採用アウトソーシング（RPO）とは？メリットデメリットを比較

採用アウトソーシング（RPO）とは

採用アウトソーシングとは、採用活動の一部を外部の企業に委託するサービスを指します。「採用アウトソーシング」の他に「Recruitment Process Outsourcing(RPO)」とも呼ばれています。

効果的な採用方法は毎年変わっているため、企業内の採用担当者だけではその手法やノウハウを身につけることはなかなか困難です。そこで採用に関する知識やスキルが豊富な外部の専門チームに、採用活動の一部を任せることによって採用活動の質を向上させることができます。

採用アウトソーシングには面接のみの委託、企画以外の採用プロセスの委託、採用活動全てを委託するケースなど企業によって様々です。

採用アウトソーシング(RPO)のメリット

ここでは、採用アウトソーシング(RPO)のメリットについて解説していきます。

採用の負担を減らせる

採用活動には多くの業務があるので、採用担当者は全ての業務に集中することができません。

そこで「面接」「説明会」などの重要度の高い業務を自社で行い、「応募者管理」や「日程調整」などの重要度の低い業務を採用アウトソーシングに委託すれば、コアの業務に最大限の時間を注ぐことができ、結果的に採用活動の質を上げることができます。

他にも人事戦略や組織開発、制度設計などの採用以外の業務に対しても、改良すべき点を見つけられるきっかけになることもあります。

採用の質を向上できる

採用アウトソーシングをサービスとして提供している企業は採用分野に特化しているため、実績と経験が豊富にあります。これらを自社の採用活動に組み込めば質の高い採用を行うことができ、より良い人材を確保できるようになるでしょう。

採用アウトソーシングサービスでは企業に合わせた採用戦略の提案などもサービスとして含まれているので、新しい採用活動を導入したいと考えている企業には非常に向いているでしょう。

採用コストを削減できる

採用には必ずコストがかかってしまうため、いずれの企業にしてもどの手法で行えば低コストで採用活動を行えるかを考えています。

採用アウトソーシングは外部に業務を委託しているわけなのでコストはかかっていますが、新たに社員を採用するよりも採用アウトソーシングに委託する方がコストは安く済む場合が多いです。

その理由は、採用アウトソーシングにより費用対効果の高い採用を行っているからです。コストを削減するというのは、なるべく資金を使わないことではなく、少しの資金で大きな利益を生み出すことです。

自ら採用活動をすすめてくれる

採用アウトソーシングはあらかじめ担当者に業務範囲や内容を指示しておけば、あとは自ら採用活動を進めてくれます。自社の採用担当者は外部企業にほとんど時間を割くことなく、コアの採用業務に専念することができます。

さらに、中には研修や内定者フォローなどの業務を代行してもらえる企業があるので、信頼できる企業であれば採用後の利用も良いかもしれません。

採用アウトソーシング(RPO)のデメリット

ここでは、採用アウトソーシング(RPO)のデメリットについて解説していきます。

社内に採用ノウハウが蓄積されない

採用アウトソーシングを利用すると、ノウハウが社内に蓄積されない場合があります。

外部の企業と頻繁にコミュニケーションを取っていればノウハウを共有することもできますが、ほとんどの採用プロセスを外部に委託していれば、社内に残るノウハウはほとんどありません。ノウハウが蓄積されないと、採用アウトソーシングの契約を解除した際に自社には今までの採用活動のリソースがほとんど残らなくなってしまいます。

この状況を防ぐためには、やはり担当者と密にコミュニケーションを取ることや採用活動を外部に委託しすぎないことが重要になるでしょう。

ミスマッチが起こる可能性がある

採用を外部に任せるとさまざまなミスマッチが起きてしまう可能性があります。

例えば、社員と求職者のミスマッチです。面接を外部に委託していた場合、社員と求職者の間にほとんどコンタクトがなければ、求職者が実際に働いた時にイメージとのギャップが起こり、すぐに退職してしまうこともあります。その他にも、自社と委託会社とで認識にずれが生じてしまうことがあります。委託会社とは電話やメールでのコミュニケーションが多く、社内常駐型の企業と異なり認識にずれが生じやすいです。

企業目線でも同様にギャップを感じてしまうこともあるので、面接などの採用の中でも重要プロセスは自社の社員が行うか、委託会社としっかり連携をとることが重要となるでしょう。

委託先により料金体系が異なり、場合によっては割高になる

委託するには必ずコストがかかってしまうため、資金がある企業でなければ採用アトソーシングは難しいでしょう。

料金体系には「月額固定型」や「従量課金型」があり、従量課金型であれば業務量や契約期間によって割高になることもあるので、利用する前に必ず確認しておきましょう。

ここでのコスト面は、今後どれほど利益が得られるかを考えた上で良し悪しを考えた方が良いでしょう。

委託先により得意業務が異なる

採用アウトソーシングを提供している企業の中でも得意な業務や対応している業務は異なります。

あまり調べずに委託してしまうと、かえって悪い結果になったり期待していた効果が得られないこともあるので、委託したい業務があるか、その分野において実績があるかなどを十分に調べておく必要があるでしょう。任せたい業務がどの企業でも受託していない場合もあるので、注意しましょう。

初めて外部委託を活用する場合は、業務範囲が広く実績の多い企業を選ぶと良いでしょう。

採用アウトソーシング(RPO)の業務内容

ここでは、採用アウトソーシング(RPO)の業務内容について解説していきます。

採用計画の立案

採用活動のはじめに行われる採用計画の立案を委託することができます。採用計画では細かい人物像設計や採用活動計画などの策定、採用競合分析なども含まれます。計画の立案は採用活動の中でも非常に重要なプロセスになりますが、コンサルティングに力を入れている企業であれば、委託してみるのも良いでしょう。

