのトラブルがあったとしてもスムーズなトラブルシューティングを実施することができます。

効率のいい面接の実施

オンラインアシスタントでは面接の日程調整、リマインダーの送信、面接書類の一括管理までサポートしています。

限られた期間の中で候補者の情報を管理し、厳選するためにはWeb面接を整える環境も万全にしておきたいポイントです。

統一されたレベルの高い評価基準で厳選

オンラインアシスタントでは候補者の情報を管理する業務も含まれています。

あらかじめ採用基準や評価基準を設定することで、公平な審査をもとに候補者を厳選することができます。採用基準には科学的な知見を活用することもできますし、会社の風潮に合わせた基準にするのもよいでしょう。

オンラインアシスタントという第三者の目線を借りることで、効率よく貴重な人材を獲得することができるでしょう。

オンラインアシスタントWeb面接を委託する際の注意点とは

Web面接をオンラインアシスタントに委託することで、候補者を一貫した基準で評価できたり、面接のスケジュール管理などの負担を軽減できます。

しかし適切なアシスタント及び面接に関する知識がある会社に依頼しなくてはなりません。

そこでいくつかの注意すべきポイントを紹介します。

注視すべきポイントは「オンライン面接の実績」「サポート体制」「守秘義務やコスト」の3つです。

オンラインでの面接をスムーズに行い、スケジュール管理や面接での質問事項を作成するにはオンライン面接に関する知識や経験が豊富なオンラインアシスタントがよいでしょう。

さらに対応時間が長いオンラインアシスタントだと夜間のWeb面接なども実施してくれたり、急なトラブルでも相談に乗って解決してくれます。

また、オンラインアシスタントは候補者の機密情報を管理するため、その重要性を理解した上でしっかりと守秘義務を守ることも忘れてはいけません。

こういったポイントを守っているオンラインアシスタントであれば安心して委託しても問題ありません。

リモートアシスタントにはRemobaがおすすめ

Remobaアシスタントとは？

Remobaアシスタントの特徴

1. ITリテラシーが高い

RemobaアシスタントではITリテラシーが高いアシスタントが数多く働いています。在籍しているアシスタントに対して、ITツールの利用法や、日々のコミュニケーションの方法などオンラインで働くことに特化したスキル教育・研修を行うことで、利用者へのサービス提供をスムーズに行えるようにします。
また、日々のコミュニケーションは、slackやchatwork、メールや電話など、様々な方法で対応していますので、普段使いのツールで連絡ができます。

2. ホスピタリティの高さ

リモートアシスタントを利用していく上で、重要とされている指標の一つに「ホスピタリティ」があります。リモートアシスタントは、リモートで対応しますが、実際に秘書が隣にいる感覚で利用できるのが大切です。細かいヒアリングや素早く丁寧な作業を提供してくれるサービスが良いとされます。

Remobaアシスタントの利用者からは、「ヒアリングが丁寧で、細かいところにも配慮が行き届いている」「曖昧な依頼でも、想像以上のクオリティでアウトプットしてくれた」といったようにホスピタリティに高い評価があります。

3. 採用プロセスの厳格化

採用プロセスが厳格でなければ、質の高いサービスの提供をしていくことは難しくなっていきます。Remobaアシスタントでは、独自の採用基準で厳格にアシスタント候補者をスクリーニングし、アシスタントに重要なスキルや、独自のホスピタリティテストと面談を実施しています。アシスタントは、100人で1人の割合で採用しているため、クオリティの高いサポートを提供できます。

4. チームでサポート

優秀なアシスタントがチームでサポートしているため、品質を高水準に保つだけでなく、長い期間安定してクライアント様をサポートできる仕組みが整っています。クライアント様とのやりとりやディレクション・案件管理をアシスタントマネージャーが行い、実際の作業を依頼内容にあった適切なアシスタントが行う専門のチームを構築しています。

5. 日本全国リモート対応可能

Remobaアシスタントはオンラインで業務を提供するため、日本全国の企業からの依頼を請け負うことができます。また、依頼できる企業もスタートアップから、中小企業、大企業まで幅広く対応しているため、依頼できないという心配はありません。

また、アシスタントも全国から集めているため、優秀なアシスタントが在籍しています。

まとめ

Web面接では対人面接と違って幅広い候補者を集めることができる一方で、業務が増えてしまうデメリットもあります。負担は軽くしつつ、効率よく優秀な人材を獲得するためにもオンラインアシスタントを活用してみてはいかがでしょうか？