リモートワークの導入のポイントとは！注意点も紹介

コロナの影響や働き方改革により、社員がより働きやすい方法として検討できますが、その際には導入の準備や方法について考えておく必要があります。リモートワークの導入の際に必要となる点について紹介していきましょう。

リモートワーク導入のためのポイント

会社がリモートワークを導入する際は体制を整えておくことが大事です。体制を整えておかないと失敗して仕事に支障を出してしまうことがあるからです。以下の点を確認して導入のポイントを検討しておきましょう。

リモートワークの導入の目的を確立する

リモートワークを導入するときは目的を明確にしておくことが大事です。リモートワークをするときに「他の会社も行っているから」などの曖昧な理由だと、会社の方針がブレてしまい、リモートワークをやる意義が見つかりません。

リモートワークの目的で「社員の交通負担を減らしたい」「出産や育児などあらゆる事情に適した働き方を提供したい」など、しっかり目的を決めることでリモートワークの導入の意義が出てきます。リモートワーク導入のため、まずは目的を決定しましょう。

方針や規則を決定する

リモートワークのを導入するときに、方針や規則を決定することも大事です。リモートワークを行う際の仕事の変化やどのような就業体制になるのかを社員全体にしっかり通知して働き方を認識させておく必要があります。

リモートワークの際は会社勤務ではなく自宅での仕事になるため、勤務時間や服装、また出勤退の方法、通信費、経費などをどのように行うべきのかマニュアルを提出させておく必要があります。リモートワークによる社員の働き方について決定して社員が共有できれば、業務効率を低下することなく成果をあげることができるでしょう。

コミュニケーションの方法を確立しておく

リモートワークを導入するときは、コミュニケーションの方法を確立させておくことが大事です。リモートワークになると会社で会うことができないので、直接会話をすることはできません。

パソコンを使用してチャットツールやビデオ会議システムを導入してコミュニケーションを取る必要があるので、リモートワークの対象になる全社員に利用するツールの種類や使い方などを覚えてもらう必要があります。また、いつコミュニケーションを取るのか全体に把握させておく必要もあります。

例えば、週1日ビデオ会議システムによるミーティングを行う、または決まった時間に毎日ミーティングを行うなど、連絡する時間や日について決定しておくことも大事です。コミュニケーションがスムーズにできるように決めておくことで、仕事をスムーズに行うことができるでしょう。

リモートワークの研修を行う

リモートワークの導入のときは、研修を実施することも忘れないようにしましょう。リモートワークを行うときは、パソコンの使い方や使用するツール、またシステムの使い方など、あらゆる新しい方法が導入されます。

そのため、リモートワークを行う社員に研修をしておかなくては、やり方が分からず、混乱して業務の遂行の際に支障が出てしまいます。リモートワークで社員に覚えてもらいたいやり方や業務は、研修プログラムに取り込んでおいて理解してもらうようにしましょう。リモートワークの研修により社員も仕事をする点での不安を取り除かれるはずです。

社員にリモートワークに必要な物を備えさせる

リモートワークを導入するときは社員に必要な物を備えさせることが大事です。リモートワークは自宅で仕事を行うために必要なものがいろいろあります。

パソコンはもちろん、使用するソフトウェアやネット回線、セキュリティツール、またプリンターやシュレッダーが必要になることもあるでしょう。リモートワークで必要な道具は、社員に備えさせるのか会社が準備するのか確認させることが大事です。

社員に全ての必要物を備えさせるなら出費が多くなり準備できないことがあります。そのため、社員が持っていない不足している物を会社が経費で購入するなど適切な対応をして道具を揃えることが大事です。どれだけの道具が必要になるのか事前に計算しておくことが大事です。

リモートワークの際に不具合が出れば改善する

リモートワークを行うときは不具合が生じてしまうこともあるでしょう。例えば、ネット回線の状況が悪くビデオ会議システムのミーティングに出ることができない、使用しているツールにトラブルが生じて利用できないなどです。

リモートワークはネットを使用するため不具合が生じることが予想されます。そのため、トラブルが生じたときにどのように対応すればいいのかあらかじめガイドラインを作成しておくことが大事です。

トラブルの際のマニュアルがあれば社員も適切な行動を取ることができます。もし、リモートワークを導入した後に予想できなかった不具合が生じたなら、その際に精度の問題改善に努めることが大事です。対応が難しくなるなら、一部の仕事を内勤に戻すなどして柔軟に改善していくようにしましょう。

リモートワークを行う際の注意点

リモートワークの導入する際は注意しておくべき点があります。どのような点に注意しておくべきなのか以下の点を確認しておくようにしましょう。

トラブル発生時の緊急連絡先を決定しておく

リモートワークを導入して仕事をするときは、緊急時用の連絡先を確保しておく必要があります。リモートワークの際は同じ空間の中で仕事をしているのではなく、別の場所で仕事をしています。

そのため、何かのトラブルで連絡ができなくなってしまうと仕事の打ち合わせや確認などの連絡ができなくなります。そのため、1つの連絡先だけだと仕事のリスクが大きいため、リモートワークを行う社員は携帯電話の番号や2〜3個のチャットツールをスマホやタブレットにインストールしておくなどして、連絡できる手段をいくつか備えておくことが大事です。1つの連絡方法のみはやめておくようにしましょう。

セキュリティ対策を会社が考える

リモートワークを導入する際の注意点はセキュリティ対策をしっかり行うことです。リモートワークで仕事を行うときは自宅から自分のパソコンで社内の資料やメールの閲覧を行うでしょう。

しかし、その際にセキュリティが甘いと情報が漏洩してしまい、会社には大きな損失を被ってしまうこともあります。

取引先との情報が漏洩してしまうと会社の信用問題に発展してしまいます。そのため、インストールすべきセキュリティソフトは社員に任せるのではなく、会社側が用意したほうがいいでしょう。漏洩問題が起きないようにセキュリティ対策で何が講じれるのか確認もしておきましょう。

リモートワーク導入のまとめ

リモートワークを導入する際の手順のポイントと注意点について紹介してきました。リモートワークを導入するときは指針やセキュリティ、社員の研修、必要物を揃えることなど、いろいろ準備すべきことがあります。

リモートワークを行う計画を行わないと、会社の業務や信用に関わってくるため、しっかりポイントを押さえておくようにしましょう。リモートワークを導入して適切な方法で行うことができれば、会社の仕事効率や社員の働き方も向上できる期待を持てます。リモートワークを導入して会社の運用を考えていきましょう。