募集広告の作成・掲載

募集媒体の選定から作成、掲載まで応募者を増やすためのプロセスを委託することができます。通年採用している企業や複数の媒体で人材紹介を行っている企業であれば、まとめて委託できる企業を選ぶと、コストを削減できます。

SNS運営・管理

応募者を増やすためのSNSの運営や管理を委託することができます。近年はダイレクトリクルーティングが浸透しており、各社の求人サイトにてDMやスカウトメールを配信できるようになり、その代行をしてもらうことができます。採用アウトソーシングの一部ではRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)を活用し、自動配信を行うことも可能です。

説明会代行

新卒と中途の会社説明会を委託することができます。事前に参加者に対して伝える内容、説明会の進め方について話し合いを行い、応募者を増加させるための説明会を実施します。さらに、説明会のスライドやプレゼン資料を作成してもらうこともできます。

書類選考代行

採用アウトソーシングでは書類選考の代行も委託することができます。書類選考は重要なプロセスの一つですが、とても時間や労力を使うので、外部に委託してしまう企業も多いです。

面接代行

面接代行では求職者が遠隔地で直接会えない場合や面接官の時間が取れない場合、採用担当に面接経験がない場合などに代行を依頼することがあります。面接は非常に大事な採用プロセスなので、面接経験者であり実績のある方を選んでアサインすることをおすすめします。面接には採用担当者が同席し、合否の抽出に協力してもらうこともできます。

日程調整

選考では面接の日程調整を電話やメールなどで行いますが、その日程調整を委託することもできます。採用代行企業は選考希望日時を受け取り、その日程を元に求職者の面接の日程を決めるやりとりをしていきます。その後の当日の詳細や事前確認のメール送付や電話対応なども行います。

応募者管理

応募者が集まれば、どの媒体やサービスを通して応募してきたのか、どのような希望があるのかなどを管理する必要があり、その代行を委託できます。応募者管理は採用プロセスの中ではそこまで重要度の高い業務ではないので、外部に任せる企業がとても多いです。応募者に対しての合否結果通知やその他のお知らせを委託することもできます。

ツールの提供

採用アウトソーシングでは応募者データを整理するツールを提供してもらえます。人事が操作しやすいように作られているので、作業効率を高めてくれます。

人事教育・研修

採用アウトソーシングのサービスの中には採用だけでなく、採用のための人事教育や研修を行うサービスもあります。採用がそこまで強くない企業であれば、面接の委託と同時に面接官のトレーニングを代行してもらうこともできます。

採用アウトソーシング(RPO)にかかる費用　

採用に掛かる費用は委託する企業や業務によって異なるので、様々な例を出しながら紹介していきます。

月額固定型の場合は、業務の量に関係なく月額が提示されおり、委託したい業務が多い場合はお得です。従量課金型の場合は、業務量に応じて料金が決まってくるので、委託したい業務が少ない場合にお得です。事前に見積もりを取った上でどちらの方がお得か考えると良いでしょう。

そもそも採用アウトソーシングを利用しない時の採用にかかる費用は、新卒採用で約50~55万円、中途採用で約80~300万円が相場と言われています。これは求人広告費や説明会の会場費などが含まれ、それらの経費を採用人数で割った数字になります。

具体的な業務内容による料金例は以下のようになります。

業務	料金相場	内容
新卒・中途の媒体管理	5万円～70万円／月	・求人広告の掲載 ・媒体管理
選考日程調整	5万円～／月	・人数の調整 ・電話での日程調整 ・メールやフォームでの受付
DM・スカウト配信業務	3万円～／月	・DMやスカウト配信 ・ターゲット選定
各種発着信対応	5万円～／月	・予約促進 ・質問事項の受付
面接官代行	30万円～	・習熟度の高い面接官のアサイン

 

採用アウトソーシング(RPO)を依頼する際のコツ

ここでは、採用アウトソーシング(RPO)を依頼する際のコツについて解説していきます。

頻繁にコミュニケーションを取る

採用アウトソーシングは派遣スタッフと違い、広範囲の業務を任せられることが利点である一方で任せきりになってしまうことに注意しなければいけません。任せきりになってしまうと、業務上での認識の違いや良い人材が得られない可能性が高くなります。

任せきりにせずに、頻繁にコミュニケーションを取ることや多くの業務を委託しすぎないことなどが重要となってきます。

多面的に企業を選ぶ

採用アウトソーシングの提供会社を選ぶ際にもっとも重視するところは料金になると思います。しかし、料金が安くても実績がなかったり、業務範囲がせまいと思った以上に成果が上げられない可能性も高くなります。

採用情報には自社の機密情報も含まれているため、コスト・品質・コンプライアンスなど多面的に信頼して委託できる企業を選ぶことが重要です。

業務を「どこまで」委託するか把握する

広範囲の業務を委託しようと思った時に対応していない企業を選んでしまうと、意味がないので注意しましょう。事前に委託したい業務と委託しない業務を明確にしておき、委託する企業で代行が可能かどうかをひとつひとつチェックすると良いでしょう。

まとめ

今回は採用アウトソーシング(RPO)のメリットやデメリット、業務内容、費用、注意点などについて解説してきました。

企業の採用プロセスにはさまざまな経験やノウハウを必要とするので、社内だけで完結させようとすると経験の浅い企業であれば、なかなか良い人材に出会えないことも多いかと思います。採用アウトソーシングのサービスを利用すれば、プロの採用代行企業が無駄を省いた採用活動を実施してくれます。

少しでも興味を持った方は、ぜひこの記事を参考に利用してみてください。